Administrative Assistant là gì? Cơ hội việc làm trợ lý hành chính

Việc Làm Văn Phòng

1. Giải đáp: Administrative Assistant là gì?

Mặc dù, hình ảnh của các Administrative Assistant có thể đã được bạn bắt gặp ở đâu đó. Ngoài đời thực hoặc trong một bộ phim chẳng hạn. Vì khi biết ý nghĩa đằng sau thuật ngữ chuyên ngành này, bạn sẽ thấy chức danh này không quá lạ lẫm.

Trước hết, hãy giải đáp assistant là gì? Assistant trong tiếng Anh được hiểu là một vị trí thư ký, trợ lý. Còn Administrative trong lĩnh vực kinh tế, thuộc về phạm trù quản trị, hành chính,.... Vậy hiểu một cách đơn giản nhất, Administrative Assistant là thư ký hoặc trợ lý hành chính, cụm từ này đôi khi được thay thế với tên gọi khác, đó là admin assistant. Vì vậy, bạn không cần phải thắc mắc thêm admin assistant là gì nữa nhé, vì đây chỉ là một cách gọi khác của Administrative Assistant mà thôi.

Administrative Assistant hay trợ lý hành chính là một chức danh trong một tổ chức, doanh nghiệp, công ty. Họ được tuyển dụng để thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ, giúp việc cho trưởng bộ phận hành chính hoặc giám đốc hành chính. Như chính tên gọi của chức danh này, nhiệm vụ của họ sẽ xoay quanh các công tác hành chính, các Administrative Assistant cũng có trách nhiệm tương tác và kết hợp với những bộ phận khác để đảm bảo tổ chức được duy trì trong một trạng thái tốt nhất. Nói đến Administrative Assistant, một số chức danh liên quan đến bộ phận này cũng được đề cập đến.

Bao gồm:

• HR admin là gì? HR admin là chức danh chỉ những nhân viên hành chính nhân sự.
• Admin Staff là gì hay Administrative Staff là gì? Đây là chức danh chỉ những nhóm nhân viên hỗ trợ công việc chung trong một doanh nghiệp.
• HR & admin manager là gì? HR & admin manager là chức danh chỉ người Quản lý bộ phận hành chính nhân sự.
• Human resource Assistant là gì? Đây là chức danh chỉ trợ lý bộ phận nhân sự.
• Administrative office assistant là gì? Đây là chức danh chỉ trợ lý hành chính văn phòng. Đôi khi, vị trí này trong nhiều doanh nghiệp cũng tương đương và làm nhiệm vụ giống với vị trí Administrative Assistant.
• Executive assistant là gì? Đây là chức danh chỉ trợ lý giám đốc hoặc trợ lý điều hành,...

​Tìm kiếm việc làm

2. Administrative Assistant làm những công việc gì?

Administrative Assistant nghĩa là gì? Nhìn vào môi trường làm việc của một trợ lý hành chính, bạn sẽ thấy họ thường xuyên có mặt ở không gian văn phòng của một doanh nghiệp, một công ty vừa và lớn. Vì sao những công ty có quy mô nhỏ hơn thường không có chức vụ này? Bởi vì cơ cấu nhân sự của các công ty nhỏ tương đối ít, không cần đến sự hỗ trợ của các trợ lý hành chính. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, thường sẽ được thiết kế một bộ phận quản lý hành chính riêng biệt.

Thực tế, các doanh nghiệp rất đề cao vai trò của Administrative Assistant. Vì những kết quả thực hiện của họ sẽ tác động trực tiếp đến công tác vận hành của tổ chức. Họ thường chịu trách nhiệm thực thi các phân công về nhiệm vụ đã được trưởng bộ phận hoặc giám đốc bộ phận trực tiếp giao phó. Đồng thời, Administrative Assistant cũng hỗ trợ giải quyết những vấn đề phát sinh trong nội bộ. Vậy Administrative Assistant làm những gì?

2.1. Hỗ trợ và giúp việc cho cấp trên

Nói đến hành chính văn phòng hay nhân sự, trông bề ngoài thì thấy họ có vẻ khá nhàn rỗi, công việc không cần đến sức nặng về tay chân,... Nhưng thực tế lại hoàn toàn khác, đặc biệt những trợ lý hành chính được ví như “bảo mẫu” của một doanh nghiệp. Vì họ đảm đương rất nhiều công việc khác nhau, bao gồm cả những nhiệm vụ phát sinh, ngoài lề chức năng của họ. Mặc dù vậy, Administrative Assistant có thể là một vị trí lý tưởng cho những ai yêu thích việc giao tiếp, không ngại khó, thích kết nối và thích giao lưu, học hỏi. Đây cũng là chức vụ nằm trong vùng phạm vi dễ dàng thăng tiến lên các cấp cao hơn.

Nhiệm vụ đầu tiên của Administrative Assistant đó chính là hỗ trợ và giúp việc cho cấp trên. Như đúng bản chất của chức danh thư ký/trợ lý, họ thường thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ cụ thể như sau:

• Chủ động tiếp nhận và thực hiện công tác sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác, các cuộc hẹn với đối tác khách hàng, hay các cuộc họp, sự kiện cần có mặt của giám đốc hoặc trưởng phòng hành chính.
• Ứng dụng chuyên môn trong công tác lên kế hoạch, xây dựng các chiến lược, chương trình để điều hành và quản lý công tác hành chính trong nội bộ doanh nghiệp.
• Quản lý, lưu trữ và giám sát việc ghi chép, tổng hợp, cập nhật, sắp xếp dữ liệu, tài liệu và các hồ sơ liên quan đến hành chính của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị công tác hậu cần cho các sự kiện, cuộc họp. Đồng thời chuẩn bị các tài liệu, văn bản, giấy tờ cho trưởng bộ phận hoặc giám đốc hành chính trong các sự kiện và cuộc họp.
• Thực hiện một số nhiệm vụ khác được phân công trực tiếp từ cấp trên.

Đọc thêm: Giờ hành chính là gì? Công việc thường làm theo giờ hành chính

2.2. Liên hệ kết nối giữa lãnh đạo và nhân viên

Thông thường ở các doanh nghiệp vừa, nếu không có nhân sự quá nhiều trong bộ phận, Administrative Assistant sẽ trực tiếp thực hiện các công việc trên. Mặt khác, ở những doanh nghiệp hoặc tập đoàn lớn, có cơ cấu nhân sự phức tạp và đông đảo. Administrative Assistant sẽ thực hiện công tác phân công nhiệm vụ và quản lý việc làm của nhân viên trong bộ phận. Giữ vai trò làm liên hệ kết nội giữa lãnh đạo và nhân viên. Những nhiệm vụ cụ thể như sau:

• Thay mặt hoặc đại diện giám đốc/trưởng phòng hành chính khi đã được cho phép hoặc đã được ủy quyền để thực hiện việc truyền đạt, thông báo các yêu cầu, nhắc nhở đến nhân viên cấp dưới.
• Thực hiện soạn thảo nội dung và phân phát các văn bản, tài liệu, thông báo, quyết định,... liên quan đến hoạt động trong bộ phận đến toàn thể nhân viên.
• Tiếp nhận, lắng nghe các ý kiến, mong muốn và đề xuất của nhân viên cấp dưới. Đại diện cho tiếng nói của nhân viên cấp dưới và thực hiện truyền đạt lại với trưởng bộ phận hoặc giám đốc hành chính.

2.3. Hỗ trợ nhân viên

Administrative Assistant hay trợ lý hành chính còn đảm đương nhiệm vụ hỗ trợ các nhân viên. Sự hỗ trợ và hướng dẫn có thể được thực hiện gián tiếp hoặc trực tiếp. Chủ yếu là:

Giải quyết các vấn đề hành chính liên quan đến nhân viên của mọi phòng ban, bằng cách kết hợp và trao đổi với họ.

• Giải quyết, đưa ra giải pháp cải thiện các vấn đề hành chính nội bộ trong doanh nghiệp.
• Tiếp nhận yêu cầu và hỗ trợ trực tiếp trong quá trình tìm kiếm hồ sơ hành chính của nhân viên một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy trình.
• Administrative Assistant thường xuyên làm việc với phòng nhân sự để hỗ trợ trong các công tác liên quan đến tuyển dụng, hậu cần, chế độ nhân viên, các thủ tục hành chính liên quan đến chế độ của doanh nghiệp cũng như nhân viên,...

2.4. Administrative Assistant và những thú vị trong nghề

Như vậy, một ví von “bảo mẫu” đã đủ giải đáp Administrative Assistant là gì? Thực vậy, nghề này xoay quanh những thú vị hàng ngày mà nếu chưa từng ngồi vào vị trí đó, bạn sẽ không thể nào cảm nhận được.

Thứ nhất, Administrative Assistant cần rất nhiều kỹ năng, đặc biệt là kỹ năng mềm và kỹ năng sống. Những công việc họ làm, những cá nhân họ gặp, những tình huống họ cần giải quyết,... Tất cả đều yêu cầu ở họ những kỹ năng đặc trưng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng làm việc độc lập, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định, tổ chức và quản lý, sắp xếp thời gian, soạn thảo văn bản,...

Thứ hai, như đã nói, trợ lý hành chính là một vị trí có sự tiếp xúc với nhiều mối quan hệ nhất. Từ trưởng phòng, giám đốc cấp trên cho đến các nhân viên trong bộ phận, các nhân sự của những phòng ban khác,... và cả đối tác khách hàng, những bên liên quan đến doanh nghiệp. Nhìn chung, Administrative Assistant cần có một phong thái tự tin, biết cách giao tiếp, có năng lực nhìn nhận và quan sát để xây dựng và phát triển các mối quan hệ đi theo hướng tích cực.

Thứ ba, Administrative Assistant là “cộng sự hoàn hảo” của bộ phận nhân sự. Chính vì thế, trong tổ chức doanh nghiệp, hành chính bao giờ cũng đi đôi với nhân sự. Vì nhìn chung, mục tiêu hướng đến và những nội dung công việc bên trong của họ có liên quan mật thiết đến nhau.hán

Thứ tư, trợ lý hành chính là “bách khoa tổng hợp” của doanh nghiệp. Họ làm việc thường xuyên, liên tục, từ cấp trên đến cấp dưới, từ bộ phận này sang bộ phận khác. Thậm chí từ việc chung, cho đến việc riêng tư. Nói chung, thông tin nào họ cũng nắm được.

Xem thêm: Nhiệm vụ của thư ký văn phòng? Nắm bắt để luôn “tròn vai”

3. Mức thu nhập của Administrative Assistant

Tựu chung, khi nhìn vào mô tả công việc của Administrative Assistant, chúng ta có thể thấy những gì họ đảm đương tương đối bao quát và đa dạng. Administrative Assistant có thể là một công việc hết sức nặng nề và khó khăn đối với mọi người. Tuy nhiên, trên thực tế, với các doanh nghiệp nhỏ, vị trí này thường không quá nhiều việc như nhiều người vẫn nghĩ. Còn đối với các doanh nghiệp lớn hơn, sẽ có cơ cấu nhân sự cấp dưới để “đỡ đần” những nhiệm vụ cho họ.

Với một vị trí chuẩn “văn phòng - công sở”, Administrative Assistant có thể là lựa chọn tốt cho những ai thích sự ổn định và nhẹ nhàng. Theo khảo sát của viecday365.com, công việc này đa phần được các ứng viên nữ đảm nhiệm. Với mức thu nhập trung bình từ 7 - 10 triệu. Hoặc ở những môi trường kinh doanh lớn, hoặc kinh doanh có yếu tố nước ngoài, Administrative Assistant có thể có mức lương tương đương với ~ 1000$ hoặc hơn.

Đọc thêm: Đơn vị hành chính sự nghiệp là gì

4. Cơ hội việc làm với Administrative Assistant hiện nay ra sao?

Trong quá trình tìm hiểu Administrative Assistant là gì? viecday365.com chắc rằng bạn cũng đang suy nghĩ về những cơ hội việc làm mà vị trí này mang đến. Xét về nhiệm vụ và chức năng của một trợ lý hành chính, hầu như trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ chiếm một vai trò vô cùng quan trọng. Đó cũng là lý do khiến vị trí này được doanh nghiệp chỉn chu và đầu tư trong công tác tuyển dụng.

Không khó để bạn bắt gặp những thông tin tuyển dụng trợ lý hành chính hay tuyển dụng Administrative Assistant tại Việt Nam. Các vị trí này mặc dù tần suất tuyển dụng không quá dày đặc và thường xuyên, nhưng hầu hết ở doanh nghiệp nào cũng có. Trợ lý hành chính cũng là một công việc mở ra cơ hội cho các bạn sinh viên mới ra trường. Nhiều doanh nghiệp không yêu cầu kinh nghiệm ở Administrative Assistant, họ cần nhiều kỹ năng và nghiệp vụ hơn.

Xem thêm: Tìm hiểu bản mô tả công việc Trợ lý tổng giám đốc chi tiết

5. Bí kíp “săn” việc làm Administrative Assistant với CV admin

Việc làm Administrative Assistant có thể xuất hiện ở khắp các trang tin hay kênh mạng xã hội về tuyển dụng. Tuy nhiên, phải nói rằng, tỷ lệ cạnh tranh đối với việc làm này là khá lớn. Nhà tuyển dụng thông thường sẽ nhận được hàng chục hồ sơ ứng tuyển mỗi ngày, nhưng làm cách nào để họ nhìn thấy ở bạn những giá trị đặc biệt hơn những ứng viên còn lại?

Điều này là khá khó khăn, vì chúng không chỉ phụ thuộc vào những gì bạn đang sở hữu. Về bằng cấp, chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm hay tất cả những gì cho là phù hợp với công việc. Trên thực tế, mấu chốt quan trọng là cách mà bạn thể hiện những giá trị đó trước nhà tuyển dụng thế nào? viecday365.com muốn nhắc đến ở đây là cách bạn ứng tuyển vào vị trí Administrative Assistant. Đặc biệt nhấn mạnh ở mẫu CV trợ lý hành chính. Một mẫu CV có thể bị các ứng viên xem nhẹ, vì cho rằng nó mất khá nhiều thời gian, công sức của bạn. Thay vào đó, bạn sẽ cố gắng chinh phục nhà tuyển dụng ở buổi phỏng vấn.

Nhưng sự thực thì, một “chiếc vé” ở buổi phỏng vấn vị trí Administrative Assistant sẽ không bao giờ có mặt bạn. Nếu như ngay vòng CV xin việc bạn đã bị loại. CV admin là mẫu CV được thiết kế dành riêng cho vị trí trợ lý hành chính. Nó thể hiện những chuyên môn, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và tất cả những gì chứng minh bạn là ứng viên xuất sắc nhất, phù hợp nhất. Nhưng một mẫu CV có thể tiêu tốn của bạn khá nhiều thời gian trong công tác thiết kế đảm bảo sự chuyên nghiệp và đẹp đẽ. Nhưng đừng quá lo lắng, các mẫu CV trợ lý hành chính tại viecday365.com sẽ giúp bạn ứng tuyển trong vài nốt nhạc. Truy cập trình tạo CV online của viecday365.com để nhận về mẫu CV miễn phí cho mình bạn nhé!

Administrative Assistant là gì? Trên đây là những thông tin chia sẻ của viecday365.com. Chúc bạn ứng tuyển thành công với vị trí việc làm hấp dẫn này nhé!