Ý nghĩa của việc lập kế hoạch đem lại trong quá trình thực hiện

Tìm kiếm việc làm

1. Kế hoạch là gì? Lập kế hoạch là như thế nào?

Trước khi đi sâu vào ý nghĩa của việc lập kế hoạch thì bạn cần hiểu được kế hoạch là gì tại sao cần lập kế hoạch!

1.1. Khái niệm của kế hoạch

Kế hoạch là chi tiết các nhiệm vụ bạn cho là cần thiết để thực hiện trong tương lai gần. Các nhiệm vụ được sắp xếp theo thời gian, được chỉ rõ ai đó cần làm những gì trong bao lâu, làm việc ở đâu. Ước tính kết quả của các việc đó, đặt ra mục tiêu cho lúc bắt đầu.

Những điều bạn hoặc cấp dưới của bạn đang làm theo một trình tự được quy định từ trước thông qua 1 danh sách hay thông báo nào đó. Các thông báo này được coi là kế hoạch.

Xem thêm: Chia sẻ về cách lập kế hoạch cho bản thân trong 5 năm tới

1.2. Trình tự để lập được một bản kế hoạch

- Xác định được mục tiêu cần đạt được là gì. Đối với các mục tiêu chung chung trong thời gian quá dài ví dụ như 5 năm nữa sẽ kiếm được 8 tỷ. Sẽ rất khó để bạn thực hiện các bước tiếp theo, vì nó rất mơ hồ bạn cần lập các kế hoạch nhỏ hơn để thực hiện được kế hoạch to lớn của mình.

Các mục tiêu rõ ràng hơn như trong ngày mai sẽ làm gì? Trong tuần này sẽ làm gì? Chia các giai đoạn các giai đoạn trong tương lai và đề ra các kế hoạch nhỏ hơn giúp bạn dễ hình dung được công việc phải thực hiện là gì?

Cần cân nhắc và đặt ra những điều liên quan gần với thực tế hơn, đúng với trình độ chuyên môn của người thực hiện kế hoạch. Không nên đặt các điều viển vông không thể thực hiện hay việc quá dễ không tốn nhiều thời gian dẫn đến lãng phí, trì trệ kế hoạch lần sau và biến các kế hoạch lơn hơn thành hoài bão.

- Xác định nội dung của kế hoạch

Đầu tiên bạn cần biết kế hoạch này dành cho ai, ai là người sẽ thực hiện nó. Nếu bạn lập kế hoạch cho riêng bản thân thì không cần phải chia sẻ cho người bạn hiểu là được. Tuy nhiên, nếu bạn lập kế hoạch cho người khác phải để cho người ta hiểu được bạn muốn gì, chỉ đích danh ai là người sẽ làm.

Làm ở đâu? Tùy thuộc vào công việc bạn xác định là gì mà cần chọn địa điểm thực hiện công việc đó. Ví dụ là nhân viên làm việc trên máy tính thông thường dĩ nhiên là phải ngồi tại văn phòng công ty để làm rồi, các địa điểm bạn cần chỉ ra là gửi nội dung làm được vào đâu.

Thời hạn hoàn thành là bao giờ? Khái niệm này rất phổ biến và dùng rộng rãi hơn là từ deadline. Ai đã từng làm văn phòng, hay ngay trong quá trình làm bài về nhà, tiểu luận thì khái niệm chạy deadline không có gì xa lạ. Đúng phải có deadline, có 1 khoảng thời gian nhất định để thực hiện điều gì đó chắc chắn phải có.

- Xác định các công cụ để tiến hành, tổ chức tiến hành công việc

Đưa ra các văn bản hoặc lời nói về các kỹ năng, hướng dẫn cần có để thực hiện được công việc. Ví dụ như trong trường học giáo viên đặt ra yêu cầu thực hiện các bài khóa luận, tiểu luận nào đó phải đi kèm với tài liệu hướng dẫn cho sinh viên.

Xem thêm: [Top] Phần mềm lập kế hoạch cá nhân hiệu quả và dễ sử dụng

cv xin việc đơn giản

2. Ý nghĩa của việc lập kế hoạch

Việc lập kế hoạch đem lại rất nhiều lợi ích cho cả các tập thể hay bất kì cá nhân nào. Kế hoạch là thước đo để bạn đánh giá được công việc đã làm trong khoảng thời gian đề ra. Việc lập kế hoạch có vai trò và ý nghĩa rất quan trọng.

2.1. Đạt được hiệu quả mà mình mong muốn

Trong bản kế hoạch được đề ra từ trước khi đã có nội dung cần phải đạt được trong tương lai, mỗi người khi thực hiện kế hoạch sẽ cố gắng để đạt được mục tiêu phải làm được trong kế hoạch. Đây như là người giám sát vô hình luôn thúc giục phải hoàn thành được công việc trong khoảng thời gian nhất định.

Giới hạn thời gian hoàn thành công việc càng chi tiết càng đạt được hiệu quả cao. Lấy lại ví dụ trong học tập, giáo viên giao cho bạn tuần sau phải làm xong 7 bài. Nếu không có kế hoạch cho mình, bạn ung dung tin rằng còn rất nhiều thời gian đến tận ngày cuối cùng mới cuống lên làm một lúc 7 bài, ảnh hưởng rất nhiều đến các môn học khác.

Trong khi đó nếu đạt lộ trình mỗi ngày làm 1 bài vào khoảng thời gian rảnh của bạn, mọi việc sẽ trở nên dễ dành hơn cho dù có bất cứ thêm môn bài tập đột xuất nào, hay công việc gì phát sinh trong ngày cũng không ảnh hưởng nhiều đến bài bạn đã hoàn thành. Đây là tính hiệu quả của việc làm theo kế hoạch.

Xem thêm: Việc làm quản lý điều hành

2.2. Kết quả đạt được tốt hơn sự mong muốn

Khi đã hình thành 1 tiêu chuẩn cần đạt được mỗi ngày, vô tình bạn rèn luyện vấn đề đó thường xuyên khiến nó trở thành ưu điểm của bạn. Có thể lúc đầu đang là không làm được, không khả thi, dần dần khi bạn đã làm được rồi và sẽ đạt được đến trình độ làm thành thạo, bạn không cần dùng hết khoảng thời gian đề ra lúc đầu để hoàn thành công việc.

Đây là kết quả sau một thời gian dài bạn thực hiện đúng theo kế hoạch cho riêng mình. Bạn sẽ đạt được chỉ tiêu cao hơn, làm được nhiều điều hơn nữa, phát triển bản thân theo đúng hướng đi mục đích đặt ra nhờ vào giải pháp kế hoạch của riêng mình.

Mặc dù vậy, ngay từ đầu khi đặt ra kế hoạch quá cao siêu, không có khả năng thực hiện dễ dẫn đến chán nản, bỏ cuộc. Vậy để đạt được thành quả tốt nhất, nên đặt chỉ tiêu lớn hơn với khả năng thực thế một chút tạo động lực để hoàn thành được mục đích đề ra.

Xem thêm: Cách viết bản kế hoạch hóa cá nhân của nhân viên kinh doanh

2.3. Tăng tính trách nhiệm trong khi làm việc

“Việc hôm nay chớ để ngày mai”. Khi đã lập được bản kế hoạch hợp lý, lúc ban đầu đặt ra mục tiêu hàng ngày lớn hơn khả năng 1 chút là để bản thân đạt được kết quả tốt trong thời gian về sau. Vì vậy phải nỗ lực cố gắng mỗi ngày mới có được giá trị thành công ở đằng sau.

Ví dụ, để hoàn thành 1 công việc bạn cần đến 3 tiếng để thực hiện trong khi kế hoạch đề ra cho bạn là 2,5 tiếng. Bạn phải chấp nhận đẩy lùi các thời gian khác lại, chấp nhận về muộn hơn so với đồng nghiệp thay vì dùng hết 2,5 tiếng và để ngày mai bù tiếp thời gian còn lại. Công việc của ngày mai cũng đã được lên sẵn kế hoạch rồi, bạn bắt buộc phải lựa chọn bản thân làm tốt ngày hôm nay mà thôi.

Hành động này có thể biểu thị là có tính trách nhiệm cao trong công việc. Dù với nguyên nhân khách quan hay chủ quan, việc bạn có trách nhiệm với công việc là điều đáng để làm đúng không.

2.4. Tăng thêm ý chí cho bản thân

Quay lại ví dụ ở trên, việc phải cố gắng hoàn thành xong trong ngày, giúp bạn có động lực làm mọi việc nhanh hơn, khẩn trương hơn dể kịp tiến độ đã đề ra.

Mỗi ngày tích lũy dần những thứ cần có, luôn có tư tưởng phải tiến lên trong công việc, phải hoàn thành xong công việc ngày mai, phải đạt được mức thưởng như thế này. Liên tục là các mốc phải làm tiếp theo đặt ra bạn sẽ thấy ý chí của mình tăng lên rất nhiều so với ngày mới bắt đầu.

Tóm lại, ý nghĩa của việc lập kế hoạch giúp bạn đạt được hiệu quả tốt, kết quả như mong muốn và tạo cho bạn ý chí cùng với trách nhiệm trong công việc. Có thể thấy lập kế hoạch có vai trò rất quan trọng đối với chúng ta.