Văn phòng điện tử là gì? Những thông tin về văn phong điện tử

1. Định nghĩa văn phòng điện tử

1.1. Khái niệm văn phòng điện tử là gì?

Đây là một dạng mô hình văn phòng có áp dụng công nghệ cao có tích hợp đầy đủ những phần mềm có chức năng quản lý, xử lý hồ sơ công việc, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin, khởi tạo và quản lý tài liệu văn bản, báo cáo, công văn… văn phòng điện tử được sinh ra để nhằm thay thế hiện đại hóa những phương thức quản lý truyền thống.

Xét về bản chất thì đây là một hệ thống giúp cho chúng ta thao tác thực hiện những nghiệp vụ thao tác văn phòng trên việc sử dụng máy tính và đặc biệt là nền tảng của Internet. Chỉ bằng những thao tác nghiệp vụ đơn giản, không cần bất kỳ giấy tờ gì chúng ta đã lập trình được hệ thống “văn phòng điện tử” cho người dùng rồi.

1.2. Các loại văn phòng điện tử

Phân khúc mô hình này thực sự rất đa dạng, dựa trên chức năng cách thức hoạt động, dựa trên cách bài trí không gian, một số loại văn phòng phổ biến hiện nay là:

- Văn phòng ảo

-  Văn phòng đa chức năng

-  Văn phòng xanh

-  Văn phòng trọn gói

-  Văn phòng mở

-  Văn phòng chia sẻ.

Việc làm hành chính văn phòng

2. Văn phòng điện tử có lợi ích gì?

Thứ nhất, có được hệ thống quản lý tập trung:

Tất cả mọi người trong cùng một đơn vị với nhau sẽ có sự phân công, phân cấp rõ ràng, cụ thể không ai là giống nhau nếu như chúng ta sử dụng mô hình văn phòng điện tử, nhiệm vụ phân công ra sao còn tùy thuộc vào đặc điểm cơ cấu của mỗi doanh nghiệp. Văn phòng điện tử này cho phép chúng ta có thể điều hành sử dụng quản lý công việc từ phía xa, mọi lúc mọi nơi.  Ban lãnh đạo từ đó có thể nắm bắt được thông tin và cũng đưa ra chỉ thị yêu cầu dù cho không có ở công ty. Dựa trên cấu hình, người sử dụng có thể dễ dàng trong việc tra cứu, tìm  kiếm thông tin văn bản, dễ dàng quản lý công việc. Không những vậy, nó còn có thể giúp ta theo dõi được tiến độ, nắm bắt được tiến trình công việc. Qua đó mình có thể theo sát, truyền tải được những thông tin một cách kịp thời, nâng cao được năng suất công việc.

Thứ hai, văn phòng điện tử tạo nên môi trường hiện đại, thân thiện:

Nếu cách thức cũ, truyền thống là dùng hệ thống hồ sơ, sổ sách để quản lý con người, quản lý tài liệu thì với việc sử dụng văn phòng điện tử thì tất cả những công việc sổ sách hồ sơ đó sẽ được mã số hóa bằng sự tương tác không giới hạn về thời gian về khoảng cách. Tất cả những vấn đề có liên quan đến hồ sơ, đến công việc, đến nhiệm vụ…thì chỉ cần một bước thao tác đơn giản qua việc đăng nhập vào hệ thống. Việc sử dụng phần mềm này, làm cho mọi người có thể dễ dàng trao đổi, thảo luận chia sẻ ý kiến với nhau một cách nhanh chóng mà không cần phải đi đến tận nơi hay tham gia trực tiếp một cuộc họp trao đổi nào.

Thứ ba, tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí:

Là sự tích hợp của rất nhiều tiện ích cùng phân hệ khác nhau vì thế mà chỉ cần co máy tính hoặc điện thoại thông minh là người dùng có thể làm việc mà không cần đi lại trực tiếp. Chính vì thế mà nó giúp cho người dùng tối đa hóa được thời gian cũng như công sức của mình. Đặc biệt là doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn cho việc này mà năng suất công việc lại hiệu quả hơn rất nhiều. Ngoài ra những chi phí về việc in ấn, photocopy cũng được tiết kiệm đến 90% so với khi sử dụng văn phòng truyền thống.

Thứ tư, đồng bộ được dữ liệu thông tin

Tất cả mọi dữ liệu thông tin liên quan đến hồ sơ, đến sổ sách thì đều được cập nhật đồng bộ, lọc chọn dữ liệu để tránh sự trùng lặp nhau. Từ đó có thể gia tăng được năng suất công việc, giảm được thời gian tìm kiếm thông tin ở bản cứng.

Việc làm it phần mềm

3. So sánh văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử

Văn phòng truyền thống là kiểu dạng mô hình có tính chất cố định, có tính sở hữu, quản lý của doanh nghiệp. Thiết kế của nó khá đơn giản, không gian làm việc có sự phân chia rõ ràng và đồ nội thất cũng như ứng dụng công nghệ ít có tính sáng tạo, ít được sử dụng.

Phân loại hai hình thức văn phòng với nhau:

3.1. Nội thất và thiết bị văn phòng

Văn phòng truyền thống:

Trang thiết bị: thường sử dụng những thiết bị cũ, không có tính hiện đại sáng tạo như ổ điện rời, các loại quạt, bàn ghế nội thất kiểu dáng cũ, dáng chữ nhật ít có sự đa dạng mới mẻ.

Vách ngăn: để phân chia khu vực, văn phòng truyền thống thường sử dụng những cánh cửa, bức tường xây chắc chắn kín mít, những vách ngăn cao tách biệt hẳn.

Chất liệu: sử dụng các loại gỗ tự nhiên như gỗ gụ, gỗ sồi với chất lượng cao và kiểu dáng cố định.

Bàn ghế: có kiểu dáng sang trọng, trang trí cầu kì công phu thiên về kiểu dáng truyền thống là hình chữ nhật, là ghế 4 chân lưng thằng… có thể ảnh hưởng tác động đến xương sống, đến lưng của nhân viên.

Văn phòng hiện đại:

Trang thiết bị: sử dụng những đồ có tính hiện đại cao, trang thiết bị thông minh như là máy chấm công, máy in, điều hòa…

Vách ngăn: được thiết kế sử dụng hạn chế một cách tối đa, ở đây sẽ thường dùng những loại kính trong suốt vừa tạo điểm nhấn vừa tạo phong cách riêng cho văn phòng.

Chất liệu: chất liệu đa dạng như là PVC, kim loại, nhựa, gỗ công nghiệp…

Bàn ghế: có tính tiện lợi, linh hoạt, tính thẩm mỹ cao, đa sắc, đa năng, kiểu dáng đơn giản tươi mới. Hệ thống bàn ghế ở đây không chỉ bó buộc ở bất kỳ một hình dáng nào: hình tròn, hình bầu dục, kiểu bàn đa năng, ghế xoay, uốn lượn, module nhiều chỗ ngồi…dễ dàng di chuyển, tháo lắp.

3.2. Tính thẩm mỹ

Nếu như văn phòng truyền thống mang những nét cổ điển, tông màu truyền thống (màu gỗ, gam màu lạnh trắng xám…) thì văn phòng hiện đại lại có nét hiện đại, nét năng động, trẻ trung, có sự kết hợp khéo léo tinh tế giữa màu sắc, giữa cách bài trí khoa học của tường, của bàn ghế, của vật trang trí, của những logo mang tính đặc trưng. Ngoài ra văn phòng điện tử lại thể hiện được cá tính, được lĩnh vực hoạt động của công ty.

3.3. Công nghệ

Văn phòng truyền thống:

Sử dụng máy tính desktop

Ít sử dụng công nghệ hiện đại

Sử dụng internet đường truyền thay vì wifi hay các mạng 3G, 4G như bây giờ;

Quản lý tài liệu, lưu trữ thông tin bằng tài liệu, bằng hồ sơ.

Văn phòng hiện đại:

Công nghệ, thiết bị hiện đại: ipad, laptop, smartphone, camera, wifi, máy chiếu, máy tính laptop, thiết bị quét vân tay…

 Ứng dụng những công nghệ hiện đại, thoong tin phần mềm làm việc quản lý điện tử, những ứng dụng công nghệ vào suốt quá trình làm việc và quản lý.

Sử dụng những công nghệ cao, công nghệ mới như máy in, máy fax, máy photocopy nhằm phục vụ phân phát sao kê tài liệu chuyển đến từng cá nhân.

3.4. Không gian làm việc

Văn phòng truyền thống:

Có vị trí cố định, rõ ràng, có không gian làm việc riêng được tách riêng biệt nhau

Văn phòng được phân chia theo cấp bậc thứ hạng nhân viên: giám đốc, phó giám đốc, phòng quản lý, sau là đến khu dành cho nhân viên.

Có không gian thoáng mát, bài trí theo cách truyền thống ít có sự độc đáo, sáng tạo.

Thiếu không gian linh hoạt chuyển từ nơi này sang nơi khác;

Không gian nhiều góc chết, không được tối ưu được hết diện tích, hết ánh sáng mặt bằng,…

Văn phòng hiện đại:

Có không khí thông thoáng, thân thiện, không gian làm việc.

Thay thế bằng các cánh cửa kính loại bỏ vách ngăn kiên cố

Đồ đạc bàn ghế được bài trí ấn tượng, không gian linh hoạt , dễ dàng trong việc đi lại di chuyển;

3.5. Xử lý công việc

Văn phòng truyền thống:

Phải tự mình thực hiện tất cả các thủ tục hành chính, trải qua nhiều không gian phòng ban các cấp khi cần xử lý công việc.

Văn phòng hiện đại:

Sử dụng đa dạng nhiều loại máy hiện đại, có tính liên kết quản lý cao vì vậy có thể tiết kiệm tối đa chi phí cũng như thời gian cho nhân viên, cho công ty

Loại bỏ được nhiều thủ tục hành chính rườm rà không cần thiết

Ứng dụng nhiều công nghệ tạo nên sự linh hoạt trong việc xử lý công việc.

Việc làm it phần cứng - mạng

4. Xu hướng chuyển đổi từ văn phòng truyền thông sang văn phòng điện tử

Với sự tiện lợi, chuyên nghiệp từ cách bài trí sang đến cách thức làm việc, xu hướng sử dụng văn phòng điện tử ngày càng gia tăng bởi nó mang lại sự tiện lợi cho nhân viên, từ đó cũng kích thích giúp nhân viên có hứng thú trong công việc.

Ngoài ra xuất phát từ thực tế, từ nhu cầu của con người ngày càng thiên về tính thẩm mỹ, nên hiện nay không gian văn phòng dần dần chuyển sang theo hướng hiện đại thích nghi với thời kỳ tình hình kinh tế xã hội hiện nay.

Xu hướng này hiện nay còn được con người chúng ta săn đón, tìm kiếm từ trước khi xây dựng văn phòng. Bởi theo một cuộc khảo sát nho nhỏ cho tạp chí Forbes thực hiện về sự ảnh hưởng của văn phòng tới năng suất làm việc thì kết quả thu được về là ít nhất 20% hiệu suất công việc tăng nếu như văn phòng thoải mái, có tính độc đáo.

Đứng trước xu hướng hiện nay, có rất nhiều văn phòng theo xu hướng truyền thống từ xưa đã dần dần chuyển mình thay đổi bắt kịp xu thế hiện nay.

Và qua những phần trên hy vọng bạn đã có cho mình những kiến thức để trả lời cho câu hỏi “Văn phòng điện tử là gì”. Xuất phát từ những thực tế hiện tại, doanh nghiệp hiện dần chuyển hướng sang sử dụng văn phòng điện tử. Chúc bạn có những trải nghiệm thú vị với xu hướng văn phòng hiện nay.