Cách viết thư từ chối hợp tác giúp bạn không làm mất lòng ai

1. Những trường hợp nên viết thư từ chối hợp tác

Không phải lúc nào chúng ta cũng cần phải viết thư từ chối hợp tác, bởi có những trường hợp, việc từ chối hợp tác có thể được nói luôn thông qua lời nói của bạn. Tuy nhiên, có những trường hợp mà sự xuất hiện của thư từ chối hợp tác là điều hết sức cần thiết. Vậy, đó là những trường hợp nào?

Bạn nên viết thư từ chối hợp tác trong các hoạt động kinh doanh của mình. Ví dụ như khi bạn được mời hợp tác trong một dự án chẳng hạn, nhưng bạn lại không có đủ khả năng về tài chính hay nhân lực để có thể thực hiện dự án đó. Với trường hợp này, thư từ chối hợp tác sẽ là điều lịch sự tối thiểu mà bạn cần gửi tới đối phương.

Không những vậy, trường hợp mà bạn với đối tác kia đã hợp tác lâu năm, tuy nhiên, khi mọi thứ đã được nâng cao hơn rất nhiều ở mọi mặt thì những gì mà đối phương cung cấp cho bạn lại không có một sự thay đổi. Lúc này, bạn có những sự lựa chọn hợp tác khác phù hợp hơn thì một bức thư từ chối hợp tác đầy khéo léo sẽ cực hữu ích cho bạn để gửi tới đối tác của mình.

Bên cạnh đó, những trường hợp khác cần sử dụng đến thư từ chối hợp tác như hai bên có lĩnh vực hoạt động khác nhau, không có cùng định hướng thì việc hợp tác sẽ không mang lại kết quả gì. Hoặc một bên quá mạnh còn một bên lại có vẻ nhỏ hơn thì sự hợp tác thực tế rất khập khiễng, nhất là khi không có sự đồng đều về quy mô thì khá khó để đem lại hiệu quả cho sự hợp tác lớn lao trong tương lai.

Nhìn chung, các trường hợp nên sử dụng thư từ chối hợp tác nên là những trường hợp quan trọng và bạn cần phải thể hiện sự lịch sự của mình với đối phương. Điều này không có nghĩa là những sự từ chối khác không cần lịch sử. Tuy nhiên, việc viết thư từ chối sẽ ở một mức độ và quy mô lớn hơn, có sức tác động tới nhiều mặt hơn, nhất là trong việc kinh doanh giữa các doanh nghiệp hay chủ đầu tư. Do vậy mà bạn cần biết đúng thời điểm, đúng trường hợp để thể hiện sự trân trọng của mình với các lời mời hợp tác dù cho bạn cần phải nói lời từ chối.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết thư từ chối đơn đặt hàng không gây phật ý

2. Hướng dẫn chi tiết cách viết thư từ chối cho bạn

Việc phải nói lời từ chối thực sự rất khó xử, tuy nhiên, dù vậy thì bạn buộc phải nói sự điều đau lòng này. Thế nhưng, viết thư từ chối như thế nào để không làm mất lòng đối phương và để bạn vẫn có thể là một đối tác mà họ ưu tiên cho những dự án phù hợp hơn? Ngay sau đây viecday365 sẽ bật mí cách viết thư từ chối “nhẹ nhàng thôi” dành cho bạn.

2.1. Cách viết thư từ chối hợp tác theo công thức chung

Khi viết thư từ chối hợp tác, điều bạn cần thể hiện được đó là sự chân thành cũng như sự tiếc nuối của bạn khi không thể hợp tác trong dự án này. Tất nhiên, là bạn cần viết với một thái độ lịch sự và trang trọng nhất có thể. Một bức thư từ chối hợp tác thực tế không cần phải quá dài hay “lâm li bi đát”, bạn có thể xoa dịu “nỗi đau” tuy nhiên, đừng quên tập trung vào những điểm chính cần thể hiện trong thư từ chối hợp tác của mình.

Là một chuyên gia đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc sáng tạo về nội dung, ông Phan Hữu Lộc, người đã từng làm việc cho rất nhiều doanh nghiệp lớn như Coca Cola Việt Nam, Shinhan Bank hay Petrolimex,... đã chỉ ra 3 điểm chính mà khi viết một bức thư từ chối các bạn cần nhấn mạnh. Cụ thể gồm có các yếu tố sau: Head - lý trí, Heart - Tình cảm và cuối cùng là Hand - Những mong muốn rõ ràng của mình để người đọc bức thư này có thể được phần nào lý do về sự từ chối của bạn.

Vậy, câu hỏi cho lúc này chính là làm cách nào để bạn có thể làm nổi bật đầy đủ 3 yếu tố nêu trên trong thư từ chối hợp tác của mình? Lúc này thì viết thư từ chối hợp tác theo khung mô hình 4 bước sau đây sẽ giúp bạn có một bức thư từ chối hợp tác hoàn chỉnh và hiệu quả hơn rất nhiều.

- Yếu tố Know: Thể hiện những điều mà người viết đã biết và đã nhận được.

- Yếu tố Feel: Thể hiện cảm xúc, thái độ của người viết thư từ chối khi nhận được thông tin về lời mời hợp tác.

- Yếu tố Do: Thể hiện lời đề nghị hay mong muốn hoặc lời từ chối của người viết.

- Yếu tố Believe: Thể hiện sự bày tỏ và một lời ngỏ ý đầy thiện chí về sự hợp tác trong tương lai.

2.2. Một vài ví dụ về nội dung thư từ chối hợp tác

Để giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về cách viết thư từ chối hợp tác theo mô hình, công thức trên thì những ví dụ dưới đây sẽ làm sáng tỏ được cách ứng dụng mô hình trên trong việc viết thư từ chối hợp tác. 

2.2.1. Từ chối một lời mời hợp tác từ doanh nghiệp khác

Dear Mr.T,

Khi nhận được email về thông tin của các dịch vụ mới mà bên anh đã gửi (yếu tố know), tối cảm thấy thực sự bất ngờ và ấn tượng với những giải pháp đầy táo bạo mà bên anh đã đưa ra (yếu tố feel). 

(Với việc từ chối một cách tạm thời)

Tuy nhiên, dựa trên tình hình thực tế của công ty mình, tôi nghĩ, tôi cần có thêm thời gian để suy nghĩ và đánh giá tính khả thi trong việc áp dụng các giải pháp của bên anh trong hoạt động của công ty (yếu tố do). 

Tôi tin là anh có thể chờ đợi và cho tôi thêm 2 tuần để suy xét và trả lời anh ngay sau đó (yếu tố believe).

(Từ chối một cách thẳng thừng và dứt khoát)

Thế nhưng, với lĩnh vực hoạt động hiện nay của công ty mình thì tôi thấy công ty chưa có nhu cầu trong việc sử dụng dịch vụ của bên anh (yếu tố do).

Chúc dịch vụ của bên anh sẽ sớm phát triển và được đón nhận rộng rãi trên thị trường. Tôi tin là trong tương lai chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác với nhau (yếu tố believe).

Trân trọng!

2.2.2. Từ chối trong nội bộ công ty, doanh nghiệp

Dear P,

Tôi đã nhận được đề án về dự án A của bạn qua email (know) và tôi cảm thấy rất vui mừng cũng như đánh giá cao về những đột phá mà bạn đưa ra. Chúng rất rõ ràng, chi tiết và cụ thể để tôi có thể hiểu được bản chất của vấn đề (feel).

(Từ chối tạm thời)

Tôi cần có thêm cho mình thời gian để có thể suy nghĩ kỹ càng hơn về dự án này và tôi sẽ trả lời anh vào….. (do)

Tôi nghĩ là anh sẽ hiểu cho sự ngập ngừng và cân nhắc này của tôi dựa trên tình hình thực tế của công ty. Một lần nữa, tôi rất cảm ơn anh về những ý tưởng này và tôi thực sự đánh giá cao về khả năng trong dự án lần này (believe).

(Từ chối thẳng)

Tuy nhiên, xét trên tình hình hiện tại, do thời điểm này ảnh hưởng khá nặng nề của covid 19, tôi nghĩ, công ty chưa có đủ khả năng để triển khai tốt dự án của anh ở giai đoạn này. Vì thế, tôi mong anh sẽ tập trung tốt cho công việc hiện tại của mình (do).

Tôi tin chắc rằng, trong tương lai, khi đã có đủ nguồn lực thì dự án của anh sẽ được trọng dụng khi nó vẫn có sự phù hợp và mang lại hiệu quả (believe).

Cảm ơn P

2.2.3. Từ chối ứng viên và vẫn dành cơ hội trong tương lai

Dear B, 

Tôi rất cảm ơn vì bạn đã bớt chút thời gian để đến tham gia buổi phỏng vấn vào ngày…. 

Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi phải thông báo rằng bạn đã không phải là người mà công ty chúng tôi lựa chọn. Hiện tại, với vị trí mà bạn ứng tuyển, chúng tôi thực sự cần một người có nhiều kinh nghiệm hơn để đảm nhận. 

Mặc dù vậy, tôi đánh giá cao khả năng của bạn cũng như thực sự ấn tượng với buổi phỏng vấn và trò chuyện với bạn. Chính vì thế mà tôi cho rằng bạn sẽ rất phù hợp với một vài vị trí khác mà chúng tôi đang cần. Liệu bạn có sẵn sàng để tôi gửi tới bạn thông tin cho một vài vị trí khác hay không?

Xem thêm: Hướng dẫn viết thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng Tiếng Anh

3. Những điều cần chú ý với thư từ chối hợp tác

Nếu bạn là một người đưa ra ngỏ ý về sự hợp tác và điều bạn nhận được là một sự im lặng cùng với đó là thông tin về việc đối tác bạn ngỏ ý đã hợp tác với người khác thì liệu bạn có khó chịu hay không? 

Việc phản hồi một lời mời là rất quan trọng, dù cho đó là lời từ chối thì bạn vẫn bắt buộc phải nói ra điều đó. Vậy nhưng, người ta vẫn rất hay mắc những sai lầm nghiêm trọng với thư từ chối hợp tác. Đầu tiên đó chính là suy nghĩ về việc nắn nót cho từng câu từ trong thư từ chối hợp tác là không cần thiết. Thứ hai chính là sự im lặng cho việc từ chối bởi vì cảm giác khó xử hay ngại ngùng. Thứ ba chính là việc diễn đạt quá lủng củng khiến đối phương mất lòng. 

Đó là 3 lỗi sai cơ bản và hay gặp nhất với thư từ chối hợp tác. Chính vì thế mà khi bạn có ý định từ chối, hãy phản hồi họ. Hãy dùng một thái độ thật tâm nhất và lời lẽ trang trọng, lịch sự để gửi tới họ lười từ chối một cách nhẹ nhàng thôi. Dù cho đó là cấp dưới của bạn thì điều đó cũng vô cùng cần thiết. Chúng ta đều là con người và đều cần nhận được sự tôn trọng từ đối phương dành cho mình.

Không chỉ thế, các nghiên cứu cũng đã chỉ ra rằng, trong bên trong công ty, việc cung cấp phản hồi rõ ràng về những ý tưởng đưa ra giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên. Tức là trong tương lai, nhân viên sẽ phát triển theo xu hướng tích cực hơn với việc thẳng thắn đưa ra các góp ý hay đề xuất phù hợp hơn, hiệu quả hơn, tạo ra sự phát triển bền vững hơn.

Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng từ chối một cách thẳng thừng và đầy “tàn nhẫn”. Rất có thể trong tương lai, đó sẽ là một đối tác cực kỳ tiềm năng thì sao. Vì thế mà ở bước “do” và “believe” bạn nên có sự linh hoạt trong cách dùng từ của mình để gợi mở cho những sự hợp tác sau này. Kết thúc bằng một câu hỏi sẽ khá hữu hiệu trong tình huống này.

Trên đây chính là chia sẻ về thư từ chối hợp tác và cách viết thư từ chối hợp tác. Mong rằng, các bạn đã dễ dàng hơn trong việc đưa ra lời từ chối đầy lịch sự và chân thành.