Cách để theo dõi lộ trình nhân viên và phần mềm hỗ trợ

1. Tầm quan trọng và phương pháp theo dõi lộ trình nhân viên

1.1. Tại sao phải theo dõi lộ trình của nhân viên?

Đặc trưng tính chất công việc của nhân viên thị trường đó là phải ra ngoài gặp gỡ và tiếp xúc với khách hàng. Tuy nhiên, vấn đề này đặt ra một thách thức lớn đối với các quản lý nhân sự vì họ không thể theo dõi được tiến độ làm việc của nhân viên.

Người quản lý lúc này không thể kiểm soát được liệu nhân viên của mình có sử dụng thời gian làm việc để làm những việc cá nhân hay không. Bởi thực tế đã cho thấy nhiều nhân viên thị thường có suy nghĩ không ai giám sát nên có thể bắt đầu công việc muộn và bỏ qua một vài khách hàng cũng không ảnh hưởng gì.

Kết quả là đến cuối kỳ báo cáo nhân viên kê khai không đúng số lượng khách hàng đã gặp mặt, chia đơn để đảm bảo chỉ tiêu. Những nhân viên như vậy làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu của doanh nghiệp.

Từ đây đặt ra cho người làm công tác quản lý một trách nhiệm to lớn đó là quản lý theo lộ trình nhân viên khi đi thị trường. Nếu việc quản lý không có những biện pháp quyết liệt thì đơn vị kinh doanh sẽ chịu những tác động to lớn từ vấn đề này.

Nhiều phương thức theo dõi vị trí nhân viên đã được đưa ra nhưng không phải phương pháp nào cũng đem về hiệu quả. Có những phương pháp thuận tiện cho người quản lý thì lại gây khó chịu cho nhân viên. Nội dung tiếp theo sẽ làm rõ một vài phương pháp quản lý nhân viên hiện hành.

1.2. Tìm hiểu phương pháp theo dõi lộ trình

1.2.1. Phương pháp theo dõi lộ trình truyền thống

Với phương pháp theo dõi truyền thống, người quản lý sẽ gọi điện để xác nhận vị trí của nhân viên thị trường. Sau khi đã có được vị trí người quản lý có thể đến thẳng địa điểm đó để kiểm tra.

Tuy nhiên có trường hợp nhân viên báo sai vị trí, khi người quản lý gọi điện họ lập tức di chuyển về đúng địa điểm bán hàng. Vậy là khi người quản lý đến nơi thì nhân viên cũng đã ở đó để cho người quản lý thấy họ báo cáo đúng.

Có thể thấy ngay được cách giám sát này không những mất thời gian của người giám sát mà hiệu quả đem về lại không được cao. Thêm vào đó nếu như doanh nghiệp có số lượng nhân viên thị trường quá lớn thì không thể nào giám sát hết được những nhân viên này. Phương pháp giám sát truyền thống đã cho thấy khá nhiều bất cập trong công tác theo dõi nhân viên.

1.2.2. Theo dõi lộ trình nhân viên với thiết bị công nghệ

Một phương pháp mà doanh nghiệp sử dụng để theo dõi vị trí nhân viên đó là gắn chip lên xe. Phương pháp này giúp người quản lý theo dõi được lộ trình di chuyển của chiếc xe. Tuy nhiên nó cũng cho thấy khá nhiều bất cập bởi nhân viên có thể dùng chiếc xe khác để di chuyển thay vì dùng xe gắn chip.

Thêm vào đó khi gắn chip lên xe doanh nghiệp sẽ mất một khoản chi phí. Hơn nữa không phải nhân viên nào cũng đồng ý gắn chip bởi điều này có thể vi phạm đến quyền riêng tư của nhân viên. Giải pháp này sau khi một vài doanh nghiệp sử dụng đã khiến nhân viên không được thoải mái.

Chính vì những bất cập nêu trên mà phần mềm theo dõi lộ trình nhân viên đã ra đời. Được ví như một giải pháp cứu cánh cho doanh nghiệp, những phần mềm đã khắc phục những điểm yếu của công tác quản lý trước đây. Những phần mềm đó mang đến lợi ích thiết thực ra sao bạn hãy theo dõi nội dung tiếp theo của bài viết.

Xem thêm: Top các phần mềm theo dõi nhân viên bán hàng tốt nhất

2. Những phần mềm theo dõi lộ trình nhân viên mới nhất

2.1. Quản lý lộ trình với phần mềm ACheckin

Phần mềm Acheckin hỗ trợ người quản lý theo dõi nhân viên cả trong và ngoài doanh nghiệp. Nhân viên làm việc bên trong văn phòng dĩ nhiên không cần lo lắng về việc chấm công. Với những nhân viên thị trường có thể chấm công bằng định vị GPS, wifi, QR code hay location.

Nhân viên bán hàng hay nhân viên thị trường cần di chuyển nhiều nên định vị GPS được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Người quản lý không chỉ theo dõi được địa điểm của nhân viên mà còn xác nhận được thời gian thực tế và hình ảnh của nhân viên.

Trong từng khoảng thời gian, người quản lý có thể cập nhật dữ liệu thời gian thực của nhân viên, vị trí địa lý và hình ảnh thực tế của nhân viên tại địa điểm. Hơn nữa người quản lý có thể nắm bắt hồ sơ và lịch trình di chuyển của nhân viên. Phần mềm ACheckin cho phép bạn sử dụng thử miễn phí trong vòng 3 tháng. Sau đó nếu như bạn muốn sử dụng lâu dài hơn thì có thể trả phí khoảng 199.000 đồng/tháng.

2.2. Giám sát nhân viên thị trường với Ksmart

Ksmart là phần mềm được thiết kế chuyên nghiệp phục vụ theo dõi lộ trình nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng. Với mục tiêu hỗ trợ nhân sự quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường, phần mềm được thiết kế những tính năng giúp việc giám sát vị trí làm việc của nhân viên dễ dàng hơn.

Dù là quản lý hay nhân viên đều có thể theo dõi lộ trình di chuyển. Kết hợp với lộ trình là kế hoạch công việc đã được phân công. Như vậy nhân viên thuận tiện hơn khi di chuyển đến từng địa điểm bán hàng. Phần mềm cung cấp các tính năng hỗ trợ để điền các thông tin như doanh thu, tình trạng thu hồi công nợ và những thông tin bổ sung cho tệp khách hàng.

Những công ty kinh doanh bán lẻ các mặt hàng, vận chuyển hàng hóa hay cung cấp các dịch vụ sửa chữa lắp đặt thường sử dụng phần mềm Ksmart. Người dùng không cần phải dùng máy tính mà có thể truy cập phần mềm ngay trên điện thoại. Dù điện thoại của mà sử dụng hệ điều hành iOS hay Android đều có thể dễ dàng tải về.

2.3. Tối ưu khả năng theo dõi với Mobiwork DMS

Là phần mềm được đánh giá khá cao với khả năng giám sát nhân viên của doanh nghiệp. Phần mềm định vị nhân viên Mobiwork DMS vượt trội bởi tính năng chủ động và khả năng kết nối với nhân viên bán hàng.

Khi đến một địa điểm bán hàng, nhân viên cần thực hiện khai báo vị trí trên phần mềm. Các thông tin của nhân viên sẽ được chuyển về bộ phận quản lý nhân sự. Thêm vào đó thông tin những đơn hàng vẫn đang tồn bên ngoài sẽ được cung cấp để nhân viên có thể xử lý luôn khi đang đi thị trường. Đây chính là ưu điểm của chức năng đơn đặt hàng trực tuyến.

Khi triển khai phần mềm này nhân viên không chỉ ghi nhận được vị trí mà còn thống kê chính xác độ dài quãng đường di chuyển của nhân viên. Trong khi bộ phận quản lý vẫn theo dõi được lịch trình di chuyển thì nhân viên lúc này không hề cảm thấy bị giám sát.

Người quản lý lúc này không cần lo lắng về bất kỳ hành vi không trung thực nào từ phía nhân viên. Phương pháp giám sát đơn giản mà lại vô cùng chặt chẽ.Bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn mang đến sự kết nối gần gũi nhất giữa nhân viên với lãnh đạo.

Phần mềm Mobiwork DMS đã mang đến giải pháp kịp thời nhằm tháo gỡ những khó khăn cho doanh nghiệp. Với phần mềm Mobiwork DMS, doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí nhân sự và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.

Vậy là bạn không chỉ biết những phương pháp để theo dõi lộ trình nhân viên mà còn có được thông tin của những phần mềm giám sát. Những phần mềm này sẽ giúp quá trình quản lý nhân viên của bạn diễn ra thuận lợi hơn rất nhiều. Vì thế đừng quên lựa chọn một phần mềm theo dõi lộ trình nhân viên phù hợp cho doanh nghiệp của bạn nhé.