Tạp vụ văn phòng là làm gì và các yêu cầu của vị trí này

1. Khái niệm tạp vụ văn phòng

Tạp vụ văn phòng là những người có nhiệm vụ duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp của các văn phòng theo yêu cầu của công ty hoặc quản lý trực tiếp. Đồng thời họ cũng sẽ làm một số công việc khác thuộc chuyên môn của mình như rửa cốc chén, dọn dẹp khu vực ăn uống của nhân viên, tưới cây văn phòng,… Họ là những người góp phần tạo nên một không gian làm việc lành mạnh, thoải mái, an toàn cho mọi nhân viên và cho cả khách hàng của công ty.

Có thể thấy, tạp vụ văn phòng chính là những người hùng đứng sau hình ảnh chuyên nghiệp của một doanh nghiệp hay công ty nào đó. Họ luôn có trách nhiệm với việc giữ gìn hình ảnh hoàn hảo của công ty, doanh nghiệp đó trong mắt các khách hàng cũng như các đối tác làm việc, đảm bảo rằng bất cứ ai khi đến đều cảm nhận được sự sạch sẽ và gọn gàng của một môi trường công sở.

Tin tuyển dụng: Việc làm tạp vụ văn phòng

2. Các công việc của tạp vụ văn phòng

Các nhân viên tạp vụ văn phòng thông thường sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận các thông tin phân chia công việc, ca làm từ trưởng bộ phận tạp vụ của công ty hoặc quản lý phụ trách chung công việc của công ty.

Trước mỗi ca làm việc, các nhân viên tạp vụ văn phòng sẽ phải chuẩn bị những dụng cụ, thiết bị phục vụ cho công tác dọn dẹp của mình, sau đó di chuyển chúng đến các khu vực cần dọn dẹp. Ví dụ, nhân viên phải chuẩn bị trước khi hút bụi và lau sàn nhà bằng cách lấy máy hút bụi và cây lau nhà từ khu vực cất đồ dùng dọn dẹp. Sau đó, họ cần lắp và cắm máy hút bụi, sau đó di chuyển đến khu vực sảnh ra vào hoặc từng phòng làm việc để tiến hành dọn dẹp.

Nhân viên tạp vụ sẽ thực hiện các công việc như làm sạch bụi khu vực sảnh ra vào, khu vực cầu thang, hành lang và phòng làm việc. Sau khi hút sạch bụi bẩn, nhân viên sẽ sử các dụng cụ lau nhà như chổi lau, xịt lau sàn để làm sạch, sáng lại toàn bộ các mặt sàn trong khu vực làm việc của công ty. Hầu hết tất cả các công việc của nhân viên tạp vụ sẽ phải diễn ra trước giờ hành chính hoặc sau giờ hành chính để không làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên khác.

Bên cạnh đó, nhân viên tạp vụ cũng phải chú ý đến các công việc như lau chùi mặt bàn làm việc, quét bụi trên các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, máy chiếu hàng ngày hoặc ít nhất 1 tuần 2 đến 3 lần để đảm bảo sự sạch sẽ cho mọi không gian làm việc. Trong khi lau dọn, nếu như phải thay đổi vị trí các đồ dùng thì khi lau xong, nhân viên tạp vụ cần sắp xếp lại đúng như vị trí ban đầu.

Sử dụng chổi lau và bình xịt chuyên dụng để lau các khu vực có cửa kính như cửa ra vào chính, cửa ra vào từng phòng, tay nắm cửa, khu vực cửa sổ và một số khu vực có sử dụng tấm kính ngăn cách trong văn phòng, đảm bảo các khu vực đó được sạch sẽ bởi đó là những khu vực nhân viên hàng ngày tiếp xúc nhiều nhất.

Đối với khu vực để bình nước của văn phòng, nhân viên phục vụ cũng phải đảm bảo sự sạch sẽ, ngăn nắp, rửa cốc uống nước hàng ngày và đổ các xô đựng nước thừa bên dưới thường xuyên. Đặc biệt với những văn phòng có khu vực tiếp đón khách, khách hàng có sử dụng cốc uống nước thì cần phải chú ý dọn rửa thường xuyên, sắp xếp khu vực lấy cốc gọn gàng, ngăn nắp.

Sau công tác dọn dẹp lau chùi không gian làm việc, tạp vụ văn phòng cũng sẽ có nhiệm vụ gom rác tại các khu vực để để thùng rác trong toàn bộ văn phòng làm việc, tránh việc để xót rác từ ngày này qua ngày khác, thu gom rác lại và đem xuống khu tập kết rác của các tòa nhà văn phòng, sau đó lại thay các túi đựng rác mới vào từng khu vực để rác.

Cuối cùng, các nhân viên tạp vụ cần phải quán xuyến cả khu vực nhà vệ sinh chung của văn phòng, đảm bảo luôn được sạch sẽ, thông thoáng và không có mùi hôi. Thường xuyên lau chùi bằng các dụng cụ chuyên dụng tại các khu vực như bồn rửa, lavabo và sàn nhà vệ sinh; đổ rác và thay túi đựng rác mới thường xuyên để không gây mùi khó chịu trong nhà vệ sinh; giữ nhà vệ sinh lun được khô ráo, không có tình trạng xả nước ra sàn nhà.

Sau khi hết ca làm việc, nhân viên tạp vụ sẽ cất gọn lại toàn bộ dụng cụ dọn dẹp, vệ sinh vào khu vực kho để đồ và bàn giao lại các công việc cho người ca sau hoặc ghi chép vào sổ bàn giao công việc hàng ngày của bộ phận tạp vụ. Trong thời gian làm việc nếu có vấn đề phát sinh, nhân viên tạp vụ phải có trách nhiệm báo cáo lại với quản lý trực tiếp của mình.

3. Yêu cầu của một nhân viên tạp vụ văn phòng

Công việc tạp vụ văn phòng thường sẽ được yêu cầu là nữ, với độ tuổi từ 20 đến 50 tuổi. Công việc tạp vụ không yêu cầu bằng cấp, kinh nghiệm nhưng với những ứng viên có kinh nghiệm chuyên môn trong vị trí như tạp vụ nhà hàng khách sạn, tạp vụ văn phòng, giúp việc nhà thì sẽ được các công ty ưu tiên tuyển dụng hơn.

Yêu cầu quan trọng nhất của vị trí tạp vụ văn phòng phải là những người có thể chất, sức khỏe tốt, không bị các bệnh mãn tính mới có thể đảm bảo được công việc có tính chất khá vất vả như tạp vụ. Bên cạnh đó việc không đảm bảo được sức khỏe cũng sẽ gây ảnh hưởng tới công việc của công ty, không đảm bảo được sự xuyên suốt trong công việc.

Nhân viên tạp vụ cũng sẽ phải chủ động về phương tiện đi lại để không gây ảnh hưởng tới công việc, các công ty thường sẽ ưu tiên những ứng viên sinh sống tại các khu vực gần với công ty, để đảm bảo thuận tiện nhất cho công việc.

Bên cạnh đó, nhân viên tạp vụ cũng phải là những người có trách nhiệm với công việc, chăm chỉ, thật thà, nhanh nhẹn và chủ động trong mọi công việc của mình. Ngoài ra, một số kỹ năng mà các nhân viên tạp vụ văn phòng cũng nên có là kỹ năng giao tiếp, kỹ năng bao quát, sắp xếp công việc và khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị lau dọn, vệ sinh hiện đại để phục vụ hiệu quả nhất cho công việc.

Xem thêm: Danh sách TOP việc làm thời vụ trả lương theo ngày cao nhất

4. Quyền lợi của một nhân viên tạp vụ văn phòng

Nhân viên tạp vụ văn phòng sẽ được hưởng mọi quyền lợi của người lao động sau khi đã kí hợp đồng lao động chính thức với công ty, thường là sau 4 đến 6 tháng làm việc. Các quyền lợi thông thường của người lao động sẽ bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, phụ cấp thất nghiệp, chế độ nghỉ và thưởng lễ, Tết.

Ngoài ra, nhân viên tạp vụ cũng sẽ được tham gia vào các hoạt động của công ty như tổ chức các ngày lễ trong năm, du lịch hàng năm cùng công ty và một số hoạt động khác nữa. Với các nhân viên gắn bó lâu năm với công ty thì con cái của nhân viên tạp vụ cũng sẽ được hưởng các phúc lợi từ công ty như thưởng học sinh giỏi, tham gia các ngày lễ như 1/6, rằm thung thu cùng công ty,…

Mức lương của một nhân viên tạp vụ sẽ dao động từ 4 đến 8 triệu đồng/tháng tùy vào quy mô, cơ cấu tổ chức của từng công ty, doanh nghiệp cũng như tính chất của công việc. Ngoài ra, nhân viên tạp vụ cũng sẽ được nhận thêm 1 vài khoản khác như phụ cấp, thưởng hiệu quả công việc,…

Trên đây là tất cả các thông tin để giúp bạn hiểu được tạp vụ văn phòng là làm gì cũng như yêu cầu và quyền lợi của một nhân viên tạp vụ văn phòng sẽ như thế nào.