Chỉ dẫn cách thức xây dựng quy trình quản lý nguyên vật liệu

1. Định nghĩa quy trình quản lý nguyên vật liệu là gì? 

Quy trình quản lý nguyên vật liệu là hoạt động đánh giá, kiểm tra, xác nhận số lượng cũng như chất lượng các nguyên liệu được chuyển ra, chuyển vào tại một cơ sở, công ty hay doanh nghiệp. Quy trình này sẽ đi từ việc giám sát mua các nguyên vật liệu sản xuất, theo đó lập hoạch định lưu chuyển nguyên vật liệu đến các xưởng phụ trách quản lý kho và sau đó sử dụng nguyên vật liệu để tạo ra thành phẩm, sản phẩm hoặc thi công công trình tùy thuộc vào tính chất hoạt động của chính công ty đó.

2. Vai trò của việc thiết lập quy trình quản lý nguyên vật liệu

Vai trò của việc quản lý nguyên vật liệu sẽ có nhiều những vai trò khác nhau, sau đây chúng ta sẽ đi đến tìm hiểu từng vai trò một đối với quản lý trang thiết bị nguyên vật liệu là như thế nào, từ đó hình dung một cách sâu sắc hơn về tầm quan trọng của vấn đề này nhé!

2.1. Đảm bảo số lượng nguyên vật liệu được lưu chuyển đầy đủ và đồng bộ

Đối với một dây chuyền sản xuất phổ biến thì cơ sở làm việc phải lưu chuyển qua lại vô số kể các nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình hoạt động, Để đảm bảo được số liệu nguyên vật liệu được cung cấp một cách kịp thời và lưu chuyển đủ số lượng thì doanh nghiệp phải thiết lập hiệu quả quy trình quản lý nguyên vật liệu. Việc thực hiện tốt quy trình quản lý sẽ hạn chế những thất thoát có thể xảy đến và làm tăng năng suất lao động cũng như đảm bảo số lượng sản xuất sản phẩm theo đúng tiến độ và số lượng vật tư đã hoạch định trước đó.

Chúng ta phải biết rằng, việc thất thoát nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình hoạt động và gây mất thời gian rất nhiều trong việc kiểm kê lại số lượng. Vì vậy, thà thiết lập một quy trình quản lý nguyên vật tư một cách trọn vẹn nhất ngay từ ban đầu còn hơn để ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp về sau phải không nào?

2.2. Hỗ trợ công tác sử dụng vật tư với chi phí tiết kiệm và hợp lý

Nếu đảm bảo quy trình quản lý nguyên vật liệu được thiết lập một các tối ưu thì doanh nghiệp ở đây sẽ tiết kiệm được rất nhiều các khoản chi phí thất thoát. Tuy nhiên, trong việc quản lý nguyên vật liệu không chỉ có số lượng mà còn là chất lượng của chúng nữa. Chẳng hay số lượng đảm bảo mà chất lượng vật tư kém thì cũng phải đề xuất thay thế và lưu chuyển gấp rút để bù đắp lại số lượng vật tư kém đó. Vì vậy, điều này cũng không được nằm ngoài tính toán của doanh nghiệp trong việc thiết lập dây chuyển quản lý nguyên vật liệu nếu muốn công ty của mình bán ra được nhiều sản phẩm đến người tiêu dùng hơn và tăng lợi nhuận cao hơn với dòng vốn vẫn nằm trong mức dự trù.

2.3. Làm tăng hiệu quả hoạt động của các công tác quản lý khác

Bên cạnh việc quản lý nguyên vật liệu còn có công tác quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý bán hàng,..Rất nhiều các bộ phận được hoạt động trong một doanh nghiệp. Tất cả những thành phần quản lý đều có vai trò quan trọng như nhau và bổ trợ lẫn nhau hướng tới mục đích vận hành các hoạt động của doanh nghiệp được tốt nhất. Việc quản lý nguồn tư vật liệu cũng vậy, phải đảm bảo từng công tác quản lý thật tốt thì mới không gây ảnh hưởng đến các công tác quản lý khác. 

Theo với đó, nếu doanh nghiệp của bạn đảm bảo việc sử dụng chi phí cho nguồn vật liệu tốt thì việc thất thoát cũng sẽ được hạn chế, từ đó bộ phận quản lý tài chính đỡ việc kế kiểm hơn. Tương tự, nếu đảm bảo số lượng nguồn vật liệu chính xác thì công tác quản lý bán hàng hay quản lý sản xuất cũng sẽ được thực hiện một cách trơn tru hơn.

3. Chỉ dẫn các quy trình các thiết lập quản lý nguyên vật liệu

Nội dung thuộc vào đề mục chỉ dẫn các quy trình thiết lập quản lý nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp này sẽ bao gồm năm giai đoạn chính. Không còn chần chừ gì nữa mà ngay sau đây chúng ta sẽ đi đến khám phá năm giai đoạn này nhé!

3.1. Tổ chức dây chuyền tiếp nhận và lưu chuyển nguyên vật liệu

Đây là công tác đầu tiên trong quy trình thiết lập quản lý nguyên vật liệu được áp dụng với bất cứ một doanh nghiệp nào. Có thể các hình thức nguyên vật liệu đối với mỗi doanh nghiệp là khác nhau, nhưng chúng đều được tổ chức một cách giống nhau ở dây chuyền tiếp nhận và lưu chuyển. Có thể nói, đây là công tác mở đầu đóng vai trò quan trọng nhất trong xuyên suốt cả khâu thực hiện quản lý nguyên vật liệu nói chung.

Tổ chức dây chuyền tiếp nhận cũng như lưu chuyển nguyên vật liệu hiểu một cách đơn giản và tất cả quá trình chuyển ra, chuyển vào các vật liệu đến cơ sở hoạt động sản xuất, chúng được chuyển đến từ đơn vị cung cấp mà doanh nghiệp đã hợp tác trước đó và trong quá trình tổ chức này, bên sử dụng nguyên vật liệu và bên cung cấp vật liệu sẽ trao đổi và cùng đưa ra thống nhất về giá cả và chi phí vận chuyển nguyên vật liệu. Hoạt động tổ chức này còn đóng vai trò đảm bảo số lượng cũng như chất lượng của các trang thiết bị nguyên vật liệu để phía sử dụng có thể nắm rõ.

3.2. Thiết lập công tác quản lý kho lưu trữ trang thiết bị nguyên vật liệu

Công tác này bao gồm những hoạt động kiểm soát cũng như lưu trữ các trang thiết bị nguyên vật liệu trong dây chuyền sản xuất hay thi công đối với doanh nghiệp. Việc tổ chức quản lý kho lưu trữ là công tác bổ trợ cho việc thiết lập lưu chuyển của nguyên vật liệu. Nếu việc lưu trữ được đảm bảo thì các nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những rủi ro về thiệt hại, hư hỏng, mất mát không đáng có. Trong trường hợp nguyên vật tư phải trả lại cho bên cung cấp thì tầm quan trọng của công tác lưu trữ kho càng trở nên cấp thiết hơn nữa, bởi điều này sẽ tránh nguy cơ phải bồi thường cho bên cung cấp nguyên vật liệu.

Ngoài ra, công tác này còn hỗ trợ cho việc xuất - nhập kho được tiến hành trơn tru, từ đó đảm bảo chuỗi cung ứng sản phẩm được hoạt động kịp thời, nhanh chóng, tinh gọn và liên tục. Từ đó giữ ổn định chi phí bảo hành nguyên vật liệu ở mức tiết kiệm, hợp lý.

3.3. Hợp lý hóa công tác cung ứng nguyên vật liệu đến cơ sở sản xuất

Hiểu một cách đơn giản thì đây là công tác phân loại các nguyên vật liệu xuống các phòng ban, bộ phận phụ trách sử dụng nguyên vật liệu làm cơ sở sản xuất sản phẩm. Một quy trình quản lý nguyên vật liệu tốt sẽ làm tăng năng suất cũng như đạt chuẩn về số lượng, chất lượng của sản phẩm theo đúng dự tính ban đầu của doanh nghiệp. Đồng thời, cũng cần đảm bảo thời gian thực hiện các hoạt động sản xuất một cách chính xác, đúng hẹn và hiệu quả.

3.4. Dự trù, thanh toán, quyết toán các chi phí đối với nguyên vật liệu

Đây là nội dung cuối cùng trong quy trình quản lý nguyên vật liệu và cũng là nội dung đóng một vai trò then chốt đối với vấn đề trên. Để có thể thực hiện thanh toán, quyết toán các chi phí của nguyên vật liệu thì một doanh nghiệp cần phải thống kê lại số lượng ban đầu và chất lượng của từng nguyên vật liệu cần phải giao lại cho bên cung ứng. Từ đó hai bên thảo luận và đưa ra mức chi phí phù hợp nhất để đảm bảo quyết toán.

4. Kết luận về thông tin các quy trình quản lý nguyên vật liệu

Vậy là sau cùng thì viecday365.com cũng đã gửi gắm đến bạn tất cả những thông tin cần thiết và quan trọng về các quy trình quản nguyên vật liệu cũng như những cách thức để thiết lập một dây chuyền quản lý hiệu quả. Chúng tôi rất mong đây sẽ là bài viết bổ ích nhất được gửi đến các độc giả của viecday365.com ngày hôm nay. Chúc các bạn thành công!