Tìm hiểu quy trình phân tích công việc và hiệu quả của nó

CV online đơn giản

1. Quy trình phân tích công việc là gì?

Quy trình phân tích công việc được xem là một quy trình phân tích để quản trị nhân sự một cách hợp lý nhất. Quy trình này bao gồm những công việc nhằm xác định những trách nghiệm, nghĩa vụ, những kỹ năng cần thiết của công việc. Để rồi từ đó, lấy đó làm cơ sở để nhân viên quản trị nhân sự làm việc một cách hiệu quả nhất.

Qua quy trình phân tích công việc này, nhân viên sẽ nắm được những thông tin cũng như yêu cầu về công việc, làm tiền đề để xây dựng nên một bảng mô tả và bảng tiêu chuẩn về công việc.

Nói một cách chi tiết hơn, bảng mô tả công việc là những văn bản mà trong đó liệt kê ra những quyền và trách nhiệm khi chúng ta thực hiện công việc. Ngoài ra còn có các thông tin về mối quan hệ trong các báo cáo thực hiện công việc, điều kiện việc làm như thế nào,...

Tiếp đến, bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản trong đó tóm tắt được những nét cơ bản về trình độ học vấn, năng lực, phẩm chất của mỗi cá nhân, mục tiêu,... khi thực hiện công việc. 

Xem thêm: [Cập nhật mới nhất] Bản mô tả công việc giám đốc bán hàng 2024

2. Vai trò của quy trình phân tích công việc

Vai trò của quy trình phân tích công việc rất quan trọng đối với mỗi người, đặc biệt là bộ phận Quản trị nhân sự của Công ty. Nói một cách xúc tích lại, đây là những vai trò tiêu biểu nhất của quy trình này.

+ Thứ nhất, như đã nói bên trên, quy trình này giúp ta vạch rõ được những trách nhiệm, quyền lợi của mỗi cá nhân khi tham gia thực hiện công việc. Điều này, một mặt giúp nhân viên có thể nắm vững và hiểu rõ về tính chất công việc cũng như nhiệm vụ mình phải hoàn thành. Mặt khác, đối với Doanh nghiệp, dựa vào cơ sở đó để đánh giá mỗi cá nhân, từ đó có thể sắp xếp vị trí phù hợp, hay có thăng thưởng cho nhân viên hợp lý. Hơn nữa, cơ sở này sẽ như một minh chứng cho việc bình đẳng về mức lương thưởng xứng đáng với hiệu quả công việc mỗi người.

+ Thứ hai, giúp cho bộ phận quản trị trong quá trình tuyển dụng nhân sự mới và bố trí nhân sự một cách hợp lý. Tiếp đến, từ quy trình đó sẽ đề xuất ra được những buổi đào tạo nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp và chỉn chu.

+ Thứ ba, sau quy trình phân tích công việc, có thể nắm được các đặc điểm kỹ thuật của từng công việc và chỉ ra được nhân công cần thiết để thực hiện. Từ đó, xác định được điều kiện làm việc thích hợp nhất đối với việc đó và làm sao để dễ dàng đánh giá được chất lượng công việc đó.

+ Thứ tư, sau khi phân tích và nắm vững được công việc, ban Quản trị có thể lên được kế hoạch và phân bổ thời gian biểu cho hiệu quả. Ví dụ, qua phân tích công việc, bộ phận cảm thấy công việc có những yếu tố gây hại cho sức khỏe (công việc kỹ thuật), thì phải đưa ra mô hình bảo đảm an toàn lao động nhất có thể. Nếu trong trường hợp điều kiện này không thể khắc phục được, thì phải lên kế hoạch thiết kế lại công việc.

+ Thứ năm, xây dựng lên một sự liền mạch trong nội bộ. Tạo được sự tương quan giữa các công việc, từ đó, giúp cho các ban quản trị và nhân viên hiểu rõ nhau hơn, hợp tác cùng phát triển.

+ Thứ sáu, xây dựng ra được một hệ thống giúp đánh giá công việc chung. Xếp hạng cho mỗi mức độ khác nhau, làm tiền đề cho mức thưởng, phạt một công công minh. Hiểu biết về các kỹ năng cần thiết của công việc, tránh trường hợp phải giảm bớt hay thay thế nhân sự do không hoàn thành được nhiệm vụ hoặc do trình độ chưa thật sự phù hợp.

+ Thứ bảy, giúp cho các ban quản trị cấp trên lấy làm cơ sở đánh giá được tình hình chung công việc của mỗi cá nhân, đã hoàn thành chỉ tiêu hay chưa, mức độ hoàn thành công việc (nhanh hay chậm, hiệu quả và chính xác hay không).

+ Cuối cùng, quy trình phân tích công việc là mục tiêu cần hoàn thành để làm tiền đề phát triển bản tiêu chuẩn của công việc và bản mô tả về công việc.

Xem thêm: Ngành Quản trị nhân lực ra làm gì? - Cơ hội việc làm hấp dẫn

3. Yếu tố cần có trong quy trình phân tích công việc

Bên cạnh vai trò của phân tích công việc, bạn cũng cần nắm rõ được những điều kiện về thông tin  cần phải có này nhé.

+ Đầu tiên, có thông tin chính xác về tình hình công việc. Thông tin này phải dựa trên đúng thực tế công việc đang diễn ra, bao gồm thời gian dành cho công việc, các yếu tố thành phần của công việc là gì, phương pháp hoàn thành công việc ra sao,...

+ Tiếp đến, bạn phải thu thập thông tin về nhân sự. Những yêu cầu đưa ra đáp ứng được công việc, trình độ học vấn và chuyên môn có phù hợp không, có hiểu biết gì về công việc không, và có những thuộc tính, kỹ năng phù hợp với công việc không.

+ Ngoài ra, phải có thông tin về các loại máy móc, trang thiết bị dụng cụ phục vụ cho công việc. Như là số lượng như nào, chủng loại ra sao, tính năng tác dụng như nào,...

+ Tiếp đó, thông tin về chuẩn mực khi thực hiện công việc. Đây là những thông tin về tiêu chuẩn, định mức thời gian, chất lượng công việc. Đây giống một loại biểu mẫu đánh giá nhân sự trong công ty.

+ Mặt khác, cần có các thông tin bổ sung về điều kiện giúp thực hiện công việc. Bao gồm những thông tin về điều kiện vệ sinh lao động, trang thiết bị được cung cấp, an toàn lao động, điều kiện tổ chức sự kiện, chế độ đãi ngộ, đồng phục,...

Xem thêm: HR Staff là gì? Những điều thú vị về nhân viên quản trị nhân sự

Việc làm nhân sự

4. Quy trình phân tích công việc hiệu quả

Để một quy trình phân tích công việc được diễn ra hiệu quả nhất, các bạn cần nắm vững được 5 bước dưới đây.

+ Bước 1: Nắm vững được mục đích sử dụng của quy trình này là gì. Cần phải có mục tiêu chung thì mới có thể nắm được phương pháp để thu thập thông tin, bởi mỗi loại mục đích khác nhau, bạn sẽ cần phương thức khác nhau để thực hiện.

+ Bước 2: Thu thập được những thông tin cơ bản nhất. Những thông tin này, mình đã cung cấp cho bạn tại mục 3. 

+ Bước 3: Phải lựa chọn các công việc tiêu biểu nhất. Nếu một Doanh nghiệp, có nhiều vị trí làm việc gần như tương đương nhau, thì bạn cần chọn ra 1 công việc đặc trưng nhất. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian phân tích.

+ Bước số bốn: Xác minh lại một lần nữa với thông tin của các thành viên. Cần kiểm tra lại với các nhân viên đảm nhiệm công việc đó và với cấp quản lý trực tiếp. Điều này giúp họ có thể nhìn lại và xác nhận lại.

+ Bước 5: Thiết lập bảng tiêu chuẩn công việc và bảng mô tả công việc. Đây là 2 tài liệu quan trọng mà nhà quản trị cần phải xây dựng sau khi hoàn thành quy trình phân tích công việc. 

Đối với mỗi vị trí công việc khác nhau, sẽ có tính chất công việc riêng biệt. Bởi vậy quy trình phân tích công việc này là thật sự cần thiết đối với Doanh nghiệp nói chung và ban Quản trị nói riêng. 

Hy vọng những thông tin mà viecday365.com đưa ra ở trên có thể đem lại cho bạn cái nhìn khái quát nhất về quy trình phân tích công việc và các bước thực hiện nó. Từ đó, có thể đưa ra được một quy trình công việc phù hợp nhất với doanh nghiệp.