Pdf là gì? Định dạng dữ liệu khá quen thuộc với dân văn phòng

Tìm Việc IT

1. Khái quát về pdf 

1.1. Nguồn gốc của định dạng tệp pdf

Pdf là viết tắt của Portable Document Format là một loại tệp định dạng tài liệu di động do Adobe Systems sáng tạo ra. Và đây cũng là định dạng tệp của các loại tệp này có phần đuôi là .pdf.  Với các file pdf này, nó thường được sử dụng để phân phối các tài liệu chỉ đọc giữ nguyên bố cục của trang. Chúng thường được sử dụng cho các tài liệu như hướng dẫn sử dụng, sách điện tử, mẫu đơn đăng ký, … Được Adobe Systems phát triển dưới dạng định dạng tệp tương thích phổ biến dựa trên định dạng PostScript, nó đã trở thành một tiêu chuẩn thực tế quốc tế để trao đổi tài liệu và thông tin.

Vào năm 1990, định dạng tệp pdf chính thức được hãng Adobe tạo ra và phát hành nhằm hướng đến một làn gió mới trong làng tập tin văn bản. Nó đáp ứng nhu cầu có thể mở và đọc trên bất kỳ các thiết bị cũng như hệ điều hành nào mà không phải cài đặt ứng dụng của riêng nó. Hầu hết các trình duyệt web hiện nay bao gồm cả trên máy tính và điện thoại như Microsoft Edge, Chrome, Cốc Cốc, Opera, Firefox đều có thể đọc được file pdf. Không chỉ vậy, các nhà thiết kế pdf cũng đã khảo sát và nhận ra sự bất tiện về bố cục thay đổi khi file word đó được mở ở các máy khác nhau. Vậy nên họ đã tạo ra pdf như một giải pháp hoàn hảo về giữ nguyên bố cục gốc. Các tệp pdf có thể chứa văn bản, hình ảnh, phông chữ nhúng, link, video, biểu đồ, biểu mẫu, các nút tương tác và rất nhiều những thứ khác. 

Năm 2024, Adobe đã từ bỏ quyền kiểm soát phát triển pdf thành ISO (Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế) và bằng cách này, pdf đã trở thành một tiêu chuẩn mở ra. Các thông số kỹ thuật cho phiên bản pdf hiện tại (2.0) được ghi lại theo ISO 32000-2. ISO có trách nhiệm cập nhật và phát triển các phiên bản trong tương lai.

1.2. Tại sao nên sử dụng tệp pdf?

Hiện nay nhiều người đã sử dụng Microsoft Word quá phổ biến khiến nhiều người lầm tưởng rằng định dạng tệp .docx có thể mở ở bất kỳ đâu. Tuy nhiên không phải vậy, bạn sẽ chẳng tài nào mở và đọc một tập tài liệu với định dạng là .docx nếu như hệ điều hành của bạn chưa được cài đặt Microsoft Word. Cùng với đó thì với một số phông chữ đặc biệt trong file word ban đầu khi được chia sẻ, nếu người nhận không có phông chữ đó trên thiết bị đọc của mình thì nó cũng sẽ bị lỗi phông do không đồng nhất được định dạng chữ. 

Tuy nhiên pdf đã khắc phục toàn bộ nhược điểm đó và khiến nhiều người ưu tiên để sử dụng hơn. Vì mục đích chính của các tài liệu được chia sẻ trong trường hợp này chỉ phục vụ mục đích xem, đọc mà không chỉnh sửa nên pdf mang đến trải nghiệm đọc file tuyệt vời nhất. Định dạng được giữ nguyên và không thay đổi ở bất kỳ thiết bị nào, điều quan trọng là bạn cũng không cần thiết phải cài đặt ứng dụng pdf trên thiết bị của mình mà vẫn xem được bình thường. 

pdf đặc biệt được sử dụng nhiều nhất hiện nay để hiển thị các bản CV online. Các bạn có thể dễ dàng thấy rằng với một CV bằng định dạng pdf nó thể hiện một sự chuyên nghiệp hơn cả nhờ vào những ưu việt hơn hẳn so với word mà chúng ta đã nêu ở trên. Bên cạnh đó nếu các bạn sử dụng CV dưới định dạng ảnh jpg thì việc gõ nội dung văn bản hay chỉnh sửa các phần thông tin trở nên hạn chế. Đó là lý do vì sao dù là các mẫu CV sẵn có trên mạng hay sản phẩm CV mà các bạn đã làm trên các website tạo CV trực tuyến thì định dạng trả về của CV đó vẫn là đuôi .pdf. 

2. Những đặc điểm nổi bật của định dạng tệp pdf 

Không phải ngẫu nhiên mà định dạng tệp pdf chiếm được sự yêu thích của đa số người dùng hiện nay. Nó quả thực là sự phát triển của những ưu điểm trước đó của một trình duyệt đọc và tạo văn bản, kết hợp cùng với những điểm vượt trội nhằm nâng cao các công cụ với văn bản hiện nay. Đặc biệt nó còn vô cùng tiện lợi trong thao tác xem hiện nay, tương thích với các thiết bị cầm tay, nhằm phục vụ tốt nhất với nhu cầu sử dụng của xã hội hiện đại. 

2.1. Ưu điểm của pdf

Toàn vẹn đồ họa: Một bản pdf hiển thị chính xác cùng nội dung và bố cục cho dù nó được xem trên hệ điều hành, thiết bị hoặc phần mềm nào.

Đa chiều: Định dạng pdf cho phép bạn tích hợp nhiều loại nội dung - văn bản, hình ảnh và đồ họa vector, video, hình động, tệp âm thanh, mô hình 3D, trường tương tác, siêu liên kết và nút. Tất cả các yếu tố này có thể được kết hợp trong cùng một tệp pdf và được tổ chức dưới dạng báo cáo, bản trình bày hoặc danh mục đầu tư.

Tiện lợi: pdf dễ dàng tạo, đọc và sử dụng bởi mọi người. Bạn có thể mở chúng bằng bất kỳ thiết bị điện thoại, laptop, PC, tablet nào mà không cần hỗ trợ của một phần mềm thứ ba. Thậm chí ngay cả việc tạo nó trên điện thoại ngày nay cũng trở nên vô cùng dễ dàng như cách bạn làm việc với word, excel trên smartphone. 

Đảm bảo: Cung cấp các tùy chọn để thiết lập các cấp truy cập khác nhau để bảo vệ nội dung và toàn bộ tài liệu, chẳng hạn như hình mờ, mật khẩu hoặc chữ ký số.

Gọn nhẹ: Mặc dù về mặt lý thuyết, pdf có thể chứa lượng thông tin không giới hạn, chúng có thể được nén thành kích thước tệp dễ trao đổi trong khi vẫn giữ toàn quyền kiểm soát mức chất lượng hình ảnh. Vậy nên  pdf hoàn toàn có thể gửi qua gmail, imess, zalo,  skype hay bất kỳ ứng dụng liên lạc nào cho phép gửi kèm tập tin. 

2.2. Cách xem tệp pdf

Bản chất của các tệp có đuôi .pdf là định dạng quy chuẩn nhất cho nên hầu hết các ứng dụng, trình duyệt đều có thể mở được các tệp này. Nó bao gồm là các trình duyệt về web lẫn ứng dụng riêng của tệp pdf đó là Acrobat Reader (từ nhà sản xuất Adobe). Ngoài ra các bạn cũng có thể xem tệp pdf bằng các các ứng dụng hỗ trợ bên ngoài, bao gồm trong đó là cả các ứng dụng về xử lý văn bản.

Cách dễ nhất để xem pdf: Sử dụng trình duyệt web của bạn

Rất có thể nếu bạn đang đọc bài viết này, trình duyệt web mà bạn đang sử dụng có khả năng xem pdf và làm như vậy hầu như giống nhau trên macOS và Windows. Nếu bạn không có một ứng dụng khác có thể đọc các tệp pdf, thì rất có thể trình duyệt của bạn đã là ứng dụng mặc định và bạn chỉ cần nhấp đúp vào tệp để mở tệp. Nếu không, bấm chuột phải vào tệp, trỏ đến menu Mở rộng với, sau đó bấm vào trình duyệt yêu thích của bạn.

Để kiểm soát nhiều hơn và hỗ trợ tính năng tốt hơn: Sử dụng Trình đọc pdf chuẩn

Adobe Lau Acrobat Reader là công cụ chính thức để đọc pdf. Nó miễn phí, và nó có sẵn cho Windows, macOS, iOS và Android. Sau khi cài đặt Acrobat Reader, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp đúp vào bất kỳ tệp pdf nào bạn muốn mở. Và như bạn có thể thấy, nó có nhiều tính năng hơn để kiểm soát chế độ xem của bạn, cũng như khả năng xuất các tệp pdf sang định dạng có thể chỉnh sửa, chẳng hạn như tài liệu Microsoft Office. Tất nhiên, cũng có các ứng dụng của bên thứ ba để xem các tệp pdf, một số ứng dụng nhanh hơn và ít hơn so với Adobe Reader.

Việc làm hành chính văn phòng

3. Các loại tệp pdf hiện nay đang được sử dụng

Với những ưu điểm như vậy rõ ràng pdf thừa sức thể hiện khả năng của mình trên mọi mặt trận công việc văn phòng. Không phủ nhận việc hiện nay file pdf đã xuất hiện ở hầu hết các lĩnh vực văn phòng khác nhau từ hành chính, kế toán, marketing cho đến cả thiết kế. Nó đều có thể lưu, tải, đọc các loại dữ liệu phục vụ cho các ngành này. Cụ thể với từng loại tệp pdf khác nhau nó sẽ đáp ứng từng mục đích khác nhau trong công việc. 

3.1. Các tệp pdf chỉ quét hoặc quét hình ảnh

Khi quét các tài liệu sao chép cứng trên MFP và máy quét văn phòng hoặc khi chuyển đổi hình ảnh camera, jpg, tiff hoặc ảnh chụp màn hình thành pdf, nội dung bị khóa bị khóa trong một hình ảnh giống như ảnh chụp nhanh. Các tài liệu pdf chỉ có hình ảnh như vậy chỉ chứa các hình ảnh được quét / chụp ảnh của các trang mà không có lớp văn bản bên dưới. Do đó, các tệp pdf chỉ có hình ảnh không thể tìm kiếm được và văn bản của chúng thường không thể được sửa đổi hoặc đánh dấu. Có thể tìm kiếm một tệp pdf pdf chỉ có thể tìm kiếm bằng cách áp dụng OCR với lớp văn bản được thêm vào, thông thường dưới hình ảnh trang.

3.2. Các tệp pdf có thể tìm kiếm

Các tệp pdf có thể tìm kiếm thường dẫn đến việc áp dụng OCR (Nhận dạng ký tự quang học) cho các tệp pdf được quét hoặc các tài liệu dựa trên hình ảnh khác. Trong quá trình nhận dạng văn bản, các ký tự và cấu trúc tài liệu được phân tích và đọc dữ liệu. Một lớp văn bản được thêm vào lớp hình ảnh, thường được đặt bên dưới. Các tệp pdf như vậy hầu như không thể phân biệt được với các tài liệu gốc và hoàn toàn có thể tìm kiếm được. Văn bản trong các tài liệu pdf có thể tìm kiếm có thể được chọn, sao chép và đánh dấu.

Công nghệ nhận dạng văn bản có thể được áp dụng theo những cách khác nhau trong quá trình chuyển đổi tài liệu, mỗi yêu cầu mức độ tham gia khác nhau của người dùng. Nó có thể:

• Được tích hợp vào thiết bị quét: chuyển đổi xảy ra ít nhiều không được người dùng chú ý
• Thông qua phần mềm OCR trên máy tính để bàn, ứng dụng di động hoặc dịch vụ dựa trên web
• Trong công cụ pdf, quét hoặc mở tài liệu pdf: quy trình OCR sẽ tự động bắt đầu hoặc có thể được kích hoạt bởi người dùng
• Sử dụng giải pháp OCR dựa trên máy chủ, chẳng hạn như ABBYY FineReader Server: tự động chuyển đổi khối lượng cao hơn trong các tổ chức lớn hoặc các dự án lưu trữ kỹ thuật số.

​Việc làm nhân sự

Bài viết trên đây là những thông tin quan trọng giúp các bạn có thể hiểu được chi tiết nhất về pdf là gì. Thông qua đó, với những bạn còn chưa biết về định dạng tệp này chúng tôi hy vọng đã giới thiệu được đến cho các bạn một loại định dạng hữu dụng và chuyên nghiệp office hiện nay.