Tìm hiểu tất tần tật về nhiệm vụ thủ quỹ cơ quan nhà nước

1. Thủ quỹ cơ quan nhà nước là gì?

Chúng ta đã từng tiếp xúc với thuật ngữ “thủ quỹ” ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, cho đến khi làm việc tại các công ty. Vậy bạn đã hiểu chính xác thủ quỹ là gì?

Thủ quỹ là người trực tiếp kiểm soát và quản lý tiền mặt của một đơn vị hay tổ chức, là người giám sát các vấn đề về tài chính đảm bảo sự công khai, minh bạch trong các hoạt động thu chi và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị tránh sự lạm quyền và thiếu thống nhất trong việc quản lý quỹ. Hay hiểu đơn giản thủ quỹ là người quản lý tiền của đơn vị.

Thủ quỹ cần theo dõi sát sao mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản tiền để làm căn cứ báo cáo về kết quả lưu chuyển tiền tệ của đơn vị, đồng thời cũng để quản lý dòng tiền của đơn vị hiệu quả nhất và tránh thất thoát tài sản không rõ nguyên nhân.

Ngoài ra, ở các doanh nghiệp lớn, thông qua các chính sách về tài chính của công ty đề ra thủ quỹ sẽ đánh giá về các rủi ro tài chính, xem xét về khả năng tài trợ hoặc cơ hội đầu tư, tư vấn các khoản vay, khoản thanh toán nhằm đảm bảo tình hình tài chính ổn định trong công ty và quản lý dòng tiền của đơn vị một cách hiệu quả nhất.

Thủ quỹ cơ quan nhà nước cũng có định nghĩa tương tự nhưng địa điểm làm việc sẽ là tại các cơ quan nhà nước. Ngoài ra thủ quỹ cơ quan nhà nước theo quy định sẽ là công chức thuộc ngạch nhân viên, do vậy thủ quỹ trong cơ quan nhà nước bắt buộc phải là công chức, không được là nhân viên hợp đồng như ở các doanh nghiệp.

Xem thêm: Giải đáp thắc mắc kế toán có được làm thủ quỹ không

2. Nhiệm vụ của thủ quỹ cơ quan nhà nước

2.1. Mô tả nhiệm vụ cần làm của một thủ quỹ cơ quan nhà nước 

Như viecday365.com định nghĩa ở trên, thủ quỹ là người quản lý và giám sát các nghiệp vụ tài chính của đơn vị, cụ thể như sau:

2.1.1. Kiểm soát thu - chi của đơn vị

Nhiệm vụ cơ bản nhất của thủ quỹ đó chính là kiểm soát các hoạt động thu chi của đơn vị. Các hoạt động thu - chi như thế nào được quyết định chính bởi ban lãnh đạo nhưng thủ quỹ sẽ là người nắm giữ quỹ của công ty. 

Thủ quỹ sẽ thực hiện các nghiệp vụ thu - chi theo đúng quy định, chính sách của cơ quan nhà nước trong phạm vi trách nhiệm của mình. Tất cả quy định sẽ được ban lãnh đạo đề ra như thu - chi danh mục nào, khoản thu - chi là bao nhiêu,... thủ quỹ chỉ cần làm đúng theo công văn ban hành.

Bên cạnh đó đơn vị sẽ có những hoạt động đầu tư, tài trợ, khi đó sẽ có những giấy tờ mà bộ phận phụ trách sẽ làm như bảng dự toán thu - chi trong dự án này. Khi đó thủ quỹ sẽ gửi lên ban lãnh đạo để duyệt trước tiên, sau đó sẽ gửi trả về cho thủ quỹ để tiến hành các hoạt động thu - chi theo kế hoạch của đơn vị.

Các khoản thu - chi sẽ phải được lưu lại tại các bằng chứng như các chứng từ (phiếu thu, phiếu chi), các bản sao kê, và có chữ ký đóng dấu xác nhận của các bên liên quan phục vụ cho việc kiểm kê, đối chiếu tài sản vào cuối năm tài chính.

2.1.2. Điều tiết quỹ tiền của đơn vị

Ngoài việc thực hiện các nghiệp vụ thu - chi, thủ quỹ cơ quan nhà nước còn có trách nhiệm kiểm đếm và quản lý các dòng tiền của đơn vị. Trong đơn vị sẽ có rất nhiều các khoản thu - chi mà không nhất thiết phải trình lên ban giám đốc để duyệt, chính vì vậy thủ quỹ phải là người biết cân đối các khoản đó. 

Thủ quỹ phải cân nhắc, tính toán trong việc thu chi tránh trường hợp lạm thu và lạm chi quá nhiều, tránh trường hợp bội chi ngân sách và nghiêm cấm các trường hợp vi phạm pháp luật như hành vi rửa tiền,...

Ngoài ra, thủ quỹ còn phải biết cách để sử dụng dòng tiền của đơn vị sao cho hiệu quả nhất. Dựa vào các chính sách tài chính của đơn vị ban hành, thủ quỹ sẽ là người dự đoán về những rủi ro có thể phát sinh từ đó cân nhắc chi tiền cho phù hợp. Thủ quỹ cũng sẽ xem xét các kế hoạch đầu tư để biết cách sử dụng dòng tiền hợp lý mang lại hiệu quả kinh doanh cho đơn vị. 

Hơn thế nữa, thủ quỹ cũng phải xem xét về các khoản vay đến hạn, các khoản thanh toán, các khoản phải thu để cân nhắc thu - chi cho phù hợp nhằm tận dụng tối đa các khoản chiếm dụng vốn của đơn vị.

2.1.3. Báo cáo tổng hợp về quỹ tiền

Thủ quỹ cần hạch toán chính xác đầy đủ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan đến quỹ tiền mặt và làm báo cáo chính xác về quỹ tiền. Báo cáo đầy đủ về sự biến động của dòng tiền để các nhà quản trị cấp cao sẽ biết được những hoạt động phát sinh kỳ vừa qua nhằm đưa ra hướng hoạt động hiệu quả hơn, báo cáo cũng sẽ làm căn cứ để kiểm kê tài sản tránh trường hợp thừa hay thiếu hụt quỹ tiền mà không rõ nguyên nhân.

Thủ quỹ cũng cần điều chỉnh mức tồn quỹ tiền mặt của Nhà nước quy định, không được tồn quỹ quá nhiều hoặc quá ít so với quy định. Bởi cơ quan nhà nước có rất nhiều vấn đề pháp luật cần tuân theo, bởi vậy thủ quỹ phải thực hiện phân bổ như thế nào cho phù hợp theo quy định.

Xem thêm: Quản lý tín dụng là gì? Mô tả công việc quản lý tín dụng chi tiết nhất

2.2. Yêu cầu cần có của một thủ quỹ cơ quan nhà nước 

Làm việc trong cơ quan nhà nước cần đặc biệt tuân thủ theo quy định của chính đơn vị và cao hơn nữa là quy định do pháp luật ban hành. Vì vậy, một thủ quỹ cơ quan nhà nước cần đáp ứng những yêu cầu về hiểu biết và trình độ chuyên môn như sau:

- Phải tốt nghiệp Trung cấp trở lên, có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ kế toán và thủ quỹ được đào tạo bài bản và nghiêm túc

- Cần hiểu rõ điều lệ về các hoạt động kinh doanh của đơn vị để hiểu cách thức hoạt động của quỹ tiền mặt. Song điều lệ đó vẫn phải tuân theo quy định của Nhà nước chứ không phải đơn vị tự mình đề ra một điều lệ riêng.

- Hiểu rõ về chế độ, thể lệ thu - chi tài chính, chế độ quản lý tiền mặt của Nhà nước, nắm bắt được hết các luật lệ yêu cầu bắt buộc tuân theo

- Cần có những kỹ năng nhất định về quy trình, thủ tục về mở sổ sách, lưu trữ và xử lý các chứng từ, báo cáo thống kê và bảo quản tiền mặt

- Biết sử dụng các công cụ đơn giản chuyên dùng cho việc quản lý quỹ tiền như máy đếm tiền, bàn tính gảy,...

- Ngoài ra, vì tính chất công việc liên quan đến tài sản của đơn vị, người làm thủ quỹ phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nghĩa là không được làm quá nhiều vị trí cùng một lúc song song với thủ quỹ. Và đồng thời thủ quỹ không được là người quen, người thân với các vị trí khác tránh trường hợp gian lận và biển thủ công quỹ.

Để làm tốt công việc thủ quỹ đã khó, công việc của thủ quỹ cơ quan nhà nước còn khó hơn nữa vì rất nghiêm khắc trong việc tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, đây là một công việc có tính chất ổn định và đãi ngộ cũng rất tốt, vì vậy, nếu bạn thực sự có khả năng hãy cân nhắc thử sức ở vị trí này.

Bài viết trên viecday365.com đã cung cấp cho bạn các thông tin hữu ích về nhiệm vụ thủ quỹ cơ quan nhà nước. Hy vọng các bạn sẽ có cái nhìn chi tiết hơn về công việc vô cùng quan trọng này, nhận biết được trọng trách nặng nề của nó và từ đó có thể định hướng con đường tương lai cho riêng mình.