Hiểu chính xác khái niệm nhân viên thu mua tiếng Anh là gì?

Việc Làm Ngành Xuất Nhập Khẩu

1. Giải đáp nhân viên thu mua tiếng Anh là gì?

Thu mua hay mua hàng trong tiếng Anh được thể hiện bằng từ vựng “Purchasing”. Trong đó, nhân viên thu mua trong tiếng Anh cũng được biểu thị bởi nhiều từ, có thể kể đến Purchasing offer, Purchaser, Purchasing Staff, Purchasing Executive,... Những từ vựng này hoàn toàn có nghĩa tương đồng và chúng có thể thay thế cho nhau trong các trường hợp sử dụng.

Purchasing Staff/Purchasing Offer là cá nhân làm việc trong bộ phận thu mua của các doanh nghiêp, nhiệm vụ của họ hướng đến việc đảm bảo các nguồn cung cấp đầu vào (những nguyên vật liệu), bao gồm các những dịch vụ đi kèm thỏa mãn nhu cầu về phát triển và duy trì cơ chế, tần suất sản xuất ổn định của doanh nghiệp. Nhân viên thu mua có thể chịu trách nhiệm cho tổng thể các hoạt động từ khâu tìm nhà cung cấp, đánh giá và phân loại nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng nguồn nguyên liệu thu mua, báo giá, xây dựng hợp đồng và đại diện doanh nghiệp ký kết giao dịch thu mua hàng hóa của các bên cung cấp.

Có thể nói, đối với các doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp chuyên về xuất nhập khẩu,... Purchasing Staff chính là một “nhân vật” nắm giữ vai trò khá quan trọng, vì họ sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm về đầu vào của sản phẩm.

Việc làm

2. Khám phá nghề nghiệp nhân viên thu mua

Là một trong những nghề hot hiện nay, nhân viên thu mua là vị trí thu hút được rất nhiều người tìm việc. Tuy nhiên trước khi quyết định bắt đầu sự nghiệp của mình với công việc này, hãy cùng viecday365.com khám phá thật chi tiết về nhân viên thu mua nhé!

2.1. Tầm quan trọng của nhân viên thu mua

Tại sao gọi là “thu mua”? Vì thu mua chính là thuật ngữ phản ánh chính xác và đầy đủ nhất quá trình này: Thu là thu thập, tìm kiếm (tức tìm kiếm nhu cầu về nguyên liệu và nhà cung cấp nguyên liệu phù hợp); Mua là thực hiện các giao dịch mua nguyên liệu từ các nhà cung cấp. Nói về thu mua, không đơn giản như khái niệm có phần “chung chung” ở trên, mà quy trình của nó bao gồm các bước hay các giai đoạn cụ thể sau:

+ Xác định nhu cầu và xây dựng kế hoạch mua

+ Thiết lập các quy chuẩn, tiêu chuẩn mua

+ Tìm kiếm, thu thập thông tin, nghiên cứu và đánh giá các nhà cung cấp

+ Lựa chọn nhà cung cấp

+ Phân loại các thành phẩm, nguyên liệu và những giá trị khác liên quan

+ Cân nhắc vấn đề nguồn ngân sách

+ Thương lượng, đàm phán và chốt giá

+ Thực hiện các hợp đồng giao kết mua hàng

+ Lưu trữ và giám sát, quản lý các tài liệu, chứng từ, hợp đồng có liên quan đến mua hàng

+ Kiểm soát và theo dõi hàng tồn

+ Một số chức năng khác

Thu mua không đơn thuần là một khâu, một phần trong quá trình sản xuất sản phẩm. Mà trên thực tế, các doanh nghiệp thường phát triển chúng thành lên tầm các chiến lược. Vì vậy, thu mua thường phải được đảm bảo về tính hiệu quả, tức kết quả thu mua cần cam kết về giá thành tiết kiệm nhất có thể cho doanh nghiệp, cũng như đảm bảo về chất lượng như các tiêu chuẩn đã xây dựng trước đó đối với nguyên liệu đầu vào. Hoạt động thu mua của một doanh nghiệp có được triển khai hiệu quả, có lợi cho doanh nghiệp hay không đều nhờ vào nhân viên thu mua.

Vậy khi đã hiểu nhân viên thu mua tiếng Anh là gì? Bạn có thắc mắc họ làm những gì hay chưa?

2.2. Mô tả công việc cụ thể

Khi nói về chân dung của một nhân viên thu mua, thường chỉ tựu chung ở một mục đích duy nhất: Đó là việc đảm bảo mức độ uy tín từ nhà cung cấp, chất lượng từ nguyên vật liệu, hợp pháp từ các tài liệu, chứng từ, các điều khoản trong hợp đồng giao kết mà hai bên đã đồng nhất. Trong đó, mấu chốt quyết định sự thành công và sự hiệu quả trong các nhiệm vụ của nhân viên thu mua, đó chính là việc họ phải xác định được những giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp. Điều này đạt được trong quá trình họ thương lượng, đàm phán và thỏa thuận về giá cả, chi phí cũng như thời gian với các bên cung cấp.

Theo đó, các nhiệm vụ cụ thể của một nhân viên thu mua bao gồm:

+ Thứ nhất: Nhân viên thu mua thiết lập kế hoạch cụ thể về nhu cầu mua thông qua quá trình làm việc với bộ phận sản xuất cũng như bộ phận kế hoạch. Bao gồm cả việc đề xuất sự ưu tiên cho các giao dịch thu mua đang có nhu cầu gấp.

+ Thứ hai: Chủ động tìm hiểu, tìm kiếm và thu thập các thông tin từ các nhà cung cấp. Đánh giá chất lượng của nhà cung cấp từ độ tin cậy, uy tín cho đến các dịch vụ kèm theo khi mua nguyên liệu,...

+ Thứ ba: Đưa ra những tiêu chuẩn cụ thể về yêu cầu mua hàng, cho đánh giá về các kế hoạch cụ thể và giám sát quá trình chọn nhà cung cấp.

+ Thứ tư: Hỗ trợ tổng hợp và cung cấp các tài liệu, văn bản hoặc các giấy tờ liên quan nếu nhà cung cấp yêu cầu thông tin về doanh nghiệp.

+ Thứ năm: Giám sát tình trạng của giao dịch, làm việc với các bộ phận có liên quan, sẵn sàng ứng phó, tiếp nhận và tìm ra cách giải quyết nếu có phát sinh về sự cố như tồn đọng hàng hóa hoặc thiếu hàng hóa.

+ Thứ sáu: Giám sát chặt chẽ giao dịch mua hàng, thỏa thuận và xác nhận đầy đủ các thông tin cụ thể về chi phí giá thành, thời điểm và thời gian nhận được hàng.

+ Thứ bảy: Đảm bảo sự đồng nhất và thỏa thuận về đơn đặt hàng như những điều khoản đã được nêu cụ thể trong hợp đồng giao dịch. Trên cơ sở đó, thực hiện việc lập báo cáo chi tiết cho cấp trên quản lý.

+ Thứ tám: Giám sát và theo dõi hiệu quả làm việc của các nhân viên chứng từ cũng như hậu cần, nhằm đảm bảo không phát sinh những sự cố sai lệch về thông tin. Nếu có, nhân viên thu mua là những người tiếp nhận và xử lý các sự cố.

+ Thứ chín: Nhìn nhận và chủ động nắm bắt các thời cơ trong công tác mua hàng, nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Đồng thời, thúc đẩy trong quá trình giảm chi phí và củng cố giá thành cho những chủ cung cấp thuộc khu vực địa phương.

2.3. Mức lương nhân viên thu mua

Công việc của một nhân viên thu mua thoạt nhìn có vẻ khá đơn giản. Nhưng trên thực tế, công việc này mang lại khá nhiều áp lực cho nhiều người. Đơn giản bản chất của việc thu mua hàng hóa là phải cam kết và đảm bảo tối đa cho chất lượng của nguồn nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản xuất. Và nếu như chẳng may, nhân viên thu mua gặp phải sự cố trong việc chọn nhà cung cấp, làm thiếu số lượng hàng hóa thu mua hoặc không quản lý tốt các hợp đồng giao kết,... chắc chắn hậu quả sẽ không thể lường trước.

Tại nước ta, nhân viên thu mua là một vị trí được tuyển dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp chuyên về sản xuất, trên mọi lĩnh vực như nông nghiệp, công nghiệp hoặc công nghệ. Các doanh nghiệp nước ngoài cũng cần đến vị trí của nhân viên thu mua, chủ yếu là các doanh nghiệp có vốn từ Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản,.... Nhân viên thu mua cần khá nhiều kỹ năng, yêu cầu cao về ngoại ngữ, điều này đổi lại cho họ một mức thu nhập khá xứng đáng và ổn định.

Theo số liệu của trang viecday365.com, những người mới vào nghề trong ngành thu mua có thể mong đợi mức lương khoảng từ 6 đến 8 triệu đồng. Nếu đã có kinh nghiệm, cộng thêm kỹ năng sử dụng ngoại ngữ và giao tiếp tốt, con số này có thể tăng lên từ 9 - 12 triệu.

Tìm việc làm nhân viên thu mua xuất nhập khẩu

3. Yêu cầu về kỹ năng của nhân viên thu mua

Là một trong những mảnh ghép của bộ phận Purchasing nói chung. Nhân viên thu mua suy cho cùng vẫn cần đến chuyên môn, nghiệp vụ và đặc biệt, các nhà tuyển dụng thường đề cao các kỹ năng trong quá trình chọn được ứng viên phù hợp nhất. Vậy nhân viên thu mua được yêu cầu những kỹ năng cụ thể như thế nào?

3.1. Kỹ năng bắt buộc: Ngoại ngữ

Chắc chắn rồi, ngoại ngữ (tiếng Anh) là một yêu cầu bắt buộc về kỹ năng cho những nhân viên thu mua. Đừng nghĩ chỉ những doanh nghiệp lớn nước ngoài mới cần nhân viên thu mua biết tiếng Anh, trên thực tế kỹ năng này cũng được yêu cầu bởi các doanh nghiệp Việt Nam. Nguồn nguyên liệu phù hợp có thể xuất phát từ những bên cung cấp là doanh nghiệp nước ngoài. Vì thế, việc tìm kiếm, xác định đâu mới là nhà cung cấp uy tín và phù hợp nhất, chắc chắn sẽ cần đến năng lực sử dụng tiếng Anh của họ.

Đa phần các doanh nghiệp đều liệt kê kỹ năng ngoại ngữ hoặc biết tiếng Anh vào mục mô tả tin tuyển dụng. Nhìn chung, đây cũng là một yếu tố giúp bạn trở thành ứng viên có thế mạnh hơn trong quá trình cạnh tranh hoặc làm việc với các ứng viên khác.

3.2. Các kỹ năng bổ trợ khác

- Am hiểu thị trường và giá thành sản phẩm: Nhân viên thu mua thực hiện nhiệm vụ mua các hàng hóa, sản phẩm, trang thiết bị máy móc, linh kiện,... nói chung là nguồn nguyên liệu đầu vào cung cấp và phục vụ cho hoạt động của các bộ phận. Hơn hết, họ cần là người am hiểu, nằm lòng giá cả và thực trạng thị trường cụ thể ra sao về loại hàng hóa, sản phẩm, nguyên liệu mà mình muốn mua.

- Quản lý thời gian: Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng được nhân viên thu mua ứng dụng trong quá trình nên xác định kế hoạch mua hàng nào cần ưu tiên triển khai, nhằm đáp ứng được yêu cầu về tiến độ làm việc hoặc tiến độ thực hiện cho một dự án cụ thể nào đó. Hậu quả nghiêm trọng sẽ xảy ra nếu như nguồn hàng cung cấp cho các bộ phận bị chậm trễ hoặc xảy ra một vấn đề gì đó. Điều này không những làm rối loạn tiến độ sản xuất, thậm chí nó còn có thể ảnh hưởng đến cả công ty.

- Kỹ năng ra quyết định và lý trí: Cảm xúc không có chỗ trong quá trình làm việc của một nhân viên thu mua. Họ cần là một “chuyên gia” thực sự tỉnh táo, làm việc theo lý trí. Điều này là nhằm đảm bảo việc họ có thể đưa ra những quyết định cuối cùng đúng đắn và vô cùng sắc bén.

- Kỹ năng thương lượng và đàm phán: Dĩ nhiên rồi, như đã nói, năng lực của một nhân viên thu mua không phản ánh ở việc họ hoàn thành kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp. Mà phản ánh thông qua việc họ tối ưu hóa lợi ích của doanh nghiệp trong quá trình mua hàng đó, chúng bao gồm rất nhiều giá trị về chi phí, dịch vụ kèm theo, và các điều khoản liên quan. Để đạt được điều này, nhân viên thu mua phải là một “bậc thầy” trong các cuộc đàm phán thương thảo với các đối tác cung cấp.

- Duy trì và phát triển các mối quan hệ: Quy mô kinh doanh có thể sẽ được mở rộng rất nhiều thông qua những mối quan hệ có ích. Những mối quan hệ có thể sẽ mang lại những thông tin về nguồn cung cấp hàng hóa, nguyên liệu, sản phẩm với những dịch vụ đi kèm hoặc các hỗ trợ về giá thành phù hợp. Vì vậy, trong quá trình làm việc, nhân viên thu mua nên nỗ lực trong việc duy trì và phát triển các mối quan hệ mang lại những giá trị hữu hình đó.

- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Những sự cố có thể sẽ không chờ đợi bạn chuẩn bị hoặc lường trước thì mới xuất hiện. Nó có thể xảy ra bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu,.... Những tình huống liên quan đến chất lượng hàng hóa, giao dịch thu mua,... có thể sẽ gây nên những áp lực không hề nhỏ cho bạn. Nhưng điều cần thiết là hãy tập cách bình tĩnh để tiếp nhận nó và đưa ra những phương án giải quyết phù hợp bạn nhé.

Cuối cùng, để làm tốt ở một vị trí nhân viên mua hàng, sự học hỏi cũng là điều đáng được nêu gương. Kinh nghiệm quý báu tích lũy qua năm tháng bạn khổ luyện với nghề, chắc chắn sẽ mang lại cho bạn những thành tựu như ý!

Tìm việc làm thực tập sinh thu mua

Nhân viên thu mua tiếng Anh là gì? Trên đây là một số chia sẻ tổng hợp từ viecday365.com. Truy cập vào viecday365.com để nhận về cơ hội việc làm với vị trí nhân viên thu mua bạn nhé!