Nghiệp vụ kế toán bán hàng và những điều cần biết về kế toán bán hàng

1. Khái niệm về nghiệp vụ kế toán bán hàng là gì?

Trước khi tìm hiểu về nghiệp vụ kế toán bán hàng, hãy cùng tôi tìm hiểu về khái niệm nghiệp vụ kế toán và  khái niệm kế toán bán hàng.

Nghiệp vụ kế toán chính là tất cả những hoạt động tài chính có phát sinh trong doanh nghiệp như mua bán hàng hóa, mua bán nguyên vật liệu, xuất kho nguyên vật liệu, nhập kho thành phẩm,chi trả tiền lương… Trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp sẽ phản ánh toàn bộ những nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp, là cơ sở để các nhà quản lý theo dõi hoạt động của công ty.

Kế toán bán hàng là người phụ trách toàn bộ các nghiệp vụ kế toán liên quan tới hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty. Đây là một trong những bộ phận rất quan trọng trong phòng kế toán, đặc biệt là ở một số công ty bán lẻ, hoặc một chuỗi cửa hàng.

Nghiệp vụ kế toán bán hàng là tất cả những phát sinh kế toán diễn ra tại một cửa hàng. Đối với các công ty không có các hệ thống bán lẻ, nghiệp vụ kế toán bán hàng chủ yếu bao gồm: ghi nhận giá vốn, ghi nhận doanh thu, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí khấu hao máy móc cho bộ phận bán hàng…

2. Một số tài khoản kế toán bán hàng cần phụ trách

"Các bạn cần chú ý một số tài khoản sau khi thực hiện các nghiệp vụ kế toán bán hàng:"

·         Tài khoản 155,156: thành phẩm, hàng hóa

·         Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán

·         Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng

·         Tài khoản 641: Chi phí bán hàng

·         Tài khoản 521: Các khoản giảm trừ doanh thu

·         Tài khoản 111,112,131 : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu của khách hàng

Kế toán bán hàng cần có sự liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác để có thể có thể hoàn thiện sổ sách kế toán của doanh nghiệp một cách chính xác nhất. Do đặc thù của kế toán chính là quan hệ đối ứng giữa các tài khoản. Trong trường hợp có sai sót, số dư của các tài khoản khác cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Thông thường kế toán bán hàng và kế toán tiền sẽ có sự liên quan mật thiết với nhau để đảm bảo số tiền về quỹ khớp với số tiền thực thu một ngày từ khách hàng. Đối với các hệ thống chuỗi, khi quản lý cửa hàng chuyển tiền về tài khoản công ty, kế toán bán hàng cần phải so sánh tài khoản 111. 112 mà mình đang theo dõi với số liệu của kế toán tiền.

Việc làm kế toán tại hồ chí minh

3. Cách định khoản một số nghiệp vụ kế toán bán hàng

Các bạn có kế toán bán hàng cần chú ý một số định khoản sau khi tiến hành ghi chép sổ sách kế toán. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm. Rất nhiều phần mềm có thể tự động định khoản, tuy nhiên để có thể thực sự làm tốt cũng như hiểu bản chất, các bạn vẫn cần phải biết cách hạch toán những nghiệp vụ thường gặp.

3.1. Định khoản doanh thu và giá vốn hàng bán

Đây là một trong những nghiệp vụ kế toán bán hàng thường gặp nhất. Khi bán hàng cho khách, kế toán tiến hành lập hóa đơn đồng thời tiếp nhận phiếu xuất kho từ bộ phận kho để ghi đơn giá và thành tiền vào phiếu xuất kho làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ để phản ánh doanh thu chính là hóa đơn đầu ra của công ty, số liệu của định khoản kế toán được lấy trên hóa đơn giá trị gia tăng xuất ra. Chứng từ để phản ánh giá vốn là phiếu xuất kho. Kế toán sẽ là người ghi đơn giá và thành tiền lên phiếu xuất kho để nhập liệu vào phần mềm.

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho khách, kế toán sẽ định khoản như sau:

Nợ TK 632 ( Giá vốn hàng bán)

Có TK 155/ 156 ( Thành phẩm, hàng hóa)

Nợ TK 111,112,131 ( Các tài khoản thanh toán)

Có TK 511( Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)

Có TK 333 (Thuế GTGT đầu ra)

Đối với định khoản phản ánh giá vốn, giá trị của tài khoản 632 sẽ phụ thuộc vào các tính trị giá xuất kho của từng doanh nghiệp. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo bình quân gia quyền. Với phương pháp này, các bạn chỉ cần tính một lần vào cuối kỳ và áp dụng mức giá xuất kho với tất cả các lần xuất trong kỳ.Kết hợp với sự hỗ trợ của phần mềm, kế toán bán hàng hầu như không gặp nhiều khó khăn ở bút toán phản ánh giá vốn.

Đối với định khoản phản ánh doanh thu, chứng từ để căn cứ ghi chép nghiệp vụ chính là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng. Số tiền trước thuế trên hóa đơn chính là số tiền được phản ánh ở tài khoản 511, số thuế sẽ được phản ánh ở tài khoản 333, tổng số tiền thực thu sẽ được phản ánh ở các tài khoản thanh toán.

Xem thêm: Quyết định bãi nhiệm kế toán trưởng là gì và những thông tin liên quan

3.2. Định khoản giảm trừ doanh thu         

Khi có một số chương trình như giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, khuyến mại, doanh thu hàng bán sẽ bị giảm đi. Trong trường hợp phát sinh những nghiệp vụ như vậy, kế toán bán hàng cần phải phản ánh nghiệp vụ giảm trừ doanh thu trong hệ thống sổ sách kế toán.

Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán phải thu thập đầy đủ chứng từ như: hóa đơn, văn bản liên quan tới  chiết khấu thương mại của công ty, hóa đơn của bên mua xuất trả lại hàng ( trong trường hợp hàng bán bị trả lại),…

Bạn có thể tham khảo định khoản giảm trừ doanh thu như sau:

Nợ TK 521 ( Giảm trừ doanh thu)

Nợ TK 333 ( Thuế GTGT phải nộp)

Có TK111,112,131 ( Các tài khoản thanh toán)

3.3. Định khoản chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng,bao gồm một số khoản như tiền công, tiền lương cho bô phận bán hàng, chi phí khấu hao máy móc thiết bị cho bộ phận bán hàng. Khi phát sinh chi phí bán hàng, kế toán định khoản:

Nợ TK 641 ( Chi phí bán hàng)

Có TK 111,112, 334

Việc làm kế toán công nợ

4. Một số phần mềm kế toán bán hàng cần biết

Hiện nay, để có thể làm tốt công tác của một kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng, các bạn không thể thiếu kỹ năng sử dụng phần mềm. Một số phần mềm đang rất được ưa chuộng hiện nay là : Misa, G9, Vacom, Fast,.. Trước khi ứng tuyển vào vị trí kế toán bán hàng, hãy tìm hiểu về một số phần mềm cơ bản. Điều này sẽ giúp các nhà tuyển dụng ấn tượng hơn với hồ sơ xin việc cũng như quá trình tìm việc làm kế toán của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.

Phần mềm kế toán là công cụ để các bạn phản ánh các nghiệp vụ kế toán bán hàng và vào hệ thống sổ sách kế toán một cách dễ dàng và đơn giản nhất. Do đặc thù ngành nghề, kế toán bán hàng có thể phải làm quen cả với phần mềm thu ngân để có thể hỗ trợ trong trường hợp cửa hàng đông khách hoặc thu ngân nghỉ làm.

5. Nghiệp vụ kế toán bán hàng được phản ánh như thế nào trên phần mềm kế toán

Khi sử dụng phần mềm, kế toán sẽ không phải ghi chép sổ sách thủ công mà chỉ cần nhập liệu chứng từ, hệ thống sổ sẽ tự động được cập nhật. Tuy nhiên, chỉ cần một sai sót nhỏ,các bạn sẽ kéo theo lỗi sai của cả một hệ thống, thậm chí còn làm ảnh hưởng không nhỏ tới các bộ phận kế toán khác.

Vậy phải làm như thế nào để có thể kiểm tra được nghiệp vụ kế toán trên phần mềm? Ví dụ, khi bạn muốn kiểm tra lại tài khoản 511, các bạn có thể thực hiện các bước như sau:

·         Vào chi tiết doanh thu 511 trong hệ thống sổ chi tiết

·         Vào tổng hợp chi tiết 511

·         Vào nhật ký chung

·         Vao sổ cái TK 511

Khi các nghiệp vụ có số liệu khớp nhau, số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết và trên sổ cái đồng nhất, tất cả các nghiệp vụ đều được phản ánh đủ trên nhật ký chung, nghĩa là các bạn đã phản ánh đúng, đủ những bút toán xoay quanh tài khoản này.

Đọc thêm: Chứng từ kế toán là gì

6. Một số lỗi sai thường gặp trong nghiệp vụ kế toán bán hàng

Các bạn kế  có thể tham khảo một số lỗi sai sau đây để tránh mắc phải khi định khoản các nghiệp vụ kế toán bán hàng.

6.1. Nhập nhầm mã hàng

Đối với một số cửa hàng bán lẻ, số lượng mã hàng có thể lên tới hàng nghìn mã. Không ít trường hợp các kế toán nhập nhầm mã hàng dẫn tới số liệu kế toán và số liệu trên phần mềm thu ngân không khớp nhau.

Khi phát hiện sự chênh lệch, các bạn nên kiểm tra lại bill của thu ngân, và rà soát lại toàn bộ mã hàng có trong đơn. Cho đến khi hai số liệu trùng khớp, các bạn mới có thể theo dõi hàng hóa cũng như doanh thu và tiền thu về một cách chuẩn xác nhất.

Trong quá trình nhập liệu, hầu như không ai có thể tránh khỏi những sai sót. Tuy nhiên, các bạn hãy hạn chế một cách tối đa bằng cách kiểm tra thật kỹ các đơn hàng, và ghi nhớ một số tên hàng “na ná” giống nhau để tránh mất thời gian cho việc chỉnh sửa.

Xem thêm: 5 bài học kinh nghiệm sau khi đi thực tập

6.2. Sử dụng sai tài khoản

Lỗi sai này không phải là hiếm gặp, đặc biệt là đối với những bạn kế toán mới ra trường. Việc nhầm lẫn tài khoản giữa 641 và 642. 515 và 711,… là một trong những lỗi khá phổ biến đối với cả các kế toán bán hàng lâu năm.

Nguyên nhân của lỗi này có thể do nhập liệu nhầm hoặc chưa hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ. Trước khi định khoản, nếu chưa thực sự chắc chắn, các bạn có thể tìm hiểu thêm trên mạng internet hoặc hỏi những kế toán đã có kinh nghiệm. Hãy thường xuyên trau dồi nghiệp vụ kế toán và tham gia các khóa đào tạo để có thể nắm chắc các nghiệp vụ kế toán bán hàng, đảm bảo có thể xử lý nhanh gọn công việc của mình nhé!

Việc làm kế toán tại hà nội

6.3. Không tập hợp đủ chứng từ

Đây là một trong những lỗi sai mang lại những hậu quả khá nghiêm trọng. Khi  mất chứng từ, hoặc không có đủ chứng từ để chứng minh cho nghiệp vụ phát sinh, doanh nghiệp có khả năng sẽ bị cơ quan thuế phạt.

Do vậy, khi tiến hành ghi chép sổ sách, kế toán cần tập hợp đầy đủ các chứng từ và tiến hành lưu một cách khoa học. Chứng từ chính là cơ sở để các bạn bảo vệ số liệu của mình khi làm việc với cơ quan thuế và kiểm toán.

Bài viết trên đây là toàn bộ những chia sẻ về nghiệp vụ kế toán bán hàng và một số vấn đề xoay quanh. Hy vọng có thể đem lại những thông tin hữu ích cho các bạn kế toán bán hàng đang muốn tìm hiểu về kiến thức này.