Mô hình ERD quản lý bán hàng và những thông tin liên quan

1. Vài nét chính về ERD 

ERD (tên đầy đủ là: Entity Relationship Diagram) là một khái niệm không còn xa lạ đối với những ai đam mê, tìm hiểu về ngành công nghệ hoặc kỹ thuật. Có thể hiểu đây là từ chuyên ngành chỉ mối quan hệ giữa các thực thể có liên kết với nhau, là sơ đồ biểu thị các thực thể liên kết. ERD được giới thiệu vào năm 1976 và ngay lập tức nhận được sự ủng hộ, tán dương cũng như được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp trên khắp thế giới. 

Bởi với cách làm này, các bản thiết kế các cơ sở dữ liệu từ cơ bản đến nâng cao đều được cụ thể hóa và dễ hình dung hơn. Thông qua việc nhận thức thế giới thực qua các tập đối tượng (các thực thể) và sử dụng các ký hiệu gạch, nối để biểu thị mối quan hệ ERD đã nổi trội hơn hẳn mô hình mạng - mô hình phổ biến nhất thời bấy giờ trong việc thể hiện các thành phần thế giới thực. 

Trong hoạt động kinh doanh hay cụ thể ở đây là quản lý bán hàng, việc ứng dụng mô hình ERD sẽ giúp đội ngũ quản lý kiểm soát được các hoạt động xảy ra và cần xử lý trong doanh nghiệp. Bao gồm: 

- Các hoạt động trước bán hàng (Nhập hàng, sản xuất, xây dựng chương trình marketing…) 

- Các hoạt động trong bán hàng (Khuyến mãi, xúc tiến bán…) 

- Các hoạt động sau bán hàng (Bảo hành, đổi trả sản phẩm lỗi,...) 

Thông qua các mối quan hệ của từng thực thể cùng những quy trình tương tác theo quy định tại từng doanh nghiệp, đội ngũ quản trị có thể xây dựng những phương án phù hợp để khắc phục rủi ro, phát triển thương hiệu cũng như đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.

2. Các xây dựng mô hình ERD quản lý bán hàng 

Trong phần tiếp theo của bài viết, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn đọc các quy tắc trong xây dựng mô hình ERD quản lý bán hàng. 

2.1. Các thành phần cơ bản trong mô hình ERD 

2.1.1. Thực thể và tập thực thể trong mô hình ERD 

Thực thể và tập thực thể nhằm chỉ một hoặc một nhóm đối tượng trong thế giới thực. 

Tùy theo quy mô doanh nghiệp hoặc phạm vi xây dựng mô hình ERD mà việc lựa chọn các tập thực thể hay chỉ một thực thể sẽ góp phần tạo ra những thay đổi trong các sơ đồ hoặc biểu hiện mối quan hệ thực thể khác nhau. 

2.1.2. Thuộc tính trong mô hình ERD 

Thuộc tính được hiểu là các đặc điểm, tính chất, đặc trưng của thực thể trong mô hình ERD. 

Các thực thể sẽ được phân biệt bởi thuộc tính, đặc biệt là những thực thể tương đồng về vị trí. Ví dụ: các nhân viên bán hàng sẽ là thực thể được phân biệt bởi thuộc tính mã nhân viên. 

Từ một thuộc tính có thể suy luận thêm các thuộc tính khác của thực thể. Ví dụ: chứng minh thư, bằng cấp, thẻ nhân viên suy được năm sinh, tuổi tác, thời gian làm việc…

2.1.3. Mối quan hệ giữa các thực thể 

Hai hay nhiều thực thể sẽ có những mối quan hệ khác nhau, giữa các thực thể cá nhân và tập thực thể cũng có những liên kết khác nhau.

Ví dụ: Nhân viên thuộc phòng kinh doanh 

Phòng kinh doanh có nhân viên X là trưởng phòng 

Các nhân viên sẽ có quan hệ cấp dưới với nhân viên X

Tập quan hệ diễn đạt các mối quan hệ giống nhau

Ví dụ: Các nhân viên đều là cấp dưới của giám đốc. Giám đốc quản lý các nhân viên. 

2.2. Các quy định về hình thức trong mô hình ERD 

2.2.1. Thực thể liên quan đến hoạt động bán hàng 

Hình chữ nhật được quy định sử dụng đại diện cho các thực thể liên quan đến hoạt động bán hàng, bao gồm: khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp… 

Bên cạnh đó, những hoạt động liên quan như: việc giao - nhận hàng hóa, phân loại sản phẩm… cũng có thể sử dụng hình chữ nhật để tượng trưng.

Các nhân viên liên quan đến hoạt động bán hàng đều sử dụng chung hình chữ nhật để đại diện. Từ nhân viên kinh doanh đến bộ phận kho, làm việc với nhà cung ứng, nhân viên đóng hàng,v.v…

2.2.2. Thuộc tính của các thực thể bán hàng 

Hình Elip được quy định sử dụng để miêu tả thuộc tính các thực thể bán hàng trong mô hình ERD quản lý bán hàng. 

Những thông tin được ký hiệu bởi hình elip sẽ chi tiết hơn, liên quan đến đặc điểm của thực thể bán hàng. Ví dụ, với những nhân viên kinh doanh, thuộc tính của họ sẽ là các thông tin cá nhân: họ tên, ngày tháng năm sinh, mã nhân viên… Bên cạnh đó, với khách hàng các thuộc tính về số lần mua hàng, số điểm tích lũy của họ cũng sẽ được trình bày trong hình elip. 

2.2.3. Mối quan hệ giữa các thực thể 

Các thực thể được biểu hiệu mối quan hệ thông qua hình thoi. 

Ví dụ, các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng có các trao đổi, bàn giao công việc sẽ được trình bày trong hình thoi. Các nội dung, hoạt động thực tế trong quá trình bán hàng cũng sẽ hình thành các mối liên hệ tác động lẫn nhau trong các hoạt động trước - sau - trong bán hàng của doanh nghiệp. 

2.3. Các bước xây dựng mô hình ERD

Bên cạnh những quy tắc trên, bạn đọc có thể tự biến tấu mô hình ERD của doanh nghiệp mình sao cho phù hợp với quy mô hoặc đặc trưng của doanh nghiệp. 

Nhưng các bạn phải nắm vững các nguyên tắc sau: 

- Đảm bảo độ chính xác cao khi xây dựng mô hình ERD 

- Tránh trùng lặp khi xây dựng mô hình ERD

- Xây dựng mô hình dễ hiểu, đúng mối quan hệ và thuộc tính thực thể 

Các bước xây dựng mô hình bao gồm: 

Bước 1: Chọn lọc thông tin 

Ví dụ: Nhân viên bán hàng của chi nhánh A gồm: 

- Nhân viên 1

- Nhân viên 2

- Nhân viên 3

Vào ngày tháng năm các nhân viên đã hoàn thành bán và giao đơn hàng cho khách hàng B

Số hiệu đơn hàng 

Mã đơn hàng

Ngày giờ vận chuyển 

Bước 2: Xác định thực thể 

Thực thể ở đây là nhân viên 1, 2, 3 và khách hàng B, sản phẩm khách hàng mua

Bước 3: Xác định thuộc tính

Nhân viên 1, 2, 3 tên là gì, mã nhân viên, năm sinh

Khách hàng B tên là gì, các thông tin khách hàng (năm sinh, mã khách hàng) 

Sản phẩm khách hàng mua: đơn giá, số lượng, mã sản phẩm 

Bước 4: Xác định mối quan hệ 

Khách hàng B đặt mua sản phẩm của chi nhánh A

Nhân viên 1, 2, 3 phụ trách tư vấn, bán hàng, giao hàng

Áp vào các quy tắc bên trên, bạn sẽ biểu diễn thực thể vào ô hình vuông, thuộc tính ô hình elip và mối quan hệ vào ô hình thoi. Các bạn có thể biểu diễn thông qua Excel, Word v.v… 

Tuy nhiên, để thuận tiện hơn trong hoạt động quản lý bán hàng, các bạn cũng có thể tải về phần mềm quản lý bán hàng của viecday365.com. Được tích hợp đầy đủ các tính năng kiểm soát, quản lý các hoạt động xuất - nhập các bạn có thể yên tâm trong hoạt động kinh doanh của bản thân. 

Với bài viết trên, mong rằng bạn đọc đã khám phá thêm về mô hình ERD quản lý bán hàng cũng như có thể ứng dụng trong thực tế. Nếu các bạn quan tâm đến các bài viết thuộc chủ đề trên, hãy theo dõi trang blog của chúng tôi nhé. Hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo.