Khám phá vai trò và lợi ích của quản lý bán hàng theo lô chi tiết

1. Lợi ích và vai trò của quản lý bán hàng theo lô

1.1. Quản lý bán hàng theo lô là gì?

Mỗi loại sản phẩm, hàng hóa sẽ cần phải sản xuất theo từng đợt, và mỗi đợt này có thời gian khác nhau và mỗi là nhà sản xuất phân phối các sản phẩm đến các đại lý, cửa hàng bán lẻ gọi là một lô sản xuất. Mỗi lô hàng sẽ được đánh số rõ ràng ngày sản xuất và ngày hết hạn của sản phẩm, hàng hóa khác nhau.

Nhằm nhận biết dễ dàng số lô và nguyên liệu sản xuất lô, số lô sản xuất sẽ được ký hiệu bằng số hoặc chữ, giúp các chủ cửa hàng kiểm tra nguồn gốc của các lô hàng dễ dàng. Quá trình này chủ cửa hàng sẽ kiểm tra được công đoạn, chất lượng, quy trình sản xuất và phân phối lô hàng đó.

Quá trình quản lý hàng hóa, bán hàng theo lô là quá trình theo dõi hàng hóa theo lô sản xuất, đảm bảo các mặt hàng luôn còn hạn sử dụng. Từ đó, các nhà bán hàng sẽ biết được nên bán hàng của số lô nào trước, tránh tình trạng lãng phí và giảm bớt thời gian bán hàng cho nhân viên. Nếu lô hàng nào gần hết hạn, bạn sẽ được các phần mềm thông báo để bạn kịp thời xử lý sản phẩm đó.

1.2. Quản lý bán hàng theo lô có vai trò và lợi ích gì?

Trong tài sản ngắn hạn, hàng tồn kho thường là những mặt hàng có giá trị lớn nhất và là nhiệm vụ quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, phân phối các mặt hàng như đồ uống, thực phẩm, dược phẩm, thuốc thú y và thức ăn chăn nuôi.

Dưới đây là một số lợi ích và vai trò của quản lý bán hàng, nhập hàng theo lô.

1.2.1. Hàng hóa dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát

Chẳng hạn, nếu bạn đang tìm kiếm muốn mặt hàng là son môi A để bán hàng, tuy nhiên làm thế nào bạn có thể biết được thùng hàng đó ở đâu trong số 500 thùng hàng hóa khác nhau? Lúc này, bạn cần kiểm tra, sắp xếp các mặt hàng theo lô và theo hạn sử dụng.

Những sản phẩm cùng lô với nhau sẽ sắp xếp trên cùng 1 kệ và những người kiểm tra, quản lý cần cập nhật vị trí của chúng hàng ngày. Đặc biệt, quá trình cập nhật và ghi nhớ vị trí lô hàng cần phải sử dụng thêm phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng.

Đồng thời, một lợi ích khác nữa khi hàng hóa được quản lý theo lô là các thao tác tìm kiếm hàng hóa và quản lý bán hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả, người quản lý sẽ biết được cách quản lý và sắp xếp các mặt hàng, những mặt hàng gần hết hạn sẽ được đem ra bán trước để tránh doanh nghiệp phải hủy bỏ những sản phẩm quá hạn gây tổn thất lớn.

1.2.2. Đảm bảo định mức tồn kho

Chỉ số quy định số lượng hàng hóa trong khi được gọi là định mức tồn kho, gồm có hai loại định mức tồn kho là định mức tồn kho tối đa và định mức tồn kho tối thiểu. Để tránh việc gia tăng các chi phí như lưu kho hay quay vòng vốn quá chậm, doanh nghiệp cần đảm bảo hàng hóa luôn nằm trong định mức tồn kho với một con số ổn định.

Các dòng hàng trong kho nhờ việc quản lý bán hàng theo lô và hạn sử dụng mà sẽ nhìn thấy sự lưu chuyển của các mặt hàng, xác định được mặt hàng nào nên ưu tiên tiêu thụ trước, đảm bảo định mức tồn kho luôn nằm trong trạng thái ổn định.

1.2.3. Đánh giá mức tiêu thụ

Quản lý hàng hóa theo số lô và hạn sử dụng ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm được xác định rõ ràng, bao gồm cả giá vốn của hàng hóa, qua đó ta có thể xác định được kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp.

Khi quá trình kiểm soát hàng hóa diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp có thể đánh giá được thị trường tiêu thụ sản phẩm đó ra sao, biết được nhu cầu của khách hàng, qua đó đưa ra các kế hoạch kinh doanh cực kỳ đúng đắn.

Chẳng hạn, sản phẩm 1 đang trong tình trạng tồn kho lâu ngày, bạn cần xem xét và đánh giá nguyên nhân, sau đó tìm ra phương án tiêu thụ nhanh nhất; sản phẩm 2 có sức mua cực kỳ lớn nên có số tồn kho ngắn hạn, doanh nghiệp nên đẩy mạnh phân phối, sản xuất mặt hàng này.

2. Cách quản lý bán hàng theo lô hiệu quả

2.1. Những mặt hàng nên quản lý bán hàng theo lô

Quản lý hàng hóa theo lô là quá trình theo dõi hàng hóa theo từng lô sản xuất, đảm bảo mặt hàng đó không bị quá hạn sử dụng. Từ đó, chủ cửa hàng sẽ biết được nên bán mặt hàng nào trước, giảm thiểu tình trạng lãng phí khi sản phẩm hết hạn phải hủy bỏ và thời gian bán hàng cho nhân viên sẽ được rút ngắn.

Công tác quản lý hàng hóa, sản phẩm theo lô thường sử dụng cho các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn như đồ mỹ phẩm, thực phẩm hay dược phẩm… Khi những mặt hàng này quản lý theo lô, các hoạt động sắp xếp, bán hàng và kiểm kê hàng hóa sẽ diễn ra nhanh chóng, dễ dàng và giúp chủ shop nắm được hạn sử dụng của các mặt hàng ở trong kho.

2.2. Cách quản lý hàng hóa theo lô tiện lợi

Để kiểm soát và theo dõi hàng hóa, sản phẩm theo lô, chủ cửa hàng nên lựa chọn 1 trong 2 cách như sau:

2.2.1. Quản lý bằng quy trình ngoài

Quản lý bán hàng theo lô đòi hỏi chủ cửa hàng cần kiểm soát hoàn toàn các mặt hàng từ quá trình nhập, quản lý kho hàng tới quá trình bán hàng. Nhân viên tại cửa hàng cần có trách nhiệm theo dõi các mặt hàng theo lô kỹ càng, thường xuyên để nắm được tình trạng của các sản phẩm, hàng hóa đó. Tuy vậy, cách này khiến chủ cửa hàng khá tốn kém cho việc thuê nhân viên.

2.2.2. Quản lý bằng phần mềm

Phương pháp quản lý lô hàng bằng phần mềm giúp theo dõi tình hình hàng hóa dễ dàng. Khi các lô hàng nhập vào trong kho, hệ thống phần mềm sẽ ghi nhận thông tin của hàng hóa đó. Từ đó, bạn có thể quản lý, theo dõi hàng hóa theo lô, hạn sử dụng nhờ các tính năng trên phần mềm. Đặc biệt, nếu hàng hóa đó gần hết hạn, người dùng sẽ được thông báo để nhanh chóng xử lý lô hàng kịp thời.

Một phần mềm mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn là phần mềm quản lý bán hàng 365. Với những tính năng thông minh, người dùng dễ dàng nhập các thông tin về hàng hóa, lô hàng vào phần mềm. Phần mềm hỗ trợ bán hàng cực kỳ đơn giản và nhanh chóng, theo nhiều mẫu phiếu khác nhau, đảm bảo tình trạng hàng hóa trong kho luôn cập nhật kịp thời. Quá trình kiểm kê hàng hóa cũng diễn ra trên phần mềm tự động, thông báo đến người dùng hạn sử dụng của sản phẩm, để bạn kịp thời xử lý lô hàng đó.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin về quản lý bán hàng theo lô. Việc quản lý bán hàng theo lô là rất cần thiết đối với các sản phẩm ngắn hạn, tránh việc hàng hóa không được kiểm soát gây tình trạng quá hạn sử dụng, gây tổn thất và lãng phí cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp, chủ cửa hàng nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tính số ngày hết hạn sử dụng dễ dàng, tiết kiệm chi phí quản lý tối đa.