Microsoft Project là gì? Tìm hiểu phần mềm quản lý dự án

1. Microsoft Project là gì?

1.1. Giới thiệu về Microsoft Project

Microsoft Project còn được biết đến với cái tên quen thuộc MS Project, đây là một phần mềm hỗ trợ làm việc với hiệu suất lớn và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực: từ hành chính văn phòng, quản lý cá nhân, quản lý những dự án nghệ thuật… Để sử dụng Microsoft Project, dự án của bạn chỉ cần đảm bảo yếu tố thực hiện theo đúng quy trình nhất định, có trật tự trước sau. Điểm đặc biệt nằm ở chỗ Microsoft Project cho phép làm việc nhóm một cách dễ dàng hơn nhiều so với các phần mềm cùng loại bởi nó được tích hợp và hỗ trợ bởi những chương trình khác thuộc bộ phần mềm Microsoft Office.

Dù là một người quản lý dự án, thuộc vị trí quản lý quản trị hay chỉ là một thành viên tham gia dự án, có thể khẳng định bạn sẽ không thể không thấy Microsoft Project vô cùng hữu dụng. Với dạng bảng biểu, có biểu đồ dễ dàng theo dõi và cập nhật, đội ngũ lãnh đạo và các nhân viên có thể theo dõi và tự đánh giá tiến độ công việc để từ đó chỉnh sửa, cải thiện tiến độ làm việc. Các dự án trong Microsoft Project cũng không khắt khe về tính chất. Bất kể đấy là dự án độc lập hay dự án liên quan, chỉ cần bạn điền đầy đủ thông tin quy trình vào Microsoft Project bạn sẽ có thể kiểm soát chúng vô cùng đơn giản.

Một trong những thuận lợi khi sử dụng MS Project nằm ở tính linh hoạt của phần mềm. Khi dự án phát sinh các vấn đề cần thay đổi quy trình hoặc nhiệm vụ bạn chỉ cần điền lại thông tin là sẽ tiếp tục quản lý mà không mất quá nhiều thời gian thiết lập.

Xem thêm: Cách chuyển file powerpoint sang pdf một cách dễ dàng nhất

1.2. Chi phí và điều kiện cài đặt Microsoft Project

Có thể nói, mức chi phí sử dụng Microsoft Project bản quyền không hề quá cao. Chỉ với hơn 200.000 nghìn/ tháng bạn có thể tiến hành cài đặt và sử dụng phần mềm bản quyền.

Với những máy tính đã mua Microsoft Office 365 trọn gói mức giá sẽ ưu đãi hơn. Khi sử dụng phần mềm bản quyền, thiết bị máy tính của bạn cũng sẽ được đảm bảo không gặp các mã độc, virus hay quảng cáo.

MS Project không yêu cầu quá cao về phiên bản Win. Với những chiếc máy sử dụng Microsoft XP, Microsoft 2024, Microsoft Me, Microsoft 9x đều có thể sử dụng và cài đặt phần mềm này. Tùy theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp hoặc của bản thân, bạn có thể tải kèm Microsoft Project với những phần mềm khác hoặc cài đặt riêng biệt. Phần mềm này tương thích với bộ gõ UNICODE hoặc Vietkey 2024.

2. Nhiệm vụ, chức năng của Microsoft Project

Microsoft Project không chỉ là một ứng dụng được đông đảo giới văn phòng sử dụng, hiện nay tại nhiều cơ sở đào tạo, giảng dạy cấp phổ thông, phần mềm này cũng nhận được sự tin tưởng vô cùng lớn.

Với chức năng quan trọng nhất là tổ chức và phân bố kế hoạch để vận hành dự án, MS Project cũng hỗ trợ thêm nhiều tính năng khác liên quan mật thiết đến chức năng này cũng như liên quan đến các hoạt động bổ trợ công việc.

Bạn có thể kiểm soát được lịch trình công tác của các nhân viên dưới quyền, đồng nghiệp, mức chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra hoặc được tạm ứng khi tiến hành dự án.

MS Project cũng cung cấp những biểu mẫu để đội ngũ lãnh đạo quản lý nhân viên và tiến hành đánh giá tính khả thi của dự án. Các báo cáo tiến độ công việc cũng sẽ có thời gian cập nhật để đảm bảo tính sát sao đồng thời giúp các thành viên trong dự án tiếp cận được những thông tin mới nhất.

Trong trường hợp dự án có những thay đổi liên quan đến nhân sự, chi phí hoặc tính chất, đội ngũ lãnh đạo cũng có thể sử dụng MS Project để xem xét và đưa ra những phương án ứng phó phù hợp. Khi kết thúc dự án, dựa trên tiến độ và chất lượng công việc được MS Project ghi lại hoạt động đánh giá sự đóng góp của các thành viên cũng sẽ đơn giản và dễ dàng hơn. Doanh nghiệp cũng có thể rút kinh nghiệm và thay đổi, cải thiện phương hướng làm việc trong những dự án tiếp theo.

3. Microsoft Project lấy cơ sở dữ liệu nào để vận hành?

Trên thị trường hiện nay, MS Project hiện là phần mềm quản lý dự án được tin tưởng nhất bởi cơ sở dữ liệu của phần mềm này vô cùng minh bạch, rõ ràng.

Lấy cơ sở dữ liệu là chính những thông tin đội ngũ lãnh đạo cung cấp cho phần mềm, MS Project sẽ tiến hành phân tích và tính toán để từ đó đưa ra những thông tin phù hợp và chính xác nhất liên quan mật thiết đến hoạt động quản trị dự án.

Việc ước tính những chi phí, phương hướng cho dự án có thể gây ra nhiều vấn đề và ảnh hưởng bởi cảm tính, có thể xảy ra sai lệch nhưng với MS Project, bạn sẽ chỉ mất rất ít thời gian để nắm bắt được mức chi phí doanh nghiệp cần phải chi, mức chi phí này có phù hợp với ngân sách hay không?

Nếu Microsoft Project nhận được những thông tin càng kỹ lưỡng và chi tiết bao nhiêu, phần mềm này sẽ đưa ra kết quả chính xác bấy nhiêu. Bạn có thể đặt lòng tin tuyệt đối vào cơ sở dữ liệu của phần mềm nhé.

Xem thêm: Cách đóng khung trong Word từ phiên bản 2024 đến 2024

4. Một số lưu ý khi sử dụng phần mềm Microsoft Project

Tuy Microsoft Project hỗ trợ khá càng và đa dạng nhiều loại hình văn bản, các dạng biểu đồ, hình ảnh trong báo cáo tuy nhiên cũng có nhiều trường hợp phần mềm này bộc lộ một số hạn chế khi không thể hoàn toàn chỉnh sửa hoặc can thiệp vào phần nội dung hay bố cục của báo cáo.

Việc in báo cáo và kết xuất báo cáo sẽ được làm tự động, người dùng chỉ cần chọn mục phù hợp để có kết quả in vừa ý nhất. Tuy nhiên nếu muốn chỉnh sửa định dạng in bạn có thế chọn mục Page Set up để căn chỉnh tùy theo nhu cầu của tổ chức.

MS Project được yêu thích bởi phần mềm này là một sự lựa chọn hoàn hảo cho việc theo dõi tiến độ làm việc. Những công việc đã hoàn thành sẽ hiển thị tiến độ bằng đơn vị phần trăm với các mốc thời gian bắt đầu và kết thúc theo quy định lãnh đạo đã đề ra. Thời gian thực tế, sớm hay muộn, nhanh hay chậm đề sẽ được cập nhật hết trong MS Project.

Microsoft Project có thể sử dụng tích hợp với phần mềm Microsoft Team – một phần mềm họp, làm việc trực tuyến khác. Bộ phận lãnh đạo có thể tận dụng tính năng này để tiến hành làm việc tại nhiều đơn vị khác nhau trong bộ máy doanh nghiệp.

Cách sử dụng Microsoft Project không phức tạp mà dựa hoàn toàn trên các ứng dụng như Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint. Chính vì vậy các thành viên trong doanh nghiệp sẽ không mất nhiều thời gian để làm quen với phần mềm. Nhưng nếu muốn thuận tiện hơn trong quá trình soạn thảo, tạo mới, lưu trữ… trên Microsoft Project bạn nên trình bày theo các lệnh trong danh mục và sử dụng con trỏ chuột để di chuyển trên nút lệnh tương đương để tìm hiểu kỹ hơn.

Việc ứng dụng các phần mềm trong công tác quản lý và vận hành doanh nghiệp đang ngày một thịnh hành bởi tính chính xác và khoa học. Chính vì vậy, đừng chần chừ gì mà hãy tải ngay Microsoft Project xuống để có trải nghiệm làm việc và quản lý hoàn toàn mới, tiết kiệm thời gian, công sức và đạt hiệu quả cao hơn trong công việc nhé.

Vậy là với những thông tin trong bài viết trên, viecday365.com đã cùng bạn đọc đi tìm câu trả lời cho câu hỏi “Microsoft Project là gì?”. Mong rằng những chia sẻ của chúng tôi đã giúp các bạn có thêm thông tin về một phần mềm làm việc mới. Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo.