Hướng dẫn lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel hiệu quả

1. Tại sao cần phải lập mẫu kế hoạch trước khi thực hiện công việc

Lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel là một việc làm quan trọng, giúp cho bạn hình dung ra được những gì cần phải thực hiện tránh việc đi sai hướng, hoặc không chắc chắn về việc làm của mình. Trước khi thực hiện một công việc nào đó nếu bạn hiểu đúng vấn đề sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách dễ dàng hơn.

Khi lập mẫu này bạn sẽ làm chủ được công việc của mình, biết mình hoàn thành được kế hoạch đến đâu, thời gian hoàn thành như thế nào. Đang thực hiện nhanh hay chậm hơn tiến độ để có những biện pháp can thiệp kịp thời, và có những chuẩn bị tốt hơn cho việc đó.

Khi lập kế hoạch còn giúp bạn định hướng ra những chiến lược, vạch ra những chiến lược và bước đi cụ thể. Nhờ có bảng kế hoạch này mà bạn sẽ bao quát được vấn đề , có khả năng xử lý và sắp xếp mọi thứ khoa học.

Lập bảng kế hoạch công việc còn giúp bạn dễ dàng điều động nhân sự khi cần thiết. Khi có kế hoạch trình lên thì mọi việc sẽ đơn giản hơn, dễ nói chuyện và thuyết phục hơn.

Các nhà quản lý, giám đốc sẽ đánh giá rất cao những nhân viên, cấp dưới của mình lập mẫu kế hoạch công việc hoạch định được khối lượng công việc một cách chi tiết và khóa học. Và điều đương nhiên là bạn sẽ nhanh chóng thăng tiến giữ những chức vụ quan trọng trong công ty.

Từ những mục đích và lợi ích mà mẫu kế hoạch công việc bằng excel mang lại thì chắc hẳn khi thực hiện một dự án hay lập kế hoạch công việc theo tuần, theo tháng... bạn cũng nên lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel thất chi tiết và cẩn thận như vậy sẽ giúp rất nhiều cho các bạn trong quá trình làm việc. Vậy mẫu kế hoạch công việc bằng excel như thế nào, lập ra sao sẽ được trả lời trong nội dung bài viết sau đây.

Tìm việc làm hành chính văn phòng

2. Tìm hiểu về mẫu kế hoạch công việc bằng excel

Hiện nay khi trình bày kế hoạch, tính toán.... hay làm bất cứ một nội dung gì họ đều sử dụng excel để thể hiện. Đây có thể nói là một phần mềm quan trọng giúp ích rất nhiều trong kinh doanh. Những nhân viên kế toán, nhân viên văn phòng... sử dụng excel như một phần không thể thiếu trong công việc của họ. Chính vì vậy mà việc lập bảng và sử dụng excel trong quá trình kiểm soát thông tin, kế hoạch hàng hóa diễn ra đơn giản hơn.

Với những người phải đưa ra ý tưởng, lên kế hoạch thực hiện thì việc lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel là một điều không thể thiếu. Nhưng lập như thế nào và nội dung của bảng excel cần những gì thì không phải ai cũng biết. Với những người lập lần đầu ít kinh nghiệm thì có thể tham khảo nội dung bên dưới đây để có được những thông tin cần thiết giúp cho quá trình thực hiện được đơn giản hơn.

3. Tải mẫu kế hoạch công việc bằng excel ở đâu

Bạn có thể tham khảo các bài hướng dẫn tạo lập bảng excel trên youtube hướng dẫn. Hoặc bạn cũng có thể tìm kiếm những mẫu kế hoạch công việc bằng excel tại đây để sử dụng.

quan-ly-cong-viec.xls

tien-do-cong-viec.xlsx

Template-Gantt Schedule.xlsx

4. Nội dung chính của mẫu kế hoạch công việc bằng excel

Dù là bạn tự lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel hay là tải ở nội dung bên trên thì cũng cần phải đảm bảo rất nhiều yếu tố. Dưới đây là nội dung chính cần có.

4.1. Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày

Đối với mẫu kế hoạch công việc hàng ngày khi bạn lập bằng excel thì cần phải đảm bảo những yêu cầu và nội dung sau đây:

Vì đây là bảng kế hoạch công việc hàng ngày nên khi lập bạn cần chú ý các công việc cần thực hiện và viết khoảng thời gian thực hiện công việc đó, mốc thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.

Bảng kế hoạch công việc hàng ngày lập bằng excel cần đảm bảo phải có nội dung công việc thực hiện, người thực hiện công việc, thời gian chi tiết từng việc. Khi nào bắt đầu và kết thúc?

Ngoài ra bạn cũng có thể cho thêm vào những thông tin bổ sung giúp cho bảng kế hoạch của mình được chi tiết hơn như kế hoạch nằm trong dự án nào, nằm trong bộ phận nào phụ trách... và một số thông tin khách.

Đây là những công việc hàng ngày nên bạn có thể lập chi tiết từng công việc từ những việc nhỏ đến những việc lớn và chi tiết thời gian. Đó chính là đặc điểm quan trọng khi lập băng kế hoạch công việc theo ngày bằng excel.

4.2. Lập mẫu kế hoạch công việc bằng excel theo tuần, theo tháng

Lập bảng kế hoạch chưa bao giờ là thừa, nó là một phần rất quan trọng trong công việc của bạn, việc lên kế hoạch chi tiết cho công việc theo từng thời điểm và chịu sự giám sát của người quản lý là điều quan trọng. Vậy nội dung trong mẫu này khác gì so với mẫu kế hoạch công việc hàng ngày. Hãy cùng tham khảo nhé.

Với mẫu kế hoạch theo tuần, theo tháng thì bảng này yêu cầu nhiều thông tin hơn giúp cho việc quản lý và theo dõi dễ dàng hơn.

Nội dung chính trong mẫu kế hoạch công việc theo tháng cũng sẽ có những thông tin sau đây.

- Tên đơn vị, công ty, phòng ban và người lên kế hoạch đây là những thông tin bắt buộc cần phải có.

- Thời gian thực hiện đây là phần thông tin không thể thiếu trong tất cả các mẫu kế hoạch công việc.

- Tiếp theo là những thông tin về mục tiêu đặt ra, mục tiêu xây dựng kế hoạch...

- Những yêu cầu của nhân sự, những người liên quan đến kế hoạch đều được nếu rõ ràng và chính xác để mọi người nắm được và thực hiện theo đúng yêu cầu của mẫu bảng.

- Những thiết bị cần có để thực hiện kế hoạch

- Đưa ra những chiến lược, cách thức thực hiện

- Cùng với những chiến lược là những kế hoạch dự phòng, những kế hoạch phòng trừ rủi ro, và những phương án tạm thời...

Và rất nhiều những nội dung khác nó sẽ chi tiết hơn trong những trường hợp cụ thể. Nhưng để có được những mẫu kế hoạch hiệu quả bạn cần nêu lên được phương pháp thực hiện và cách thức sử dụng nguồn nhân lực của công ty, sử dụng nguồn nhân lực như thế nào để mang đến hiệu quả cáo nhất. Không nên lập kế hoạch xa rời thực tiễn như vậy kế hoạch của bạn sẽ không được đánh giá cao.

Tìm việc làm nhân sự

5. Những lưu ý khi lập mẫu kế hoạch công việc

Để lập được những mẫu kế hoạch công việc bằng excel theo tuần, theo tháng hiệu quả thì người lập cần rất nhiều yếu tố, kỹ năng và cả kinh nghiệm. Dưới đây là một số lưu ý và kỹ năng cần có khi lập bảng kế hoạch công việc bạn có thể tham khảo để có được những kiến thức khi thực hiện.

5.1. Rèn luyện kiến thức và khả năng quản lý

Không phải ai cũng có thể lập được bảng kế hoạch công việc, nhất là bảng kế hoạch công việc theo tháng cho cả doanh nghiệp. Đây là một việc làm khó đòi hỏi rất nhiều kỹ năng một trong những kỹ năng không thể thiếu đó chính là kiến thức và khả năng quản lý.

Thông thường những người thực hiện lập bảng kế hoạch công việc là những người quản lý, chính vì vậy mà họ sẽ am hiểu về khối lượng công việc cần đưa vào bảng, biết được thời gian thực hiện như thế nào. Cùng với đó là theo dõi bảng kế hoạch để có những phương án kịp thời.

5.2. Có khả năng phân tích tài chính

Vấn đề quan trọng và không thể thiếu khi lập bảng đó chính là khả năng phân tích tài chính của từng công việc cụ thể trong bảng kế hoạch. Từ việc hiểu rõ về tài chính sẽ giúp bạn đưa ra những định hướng chính xác, những chiến lược phù hợp, đừng đưa ra quá nhiều thứ xa vời với thực tế và không có khả năng thực hiện. Đây là một trong những vấn đề mà bạn cần quan tâm khi lập bảng kế hoạch.

5.3. Có khả năng nhận diện đối thủ

Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng, khi bạn hiểu đối thủ mình có gì bạn có thể đưa ra những chiến lượng sát với thực tế hơn, những chiến lược phát triển điểm mạnh của mình và hạn chế điểm yếu của đối thủ.

5.4. Khả năng thực hiện của kế hoạch

Khi lập kế hoạch bạn cũng cần quan sát đến khả năng thực hiện kế hoạch, Với những cột mốc về thời gian bạn đưa ra cần phải sát với tình hình thực tế của doanh nghiệp, khả năng doanh nghiệp, bản thân bạn có thực hiện được khối lượng công việc đó khi lập kế hoạch hay không. Khi hiểu được khả năng thì lập kế hoạch sẽ sát với thực tế có như vậy bảng kế hoạch của bạn mới được đánh giá là có chất lượng, hợp lý.

5.5. Các vấn đề khác

Để có được những mẫu kế hoạch hoàn hảo, bạn cần rất nhiều yếu tố, ngoài những yếu tố kể trên thì bạn còn cần phải có khả năng trình bày khoa học, gọn gàng và dễ nhìn. Sao cho thông tin trong bảng excel phải dễ hiểu để người xem, những người không lập bảng cũng sẽ dễ dàng nhìn thấy.

Bên cạnh đó bạn cũng cần phải chú ý đến cầu từ khi trình bay, không nên sử dụng những câu dài dòng khó hiểu, hãy dùng những câu đơn giản, xúc tích để dễ trình bày trên bảng, thông tin không bị rối mắt.

Hy vọng với những chia sẻ trên bạn đã hiểu được mẫu kế hoạch công việc bằng excel là gì, biết được cách lập hoặc tải mẫu ở đâu. Trình bày như thế nào để mẫu kế hoạch công việc của mình được người xem đánh giá cao.

Ngoài những thông tin về mẫu kế hoạch công việc thì trên viecday365.com còn chia sẻ rất nhiều bài viết hay và bổ ích bạn có thể tham khảo. Một điều đặc biệt nữa là nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm công việc cho mình thì có thể tìm kiềm ngay trên trang viecday365.com với những thao tác vô cùng đơn giản. Sau khi truy cập vào trang bạn có thể làm theo hướng dẫn để tìm kiếm công việc phù hợp với bản thân. Ngoài ra bạn cũng có thể tải các mẫu CV xin việc trên trang để về sử dụng. Đây đều là những mẫu CV xin việc chuyên nghiệp được các chuyên gia thiết kế.

Cảm ơn bạn đọc đã quan tâm theo dõi.

Tải mẫu kế hoạch công việc bằng excel tại đây.