Ký nháy là gì? Quy định và trách nhiệm của người ký nháy ra sao?

1. Định nghĩa, khái niệm, phân loại chữ ký nháy

1.1. Định nghĩa ký nháy là gì?

Ký nháy được hiểu với ý nghĩa rất rõ ràng, người ta thường gọi là ký nháy hoặc cũng có thể được gọi với cái tên khác đó là ký tắt, chỉ cần nghe cái tên thôi là chúng ta cũng có thể mường tượng ra được hình thức của chữ ký này như thế nào rồi. Cá nhân thực hiện việc ký nháy sẽ không tiến hành ký tên một cách đầy đủ đối với tên của họ giống như chữ ký chính thức mà chúng ta vẫn thấy mà chỉ ký tên một cách gọn gàng đối với tên của họ trong chữ ký đó. Chữ ký nháy được ký ở phía cuối của mỗi đoạn văn bản hoặc là cả văn bản, hoặc cũng được ký ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với mỗi vị trí thì chữ ký nháy sẽ có những ý nghĩa khác nhau. Trong văn bản hành chính, chữ ký nháy còn được nằm cạnh chữ Nơi nhận (Đây là phần ghi tên đơn vị sẽ nhận văn bản).

Chữ ký nháy có hình thức vô cùng vắn tắt, các văn bản hoặc các bên có liên quan, các cơ quan đoàn thể hay các doanh nghiệp sẽ không yêu cầu người ký nháy phải thực hiện việc ký đầy đủ tên của họ trong chữ ký của chủ thể thực hiện việc ký nháy.

Người thực hiện việc ký chữ ký nháy sẽ phải chịu trách nhiệm chính về mặt nội dung của toàn văn bản mà người đó đã ký nháy trước khi văn bản đó được trình lên lãnh đạo để thực hiện việc ký chính thức, đối chiếu với quy định của pháp luật về trách nhiệm bảo vệ bí mật của Nhà nước xác định việc đóng dấu mật.

1.2. Phân loại ký nháy

Trong bất kỳ văn bản hành chính nào thì chữ ký cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng, người ký nháy luôn luôn thực hiện việc rà soát kỹ phần nội dung của văn bản đó đã phù hợp với bối cảnh hay chưa. Dựa vào những vai trò quan trọng của việc ký nháy thì chữ ký nháy được chia làm 3 loại chính như sau:

• Thứ nhất: Chữ ký nháy được ký nằm ở cuối cùng của trang văn bản.

Loại chữ ký nháy này có vị trí nằm ở phía cuối cùng của mỗi trang văn bản cần được ký, không phải tự nhiên mà chữ ký nháy được yêu cầu đặt ở cuối mỗi trang văn bản như vậy đâu, chúng đều có ý nghĩa riêng của nó, và ý nghĩa trong trường hợp này chính là xác nhận sự liền mạch của tất cả những trang văn bản trong cùng một văn bản hoàn chỉnh. Người ký nháy sẽ thực hiện ký nháy vào cuối tất cả các trang văn bản do chính người đó soạn thảo ra hoặc là do người đó có trách nhiệm kiểm tra và rà soát nội dung của văn bản đó.

Chữ ký nháy được ký dưới mỗi trang có công dụng giống với dấu giáp lai, đồng thời thể hiện được sự liền mạch của các trang văn bản có nhiều trang. Điều đó đồng nghĩa với việc tránh được các hành vi không tốt như đánh tráo văn bản, thêm hoặc là bớt nội dung trong các trang văn bản.

• Thứ hai: Chữ ký nháy có vị trí nằm ở phía cuối cùng của văn bản.

Chữ ký nháy được ký ở vị trí cuối cùng của đoạn văn bản do chính người soạn thảo ra văn bản đó thực hiện ký nháy. Họ chính là người chịu trách nhiệm chính đối với nội dung trong văn bản, khi văn bản đó đã được phê duyệt và ký chính thức thì chúng ta có thể biết được ai là người soạn thảo đoạn văn bản đó thông qua vị trí của chữ ký nháy, từ đó có thể quy trách nhiệm khi văn bản gặp vấn đề sai sót.

• Thứ 3: Chữ ký nằm tại phần “chức danh” của người có thẩm quyền hoặc nằm ở phần “nơi nhận”.

Chữ ký nháy này chính là chữ ký nháy của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản và rà soát các vấn đề trong văn bản, hoặc là kiểm tra lại phần nội dung trước khi văn bản được trình lên người/cơ quan có thẩm quyền để tiến hành việc ký chính thức.

Việc làm thư ký - trợ lý

2. Trách nhiệm của người ký nháy

Khi thực hiện ký văn bản thì bất cứ ai cũng đều phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình và người thực hiện việc ký nháy cũng vậy. Chính vì thế, người thực hiện việc ký nháy cần phải tuân thủ những quy định của Pháp luật và đảm bảo thực hiện đúng trách nhiệm của mình. Vậy, trách nhiệm cụ thể của người thực hiện việc ký nháy là gì?

• Người đứng đầu một cơ quan đơn vị sẽ đảm nhận việc ký nháy.   Hoặc người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản hoặc kiểm tra văn bản đó sẽ phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung của văn bản đó trước khi văn bản được trình lên người có thẩm quyền để có thể thực hiện được việc ký chính thức.
• Người kiểm tra nội dung văn bản cuối cùng sẽ là người phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản đó, cũng như là thể thức, hình thức trình bày văn bản, rà soát các lỗi chính tả của văn bản, tiến hành việc ký nháy vào văn bản để thể hiện là văn bản đó đã được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi trình lên người có thẩm quyền để người đó thực hiện việc ký chính thức, tạo ra được sự yên tâm cho người ký chính thức cũng như là chịu trách nhiệm trong phạm vi của người ký nháy kiểm tra văn bản.
• Người thực hiện việc ký nháy cần thực hiện đúng trình tự và thủ tục trong quá trình ký nháy để tránh gây ra những hậu quả về mặt pháp lý sau này, họ là người sẽ phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình.
• Hiện nay, pháp luật chưa có quy định rõ ràng và cụ thể về những trường hợp được phép ký nháy và hình thức ký nháy.

​Việc làm quản lý điều hành tại Hà Nội

3. Phân biệt ký nháy và ký chính thức

Trong văn bản hành chính có hai loại ký đó là ký nháy và ký chính thức, nhiều người còn chưa thực sự hiểu rõ về việc ký nháy và ký chính thức, thậm chí họ còn nhầm lẫn giữa hai loại chữ ký này. Sau đây sẽ là những so sánh của chữ ký nháy và chữ ký chính thức giúp các bạn có thể hiểu rõ về hai loại chữ ký này và dễ dàng phân biệt được đâu là chữ ký nháy và đâu là chữ ký chính thức. Trên đây là những thông tin cơ bản về ký nháy, trước khi đi vào so sánh giữa chữ ký nháy và chữ ký chính thức thì chúng ta cần tìm hiểu thế nào là chữ ký chính thức đã nhé.

3.1. Ký chính thức là gì?

Chữ ký chính thức là chữ ký như thế nào? chữ ký chính thức có giá trị xác nhận sự chính xác và biểu thị sự đồng ý đối với nội dung của toàn bộ văn bản, chữ ký chính thức được người có thẩm quyền ban hành văn bản đó thực hiện ký. Ý nghĩa của chữ ký chính thức thể hiện rằng văn bản đó đã được kiểm tra kỹ lưỡng, không có bất kỳ sái xót nào khác, mang lại sự yên tâm cho người thực hiện ký chính thức.

Vị trí của chữ ký chính thức được đặt ngay ở phía cuối dùng ghi phần chức danh của người ký, sau khi ký xong, một số đơn vị sẽ đóng dấu giáp lai lên phía trên của chữ ký chính thức đó nếu như có yêu cầu từ ban lãnh đạo hoặc từ các bên liên quan. Đồng thời, chữ ký chính thức sẽ bao gồm đầy đủ tên của người thực hiện ký.

Chữ ký chính thức thường được nằm ở phía dưới phần chức danh của người có thẩm quyền ký chính thức. Tùy theo yêu cầu của từng văn bản, tùy theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền khác nhau mà chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc không.

Lưu ý, đối với các trường hợp ký thay người có thẩm quyền thì ngay phía trước phần chức danh thì cần phải có dòng chữ KT ... (là từ viết tắt của Ký thay ...), trong trường hợp người ký thừa lệnh thì sẽ cần phải ghi TL phía trước phần chức danh, trong trường hợp lý ủy quyền thì người ký thừa ủy quyền cần phải ghi TUQ, ký thay mặt phải ghi TM.

Có một vài điều cần lưu ý khi các bạn thực hiện dù là ký chính thức hoặc ký nháy như sau:

• Tuyệt đối không được ký văn bản bằng bút chì, bút mực đỏ.
• Trong các trang văn bản có chữ ký nháy, cần dùng một màu mực (trừ màu đỏ) để thực hiện việc ký nháy và ký chính thức, tuyệt đối không dùng từ hai màu mực trở lên để ký trong văn bản.
• Các chữ ký trong từng trang/đoạn văn bản cần là một, không biến đổi chữ ký khác nhau trong cùng một văn bản.

​Việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh

3.2. Phân biệt giữa ký chính thức và ký nháy

Dựa vào những thông tin về khái niệm, hình thức, trách nhiệm của chữ ký nháy và ký chính thức mà chúng ta có thể dễ dàng phân biệt được đâu là chữ ký chính thức và đâu là chữ ký nháy.

Chữ ký chính thức và chữ ký nháy là hai chữ ký hoàn toàn khác nhau. Chữ ký nháy không có đầy đủ tên của người ký, còn chữ ký chính thức thì có đầy đủ tên của người ký trong chữ ký. Trách nhiệm của người ký chữ ký số là đảm bảo tính chính xác của văn bản sau khi đã được kiểm tra, giúp người ký cảm thấy an tâm hơn khi thực hiện việc ký điện tử.

Chữ ký chính thức được đặt ở phía cuối văn bản và đặt bên dòng ghi chức danh của người có thẩm quyền đối với văn bản đó, việc ký chính thức có thể được đóng dấu đè lên phía trên của chữ ký. Một số văn bản khác khi không có yêu cầu đóng dấu thì sẽ không cần phải đóng dấu đè lên chữ ký đó.

Như vậy, với những thông tin trên đây thì hi vọng các bạn đã hiểu được ký nháy là gì cùng những giải đáp hữu dụng liên quan đến chữ ký nháy để có thể áp dụng trong cuộc sống.