Khám phá HR là gì? Những khó khăn của HR và cách giải quyết

Tìm Việc HR

1. Định nghĩa đầy đủ của HR là gì?

HR là từ viết tắt của cụm Human Resources, tức là ngành quản trị nhân lực, quản trị nhân sự - một công việc không thể thiếu trong bất cứ công ty, doanh nghiệp hay tổ chức nào. Một bộ phận HR (phòng nhân sự) của một tổ chức có trách nhiệm thực hiện quản lý nguồn nhân lực, giám sát các hoạt động của những nhân sự khác, chẳng hạn như việc tuân thủ luật lao động và tiêu chuẩn việc làm, quy tắc làm việc, quản lý lợi ích của nhân viên, tổ chức và sắp xếp các hồ sơ nhân viên với các tài liệu cần thiết để lưu trữ, đề phòng trong các trường hợp liên quan đến vấn đề pháp lý và một số khía cạnh khác của tuyển dụng. 

HR cũng là người có quyền lực kiểm tra, giám sát nhân viên trong một tổ chức, hỗ trợ các vị trí quản lý khác trong quá trình theo dõi nhân viên. Các nhiệm vụ bao gồm lập kế hoạch, tuyển dụng và quy trình tuyển chọn, đăng quảng cáo tuyển dụng, đánh giá hiệu suất của nhân viên, tổ chức sơ yếu lý lịch và đơn xin việc, lên lịch phỏng vấn và hỗ trợ trong quá trình và đảm bảo kiểm tra lý lịch. Một công việc khác là quản lý tiền lương và quản lý lợi ích liên quan đến việc đảm bảo thời gian nghỉ và thời gian ốm được tính, xem xét bảng lương và tham gia các nhiệm vụ lợi ích, như giải quyết khiếu nại, đối chiếu báo cáo lợi ích và phê duyệt hóa đơn để thanh toán. HR cũng bao gồm điều phối các hoạt động và chương trình kết nối hoạt động của nhân viên nhưng không giới hạn ở việc tư vấn cho nhân viên. Công việc cuối cùng là giữ gìn các tập thông tin thường xuyên, công việc này đảm bảo rằng các tệp và cơ sở dữ liệu nhân sự hiện tại được cập nhật, duy trì lợi ích của nhân viên và tình trạng việc làm để thực hiện các đối chiếu liên quan đến tiền lương/lợi ích.

Tuyển dụng

2. Công việc của HR gồm những gì?

Trong một công ty, doanh nghiệp, vị trí HR sẽ đảm nhận những công việc như sau:

- Tìm hiểu nhu cầu của nhân viên.

- Xác định sử dụng nhân viên tạm thời hoặc thuê nhân viên để đáp ứng các nhu cầu của công việc.

- Tuyển dụng và đào tạo, giảng dạy cho những ứng viên có tiềm năng 

- Giám sát công việc, đánh giá tiến độ công việc của cá nhân hoặc theo nhóm

- Thiết lập "Kỷ luật văn hóa làm việc" trong tổ chức.

- Áp dụng "Phần mềm nhân sự" để dễ dàng làm việc trong tổ chức.

- Quản lý quan hệ nhân viên, đoàn thể và thương lượng tập thể.

- Chuẩn bị hồ sơ nhân viên và chính sách cá nhân.

- Đảm bảo hiệu suất làm việc của các nhân viên, nếu thấy có ai mắc lỗi trong quy tắc làm việc của tổ chức thì xử lý theo quy định của công ty, doanh nghiệp.

- Quyết định điều gì nên làm và không nên làm trong quá trình chọn lọc nhân sự.

- Quản lý bảng lương nhân viên, đảm bảo các lợi ích và bồi thường (nếu có).

- Đảm bảo sự công bằng, bình đẳng giữa các nhân viên, nghiêm cấm phân biệt đối xử.

- Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến hiệu suất, năng suất làm việc.

- Khơi gợi cảm hứng và tạo động lực làm việc cho nhân viên.

- Hòa giải tranh chấp nội bộ.

- Bồi dưỡng, tổ chức các chương trình giảng dạy hoặc đào tạo, đi thực tập bên nước ngoài để nâng chất lượng đội ngũ nhân sự.

- Phổ biến thông tin trong tổ chức để các nhân viên mới nắm bắt được quy tắc và môi trường làm việc của công ty.

Tìm việc làm hr manager

3. Thuận lợi và khó khăn của HR.

• Thuận lợi:

​

Khi làm hr bạn sẽ có những lợi ích gì? Đầu tiên là được tiếp xúc với rất rất nhiều người có tính cách khác nhau và đương nhiên là họ cũng sẽ có mũ tiêu nghề nghiệp khác nhau. HR sẽ được đảm nhận những vai trò hết sức quan trongj như quản lý nhân lực và tuyển chọn những nhân viên tài năng giúp quyết định cho sự phát triển của công ty. Ngoài ra bạn sẽ được đề xuất đưa ra những chính sách có tác động tích cực để nhân viên và công ty hoạt động 1 cách hiệu quả nhất. Từ đó sẽ được nhận nhiều tình cảm và sự yêu mến của mọi người trong công ty.

• ​Khó khăn:

Làm giáo viên sẽ có cái khó khăn của giáo viên, làm bác sĩ sẽ có cái khó riêng của bác sĩ, làm HR cũng vậy,... Khó khăn và thách thức luôn song hành cùng sự thành công nên đừng ngần ngại đương đầu với khó khăn. Sau đây, viecday365.com sẽ chỉ ra cho bạn thấy một vài vấn đề mà HR thường xuyên gặp và hướng giải quyết nhé.

- Tuyển đúng người phù hợp với ngân sách và thời gian

Một tập thể chỉ có thể tốt khi các cá nhân trong tập thể đó đều có ý thức trách nhiệm trong công việc. Nhưng việc tuyển người mất khá nhiều thời gian và khá tốn tiền. Bạn sẽ phải bỏ ra một khoản tiền lớn để đăng tải các thông tin tuyển dụng trên các website, trung tâm hỗ trợ tìm việc làm. Sau đó lại mất thêm thời gian chờ đợi ứng viên đến phỏng vấn ứng tuyển. Nếu tuyển đúng người thì không sao, nhưng nếu vớ ngay phải người không biết làm thì điều đó thật tồi tệ, bạn sẽ lại phải bắt đầu công việc tuyển người mới thay thế. Vậy là mức lương trả cho nhân viên trước đó sẽ khá tốn kém, vừa không được kết quả công việc như ý, vừa tốn thời gian của cả đôi bên. 

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể thử những cách như sau:

•  Chủ động thu thập hồ sơ của ứng viên

Sử dụng trang web hỗ trợ việc làm, trang web nghề nghiệp và các kênh truyền thông xã hội của bạn để thu hút các ứng cử viên tiềm năng. Gửi lời nhắc thường xuyên rằng bạn luôn sẵn sàng gặp gỡ và giúp đỡ, tạo điều kiện với những ứng viên tài năng có thể phù hợp với công ty của bạn. Bạn có thể khuyến khích người tìm việc gửi email, gửi sơ yếu lý lịch, điền đơn và điền vào các mẫu câu hỏi trực tuyến mà bạn đã tạo ra sẵn từ trước đó để rút ngắn thời gian tìm ứng viên phù hợp.

•  Liên hệ lại với những ứng viên trước đó

Chỉ vì một ứng viên đã không phù hợp với công ty của bạn trong quá khứ, không có nghĩa là anh ấy hoặc cô ấy đã giành chiến thắng trong tương lai. Thường xuyên gửi tin tức cho ứng viên trước đây về công ty của bạn và các nhân viên hàng đầu, cũng như cơ hội việc làm hiện tại và sắp tới. Thỉnh thoảng hãy xem lại nhóm tài năng, tiềm năng này và tiếp cận những người cụ thể có thể là ứng cử viên vững chắc cho các vị trí cụ thể.

•  Khuyến khích nhân viên giới thiệu

Bạn có thể vận dụng sức mạnh của các mối quan hệ để làm việc này. Chẳng hạn, bạn có thể nói với các ứng viên hoặc nhân viên của mình giới thiệu về công ty để lôi kéo các ứng viên khác đến phỏng vấn. Việc này không những tiết kiệm được tiền bạc dùng quảng cáo mà còn tiết kiệm được thời gian đăng tin cho bạn. Con người thường có xu hướng làm việc chung với những người quen.

- Áp lực tạo ra một lực lượng lao động đa dạng, toàn diện

Sự đa dạng về giới tính, dân tộc và tuổi tác, nhận thức, quan điểm của con người hoặc cách xử lý thông tin của nhân sự có thể đóng vai trò lớn hơn trong thành công của công ty, doanh nghiệp. Những người có nền tảng và kinh nghiệm khác nhau sẽ nghĩ khác nhau và mang lại những giá trị khác nhau để giúp các công ty thực hiện tốt hơn việc đưa ra ý tưởng, giải quyết vấn đề, tạo ra sản phẩm và thúc đẩy thành công chung. Mặc dù có những lợi ích này, nhưng chỉ có 57% nhà tuyển dụng nói rằng họ tập trung vào việc thu hút các ứng viên đa dạng.

Nếu công ty của bạn có đủ điều kiện cho việc tạo ra nguồn nhân lực đa dạng thì hãy chia sẻ các chiến lược này với nhóm của bạn:

•  Đối với ứng viên

Quá trình tuyển dụng phải minh bạch. Khuyến khích nhân viên hiện tại giới thiệu các ứng viên đa dạng và đảm bảo tất cả các ứng viên biết rằng công ty của bạn đặt ưu tiên cho các kỹ năng và kinh nghiệm cụ thể. Quá trình lựa chọn là giống nhau cho mọi ứng cử viên, bất kể hạn ngạch tuyển dụng.

•  Đối với người quản lý

Đào tạo các nhà quản lý của bạn về tầm quan trọng của việc xem tính toàn diện và đa dạng như một năng lực cốt lõi và giữ họ có trách nhiệm với các tiêu chuẩn của bạn. Thành lập một nhóm các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo khác, những người gặp gỡ thường xuyên để đặt ra các mục tiêu tuyển dụng, giữ chân và thúc đẩy lực lượng lao động đa dạng, và giải quyết bất kỳ rào cản tham gia nào giữa các nhân viên được đại diện. Một điều cần phải lưu ý là sự đa dạng không nên đến từ các kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết.

•  Đối với người được thuê (nhân viên)

Gần một phần ba công nhân nói rằng họ đã bỏ việc vì họ không cảm thấy thoải mái khi là chính mình. Khi nhân viên khác với đồng nghiệp của họ được phép phát triển, công ty của bạn sẽ được hưởng lợi từ đầu vào, tài năng và sự gắn kết của họ. Tự do ngôn luận thông qua các cuộc họp toàn công ty, công khai thông tin liên lạc nội bộ và các tài liệu khác - giá trị của văn hóa công sở chính là những yếu tố khiến tất cả nhân viên cảm thấy an toàn để nói lên ý tưởng và mối quan tâm của họ. Tập trung vào việc tuyển dụng các ứng viên có quan điểm đa dạng và các loại hành vi khác nhau trong quá trình tuyển dụng, và tạo cơ hội chiến lược cho nhân viên của bạn để động não và cộng tác với các thành viên trong nhóm với các quan điểm và quan điểm khác nhau.

Tìm việc làm trưởng phòng nhân sự

4. Những kỹ năng không thể thiếu của một hr.

Chúng ta là những người quản lý nhân sự, quản lý con người. Đó là một công việc quan trọng vì vậy chúng ta phải có những kỹ năng như:

• Đầu tiên là kỹ năng chuyên môn của hr. Chúng ta phải đoán được nhu cầu nhân sư của danh nghiệp mình. Biết phân tích nhân sự tiềm năng và hoạch định ra những nhân sự cần tuyển dụng trong đợt tuyển dụng tới. Phải chuẩn bị được những câu hỏi phỏng vấn để lựa chọn được những nhân sự phù hợp. Đưa ra được các phương pháp đào tạo nhân sự mới.
• Vậy khi chúng ta tuyển được những nhân sự mà doanh nghiệp mình cần rồi. Tùy vào quy mô của doanh nghiệp mà nhân sự ít hay nhiều. Việc quản lý một số lượng lớn con người không hề dễ dàng, vì vậy chúng ta phải có kĩ năng quản lý . Đưa ra được các chiến lược để đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Phải đồng bộ hóa được bộ máy doanh nghiệp. Lên được kế hoạch tuyển dụng. Ngoài ra còn đảm bảo chính sách phúc lợi cho nhân viên.
• Kỹ năng giao tiếp: Một hr giỏi ngoài đưa ra những chiến lược của mình còn phải là người có kĩ năng giao tiếp tốt, có một giọng nói lưu loát, thần thái tự tin để truyền đạt thông tin đến mọi người. Ngoài ra còn phải biết cư xử và xử lý tình huống một cách khéo léo khi trong công ty xảy ra mâu thuẫn.
• Kỹ năng động não: Khi đối diện với vấn đề cần thuyết phục nhân viên, như là vấn đề lương, yêu cầu nhân sự phải có khả năng thuyết phục.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Khi làm nhân sự thì chúng ta sẽ phải quen với việc làm việc nhóm, để cùng nhau phân tích và đưa ra những phương án về việc tuyển dụng và chế độ cho nhân viên làm sao cho phù hợp nhất. Những vấn đề này đương nhiên sẽ cần ý kiến góp ý của nhiều người.
• Biết lắng nghe, thông cảm, và chia sẻ: Khi nhân viên có khúc mắc gì đó về công việc, hay có chuyện cá nhân làm ảnh hưởng đến công việc gây ra lỗi lầm thì trước hết nhân sự phải thực sự biết lắng nghe. Sau đó sẽ đưa ra hướng giải quyết một cách hợp tình hợp lý nhất.
• Nắm bắt tâm lý người đối diện: Công việc của một hr là tiếp xúc với các ứng viên để tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp làm sao mà nhân sự đó có thể đưa doanh nghiệp phát triển được. Vậy kĩ năng này sẽ giúp hr đọc được suy nghĩ và nắm bắt đánh giá chính xác được tiềm năng của ứng viên. Nếu thấy được tiềm năng của họ sẽ biết cách đưa ra chế độ phúc lợi để giữ chân người giỏi.

Có thể nói, HR là một vị trí cực kỳ quan trọng trong bất kỳ các tổ chức, công ty hay doanh nghiệp nào vì họ chính là người “cầm cân nảy mực”, đóng vai trò then chốt trong việc chiêu mộ nhân tài và ứng viên phù hợp với công ty. Chuyện tiếp xúc giữa người với người đã là một vấn đề lớn, để đánh giá được người khác chỉ thông qua một vài câu hỏi lại càng khó hơn. Tuy nhiên, HR cũng là một vị trí rất đáng để thử nên nếu vẫn cảm thấy tò mò và yêu thích công việc này, đừng ngại ứng tuyển vào vị trí HR nhé.