Hợp thức hóa lãnh sự là gì? Thủ tục và những điều cần biết!

1. Khái niệm chính xác hợp thức hóa lãnh sự là gì?

1.1. Hợp thức hóa lãnh sự là gì?

Có nhiều cách đơn giản để có thể hiểu hợp thức hóa lãnh sự. Tuy nhiên, chính xác thì hợp thức hóa lãnh sự là gì? Trước hết, cần thông tin đến bạn, từ hợp thức và hợp pháp trong hợp thức hóa lãnh sự thường có nghĩa tương đồng và chúng vẫn được sử dụng thay thế thường xuyên cho nhau. Và thắc mắc hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Anh là gì là một minh chứng cho điều này. Trong tiếng Anh, hợp pháp hay hợp thức hóa lãnh sự được gọi là “Consular legalization”.

Vè khái niệm đầy đủ, hợp thức hóa lãnh sự có nghĩa là chứng nhận tem, chữ ký, tiêu đề trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài của các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, nhằm mục địch giúp chúng được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Tuy nhiên, sự hợp thức là không bao gồm chứng nhận nội dung và hình thức của các giấy tờ, tài liệu đó. Các ngôn ngữ được sử dụng để hợp thức hóa lãnh sự là tiếng Việt - ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi các giấy tờ liên quan được sử dụng, hoặc có thể là tiếng Anh và tiếng Pháp.

Lấy một ví dụ đơn giản và dễ hiểu như sau: Nếu bạn có một loạt giấy tờ, tài liệu tại Việt Nam và hiện tại bạn đang muốn sử dụng giấy tờ, tài liệu đó tại Nhật Bản thì bạn cần làm thủ tục để hợp thức hóa lãnh sự cho tất cả các loại giấy tờ, tài liệu này. Ngược lại, nếu cư dân không phải người Việt Nam nhưng muốn các giấy tờ, tài liệu cá nhân của mình được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì vẫn phải bắt buộc hợp thức hóa lãnh sự nó. Việc hợp thức hóa lãnh sự hoạt động như sau:

• Trước tiên, các tài liệu của bạn được chính quyền Việt Nam hợp thức hóa bởi Cục lãnh sự của Bộ ngoại giao Việt Nam.
• Hầu hết các quốc gia sau đó yêu cầu bản dịch bởi một dịch giả, trong một số trường hợp bản dịch này cũng có thể cần được hợp thức hóa.
• Sau đó, với điều kiện cả bản gốc và bản dịch được tập hợp và gửi lại, đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán nước ngoài tương ứng sẽ có thể xác thực và hợp thức hóa các tài liệu tiếng Việt của bạn để sử dụng ở nước ngoài. 

Các tài liệu sau đây có thể được hợp thức hóa lãnh sự:

• Trích từ sổ đăng ký thương mại
• Giấy chứng nhận hộ tịch (giấy khai sinh, giấy tử, kết hôn, ly hôn)
• Tài liệu giáo dục (văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm,...)
• Quyết định tư pháp
• Bản sao công chứng chứng từ
• Bản dịch công chứng
• Văn bản công chứng khác (ủy quyền, di chúc, tờ khai

​1.2. Hợp thức hóa lãnh sự tiếng anh là gì

Khái niệm hợp thức hóa lãnh sự như ở trên viecday365.com đã nêu rõ. Nhưng hợp thức hóa lãnh sự dịch ra tiếng anh là gì chắc hẳn không phải ai cũng biết. Điều này có quan trọng không? Rất quan trọng đặc biệt là với các bạn đang ở nước ngoài muốn hợp thức hóa lãnh sự ở nước ngoài. Vì vậy chúng tôi đã giúp các bạn tìm hiểu rất kĩ.

Sau  đây là một số từ tiếng Anh mà bạn có thể sử dụng để nói đến thuật ngữ hợp pháp hóa lãnh sự:

documents certified by a general consulate / embassy

documents legalized by a general consulate / embassy

consular legalization

consular certification

2. Chứng nhận lãnh sự là gì?

Chứng nhận lãnh sự và hợp thức hóa lãnh sự luôn đi đôi, song hành cùng với nhau. Đó cũng chính là lý do khi tìm hiểu khái niệm hợp thức hóa lãnh sự là gì, chúng ta cần hiểu chứng nhận lãnh sự là gì? Theo quy định, bạn cần lấy được chứng nhận lãnh sự trước khi thực hiện việc hợp thức hóa lãnh sự. Đó là việc chứng nhận các chữ ký, chức danh, con dầu trên giấy tờ, văn bản, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia thực hiện để các giấy tờ, văn bản, tài liệu đó được sử dụng và công nhận tại nước ngoài.

Ví dụ cụ thể được phân tích như sau: Nếu Linh đang sinh sống tại và học tập Đà Nẵng và đang có dự định đi du học ở Trung Quốc. Để làm được thủ tục đi du học, chính quyền và cơ sở giáo dục bên Trung Quốc yêu cầu Linh phải hợp thức hóa lãnh sự các giấy tờ về văn bằng, chứng chỉ,... và tài liệu xác thực hộ tịch của mình. Lúc này, Linh phải tiến hành dịch tất cả các giấy tờ được yêu cầu sang tiếng Trung Quốc, chứng thực ở UBND phường, sau đó đưa ra sở ngoại vụ Đà Nẵng để xin giấy chứng nhận lãnh sự. Cuối cùng mang toàn bộ hồ sơ giấy tờ đến Tổng lãnh sự quán Trung Quốc tại Đà Nẵng để xin hợp thức hóa lãnh sự.

Việc làm công chức - viên chức

3. Tại sao cần hợp thức hóa lãnh sự?

Theo luật pháp Việt Nam, hợp thức hóa lãnh sự là cần thiết và bắt buộc để các tài liệu do cơ quan nước ngoài ban hành được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Nếu bạn yêu cầu hợp thức hóa lãnh sự, trước hết giấy tờ và tài liệu nước ngoài của bạn phải được chứng nhận bởi các cơ quan ngoại giao, lãnh sự quán hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước bạn tại Việt Nam. Sau khi chứng nhận thành công, bạn có thể gửi tài liệu của mình cho Cục lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam để xác thực và hợp thức hóa các tài liệu của bạn.

Hiện nay, hợp thức hóa lãnh sự đang là dịch vụ của nhiều cơ sở thương mại trên toàn Việt Nam. Với thủ tục đơn giản, xử lý nhanh và đáng tin cậy, thanh toán bằng hóa đơn, các cơ sở chính thống có thể đảm bảo chất lượng về sự công nhận của các giấy tờ, tài liệu thuộc về bạn. Các dịch vụ cũng tuân thủ nghiêm ngặt các luật bảo vệ dữ liệu hiện hành. Như vậy, việc hợp thức hóa lãnh sự như chúng ta đã tìm hiểu và phân tích, nó rất quan trọng và thậm chí là bắt buộc trong những trường hợp cư dân Việt Nam muốn sang nước ngoài sinh sống, làm việc, học tập hoặc các cư dân người nước ngoài muốn làm điều tương tự tại Việt Nam. Để bảo đảm hành trình xuất ngoại của mình được thuận lợi, nhanh chóng, bạn nên chủ động tìm hiểu quy trình, thủ tục để hợp thức hóa lãnh sự khi cần thiết nhé!

Việc làm luật - pháp lý

4. Làm cách nào để hợp thức hóa lãnh sự? - Thủ tục và quy trình

Trước hết, khi hợp thức hóa lãnh sự, bạn cần xác nhận một số yêu cầu với giấy tờ đề nghị như sau:

• Giấy tờ, tài liệu nước ngoài để được sử dụng hợp pháp và được công nhận tại Việt Nam
• Giấy tờ, tài liệu phải do cơ quan, đơn vị có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận và ban hành chính thống (bao gồm lãnh sự, cơ quan được ủy quyền, đại diện ngoại giao)
• Bắt buộc giới thiệu trước cho Bộ ngoại giao đối với các chức danh, mẫu dấu, chữ ký của cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền hiển thị trên tài liệu, giấy tờ

4.1. Hướng dẫn quy trình hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam

Tại Việt Nam, quy trình bao gồm ba bước cơ bản để hợp thức hóa lãnh sự như sau: Công chứng các giấy tờ, sau đó tiến hành chứng nhận tại lãnh sự, cuối cùng là thực hiện đến tại cơ quan có thẩm quyền của quốc gia muốn hợp thức hóa để thực hiện việc hợp thức hóa lãnh sự. Cụ thể như sau:

• Bước 1: Công chứng hồ sơ bao gồm toàn bộ tài liệu, giấy tờ liên quan

Việc hợp thức hóa lãnh sự có thể áp dụng cả đối với bản gốc hoặc bản sao đã được công chứng. Thông thường, bản sao là phổ biến hơn khi hợp thức hóa lãnh sự. Trước hết, chuẩn bị mọi giấy tờ, tài liệu đầy đủ, mang các giấy tờ bản gốc đến các cơ sở làm dịch vụ dịch thuật để tiến hành biên dịch lại ngôn ngữ của quốc gia muốn hợp thức hóa. Lưu ý chỉ cần photo công chứng đối với các loại giấy tờ không được yêu cầu dịch thuật. Bên cạnh đó, cần công chứng đủ số lượng giấy tờ bạn muốn hợp thức hóa lãnh sự.

Mách nước cho bạn khi dịch thuật các giấy tờ, tài liệu sang tiếng nước ngoài thì nên làm ở các công ty, cơ sở dịch thuật tư nhân. Theo quan sát thực tế, chi phí dịch thuật tại đây là rẻ hơn nhiều so với dịch thuật tại UBND quận hay huyện.

• Bước 2: Lấy chứng nhận lãnh sự

Để chứng nhận lãnh sự thành công, trước hết bạn cần kê khai các thông tin trong tờ khai chứng nhận lãnh sự. Tờ khai này có thể điền trực tiếp trên website của Bộ ngoại giao Việt Nam. Tại đây, bạn cũng sẽ được website thông tin về việc hướng dẫn chi tiết điền tờ khai, chỉ cần nhập các thông tin chính xác và đầy đủ là được (nhìn sang góc phải trên cùng màn hình, nhấn chọn vào biểu tượng chữ “i” để được hướng dẫn đầy đủ). Tiếp đó, bạn chỉ cần in tờ khai đã khai trực tuyến ra, ký và ghi rõ họ tên đầy đủ.

Sau khi chuẩn bị xong tờ khai, tiếp tục hoàn thiện hồ sơ để chứng nhận lãnh sự, cụ thể bao gồm:

- Tờ khai chứng nhận hợp thức hóa lãnh sự (đã bao gồm chữ ký)

- Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu (bản gốc)

- Các giấy tờ, tài liệu đã photo công chứng (bao gồm cả giấy tờ dịch thuật và không dịch thuật)

- Giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự (bản photo - 1 bản)

Sau khi đã hoàn tất đầy đủ mọi thành phần đã nêu trên, bạn đem hồ sơ đi nộp ở cơ quan có thẩm quyền trong công tác chứng nhận lãnh sự. Điều này tùy thuộc vào sự thuận tiện trong đi lại, tốt nhất bạn nên nộp hồ sơ tại cơ quan gần với nơi bạn sinh sống nhất. Bao gồm:

- Cục lãnh sự tại Hà Nội

- Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh

- Cơ quan ngoại vụ tại địa phương

- Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài

Về cơ bản, quá trình chứng nhận lãnh sự cũng không quá phức tạp, bạn chỉ cần đến sớm, lấy số thứ tự, sau đó chờ được giao dịch viên gọi tên và nộp lại hồ sơ. Khi đóng phí chứng nhận đầy đủ, bạn sẽ được cấp giấy hẹn, sau đó theo dõi giấy hẹn để đến đúng ngày lấy chứng nhận lại là được.

• Bước 3: Thực hiện hợp thức hóa lãnh sự

Việc hợp thức hóa lãnh sự là phụ thuộc ở bạn. Nếu như muốn hợp thức hóa tại Việt Nam thì tiến hành đến Đại sứ quán ở Hà Nội cũng như TP. Hồ Chí Minh (Tổng lãnh sự) để nộp hồ sơ. Thủ tục hợp thức hóa thông thường sẽ bao gồm một bản gốc và một bản photo của hồ sơ:

- Hộ chiếu/ Chứng minh nhân dân

- Chứng nhận lãnh sự đã lấy

- Giấy tờ, tài liệu cần hợp thức hóa lãnh sự (bản gốc)

4.2. Hướng dẫn quy trình hợp thức hóa lãnh sự tại nước ngoài

Về cơ bản, việc hợp thức hóa lãnh sự tại nước ngoài cũng có quy trình na ná như hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam. Cần dịch toàn bộ giấy tờ cần hợp thức hóa sang tiếng  Việt. Sau đó, tiếp tục thực hiện các bước chứng thực các giấy tờ tại lãnh sự quốc gia ban hành các loại giấy tờ, tài liệu đó. Cuối cùng, tại Việt Nam, đến cơ quan có thẩm quyền như đã nói để thực hiện việc hợp thức hóa lãnh sự.

Về tờ khai chứng nhận/hợp thức hóa là chung một mẫu trong cả hai trường hợp này. Bạn chỉ cần truy cập vào website của Bộ ngoại giao, điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn là được. Tiếp đó, thực hiện tương tự như bước 2 ở trường hợp nêu trên, nếu bạn đang ở nước ngoài thì tiến hành mang hồ sơ đi nộp ở lãnh sự hoặc đại sứ quán Việt Nam tại nước đó.

Việc làm xuất nhập khẩu

5. Những lưu ý cần biết khi hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam

Chúng ta vừa tìm hiểu xong khái niệm hợp thức hóa lãnh sự là gì cũng như cách thức để hợp thức hóa. Tuy nhiên, những lưu ý được nêu sau đây bạn cần nằm lòng để quá trình hợp thức hóa có thể diễn ra suôn sẻ và thành công. Theo đó, một số lưu ý về tài liệu, giấy tờ không được phép hợp thức hóa như sau:

• Nội dung chi tiết trong các loại tài liệu mâu thuẫn với nhau hoặc không khớp với các tài liệu khác.
• Con dấu và chữ ký không được thực hiện trực tiếp lên các loại tài liệu.
• Nội dung chi tiết bên trong bị tẩy xóa, điều chỉnh, thay đổi nhưng không có cơ sở đính chính hợp pháp.
• Nội dung chi tiết của tài liệu không phù hợp, vi phạm đến quyền, lợi ích của Nhà nước, trái với chính sách hoặc gây bất lợi cho Nhà nước.
• Các tài liệu làm giả, chứng nhận và ban hành không đúng thẩm quyền.
• Tài liệu sử dụng với mục đích không rõ ràng.

Một số lưu ý khác:

• Phải có dấu giáp lai giữa các tờ (nếu có 2 bản trở lên)
• Trước khi yêu cầu hợp thức hóa lãnh sự, các giấy tờ, tài liệu nước ngoài phải được chứng nhận lãnh sự do cơ quan có thẩm quyền, cơ quan ủy quyền thực hiện tại Việt Nam.
• Trước khi yêu cầu hợp thức hóa lãnh sự, các giấy tờ, tài liệu nước ngoài được chứng nhận lãnh sự do cơ quan có thẩm quyền, cơ quan ủy quyền thực hiện tại Việt Nam phải là:

- Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc các cơ quan có thẩm quyền nơi quốc gia sở tại (đối với tài liệu của quốc gia sở tại).

- Lãnh sự, cơ quan ngoại giao, cơ quan ủy quyền của quốc gia thứ ba tại quốc gia sở tại (đối với tài liệu của quốc gia thứ ba đó).

6. Quy định hợp thức hóa lãnh sự là gì?

Chính phủ đã đưa ra những nghị định và thông tư quy định rõ rang về hợp thức hóa lãnh sự, các bạn có thể tham khảo các nghị định và thông tư dưới đây:

Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự ban hành ngày 5/12/2011, hiệu lực thi hành từ ngày 01/02/2012

Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự do Bộ Ngoại giao ban hành ngày 20/03/2012, hiệu lực từ ngày 15/05/2012

Thông tư 157/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 24/10/2016, hiệu lực từ ngày 01/01/2017

Thông tư 02/2020/TT-BNG về tổ chức giải quyết công tác lãnh sự do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành ngày 14/02/2020, hiệu lực từ ngày 01/04/2020

Thông tư 01/2020/TT-BNG về Lãnh sự danh dự nước Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành 06/02/2020, hiệu lực từ ngày 23/03/2020

7. Phí hợp thức hóa lãnh sự là bao nhiêu?

Các bạn có biết chi phí hợp thức hóa lãnh sự là bao nhiêu không. Để giúp cho các bạn hiểu đúng và đầy đủ nhất chúng tôi đã tìm hiểu thêm về lệ phí để chia sẻ với các bạn

Qua các thông tư và nghị định( thông tư 157/2016/TT-BTC), từ ngày 01/01/2017 lệ phí hợp thức hóa lãnh sự sẽ như sau:

30.000( ba mươi ngàn đồng)/lần đối với chứng nhận lãnh sự.

30.000(ba mươi ngàn đồng)/lần đối với hợp thức hóa lãnh sự.

5.00( năm ngàn đồng )/lần đối với cấp bản sao giấy tờ, tài liệu.

8. Một số trường hợp không cần hợp thức hóa lãnh sự

Có một số trường hợp không cần hợp thức hóa lãnh sự như sau:

Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

 Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

 Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Với những chia sẻ của viecday365.com trên đây, hy vọng bạn đã hiểu được khái niệm, quy trình và tầm quan trọng của hợp thức hóa lãnh sự là gì?