Đối soát là gì trong các dịch vụ mua sắm trực tuyến

1. Đối soát là gì và các cách đối soát nhanh chóng, hiệu quả

Trong đời sống hàng ngày chắc chắn khái niệm “đối soát” không còn xa lạ gì với chúng ta. Tuy nhiên, hiểu biết cặn kẽ và ngọn ngành về cụm từ này thì cũng không phải ai biết. Cùng viecday365.com tìm hiểu ngay những thông tin xoay quanh vấn đề này nhé. 

1.1. Khái niệm 

Đối soát được coi là một phương pháp hữu hiệu khi kết hợp hoàn hảo 2 công đoạn so sánh và kiểm tra các thông số chi phí. Khái niệm này còn được hiểu là quá trình mà nhà vận chuyển chuyển khoản phí thu hộ và phí thu hộ của các đơn hàng đã hoàn thành trước lịch đối soát.  

Mọi người thường sử dụng phương pháp này để đối chiếu và rà soát chi phí của các bên liên quan như: đối soát chi phí của 2 bên công ty, đối soát khoản thu hộ của các dịch vụ mua sắm online trên các sàn thương mại điện tử,... 

Trong vấn đề mua sắm trực tuyến, đối soát là một công đoạn vô cùng quan trọng không thể bỏ sót. 

1.2. Hình thức đối soát trong dịch vụ giao hàng thu hộ 

1.2.1. Tìm hiểu về dịch vụ thu hộ 

Ship hàng thu hộ hay còn được mọi người biết đến nhiều hơn với cái tên quen thuộc - ship COD là một trong những dịch vụ đã xuất hiện từ lâu nhưng trên thị trường phát triển ở thế giới thì lại không được sử dụng nhiều. Tuy nhiên, đây lại là dịch vụ khá phổ biến ở Việt Nam và là lựa chọn tuyệt vời khi đứng ở góc độ người mua hàng. Sở dĩ là vì các sàn thương mại điện tử đang phát triển ngày càng mạnh mẽ cùng với đó là dịch vụ mua bán online trên các trang mạng xã hội cũng được đông đảo người dân hưởng ứng. 

Dù “làm biếng" không muốn tốn nhiều công sức và thời gian để mua sắm trực tiếp nhưng nhu cầu và mong muốn về chất lượng hàng hoá của người dùng thì vẫn ở mức cao. Nhiều người cũng thích mua trực tuyến để tiết kiệm thời gian nhưng lại quan ngại về chất lượng sản phẩm vậy nên đôi lúc họ cũng khá ngần ngại trong việc mạnh tay “chi” tiền cho một món đồ nào đó. 

Và kể từ khi hình thức ship COD trở nên phổ biến thì nỗi lo này đã được tan biến phần nào. Mọi người có thể thoải mái lựa chọn những sản phẩm mình yêu thích, đặt mua nhưng cần phải trả tiền luôn mà đợi đến khi nhận được hàng, kiểm tra xem đã đúng mẫu mã được chọn chưa rồi mới phải thanh toán thông qua hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản. Hầu hết người tiêu dùng ở nước ta đều chuộng dịch vụ này. 

Mặc dù hình thức này ra đời đã làm tăng nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng, giúp việc tiêu thụ hàng hoá sản phẩm được đẩy mạnh nhưng đây cũng là một “nỗi lo" của phía người bán hàng. Khi sử dụng dịch vụ này, các chủ shop sẽ phải mất một dòng vốn cho bên giao hàng giữ. Sau khi thực hiện đầy đủ quy trình đối chiếu, rà soát các khoản phí thu hộ thì phía người bán mới được nhận lại tiền. Điều này không ảnh hưởng nhiều đến tình hình buôn bán chung vì thực tế nó cũng như khoản phí tạm ứng, sau này sẽ được hoàn trả. Dẫu vậy, đối với các chủ kinh doanh với quy mô nhỏ lẻ thì có lẽ đây vẫn còn là bài toán khó bởi mất kha khá thời gian trong việc đợi quy trình đối soát hoàn thành, lâu dần sẽ cản trở ít nhiều đến công việc kinh doanh. 

1.2.2. Những lưu ý trong vấn đề đối soát 

Có thể nói để hoàn thành việc ship COD thì phải thông qua một bước trung gian đó là đối soát. Dịch vụ ship COD mang lại nhiều lợi ích cho cả phía người mua lẫn người bán tuy nhiên với quy mô hàng hóa, sản phẩm đồ về nhiều thì những sai sót, nhầm lẫn là điều không thể tránh khỏi. 

- Chậm trễ: 

Như đã nói ở trên, khi khách hàng lựa chọn dịch vụ ship COD đồng nghĩa với việc người bán sẽ bị tạm giữ hàng trong một thời gian nhất định. Sau khi thực hiện chu trình đối soát thì chủ shop mới nhận được tiền. 

Tuy nhiên đấy là còn chưa kể đến trường hợp nếu đối tác vận chuyển chưa có hình thức để tối ưu quy trình này thì khả năng cao là sẽ gây gián đoạn và kéo dài thời gian đối soát. Điều này sẽ là một trở ngại không nhỏ nhất là trong giai đoạn dịch Covid 19 như hiện nay tình hình kinh doanh vốn đã không mấy khả quan bởi vì người dân đã giảm bớt nhu cầu vào việc mua sắm. 

- Sai sót và rủi ro: 

Đối với những cửa tiệm kinh doanh có số lượng đơn hàng lớn từ vài chục đến vài trăm thậm chí là chạm ngưỡng con số hàng nghìn đơn mỗi ngày thì việc kiểm soát chính xác toàn bộ trạng thái đơn hàng là điều khá nan giải. Việc tính nhầm, tính thiếu là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Thậm chí không ít trường hợp người mua đã nhận được đơn hàng cả tháng trời nhưng người bán vẫn chưa nhận được tiền vì việc đối soát gặp trục trặc hoặc bị “lãng quên", bỏ sót. 

2. Cách khắc phục trong quá trình đối soát 

Hiểu được tâm lý người mua - nỗi lo người bán khi sử dụng dịch vụ giao hàng thu hộ vậy nên nhiều công ty logistics đã đưa ra những phương án nhằm tối ưu quá trình đối soát, tiết kiệm được nhiều thời gian so với quy trình trước kia. Nếu như ngày trước, thời gian để chờ đợi đối soát lên đến 15 ngày để các chủ kinh doanh online nhận được tiền thì bây giờ đã được rút ngắn đáng kể chưa đến 1 tuần. Để quá trình trở nên nhanh gọn và trơn tru hơn thì một phương pháp tuyệt vời mà các công ty logistics áp dụng đó là tiến hành thanh toán tiền thu hộ bằng hình thức chuyển khoản vào số tài khoản mà chủ kinh doanh đăng ký trước đó. Điều này cũng đồng nghĩa rằng, các chủ shop nên cẩn thận, kiểm tra thường xuyên và kỹ lưỡng các thông tin liên quan đến tài khoản nhận tiền. Trong trường hợp sai số, sai tên dù chỉ một lỗi nhỏ thôi cũng ảnh hưởng rất nhiều đến quy trình đối soát. 

Ngoài ra, để việc đối soát trở nên dễ dàng thì các chủ shop online nên tạo một file riêng để lưu trữ toàn bộ vận đơn cũng như thông tin đơn hàng. Cần hiểu được rằng những thông tin mà bạn nhận được từ phía đối tác vận chuyển chưa chắc đã chính xác tuyệt đối vì trong quá trình làm việc có thể sẽ xảy ra trục trặc. Đây chính là lúc để phát huy công dụng của những chiếc file riêng khi bạn hoàn toàn có thể check lại thông tin đơn hàng một cách dễ dàng cũng như tìm ra được lỗi sai của bên vận chuyển để 2 bên tìm cách xử lý nhanh chóng. 

Trên đây là câu trả lời chi tiết cho câu hỏi đối soát là gì và những điều lưu ý cũng như cách khắc phục đối với các đối tác trong giao dịch dịch vụ trở nên dễ dàng hơn. Đừng quên theo dõi viecday365.com để cập nhật nhiều thông tin thú vị hơn nhé.