Cover letter là gì? Trọn bộ 5 bước và chú ý khi viết thư xin việc

1. Câu trả lời chuẩn xác cho cover letter là gì? 3 lý do quan trọng để bạn viết thư xin việc

Covering letter là gì? Covering letter được hiểu là đơn xin việc hay thư xin việc – tài liệu quan trọng mà bạn gửi tới nhà tuyển dụng để thể hiện khả năng của bản thân đồng thời thể hiện mong muốn công việc ứng tuyển đó.

Cv và cover letter là gì? Trong quá trình xin việc, cv xin việc sẽ là công cụ quan trọng để bạn show hết ra năng lực, kinh nghiệm của mình, trong khi đó thư xin việc sẽ là lời thuyết phục nhà tuyển dụng lựa chọn bạn. Bởi vậy, đây được xem là hai vũ khí quan trọng mà người tìm việc cần chuẩn bị thật cẩn thận trong quá trình xin việc làm.

Có 3 lý do cơ bản để bạn cần viết thư xin việc gửi đến nhà tuyển dụng đó là :

1 – Thư xin việc cho phép bạn nhắm mục tiêu công việc và thể hiện mục tiêu đó dễ dàng hơn với nhà tuyển dụng. Nó giúp bạn vẽ nên một bức tranh lớn hơn, tổng quát hơn về kinh nghiệm, năng lực và trình độ chuyên môn của bạn. Thông qua câu từ bạn sử dụng trong thư xin việc nó cũng gián tiếp thể hiện sự khéo léo, khả năng giao tiếp của bạn. Điều này đặc biệt được nhà tuyển dụng đánh giá cao khi bạn ứng tuyển vào những vị trí yêu cầu cao về khả năng giao tiếp, độ khéo léo như nhân viên bán hàng, giáo viên, tư vấn viên, …

Không chỉ vậy, một số nhà tuyển dụng thường đánh giá cao thư xin việc của ứng viên hơn là cv xin việc, vì lẽ thông qua lá thư này họ đánh giá được chỉ số IQ và EQ của ứng viên xin việc làm.

2 – Một lá thư xin việc hoàn hảo hay lá thư xin việc đáp ứng những yêu cầu cơ bản nhất không chỉ là văn bản tóm tắt lại cv xin việc, sơ yếu lý lịch hay hồ sơ xin việc của bạn mà nó còn thể hiện công việc đó với bạn tuyệt vời như thế nào. Thực tế cho thấy rằng, nhà tuyển dụng luôn có ấn tượng đặc biệt cũng như luôn muốn tuyển những nhân viên có "tình yêu" với doanh nghiệp mình hay ít nhất là với vị trí công việc mà họ đang tuyển dụng. Vì lẽ, tình yêu công việc sẽ giúp nhân viên của họ có thể vượt qua những thử thách, áp lực trong công việc, tình yêu với doanh nghiệp giúp họ tìm kiếm được những nhân viên trung thành, tận tụy, có năng lực và phù hợp với văn hóa công ty.

Bạn không cần phải nói rằng bạn yêu công việc đó như thế nào? Bạn khát khao làm việc trong doanh nghiệp đó ra sao mà chỉ cần thông qua những câu từ đơn giản, thông qua cách bạn thuyết phục nhà tuyển dụng về sự phù hợp của bạn với công việc đó nhà tuyển dụng đã có thể đánh giá được bạn. Và dĩ nhiên, giữa hai ứng viên có trình độ tương đương nhau, họ sẽ chọn người "yêu mình hơn" rồi.

3 – Thư xin việc giúp bạn đặc biệt hơn so với những ứng viên khác. Thật vậy! Không phải ai cũng đánh giá chính xác về vai trò quan trọng của thư xin việc. Bởi vậy, rất nhiều ứng viên bỏ qua thư xin việc trong hồ sơ xin việc của mình. Nhất là khi nhà tuyển dụng không yêu cầu cụ thể về một lá thư xin việc cần nộp. Ứng viên thường chỉ chuẩn bị cv xin việc và sơ yếu lí lịch trong hồ sơ xin việc của mình mà bỏ qua thư xin việc. Chính nguyên do này, thêm một là thư xin việc trong hồ sơ của mình sẽ giúp bạn đặc biệt hơn so với những ứng viên khác. Đồng thời nó cũng thể hiện rằng bạn rất quan tâm đến công việc hiện tại, bạn nghiêm túc với vị trí ứng tuyển của mình và bạn đã tìm hiểu rất kỹ các yêu cầu tuyển dụng trước khi nộp hồ sơ.

Khi bạn chuẩn bị một hồ sơ xin việc hoàn hảo, bước cuối cùng là soạn một lá thư xin việc cũng hoàn hảo không kém để tạo điểm nhấn cuối cùng trong hồ sơ của bạn. CV xin việc của bạn thường bao gồm những gạch đầu dòng kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, mục tiêu, … một cách cứng nhắc và bạn cần một lá thư xin việc để biến những gạch đầu dòng đó trở nên mềm mại hơn. Tuy nhiên đó không có nghĩa là bạn viết tất cả những điều bạn đã trình bày trong cv xin việc thành một đoạn văn dài ba bốn trang giấy mà cần tóm lược tất cả những thông tin cần thiết đó trong một mặt giấy. Bởi vậy mới thấy, viết thư xin việc không đơn giản chút nào. Cùng tiếp tục tìm hiểu về những chú ý khi viết thư xin việc bạn nhé !

CV xin việc

2. CẢNH BÁO: 4 điều bạn cần chú ý khi viết cover letter

Viết một lá thư xin việc rất đơn giản nhưng làm sao để thuyết phục nhà tuyển dụng chọn bạn thông qua lá thư xin việc đó thật không đơn giản chút nào. Thư xin việc không giống như những lá thư thông thường bạn gửi cho người thân, bạn bè của mình. Không phải là văn bản để bạn thể hiện quá nhiều tình cảm dạt dào trong đó. Cũng không phải là lá đơn với câu từ nghiêm túc theo kiểu chuẩn của "văn bản hành chính" giống như đơn xin việc mà nó phức tạp hơn thế rất nhiều.

Về cơ bản, thư xin việc được viết theo cấu trúc định sẵn tuy nhiên người tìm việc vẫn có thể biến hóa nó linh động theo đặc điểm công việc, thực tế năng lực của bản thân, … Mặc dù được biến hóa linh động nhưng thư xin việc vẫn phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định. Bởi vậy, để viết tốt một lá thư xin việc, bạn cần chú ý những điều sau:

2.1. Tìm hiểu kỹ thông tin doanh nghiệp và yêu cầu tuyển dụng

Tìm hiểu kỹ thông tin doanh nghiệp và yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp: nghiên cứu kỹ công việc và doanh nghiệp ứng tuyển giúp bạn xác định được mức độ phù hợp của bản thân với vị trí tuyển dụng để từ đó thuyết phục nhà tuyển dụng chọn lựa mình. Tìm hiểu kỹ thông tin doanh nghiệp còn có ý nghĩa quan trọng để bạn không viết sai tên công ty hay sai tên người nhận thư ngay từ những câu đầu tiên.

Thư xin việc sẽ giúp bạn chứng minh bạn đã nỗ lực tìm hiểu về doanh nghiệp cũng như về yêu cầu tuyển dụng của vị trí đó như thế nào. Và để làm được điều này, bắt buộc bạn phải tìm hiểu kỹ thông tin doanh nghiệp và yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Là một văn bản khá « mềm mại » nhưng về cơ bản thư xin việc có mục đích cuối cùng là để xin việc. Bởi vậy, trong lá thư của mình, bạn cần sử dụng ngôn từ khoa học, các từ những chuyên ngành đặc biệt cần xuất hiện trong lá thư của bạn. Đây cũng được xem là từ khóa mà nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm ở ứng viên của mình. Sẽ không ai muốn chọn bạn nếu đọc toàn bộ lá thư xin việc rất hay rât mùi mẫn nhưng không nhắc chút gì đến công việc hay đến khả năng đáp ứng những công việc cụ thể.

2.2. Thư xin việc phải dễ đọc và thu hút

Nếu bạn gửi thư xin việc giống như một tệp đính kèm (nghĩa là không phải lá thư được soạn và gửi trực tiếp qua email) thì bạn cần đảm bảo rằng phông chữ trong thư xin việc của mình phải cơ bản đồng nhất với cv xin việc. Times new roman là phông chữ được lựa chọn nhiều nhất khi viết thư xin việc, vì lẽ phông chữ này dễ đọc và ít bị lỗi định dạng khi chuyển từ thiết bị này sang thiết bị khác hay định dạng này sang định dạng khác.

Thêm nữa là sự động nhất về cơ chữ, phông chữ, định dạng chữ trong chính lá thư xin việc. Bạn có thể để cỡ chữ to hơn một chút về tiêu đề thư nhưng những phần còn lại phải đồng đều nhau. Một lá thư xin việc được trình bày không đồng đều về cỡ chữ, định dạng in nghiêng, in đậm sẽ khiến nhà tuyển dụng rối mắt, đồng thời họ cũng sẽ cho rằng bạn không nghiêm túc, không chuyên nghiệp khi xin việc.

Ngoài cỡ chữ, thiết kế thư xin việc của bạn cũng cần tối giản. Dẫu biết rằng định dạng text thông thường trong trong word là dễ đọc nhất nhưng nó lại quá nhạt hòa. Bạn có thể kết hợp thêm màu sắc, hình hoa văn trang trí nhưng không được quá lòe loẹt. Hãy nhớ rằng, thư xin việc càng được thiết kế đơn giản sẽ càng đẹp và thu hút.

Việc làm hành chính văn phòng

 2.3. Ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin

Đây thực sự là điều khó! Bạn có khoảng 1 trang giấy A4 để nói tất cả những gì mình muốn trong thư xin việc của mình. Chính vì vậy hãy viết lá thư xin việc ngắn gọn, xúc tích như phải đảm bảo về nội dung nhé.

Sẽ không có nhà tuyển dụng nào muốn đọc lá thư xin việc dài hơn một trang 4A hay dài như một bài tiểu luận. Bởi thế nên tôi mới nói rằng : thư xin việc không có nghĩa là bạn viết tất cả những điều bạn đã trình bày trong cv xin việc thành một đoạn văn dài ba bốn trang giấy mà cần tóm lược tất cả những thông tin cần thiết đó trong một mặt a4.

Trung bình một lá thư xin việc sẽ dài khoảng 800 chữ và để sử dụng tốt 800 chữ này hãy gạch đầu dòng ra những điều bạn muốn thể hiện trong thư xin việc và chọn lựa những chi tiết nổi bật nhất. Sau đó, lập dàn ý các phần và viết câu văn trình bày ngắn gọn, xúc tích đủ sức thuyết phục.

2.4. Không sử dụng một lá thư xin việc các doanh nghiệp khác nhau

Giống như cv xin việc, bạn không nên sử dụng một lá thư xin việc để gửi cho tất cả những doanh nghiệp mà mình ứng tuyển mà cần linh động nó theo từng doanh nghiệp nhất định. Vì lẽ mối doanh nghiệp đều có yêu cầu tuyển dụng nhà, văn hóa doanh nghiệp khác nhau.

Chưa kể tới những vị trí công việc khác nhau sẽ yêu cầu kỹ năng, kinh nghiệm khác nhau, bạn cần điều chỉnh những kỹ năng cùng kinh nghiệm của mình sao cho phù hợp với vị trí, công việc và doanh nghiệp đó.

Thư xin việc hành chính nhân sự

3. Bật mí cách viết cover letter ấn tượng “hạ gục” nhà tuyển dụng

Viết thư xin việc dường như sẽ dễ dàng hơn với những ứng viên có khả năng hành văn tốt hay có kinh nghiệm viết thư xin việc. Tuy nhiên nó sẽ là thử thách rất lớn với ứng viên chưa có nhiều kinh nghiệm hay khả năng trình bày chưa cao. Để có một cover letter hoàn hảo, bạn có thể áp dụng công thức viết thư xin việc cơ bản như sau.

Một bức thư xin việc thường có 5 phần chính như sau: phần chào đầu, phần giới thiệu bản thân, nội dung chính, phần kết và lời chào cuối cùng cùng chữ ký. Cụ thể:

3.1. Cách viết lời mở đầu thư như thế nào?

Dựa vào thông tin doanh nghiệp mà bạn tìm hiểu được hãy xác định chính xác bộ phận sẽ nhận tư xin việc của mình đặc biệt là người nhận thư xin việc của mình. Bạn có thể viết « kính gửi » sau đó đến họ và tên người nhận, bộ phận nhận đối với lá thư tiếng Việt và « Dear  Mr/Ms/Dr … » khi viết lá thư tiếng Anh. Sẽ rất ấn tượng nếu bạn viết đúng tên người nhận thư, điều này khiến nhà tuyển dụng thấy được bạn rất quan tâm đến công việc hiện tại.

3.2. Viết đoạn mở đầu ấn tượng như thế nào?

Đoạn mở đầu thư, bạn sẽ cần trình bày lý do gửi thư xin việc của mình, có thể nói về nguồn tin tuyển dụng doanh nghiệp mà bạn cập nhật được là từ đâu. Chẳng hạn như: “Tôi viết lá thư xin việc này gửi tới quý công ty để ứng tuyển vị trí nhân viên Hành chính nhân sự mà công ty đang tuyển dụng trên trang web viecday365.com. Với kinh nghiệm và năng lực của mình, tôi thấy rằng mình rất phù hợp với vị trí tuyển dụng hiện tại của doanh nghiệp”.

Bạn không nên viết một câu ngắn gọn theo dạng “Tôi viết lá thư xin việc gửi đến quý công ty để ứng tuyển vị trí nhân viên hành chính văn phòng vì tôi rất quan tâm đến công việc này”. Viết như vậy không sai nhưng nó sẽ thể hiện bạn khá tự phụ và không khéo léo trong giao tiếp.

Chú ý rằng viết đoạn mở đầu ấn tượng sẽ khiến nhà tuyển dụng quyết định có đọc những đoạn tiếp theo của thư xin việc hay không.

3.3. Cách viết phần nội dung chính thư ngắn gọn và đầy đủ

Bạn có rất nhiều điều muốn thể hiện trong phần nội dung chính của thư xin việc. Bạn sợ rằng mình bỏ qua thông tin này sẽ thiếu hay thêm thông tin khác có bị thừa hay không? Trong khoảng 800 chữ của lá thư xin việc thì phần nội dung chính sẽ chiếm khoảng 500 chữ và trong 500 chữ này bạn cần thể hiện hết năng lực, kinh nghiệm và mức độ phù hợp của mình.

Để viết nội dung chính thư ngắn gọn, đầy đủ hãy xác định những nội dung cần xuất hiện trong thư thông qua một số câu hỏi như :

- Những kinh nghiệm nào của bạn phù hợp và sẽ được ứng dụng tốt trong công việc này ?

- Vì sao bạn lại ứng tuyển vào doanh nghiệp này mà không phải doanh nghiệp khác ?

- Điều gì khiến cho bạn nổi bật, phù hợp với vị trí tuyển dụng hiện tại ?

- Mục tiêu phấn đấu trong tương lai của bạn trong công việc này là gì ?

Thư xin việc chăm sóc khách hàng

3.4. Những chú ý khi viết đoạn cuối thư

Trong một mặt giấy a4 rất khó để bạn thể hiện hết khả năng của mình. Bởi vậy đoạn cuối thư được sử dụng như một lời gợi mở nhà tuyển dụng xem xét các thông tin cùng kinh năng, kinh nghiệm, trình độ của bạn kỹ hơn trong hồ sơ xin việc của mình.

Bạn cũng đừng quên khẳng định lại một lần nữa mức độ phù hợp của mình với vị trí tuyển dụng hiện tại. Đồng thời tổng kết nguyện vọng và mong muốn về vị trí việc làm của doanh nghiệp đó.

3.5. Chữ ký và lời chào kết thư

Dừng bao giờ quên chữ ký và lời chào kết thư. Vì nó thể hiện phép lực sự tối thiểu đồng thời thể hiện rằng bạn chính là người viết lá thư đó chứ không phải một người khác.

“Trân trọng …” sẽ là cụm từ cảm ơn không thể thiếu khi kết thúc lá thư xin việc của mình.

Cuối cùng, trước khi quyết định gửi lá thư xin việc của mình đến nhà tuyển dụng hãy đọc lại nó lần cuối để đảm bảo rằng bạn không viết sai thông tin công ty, thông tin cá nhân của mình cũng như không mắc lại những lỗi chính tả cơ bản. Bạn cũng có thể đưa Cover letter của mình cho người thân, bạn bè đọc để họ góp ý để sửa câu từ sử dụng hay để chỉnh lỗi chính tả mà bạn có thể phạm phải.

Cover letter là đơn xin việc hay thư xin việc – tài liệu quan trọng mà bạn gửi tới nhà tuyển dụng để thể hiện khả năng của bản thân đồng thời thể hiện mong muốn công việc ứng tuyển đó. Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ về Cover letter là gì cùng những thông tin quan trọng về cách viết, những điều cần chú ý khi viết thư xin việc cho mình.