Chứng từ tài chính là gì và cách nhận biết chính xác

1. Tổng quan về chứng từ tài chính

Chứng từ tài chính được hiểu là dạng văn bản ngắn, là loại chứng từ có chức năng làm phương tiện thanh toán cho các giao dịch trong kinh doanh, buôn bán. 

Chứng từ tài chính được quy định một cách rõ ràng và cùng thống nhất, do vậy mà hầu hết luật lệ tại các quốc gia sẽ được quy định chứng từ tài chính bao gồm như sau: Hối phiếu, Lệnh phiếu & Kỳ phiếu, Séc và Thẻ thanh toán.

Xem thêm: Chiến lược tài chính là gì và những điều bạn cần biết

2. Tham khảo chứng từ tài chính trong thanh toán quốc tế

2.1. Hối phiếu

2.1.1. Khái niệm

Hối phiếu được hiểu là mệnh lệnh yêu cầu đòi tiền nợ vô điều kiện do người bán, người cung ứng dịch vụ có mong muốn đòi tiền người mua, người nhập khẩu hoặc người nhận cung ứng.

Đồng thời, hối phiếu cũng chính là yêu cầu người này phải trả một số tiền cụ thể tại một địa điểm cụ thể và thời gian cụ thể dành cho người hưởng lợi được quy định dựa trên mệnh lệnh đó.

2.1.2. Đặc điểm

- Tính trừu tượng: Tại nội dung trên hối phiếu, tính trừu tượng thể hiện số tiền phải trả. Ai là người trả? trả tiền cho ai? Thời gian trả tiền khi nào? Mà không đề cập đến các nguyên nhân phải trả tiền cũng như quan hệ kinh tế.

- Tính bắt buộc trả tiền: Đối với các trường hợp hối phiếu không phù hợp với nội quy đạo luật thì đối với tất cả các trường hợp còn lại người trả tiền được yêu cầu phải trả đầy đủ theo yêu cầu mệnh lệnh của hối phiếu. 

Đồng thời, người ký hối phiếu sẽ phải trực tiếp chịu trách nhiệm thanh toán khoản tiền cho bên thụ thưởng nếu hối phiếu đã được chuyển nhượng mà không thanh toán trước đó.

- Tính lưu thông: Tính lưu thông trong hối phiếu thể hiện ở điều có thể sử dụng được một hay nhiều lần hoặc được chuyển nhượng từ người này sang người khác. Đồng thời, đối tượng đó cũng có thể cầm, thế chấp vay vốn ngân hàng trong thời hạn đã được quy định.

2.2. Lệnh phiếu và Kỳ phiếu

2.2.1. Khái niệm

Lệnh phiếu được hiểu là một loại chứng chỉ có giá do người phát hành lập nên, đồng thời thực hiện các cam kết thanh toán không điều kiện một số tiền nhất định khi có yêu cầu trong một thời gian nhất định tại tương lai dành cho người thụ hưởng.

2.2.2. Đặc điểm

Đặc điểm của lệnh phiếu chính là kỳ hạn sẽ được quy định một cách rõ ràng, minh bạch trên tờ lệnh này. Mỗi một lệnh phiếu có thể do một hoặc nhiều người cùng tham gia ký phát để thực hiện cam kết trả tiền cho các bên hưởng lợi.

Do vậy mà lệnh phiếu cần có sự bảo lãnh của công ty Tài chính hoặc Ngân hàng để có thể đảm bảo khả năng thanh toán của lệnh phiếu đúng hạn. Tuy nhiên, lệnh phiếu chỉ có một bản chính duy nhất do con nợ ký phát với mục đích chuyển cho bên hưởng lợi phiếu đó.

2.3. Séc 

2.3.1. Khái niệm

Séc được hiểu là một văn bản ngắn, là lệnh trả tiền không điều kiện của người sở hữu tài khoản ký phát ra lệnh cho ngân hàng, đồng thời trích ra một số tiền cụ thể từ tài khoản của mình để trả cho người được chỉ thị ghi trên Séc hoặc người cầm Séc.

2.3.2. Đặc điểm

Đối với Séc, điểm đáng chú ý nằm ở việc tính chất Séc có thời hạn nhất định. Tức là tờ Séc chỉ có giá trị thanh toán trong thời hạn vẫn còn hiệu lực và chưa bị hết hạn.

Xem thêm: Cố vấn tài chính là gì? Phân biệt tư vấn tài chính và cố vấn tài chính

2.4. Thẻ thanh toán

2.4.1. Khái niệm

Thẻ thanh toán được hiểu là một loại thẻ có khả năng thanh toán trên mọi địa điểm chấp nhận thanh toán với loại thẻ này. Bên cạnh đó, các chủ sở hữu có thể sử dụng loại thẻ thanh toán này để thực hiện rút tiền mặt từ ngân hàng cũng như các máy rút tiền tự động tại nơi công cộng.

Thông thường, các loại thẻ thanh toán sẽ được phát hành chính tại Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính có một số công ty phát hành dưới dạng thẻ quà tặng hoặc thẻ sử dụng dịch vụ. 

2.4.2. Phân loại

Hiện nay có 3 loại thẻ thanh toán được sử dụng phổ biến nhất hiện nay đó là thẻ trả trước, thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng. 

Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào mỗi loại thẻ mà sẽ có đặc điểm khác nhau, điểm chung duy nhất của tất cả các loại thẻ thanh toán này chính là người dùng đều có thể rút tiền tại ATM và thanh toán tại đó. Cho nên được gọi chung là thẻ ATM hay nói cách khác thẻ thanh toán chính là thẻ ATM.

- Đối với thẻ ghi nợ (Debit Card): Loại thẻ này sở hữu chức năng tuyệt vời cho phép người dùng chi tiêu với số tiền họ sở hữu trong tài khoản đi kèm với thẻ đó. 

Tức là nếu người dùng muốn sử dụng thẻ ghi nợ thì các bạn cần phải tạo tài khoản ngân hàng sau đó nạp tiền vào trong tài khoản một số tiền nhất định sau đó thực hiện chi tiêu số tiền có trong tài khoản ngân hàng đó.

Loại thẻ này hầu hết mọi người hiện nay sẽ dùng trong khi mua sắm tại các quán ăn có máy cà thẻ hoặc siêu thị, các Trung tâm thương mại. Hiện nay có hai loại thẻ ghi nợ phổ biến đó là thẻ ghi nợ nội địa (ATM) chính là thẻ mà các bạn thường dùng để rút tiền tại cây ATM và loại thẻ này chỉ có hiệu lực và được sử dụng trong nước.

Thẻ còn lại chính là thẻ ghi nợ quốc tế (Visa Debit và Master Debit) là loại thẻ được sử dụng phổ biến tại nước ngoài. Công dân tại Việt Nam có nhu cầu sang nước ngoài định cư làm việc và học tập đều phải làm thẻ Visa để được sử dụng tại quốc gia đó.

- Đối với thẻ tín dụng (Credit Card): Thẻ tín dụng được hiểu là loại thẻ ngân hàng phát hành có cho phép người sử dụng tiêu dùng trước số tiền mà ngân hàng cho người dùng “vay tạm” trong hạn mức đã được quy định. 

Điều này có nghĩa là mặc dù tài khoản của người dùng hết tiền (không có tiền) nhưng các bạn vẫn có thể mua sắm và thanh toán tại các địa điểm “cà thẻ” với số điền nhất định theo hạn mức đã quy định.

Do đó, để có thể mở được thẻ này, người dùng cần chứng minh thu nhập của cá nhân đó với ngân hàng mà bạn đã đăng ký. Đồng thời các bạn sẽ phải trải qua giai đoạn xét duyệt hồ sơ, chứng từ khá khắt khe thì mới được ngân hàng phê duyệt.

- Đối với loại thẻ trả trước (Prepaid Card): Cũng như tên gọi đây là một loại thẻ trả trước, bất cứ người dùng nào cũng đều có khả năng đăng ký mở thẻ và không nhất thiết phải kết nối với tài khoản ngân hàng nên có thể được sử dụng làm quà tặng cho người khác.

Thông thường, thẻ trả trước sẽ không được liên kết với tài khoản ngân hàng mà bạn có như thẻ ghi nợ (Debit Card), chính vì thế mà loại thẻ này chỉ được sử dụng dựa theo số tiền mà thẻ đó đang có. Tron trường hợp người dùng hết tiền thì sẽ không có khả năng thanh toán bằng thẻ này được nữa.

Trên đây là những thông tin cơ bản về các chứng từ tài chính trong buôn bán hoặc kinh doanh. Chúng tôi xin phép nhắc lại như sau, chứng từ tài chính là loại chứng từ bao gồm như sau Hối phiếu, Lệnh phiếu & Kỳ phiếu, Séc và Thẻ thanh toán.Các định nghĩa về loại thẻ cũng như loại phiếu đã được chúng tôi giải đáp chi tiết trong bài đọc này. 

Hy vọng những kiến thức về chứng từ tài chính mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp ích nhiều cho bạn đọc cũng như những người trong nghề tài chính. Đừng quên hãy thường xuyên theo dõi các bài đọc mới nhất qua trang web viecday365.com để cập nhật nhiều tin tức hay ho, thú vị về tài chính bạn nhé.