Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì thì được coi là đầy đủ

1. Đôi nét về bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

1.1. Khái niệm của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp nhiều loại giấy tờ, trong đó mỗi một tờ đơn sẽ phục vụ và giải quyết một thủ tục khác nhau rải rác trong suốt quá trình đóng hàng và vận chuyển hàng hóa. Bộ chứng từ này sẽ cần phải có 2 bản cho cả bên mua và bên bán sở hữu. Bộ chứng từ sẽ chứa các thông tin cần thiết và quan trọng của hàng hóa, qua đó các cơ quan có thể nắm bắt được thông tin và dễ dàng thực hiện thủ tục hơn.

1.2. Lí do có bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Vào những năm của thế kỉ 18, khi mà hàng hóa bắt đầu được vận chuyển bởi những con tàu đường thủy. Vô số những tai nạn, trường hợp xảy ra những vì chưa có định hình chung liên quan đến xuất nhập khẩu hoặc incoterms nên sự việc được giải quyết theo hướng dân sự là chủ yếu. Tuy nhiên sau này các hàng hóa được vận chuyển với sự tăng tiến về cả số lượng lẫn chất lượng và giá thành nên một hệ thống thủ tục nhằm bảo vệ lợi ích của người bán là hợp lí. Chính vì thế nên chúng ta đã có nền móng cho hệ thống chứng từ xuất nhập khẩu. 

Tuy nhiên đối tượng chủ yếu mà thủ tục thời đó bảo vệ lại chỉ là người mua, dần dần các chứng từ được cải thiện, bổ sung và tạo thành hệ thống chứng từ hoàn thiện và đầy đủ như bây giờ.

Xem thêm: Phụ phí CIC trong xuất nhập khẩu là gì? Một số vấn đề cần biết

1.3. Công dụng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Như đã nói ở phía trên, công dụng của bộ chứng từ chính là xác nhận mối quan hệ hợp tác giữa 2 bên, xác nhận trách nhiệm của cả 2 bên, xác định quá trình hoàn thành của thủ tục, xác định thông tin về hàng hóa. Trong nhiều trường hợp thì bộ chứng từ xuất nhập khẩu còn làm cho quá trình thanh toán trở nên minh bạch và rõ ràng hơn trong cả thời gian, địa điểm và phương thức.

Nói chung lại là bộ chứng từ có tác dụng xác lập các quan hệ và tiến hành ràng buộc nó dưới sức nặng của pháp luật. Đảm bảo rằng sẽ không có bên nào vi phạm, gây thất thoát cho một bên bất kì.

2. Các yếu tố của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Cùng viecday365 tìm hiểu về yếu tố bắt buộc của bộ chứng từ xuất nhập khẩu sau đây: 

2.1. Hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại chính là yếu tố quan trọng nhất trong bất kì bộ chứng từ xuất nhập khẩu nào. Hợp đồng thương mại sẽ xác nhận mối quan hệ hợp tác của 2 bên, ràng buộc nó bởi pháp luật. Đồng thời nó cũng xác định các yếu tố đi kèm liên quan tới các điều khoản cũng như chi phí và hàng hóa. Tất nhiên nếu như không đi đến được hợp đồng sẽ không thể có điều kiện thành lập những giấy tờ phía sau nữa.

Để có thể đi tới một bản hợp đồng được cho là đã có sự thỏa thuận ở 2 phía, cần rất nhiều thời gian, công sức cũng như tiền bạc. Nếu như 2 bên là những đối tác lâu năm, đã am hiểu về cơ sở, tiềm lực, kinh tế cũng như có mức độ tin cậy vào nhau thì việc ký kết hợp đồng sẽ thường diễn ra khá nhanh và không tốn thời gian. Tuy nhiên trong trường hợp ngược lại khi cả 2 lần đầu hợp tác thì sẽ không được dễ dàng như vậy. 

Đàm phán để đi tới hợp đồng là vô cùng cần thiết trong những trường hợp như vậy. Có khá nhiều hình thức đàm phán khác nhau dựa trên ưu thế của cả 2 bên để đưa ra lựa chọn phù hợp. Tất nhiên cũng cần cân nhắc khả năng hợp tác lần sau để lựa chọn phương thức cứng hay mềm hợp lí.

2.2. Hóa đơn thương mại

Đây chính là yếu tố sẽ xác định tất cả các yếu tố liên quan tới thanh khoản đã được quy định trong hợp đồng. Nếu như trong trường hợp bên mua chọn phương án thanh toán ngay và trọn gói thì việc xuất hóa đơn sẽ vô cùng dễ dàng và thuận tiện.

Tuy nhiên nếu như bên mua muốn thanh toán sau khi nhận hàng thì cũng không quá khó để xử lí. Thông thường bên mua sẽ yêu cầu bên bán phải trả trước % giá trị của hàng hóa nhất định, sau đó từ % đã trả của bên mua để thành đơn và hóa đơn. Trong hóa đơn sẽ ghi rõ đã trả bao nhiêu phần trăm, còn lại bao nhiều tiền và tiến hành thanh khoản trong khoản thời gian nào. 

Sau khi đã hoàn thành hóa đơn đỏ thì cần làm các thủ tục liên quan và hoàn thiện bộ hồ sơ xuất nhập khẩu như bình thường mà thôi.

2.3. Phiếu đóng gói hàng hóa

Thông thường trong một quá trình xuất nhập khẩu, người bán sẽ tìm đến một đơn vị thứ 3 phụ trách tất cả mọi khâu từ khi bắt đầu bán hàng cho đến khi hàng được đưa tới người mua. Nghe có vẻ như sẽ khác so với các công việc bán hàng thường ngày khi mà việc người bán cần làm duy nhất đó chính là tập trung sản xuất. Nhưng đối với xuất nhập khẩu thì điều này là hoàn toàn cần thiết. Thời gian để hoàn thiện sản phẩm với chất lượng tốt nhất, ưu việt nhất là rất lớn, chính vì vậy nên các agency được thuê để phụ trách các khâu từ tìm kiếm khách hàng cho tới đóng gói và vận chuyển.

Phiếu đóng gói hàng hóa hay chính là tờ đơn xác nhận hàng hóa đã được vận chuyển tới cảng, tàu mang mã số quy ước. Từ đó người bán có thể dễ dàng theo dõi tốc độ di chuyển cũng như khả năng tới cảng theo dự định của tàu.

Xem thêm: Xuất nhập khẩu trực tiếp là gì? Ưu và nhược điểm

2.4. Vận đơn

Vận đơn chính là giấy tờ được coi là đặc trưng của xuất nhập khẩu. Vận đơn sẽ quy định khối lượng hàng hóa, nơi hàng hóa cất lên thân tàu, thời gian tàu rời cảng, thời gian tàu tới cảng, chi phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa. 

Vận đơn là giấy tờ làm khá tốn thời gian khi tiến hành xuất nhập khẩu hàng hóa, do đó vận đơn sẽ thường được làm trước vài ngày trước khi tàu chính thức rời cảng. Vận đơn tất nhiên sẽ do bên agency hoặc bên bán hàng phụ trách. Khi tàu rời cảng thì bên bán có trách nhiệm tổng hợp tất cả các giấy tờ và gửi sang bên mua để có thể thực hiện thủ tục liên quan đến tờ khai hải quan.

2.5. Tờ khai hải quan

Đây có thể coi là loại giấy tờ duy nhất mà phía người mua phải tự thực hiện. Thủ tục làm tờ khai hải quan khá đơn giản. Người mua chỉ cần mang theo những giấy tờ cần thiết, ra phía cảng thực hiện thủ tục, thanh toán các khoản chi phí, chi phí phát sinh nếu có và sau đó vận chuyển hàng hóa về.

Vừa rồi là tất cả những chia sẻ về bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì và giải thích chi tiết về từng yếu tố phải có trong một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết tới đây, hy vọng rằng với những kiến thức có được từ đây các bạn sẽ không còn cảm thấy bỡ ngỡ khi gặp các vấn đề liên quan tới thủ tục hải quan cũng như các loại giấy tờ cần thiết.