Admin Officer là gì? Nhiệm vụ và trách nhiệm của Admin Officer

1. Tìm hiểu về Admin Officer

1.1. Admin Officer là gì?

Admin Officer, hay trong tiếng Việt được hiểu tương đương với công việc Quản trị hành chính văn phòng, thường làm việc cho các doanh nghiệp hoặc tổ chức để giám sát các trưởng bộ phận và đảm bảo doanh nghiệp, tổ chức duy trì các hoạt động hành chính và văn thư một cách chuẩn chỉnh. Họ làm việc chặt chẽ với quản lý và cấp trên để xem xét hoạt động của doanh nghiệp và tìm cách tối đa hóa các quy trình nội bộ.

Công việc của Admin Officer là xem xét luật doanh nghiệp và các quy định khác áp dụng cho ngành kinh doanh của họ, để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ thực hiện các điều luật đó trong thực tiễn làm việc hàng ngày. Đôi khi họ cũng có thể chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho các bộ phận khác nhau.

Xem thêm: "Làm thư ký học ngành gì?" - Đáp án chính xác nhất dành cho bạn

1.2. Nhiệm vụ và trách nhiệm của Admin Officer

Admin Officer quản lý các công việc hàng ngày của một công ty hoặc tổ chức bằng cách hỗ trợ các thủ tục, quy trình liên quan đến hành chính và văn thư.

Các nhiệm vụ và trách nhiệm của Admin Officer thường bao gồm:

+ Chịu trách nhiệm cho các công việc lễ tân văn phòng, chẳng hạn như chào hỏi và hướng dẫn khách hàng, giải đáp các thắc mắc qua điện thoại và giải quyết khiếu nại một cách lịch sự, chuyên nghiệp. Ngoài ra Admin Officer còn hỗ trợ các công việc in ấn, đóng dấu mộc, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu hay các vật tư cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.

+ Đảm bảo các nguồn cung cấp văn phòng được duy trì, trong đó bao gồm cả công việc kiểm tra hàng tồn kho; làm việc với các nhà cung cấp để đảm bảo luôn có đủ mức cung cấp cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp; nhận danh sách vật tư cần thiết từ các phòng ban và lên kế hoạch mua sắm hợp lý.

+ Thỉnh thoảng cần chuẩn bị và gửi báo cáo hoặc tệp thông tin cho các bộ phận khác. Nhân viên quản lý sẽ nhận các văn bản, tài liệu từ các bộ phận và các yêu cầu cần xử lý, sau đó họ sẽ phân loại và gửi các giấy tờ đó đến các phòng ban có thẩm quyền giải quyết.

Admin Officer làm việc trong môi trường doanh nghiệp thường báo cáo với Tổng Giám đốc (CEO) hoặc Giám đốc điều hành (COO). Đối với các Admin Officer làm việc trong cơ sở chăm sóc sức khỏe, họ thường báo cáo với Giám đốc Y tế hoặc Giám đốc Chăm sóc sức khỏe để nhận nhiệm vụ và chuyển tiếp thông tin về nhu cầu của cơ sở.

+ Đảm bảo tính bí mật và bảo mật của các tệp và hệ thống lưu trữ.

+ Điều phối lịch trình làm việc, sắp xếp các cuộc họp, phân phối các bản ghi nhớ và báo cáo sao cho đảm bảo rằng mọi người đều được cập nhật tin tức và thông tin cần thiết của công ty một cách chính xác và kịp thời.

Thông thường, tất cả các thành viên của bộ phận nhân sự, CNTT, Kế toán hoặc Tài chính và tiếp thị đều cần gửi báo cáo định kỳ cho Admin Officer. Đó là các báo cáo tài chính hoặc dữ liệu bảng lương, cập nhật thông tin về các thủ tục tuyển dụng và chuyển tiếp nhu cầu ngân sách hoặc cung ứng của các bộ phận.

+ Soạn bảng lương

Admin Officer chịu trách nhiệm theo dõi bảng chấm công của các nhân viên trong công ty và xử lý ngay những trường hợp sai sót. Đến cuối mỗi tháng họ sẽ tổng hợp lại bảng lương của tất cả nhân viên để tính lương. Khi đó Admin Officer sẽ kết hợp làm việc với phòng Kế toán để làm bản lương và gửi cho từng nhân sự.

 + Quản lý trang thiết bị và tài sản chung

Admin Officer kiểm soát danh sách các tài sản chung của công ty. Đồng thời cũng cần thường xuyên theo dõi tình trạng và lên kế hoạch bảo trì hoặc thay mới các trang thiết bị để đảm bảo cho hoạt động của công ty không bị gián đoạn.

1.3. Yêu cầu đối với Admin Officer

1.3.1. Kỹ năng và chuyên môn của Admin Officer

Admin Officer cũng thuộc vào một trong những vị trí quản lý trong doanh nghiệp, bởi vậy cần có các kỹ năng và trình độ chuyên môn sau để có thể làm tốt vai trò của họ:

+ Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và lập lịch trình tốt

+ Kinh nghiệm kế toán cơ bản, đặc biệt là trong các khoản phải trả/ phải thu

+ Kinh nghiệm sử dụng các phần mềm văn phòng, bao gồm Word, Excel…

+ Kỹ năng giao tiếp tốt

+ Khả năng thực hiện nhiều đầu việc

1.3.2. Yêu cầu về trình độ học vấn đối với Admin Officer

Yêu cầu về trình độ học vấn đối với Admin Officer đó là tối thiểu phải có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông.

Tuy nhiên, thực tế thì nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên cho vị trí Admin Officer phải có bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân, tốt nhất là trong kinh doanh, hành chính công hoặc một lĩnh vực nào khác có liên quan. Chứng chỉ chuyên nghiệp về quản lý văn phòng cũng là một điểm cộng rất lớn.

1.3.3. Yêu cầu về kinh nghiệm đối với Admin Officer

Hầu hết các nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên Admin Officer phải có kinh nghiệm làm việc trước đây trong vai trò văn thư hoặc thư ký hoặc có kinh nghiệm xử lý các công việc hành chính trong một lĩnh vực Admin Officer cũng cần có hiểu biết sâu rộng về quản lý và kinh doanh.

Nhiều người làm công việc Admin Officer bắt đầu sự nghiệp của họ với tư cách là Trợ lý hành chính hoặc vị trí tương tự và thông qua kinh nghiệm làm việc để dần thăng tiến lên vị trí Admin Officer.

Xem thêm: [Câu chuyên bàn giấy] Ngành quản trị văn phòng ra làm gì?

2. Những phẩm chất nào làm tạo nên một người Admin Officer giỏi?

Có nhiều yêu cầu về kỹ năng và trình độ chuyên môn khác nhau để làm nên một người Admin Officer giỏi. Một số kỹ năng giúp người Admin Officer thực hiện tốt các nhiệm vụ và công việc của mình bao gồm:

- Giao tiếp giữa các cá nhân

Kỹ năng này được sử dụng để giao tiếp hiệu quả giữa các trưởng bộ phận các phòng ban sức khỏe và ban Giám đốc. Ví dụ, một nhân viên hành chính có thể có một cuộc họp vào buổi sáng để tìm hiểu về việc cắt giảm ngân sách từ hội đồng quản trị, trong khi họ cần truyền đạt thông tin đó cho các trưởng bộ phận cấp dưới vào buổi chiều.

- Chuyên môn chăm sóc sức khỏe

Để phát triển các chính sách tổ chức và chỉ định ngân sách tổ chức cho các lĩnh vực phù hợp. Ví dụ: một Admin Officer xem xét các công văn của Bộ Y tế và quyết định thực hiện các chính sách bảo mật bệnh nhân cao hơn.

- Thái độ làm việc và tư duy cầu tiến

 Để xác định các lĩnh vực tổ chức của họ có thể sử dụng cải tiến. Ví dụ: Nhân viên hành chính nghiên cứu về phần mềm CNTT sắp ra mắt cho các hoạt động chăm sóc sức khỏe và bắt đầu lập kế hoạch triển khai các công nghệ cập nhật đó vào cơ sở của họ.

Vậy là thông qua bài viết của viecday365 bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi Admin Officer là gì và vai trò của họ đối với mỗi doanh nghiệp. Có thể nói Admin Officer là một công việc rất đa năng và có liên quan đến tất cả các bộ phận và phòng ban trong công ty. Vị trí Admin Officer có mặt ở hầu hết các bộ phận trong công ty và liên quan chặt chẽ đến hoạt động của các bộ phận này.