Tổng hợp những điểm nổi bật và tính năng của Access quản lý bán hàng

1. Tìm hiểu về phần mềm Access quản lý bán hàng

Nhiều mô hình kinh doanh hiện nay đang muốn giảm bớt những chi phí không cần thiết, do đó mà phần mềm Access ngày càng được sử dụng nhiều hơn.

1.1. Đôi nét về phần mềm quản lý bán hàng bằng Access

Access, tên đầy đủ là Microsoft Office Access (còn được viết là MS Access), là một phần mềm quản lý các cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft sản xuất. Access là một hệ thống quản lý các cơ sở dữ liệu hoặc hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (relational database management system, viết tắt là RDBMS), đóng vai trò giúp người dùng lưu trữ, quản lý dữ thông tin nhanh chóng (RAD).

Đây là một phần mềm được người dùng sử dụng rộng rãi trên các máy tính hệ điều hành Window. Theo nhà sản xuất, Access không chỉ dừng ở việc tạo các cơ sở dữ liệu mà còn có thể tạo ra các ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng cùng với khả năng bảo mật rất tốt.

Trước đó, Excel thường được mọi người sử dụng để quản lý, tuy nhiên excel là tập hợp các dữ liệu tệp phẳng và không thể liên hệ với các dữ liệu tệp khác, do đó doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc quản lý. Vì vậy, ngày nay người ta thường dùng Access và Excel kết hợp với nhau tạo nên một chương trình quản lý kho bằng Access.

1.2. Một số lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng Access

Phần mềm Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có sức mạnh và tính năng cao, giúp các cửa hàng, doanh nghiệp dễ dàng quản lý kho hàng dựa vào các cơ sở dữ liệu rộng lớn.

Khi người dùng sử dụng Access, họ được nhận rất nhiều lợi ích và tính năng nổi bật như:

- Áp dụng dễ dàng cho các hệ thống nhỏ và phù hợp nhiều đối tượng khác nhau.

- Phần mềm có tính năng vô cùng tốt nhờ công nghệ mã hóa nới và mật khẩu cho cơ sở dữ liệu.

- Phân các quyền chi tiết cho nhân viên dễ dàng, có thể đảm bảo được quyền lợi của nhân viên và hạn chế làm quyền.

- Có tính liên kết cao với nhiều nguồn cơ sở dữ liệu ở bên ngoài như các tệp văn bản, các cơ sở dữ liệu khác, các sổ làm việc trong Excel, thuận tiện và dễ dàng cho các cửa hàng hơn rất nhiều.

- Có tính chính xác cao nhờ khả năng sắp, lọc cùng với phân tích nhiều loại dữ liệu khác nhau.

- Access có thể làm việc với các khối dữ liệu lớn, đưa đến các tốc độ xử lý rất tốt dù cho quản lý tất cả các chi tiết.

1.3. Phần mềm bán hàng Access có nhược điểm gì?

Tuy Access có khá nhiều ưu điểm, tuy vậy phần mềm bán hàng Access sử dụng miễn phí lại là một cách quản lý cũ, không còn có hiệu quả cao trong kinh doanh và khiến người dùng nhận thấy một số khó khăn.

1.3.1. Khó khăn khi quản lý cơ sở dữ liệu lớn

Các chủ cửa hàng ngày càng phát triển trong kinh doanh, các thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng càng ngày càng trở nên phức tạp. do vậy, việc quản lý kho hàng bằng Access sẽ không mang lại hiệu quả tối ưu do kho khăn khi xử lý và kiểm soát các cơ sở dữ liệu lớn.

Khi việc quản lý không được tối ưu trong việc xử lý các dữ liệu về kho hàng khiến cửa hàng có thể đưa ra những quyết định sai lầm và ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.

1.3.2. Khó khăn trong việc triển khai mô hình hệ thống qua Internet

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển trong thời đại ngày nay, Internet đã được áp dụng rất nhiều trong các hoạt động quản lý, nhằm đưa vào khả năng kiểm soát chặt chẽ và linh hoạt.

Tuy vậy, khi sử dụng quản lý bán hàng Access, người dùng sẽ khó khăn khi triển khai các hệ thống qua Internet. Khiến hệ thống không thể cải thiện và không nâng cấp để đạt được hiệu quả cao hơn.

1.3.3. Chủ cửa hàng có khả năng sử dụng công nghệ chưa cao

Không phải chủ cửa hàng nào cũng có kiến thức trong việc sử dụng các phần mềm công nghệ phức tạp, do đó vấn đề này khá bất cập. Do đó, việc quản lý bán hàng bằng Access có thể chưa thật sự tốt và gây khó khăn trong quá trình sử dụng.

2. Tập làm quen với các thành phần trong MS Access

Để có thể sử dụng phần mềm Access dễ dàng, đầu tiên bạn cần phải nắm được các mục cơ bản tại phần mềm trước khi thực hành quản lý phần mềm bằng Access.

- Bảng (Table)

Đây chính là bảng chứa các thông tin liên quan đến nhau để tạo thành một cơ sở dữ liệu logic và khoa học. Bạn có thể tạo được một ứng dụng mới chỉ trong vài phút với các mẫu bảng và theo dõi các ứng dụng tùy chỉnh tự tạo của mình. Bạn chỉ cần vào hộp văn bản để ‘Thêm bảng”, nhập nội dung rồi chọn các bảng liên quan đến nhau để theo dõi và xác định mối quan hệ và quy tắc giữa chúng.

- Truy vấn (Query)

Truy vấn sử dụng để truy vấn một đối tượng có liên quan cho một vùng làm việc nào đó. Ví dụ, bạn đang có một cơ sở dữ liệu chính về các khách hàng của mình, sắp tới công ty bạn cần tổ chức sự kiện tại Hà Nội, và lúc này bạn cần xem tất cả các khách hàng hay những khách hàng liên quan đến Hà Nội thì bạn sử dụng Query để truy vấn nhanh chóng.

- Biểu mẫu (Form)

Là dạng điền các thông tin, tại đây bạn sẽ lưu trữ và điền các thông tin về bán hàng, hoặc thay đổi về dữ liệu và được hiển thị trên màn hình làm việc của bạn để có thể kiểm tra trực tiếp các thông tin.

- Bảng ghi (Record)

Là một dạng thông tin và mỗi thông tin sẽ là một thẻ. Ví dụ như: Sở trường, sở thích,...

- Bảng trường (Field)

Bảng trường là một thông tin được tạo từ các bảng ghi và gồm các mục như: Họ và tên, địa chỉ, thông tin liên lạc.

Bảng trường thường được phần mềm quản lý bán hàng Access sử dụng để đảm bảo các số liệu đầy đủ và không bị mất, đánh cắp hay thất lạc.

3. Hướng dẫn tạo Access quản lý bán hàng đơn giản

Để quản lý bán hàng bằng Access, bạn có thể tự tạo cho mình một phần mềm với các bước đơn giản:

- Bước 1: Bạn cần xác định được mình sử dụng ứng dụng nào để sử dụng Access. Thông thường, mọi người hay chọn Excel, vừa đơn giản mà lại có tính hiệu quả cao. Bạn chọn Excel với các bảng, các cột và nhập nội dung tương ứng cho các trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp bạn như: Bảng phân phối, bảng dịch vụ, bảng nhân viên, bảng danh sách nhà đầu tư…

- Bước 2: Sau khi đã tạo xong dữ liệu trên bảng Excel, bạn có thể thực hiện quản lý bán hàng qua Access để tạo được nhiều truy cập và giải quyết các dữ liệu. Các bảng truy vấn tiếp tục chi các mối quan hệ của các thông tin có trong bảng để người dùng có thể thuận tiện trong quản lý.

- Bước 3: Bước này bạn cần đặc biệt chú ý sử dụng các hàm tính trong Excel đẻ có thể cho ra kết quả nhanh chóng cần báo cáo lên cấp trên. Để sử dụng hàm Excel để tính toán, bạn cần phải hiểu biết, tích lũy kinh nghiệm và thực hành nhiều để sử dụng hàm một cách hiệu quả.

Access quản lý bán hàng có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Tuy vậy, khi bạn đã sử dụng thành thạo phần mềm này thì bạn sẽ dễ dàng quản lý nhân viên đang làm việc, thời gian lao động và có thể tính lương cho nhân viên nhanh chóng nhất. Tuy việc tạo phần mềm Access khá đơn giản, nhưng nó sẽ hạn chế tính năng và liên kết giữa các người dùng thông qua internet.