Tổng hợp một số phần mềm quản lý quán cà phê nhỏ tốt nhất hiện nay

1. Tìm hiểu về phần mềm quản lý quán cà phê nhỏ

Phần mềm quản lý quán cà phê nhỏ là những phần mềm được thiết kế với mục đích quản lý dữ liệu tất cả các hoạt động của quán và phê nhỏ trong một ngày, một tuần hay một tháng… Các chức năng như order đồ uống, ghi nhận và báo cáo doanh thu, quản lý công nợ, quản lý tồn kho… đều sẽ được tích hợp sẵn trên phần mềm. Ngoài ra bạn còn có thể chủ động xây dựng accs chương trình khuyến mãi, chương trình hội viên…nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh của quán.

1.1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê nhỏ

1.1.1. Quản lý đơn hàng và doanh thu

Dù chỉ là quán cà phê nhỏ nhưng lượng khách hàng là vẫn có và người quản lý nào cũng sẽ quan tâm đến doanh thu cùng với lợi nhuận. Việc quản lý theo cách truyền thống có thể có một vài sai sót và đôi khi bị thất thoát doanh thu mà không tìm được nguyên nhân. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý quán cà phê thì mọi order và lịch sử đơn hàng đều sẽ được ghi nhận lại theo thời gian thực, giúp quản lý dữ liệu chặt chẽ hơn.

1.1.2. Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho

Số lượng, chủng loại và tình trạng từng loại nguyên vật liệu sẽ được ghi nhận theo thời gian nhập kho và lưu giữ trên hệ thống. Đồng thời mọi biến động vào ra của nguyên vật liệu trong kho cũng sẽ được ghi nhận lại chính xác, giúp người quản lý kiểm soát được tình trạng tồn kho và có phương án mua bổ sung nguyên vật liệu kịp thời.

1.1.3. Quản lý từ xa trên các thiết bị di động

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quán cà phê nhỏ, người quản lý có thể theo dõi những hoạt động của quán mà không cần thiết phải có mặt ở quán. Với phiên bản cài đặt trên các thiết bị di động, dữ liệu từ các hoạt động của quán đều sẽ được đồng bộ đến máy chủ chung và người quản lý có thể biết được chính xác doanh thu và cả hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

1.1.4. Quản lý và chăm sóc khách hàng

Việc giữ chân khách hàng cũng có vai trò quan trọng không kém thu hút khách hàng. Để làm được điều này thì những chương trình khuyến mãi, giảm giá, tặng kèm quà, thẻ hội viên… là những cách làm hiệu quả. Hiện nay các phần mềm quản lý quán cà phê hầu hết đều tích hợp tính năng quản lý số voucher khuyến mãi hay quản lý thẻ hội viên… giúp cho việc triển khai những phương thức thu hút và giữ chân khách hàng diễn ra dễ dàng hơn.

1.1.5. Báo cáo thu chi đầy đủ và rõ ràng

Mọi dữ liệu về các khoản thu, chi cũng như các hoạt động khác của quán đều được ghi nhận lại trên hệ thống. Sau đó hệ thống sẽ tự động xuất báo cáo theo ngày, tuần hoặc tháng. Thông qua những báo cáo này người quản lý sẽ theo dõi được hiệu quả kinh doanh và nhận ra được những vấn đề cần được cải thiện.

1.2. Phần mềm trả phí có thực sự tốt hơn phần mềm miễn phí?

Chi phí là một trong những tiêu chí chính có tác động đến lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê nhỏ. Hiện nay trên thị trường đang có cả hai loại phần mềm miễn phí và phần mềm trả phí. Vậy câu hỏi đặt ra là phần mềm trả phí có thực sự tốt hơn phần mềm miễn phí hay không?

Thông thường bạn sẽ được trải nghiệm miễn phí một thời gian ngắn để đánh giá mức độ hiệu quả của các phần mềm trả phí trước khi đưa ra quyết định có nên đầu tư mua phần mềm hay không.

Ưu điểm của các phần mềm có trả phí so với các phần mềm miễn phí đó là có thể cài đặt để đồng bộ dữ liệu và quản lý từ xa thông qua các thiết bị di động, còn phần mềm miễn phí thì chỉ có thể cài đặt cố định trên máy tính ở quán cà phê.

Các phần mềm miễn phí thường chỉ cung cấp những tính năng cơ bản nhất như quản lý đơn hàng, thanh toán hóa đơn, in hóa đơn… Còn các tính năng nâng cao hơn như quản lý kho, quản lý nguyên vật liệu, báo cáo doanh thu… đều rất cơ bản và nếu đòi hỏi độ hiệu quả cao hơn của những tính năng này thì bạn cần sử dụng những phần mềm trả phí.

Ngoài ra những phần mềm trả phí thương sẽ được đảm bảo về tính ổn định và được cập nhật thường xuyên hơn những phần mềm miễn phí. Nhà cung cấp cũng sẽ sẵn sàng hỗ trợ khách hàng với bất cứ vấn đề gì cho các phần mềm trả phí, điều này hầu như không có ở các phần mềm miễn phí.

2. Giới thiệu một số phần mềm quản lý quán cà phê nhỏ

Hiện nay, trên thị trường đang có rất nhiều phần mềm quản lý quán cà phê với tính năng và hoạt động tương tự như nhau. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn chưa biết nên sử dụng phần mềm nào thì hãy tham khảo một số phần mềm quản lý quán cà phê nhỏ sẽ được gợi ý ngay sau đây nhé!

2.1. Phần mềm PosApp

PosApp là cái tên đầu tiên chúng tôi muốn gợi ý cho bạn. Với khả năng cài đặt và vận hành mượt mà trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại di động, laptop, máy tính để bàn, máy tính bảng… bạn có thể đồng bộ giữa các thiết bị và thực hiện thao tác quản lý tại bất kỳ nơi đâu chỉ cần có kết nối internet.

PosApp cung cấp đầy đủ tính năng cần thiết cho việc quản lý quán cà phê nhỏ, bao gồm việc nhập xuất dữ liệu đặt hàng, quản lý thu chi và lịch sử thay đổi đơn đặt hàng, tạo hóa đơn và thanh toán qua nhiều phương thức, kiểm soát tình trạng tồn kho, tạo báo cáo thu chi theo từng nhân viên hoặc ca làm việc, đồng bộ hóa dữ liệu và quản lý từ xa một cách hiệu quả...

Đặc biệt là phần mềm PosApp vẫn có thể hoạt động hiệu quả khi offline hoặc khi mất điện. Mọi dữ liệu đều sẽ được sao lưu và đồng bộ theo thời gian thực nên bạn hoàn toàn không cần lo lắng về nguy cơ mất dữ liệu nếu chẳng may có sự cố.

2.2. Phần mềm Polaris FnB

Polaris FnB tạo được thiện cảm với người sử dụng ở giao diện rất thân thiện và dễ dàng thao tác ngay cả khi bạn không biết nhiều về máy tính. Đặc biệt là phần mềm này sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt, vì vậy mọi thao tác trên phần mềm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Bên cạnh đó, ưu điểm nổi bật nhất của phần mềm này đó là chức năng gọi món mà không cần thông qua nhân viên. Khách hàng chỉ cần lựa chọn món, số lượng và xác nhận là yêu cầu gọi món sẽ được gửi về hệ thống quản lý và thông báo đến nhân viên.

Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ xuất hóa đơn và thanh toán dễ dàng với nhiều hình thức khác nhau rất nhanh chóng và tiện lợi.

2.3. Phần mềm iPOS

Phần mềm iPOS được sử dụng rất nhiều trong mô hình các quán cà phê có quy mô vừa và nhỏ. Giao diện thân thiện và rất dễ làm quen là ưu điểm đầu tiên và dễ nhận thấy nhất ở phần mềm này. Mọi tính năng cơ bản như gọi món, thông báo order, lưu lịch sử gọi món thanh toán, quản lý thu chi, hỗ trợ thanh toán… đều hoạt động mượt mà với tốc độ phản hồi thông tin nhanh chóng.

 Ngoài ra, phần mềm iPOS cũng hỗ trợ chức năng chia sẻ công thức pha chế với hướng dẫn về các nguyên liệu với định lượng chi tiết, giúp nhân viên có thể tra cứu bất cứ khi nào cần thiết.

iPOS cũng thường xuyên được cập nhật thêm tính năng mới hoặc hoàn thiện hơn những tính năng sẵn có giúp cho việc quản lý quán cà phê nhỏ đạt được hiệu quả tốt nhất.

Như vậy là qua bài viết bạn đã nắm rõ được những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê nhỏ cũng như gợi ý một số phần mềm hoạt động tốt và ổn định nhất trên thị trường hiện nay. Việc quản lý quán cà phê nên được tự động hóa với sự hỗ trợ của các phần mềm nhằm quản lý một cách hiệu quả và duy trì hoạt động kinh doanh của quán. Chúc bạn luôn thành công với  mô hình kinh doanh của mình!