Mách nước cách quản lý tài chính cửa hàng cho người mới

1. Các dữ liệu về tài chính cần quan tâm

1.1. Tình trạng lãi - lỗ

Lãi - lỗ chính là những số liệu đánh giá trực quan nhất về tình trạng kinh doanh của cửa hàng. Do đó, người kinh doanh cần phải nắm được thông tin về số liệu này để điều chỉnh hoạt động kinh doanh của mình cho phù hợp. 

Để tính được lãi (hay lợi nhuận) của cửa hàng thì người quản lý cần xác định được doanh thu bao gồm tất cả số tiền thu được từ hoạt động kinh doanh sản phẩm, dịch vụ. Đồng thời xác định toàn bộ chi phí cần bỏ ra cho hoạt động kinh doanh trong cửa hàng: chi phí mặt bằng, chi phí nhân viên, thuế, nguyên vật liệu, điện nước, các sản phẩm tiêu dùng khác,...

Từ đó, có thể biết được tình trạng lãi lỗ của cửa hàng thông qua công thức lấy doanh thu trừ đi chi phí. Nếu lợi nhuận nhỏ hơn 0 tức là cửa hàng đang làm ăn thua lỗ. Còn nếu lợi nhuận lớn hơn 0 thì số lớn hơn 0 đó chính là lãi mà cửa hàng đã nhận được trong thời gian tính toán. 

Trong trường hợp lợi nhuận của hàng chưa đạt được mục tiêu đã đề ra thì cần có những biện pháp điều chỉnh kịp thời, hiệu quả để cải thiện hoạt động kinh doanh của cửa hàng

1.2. Công nợ

Công nợ bao gồm cả những khoản tiền mà doanh nghiệp đang nợ nhà cung cấp và những khoản mà khách hàng đang còn nợ lại phía cửa hàng. Người quản lý cần kiểm soát tốt những những thông tin về công nợ này để đảm bảo không bị ảnh hưởng tới nguồn tài chính và uy tín của doanh nghiệp. 

Để quản lý tốt công nợ của cửa hàng thì người quản lý cần có một hệ thống, danh mục riêng cho việc quản lý công nợ. Các giấy tờ, chứng từ về công nợ cần phải được ghi chép rõ ràng về nội dung công nợ, thời gian bắt buộc cần phải thanh toán. Để khi gần tới kỳ hạn có thể thực hiện thanh toán đúng hạn hoặc nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn.

Không nên để nợ phải chồng chất, vì điều này có thể khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn khi đến ngày trả nợ. Việc kiểm soát công nợ chồng chất như vậy cũng khiến rủi ro cao hơn, rất dễ bị nhầm lẫn, ảnh hưởng tới tài chính và có thể gây mâu thuẫn với nhà cung cấp và khách hàng.  

1.3. Dòng tiền

Dữ liệu về tài chính cũng quan trọng không kém đó chính là dòng tiền trong cửa hàng. Việc thống kê rõ ràng và đảm bảo các dữ liệu về dòng tiền sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể đáp ứng được hoạt động kinh doanh bình thường trong doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp có nguồn vốn nhỏ thì dòng tiền là điều vô cùng cần thiết và quan trọng.

Điều gì sẽ xảy ra khi cửa hàng tồn đọng công nợ quá nhiều và các sản phẩm trong cửa hàng đã đạt tới hạn mức tồn kho? Lẽ ra cửa hàng sẽ có vốn để nhập hàng nhưng nguồn vốn lại không có sẵn. Điều này ảnh hưởng tới tới hoạt động kinh doanh của cửa hàng. 

Chính vì thế, các doanh nghiệp nên để ra một khoản chi phí dự trù để sử dụng trong những trường hợp dòng tiền không được ổn định, gặp vấn đề về công nợ đối với các đối tác và khách hàng. 

2. Mẹo trong quản lý tài chính cửa hàng

2.1. Kinh doanh từ nhỏ tới lớn

Với những người kinh doanh, việc bắt đầu vô cùng khó khăn, rất nhiều các đầu việc cần phải sắp xếp. Từ thuê mặt bằng, thiết kế cửa hàng, tìm kiếm nguồn hàng cung cấp, tiếp cận khách hàng,... 

Việc thua lỗ trong thời gian đầu là không thể tránh khỏi. Chính vì thế, cần phải bắt đầu kinh doanh với một con số nhỏ để có thể giảm thiệt hại về tài chính nhất có thể. Dần dần, khi việc kinh doanh đã có khởi sắc và phát triển thì có thể đầu tư, mở rộng hơn nếu muốn. Trong thời gian đầu, những cái gì có thể tự làm được thì nên tận dụng để tối thiểu được chi phí trong cửa hàng. 

2.2. Giải quyết các vấn đề công nợ

Việc giải quyết các vấn đề về công nợ đúng hạn vừa giúp cho doanh nghiệp có thể đảm bảo được uy tín với nhà cung cấp, hợp tác lâu dài hơn và họ cũng sẽ đưa ra cho các bạn những ưu đãi tốt hơn. 

Đồng thời, giải quyết tốt công nợ cũng giúp cho mọi người quản lý nguồn tài chính dễ dàng hơn, thống kê được lợi nhuận, lãi lỗ trong kỳ hạn; không gặp những khó khăn khi công nợ đến kỳ hạn dồn dập. 

2.3. Quản lý chặt chẽ hóa đơn

Việc quản lý chặt chẽ hóa đơn không những là nhiệm vụ của người quản lý mà còn phụ thuộc rất nhiều trong công tác đào tạo nhân viên thu ngân. Đã có rất nhiều trường hợp nhân viên thu ngân khai khống hóa đơn cho khách hàng, hoặc áp dụng nhiều chính sách giảm giá cho người thân cùng lúc để gian lận. Khi khách hàng không lấy hóa đơn hoặc không kiểm tra hóa đơn thì sẽ ảnh hưởng lớn tới quyền lợi của khách hàng, kinh tế và uy tín của cửa hàng. 

Chính vì thế, quản lý tài chính là vô cùng cần thiết. Các cửa hàng có thể yêu cầu nhân viên bắt buộc phải xuất hóa đơn cho khách hàng trong mọi trường hợp để quản lý tốt hóa đơn, thường xuyên tính toán lại số lượng hóa đơn để không bị mất mát, hao hụt tài chính. 

2.4. Quản lý tiền mặt

Hiện nay, còn khá nhiều các cửa hàng sử dụng hình thức quản lý thu chi thủ công thông qua sổ sách. Các nhân viên thu ngân sẽ rất dễ mắc lỗi quên ghi chép về thông tin hóa đơn. Điều này sẽ khiến cho người quản lý không thể nắm bắt được chính xác hoạt động kinh doanh trong cửa hàng. 

Việc quản lý tiền mặt còn nằm ở việc quản lý ngăn kéo tiền để không bị thất thoát nguồn tiền bởi các nhân viên gian lận hoặc các đối tượng trộm cắp, cơ hội, lợi dụng sơ hở để trộm cắp. 

2.5. Quản lý các chương trình cho khách hàng

Hiện nay, rất nhiều các cửa hàng áp dụng các chương trình ưu đãi và tích điểm cho khách hàng khi mua và sử dụng sản phẩm dịch vụ. Cửa hàng cần thống kê được các chương trình này để chắc chắn rằng khi áp dụng thì vẫn mang lại hiệu quả về lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Ngoài ra, với những người bắt đầu kinh doanh còn phải học cách đề phòng những đối tượng lừa đảo để không bị tiền mất tật mang, bảo vệ các tài sản trong cửa hàng để không tiêu tốn chi phí đầu vào. Đồng thời, thực hiện các chương trình marketing đúng lúc, đúng chỗ, đúng đối tượng để thu hút khách hàng, không bị tiêu tốn vào chi phí marketing cho những khách hàng không có nhu cầu. 

3. Áp dụng phần mềm quản lý tài chính cho cửa hàng

Hiện nay, có rất nhiều các phần mềm hỗ trợ quản lý tài chính cho người bán hàng. Các bạn có thể tham khảo tại quanlykhovan.viecday365.com. Với phần mềm này, người bán có thể quản lý được mọi nguồn lực trong cửa hàng từ hàng tồn kho, tài chính, nhân viên tới các đơn hàng. 

Với chi phí vô cùng phù hợp, phần mềm hỗ trợ cho người bán quản lý cửa hàng hiệu quả, nhanh gọn và chính xác, tiết kiệm thời gian, công sức và và các chi phí thuê nhân viên quản lý. 

Phần mềm còn hỗ trợ sử dụng miễn phí để các bạn có thể trải nghiệm trước khi ra quyết định sử dụng. Hãy tham khảo ngay phần mềm này các bạn nhé! 

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách quản lý tài chính cửa hàng. Mong rằng qua bài viết này, các bạn sẽ biết cách quản lý tài chính cửa hàng hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công.