Hướng dẫn cho bạn cách tổng hợp công từ máy chấm công

1. Hướng dẫn cách tổng hợp công từ máy chấm công

1.1. Cách tải và kiểm tra dữ liệu chấm công 

Đơn giản hóa lưu trữ dữ liệu và quản lý giờ công lao động của nhân viên một cách chính xác, nhanh gọn là mục tiêu mà các nhà sản xuất đặt ra khi tạo ra chiếc máy công công trên thị thường. Ngay sau đây, viecday365.com sẽ hướng dẫn bạn cách để tổng hợp công từ máy chấm công đơn giản nhất.

1.1.1. Tải dữ liệu chấm công từ máy chấm công

Một lợi ích khi sử dụng máy chấm công đó là các doanh nghiệp sẽ không còn phải quá đau đầu trong việc ghi chép, nhập liệu thủ công những số liệu giờ làm của người lao động. Tất cả các dữ liệu liên quan đến thời gian lúc người lao động bắt đầu đến làm việc, thời gian lúc họ ra về, thời gian làm thêm giờ, ngày nghỉ phép,... sẽ được nhập và lưu trữ vào máy chấm công khi nhân viên thực hiện chấm công hàng ngày.

Khi đến thời điểm tính công lương cho nhân viên, bước đầu tiên người quản lý cần làm đó là tải tất cả những dữ liệu thô được lưu trữ trên máy chấm công xuống và thực hiện quá trình tổng hợp công của mình. Có hai cách để có thể thực hiện công việc tải dữ liệu này.

Cách đầu tiên đó là trên màn hình máy chủ của phần mềm chấm công, bạn nhấp con trỏ chuột vào “Chấm công”. Lúc đó bạn nhấp vào biểu tượng hình có phần mũi tên hai chiều với nội dung “Quản lý dữ liệu điểm danh” rồi nhấp vào mũi tên chỉ thẳng xuống, đó cũng là lúc những dữ liệu điểm danh được download về máy tính của bạn. Chọn thiết bị bị mà bạn cần tải xuống và click chuột vào dấu tích.

Cách thứ hai thì bạn cần đăng nhập vào hệ thống bảng thông tin của máy chấm công và thực hiện chọn máy mà bạn cần xử lý. Sau khi chọn xong máy thì bạn click chuột phải và tải dữ liệu thô xuống để có thể tổng hợp công. Trong trường hợp bạn muốn xử lý dữ liệu của nhiều máy chấm công thì bạn có thể bôi đen bằng các thao tác trên bàn phím để quá trình tải xuống diễn ra nhanh gọn hơn.

Hiện nay, trên thị trường đã xuất hiện những dòng máy chấm công cho phép người dùng tự động tải dữ liệu về rất tiện lợi. Các doanh nghiệp có thể cân nhắc và tham khảo khi có nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên với hai cách mà chúng tôi kể trên thì bạn vẫn hoàn toàn có thể tải những dữ liệu thô về thiết bị một cách nhanh chóng.

1.1.2. Kiểm tra dữ liệu thô đã tải xuống

Bước thứ hai trong quá trình tổng hợp công từ máy chấm công đó là kiểm tra dữ liệu mà bạn vừa tải từ phần mềm chấm công về. Đây là bước để bạn kiểm tra và hạn chế tối đa việc xảy ra sai sót trong quá trình tính toán lương thưởng cho nhân viên. Để kiểm tra những dữ liệu này bạn cần mở tab duyệt dữ liệu thô và xem lại. Phần kiểm tra này sẽ nằm ở mục “Chấm công” hoặc mục “Tính công” khi bạn tải dữ liệu về. 

Đây là dữ liệu đã được phần mềm tổng hợp lại tự động theo cơ chế hoạt động đã được lập trình trước đó. Và để kiểm tra lại trước khi tính, bạn hoàn toàn có thể mở tab duyệt dữ liệu thô để xem. Phần này nằm trong mục Chấm công hoặc tính công khi bạn tải dữ liệu về.

Một số danh mục bạn có thể trực tiếp kiểm tra từ thanh “Điều kiện hiển thị blog” đó là “Vào đầu tiên - Ra cuối cùng”; “Log đầu tiên - Log cuối cùng”; “Vào ra”; “Lần lượt”; “Xem một cột”. Bạn hãy tiến hành kiểm tra bằng các thao tác quan sát để có thể chắc chắn về độ chính xác về dữ liệu chấm công nhé!

Ngoài những danh mục kể trên thì bạn còn có thể xem được toàn bộ dữ liệu của từng nhân viên. Chủ động tiến hành chỉnh sửa dữ liệu nếu phát hiện ra sai sót. Thao tác chỉnh sửa sẽ được thực hiện bằng cách nhấp chuột chọn tên nhân viên, lựa chọn thời gian cần điều chỉnh, nhấp chuột phải và tìm kiếm thông tin cần chỉnh sửa lại là bạn có thể hoàn thành rồi.

1.2. Tổng hợp tính công và xuất báo cáo

1.2.1. Tổng hợp tính công xem lại kết quả

Kiểm tra và chỉnh sửa để đảm bảo sự chính xác về dữ liệu xong, người quản lý tính công sẽ thực hiện nhiệm vụ tổng hợp lại toàn bộ công ở máy chấm công và tiến hàng tính công. Công việc này diễn ra khá đơn giản, bạn chỉ cần chọn tên nhân viên, thời gian công sau đó click vào biểu tượng bánh răng cưa để hoàn tất việc xử lý chấm công. Sau khi hoàn thành bước này là bạn đã có thể chuẩn bị xuất báo cáo công việc chấm công cho người lao động. Việc xuất báo cáo chấm công sẽ được hướng dẫn ngay sau đây.

1.2.2. Xuất báo cáo công việc tổng hợp công từ máy chấm công

Đầu tiên bạn cần vào mục chấm công và chọn biểu mẫu chấm công. Sau đó bạn chọn những kiểu báo cáo phù hợp với công ty, doanh nghiệp của mình. Chọn mẫu báo cáo thích hợp và tiến hành xuất dựa theo thiết kế  của những báo cáo đã được thực hiện và được hoàn tất trước đó.

2. Những lưu ý khi tổng hợp công từ máy chấm công để tính toán

Trong quá trình tính toán lương thưởng, người quản lý hoặc người phụ trách tính lương cần phải nắm được những yếu tố và nguyên tắc cơ bản như sau

Đầu tiên đó là xác định mục đích công việc tổng hợp công này là để tính công lương cho nhân viên theo thời gian. Khi thực hiện, người quản lý cần quan tâm đến các đối tượng như mã nhân viên, ngày tháng, giờ vào làm, giờ tan làm,...

Người thực hiện công việc này khi làm phải dựa vào những tiêu chí đánh giá cụ thể. Dựa trên mục đích tính công ban đầu để tính toán ra được kết quả và đặt ra tiêu chí cho những đối tượng liên quan. 

Khi thực hiện, bạn cần lưu ý và đảm bảo các mã nhân viên được sắp xếp liên tục theo dòng, không được để dòng trống để đảm bảo tính thẩm mỹ cũng như cẩn thận trong công việc. Ở các danh mục thời gian, người thực hiện cần lưu ý các ngày giờ làm việc đều phải đầy đủ giờ vào, giờ ra của nhân viên vì những yếu tố này sẽ là căn cứ để dựa vào khi bạn thực hiện tính toán các loại công cho nhân viên.

Để có thể tính toán hiệu quả, người dùng cần điều chỉnh sao cho phù hợp đối với cấu trúc của bảng dữ liệu. Trong công việc tính toán này, các hàm mà bạn sẽ thường xuyên sử dụng đó là sumifs, countifs, if,...

3. Tại sao bạn nên tổng hợp dữ liệu công từ máy chấm công?

Như nói qua ở trên, máy chấm công đã và đang trở nên rất quen thuộc với những ai đang làm việc trong môi trường doanh nghiệp có áp dụng thiết bị này. Trên thị trường hiện nay, các loại máy chấm công đều được tích hợp tính năng hỗ trợ người dùng tổng hợp công để khiến các bước tính toán lương thưởng diễn ra dễ dàng hơn.

Trong quá trình sử dụng, tính năng tổng hợp công này đã giúp đỡ các doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, khiến cho quá trình tính công diễn ra nhanh gọn hơn. Bên cạnh đó, việc tổng hợp dữ liệu công từ máy chấm công cũng giúp cho quá trình quản lý nhân viên của các doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp, đảm bảo được sự công bằng cho người lao động.

Giảm thiểu những sai sót trong quá trình tính toán lương thưởng. Với tính năng hữu dụng này, các doanh nghiệp sẽ bớt đau đầu hơn trong quá trình vận hành hoạt động, giảm thiểu phần nào những vấn đề trong việc tính lương cho người lao động của mình.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách tổng hợp công từ máy chấm công dành cho bạn. Hy vọng sau khi đọc xong sẽ khiến bạn cảm thấy dễ dàng hơn trong công việc tính toán công lương của mình. Website viecday365.com chúc bạn luôn làm việc hiệu quả và tính toán chính xác với từng con số nhé!