Hướng dẫn lập mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác mẫu mới nhất
Tác giả: Nguyễn Hà Linh 01-07-2024
Mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác là biểu mẫu có giá trị quan trọng trong các mối quan hệ làm ăn hợp tác ở nhiều khía cạnh, chẳng hạn như làm việc, thuê mặt bằng, góp vốn đầu tư,... Biểu mẫu này trên thực tế vẫn có giá trị pháp lý mặc dù chúng chưa được quy định cụ thể ở văn bản pháp luật nào. Do đó, lập mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác cần phải nắm rõ những điều khoản, quy chế liên quan đến pháp luật.
1. Mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác
Hệ thống biểu mẫu, văn bản trong các tổ chức, đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp được phân loại rất đa dạng. Không chỉ là những công văn, hợp đồng, quyết định,... mà mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác cũng được xem là một trong những biểu mẫu phổ biến được sử dụng trong quá trình doanh nghiệp hợp tác làm ăn với nhiều bên và nhiều mảng khác nhau.
Hoạt động kinh doanh không thể thiếu đi mảng làm ăn hợp tác lẫn nhau. Những mối quan hệ làm ăn có thể theo hình thức đa phương, hoặc đơn giản hơn là song phương. Thế nhưng, điểm chung là chúng đều có giá trị quan trọng. Đó chính là lý do trước khi chốt một hợp đồng làm ăn chính thức, các bên hợp tác đều phải tham gia những buổi thảo luận, thương lường và đàm phán để đi đến kết luận cuối cùng.
Biểu mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác được sử dụng trong các tình huống như vậy. Chúng được lập với công dụng ghi nhớ tất cả những nội dung được triển khai và tiến hành trong buổi thảo luận, đàm phán. Biểu mẫu này nhằm làm căn cứ cho các bên liên quan ghi nhớ và đi đến những quyết định cuối cùng. Mặc dù có giá trị lớn, tuy nhiên mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác chỉ được dùng trong một vài tình huống nhất định. Đó chính là lý do khá nhiều nhân viên hành chính văn phòng thường không biết đến biểu mẫu này, hoặc không biết làm cách nào để lập chúng.
Nếu bạn cũng đang trong quá trình tìm hiểu biểu mẫu trên, hãy đọc hết bài viết của viecday365.com để được tiếp nhận cách soạn thảo cũng như những lưu ý trong quá trình lập biểu mẫu này nhé.
Xem thêm: [Cập nhật] Mẫu hợp đồng lao động chính xác khi xin việc 2021
2. Cách lập mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác
Về cơ bản, biểu mẫu hành chính phổ biến này có cấu trúc tương tự như một mẫu bine bản thông thường. Chỉ khác ở chỗ nội dung bên trong biểu mẫu, nội dung đó bao gồm: Tiêu đề biểu mẫu, thông tin của các đối tác liên quan, những điều khoản mà các bên đã thống nhất để ký kết.
Cụ thể, hãy soạn thảo biểu mẫu này theo bố cục chuẩn và đầy đủ như sau:
- Thứ nhất, không thể thiếu quốc hiệu và tiêu ngữ, đây là một trong những yêu cầu bắt buộc ở mọi văn bản hành chính, đặc biệt là biên bản, nội dung này được viết in hoa và bôi đậm. Bên dưới quốc hiệu và tiêu ngữ, hãy viết chính xác địa điểm và thời gian cụ thể diễn ra buổi thảo luận. Một mẫu biên bản nếu không có địa điểm và thời gian chính xác, cụ thể sẽ không còn là một mẫu biên bản nữa.
- Thứ hai, tiêu đề mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác sẽ được viết vỡi cỡ chữ to, in đậm và căn giữa để làm nổi bật hơn. Đồng thời, cá nhân soạn thảo biểu mẫu này cũng phải kiểm tra chính xác số biên bản, xác định số biên bản này là thứ mấy để thể hiện trong biểu mẫu.
- Thứ ba, tiếp ngay sau những nội dung này sẽ là cơ sở căn cứ để lập biên bản. Thường thì căn cứ nào được đưa vào sẽ phụ thuộc vào nội dung của buổi hợp tác, chẳng hạn như hợp tác trong kinh doanh, làm ăn thì căn cứ vào Luật thương mại, Luật doanh nghiệp,... Hợp tác về đất đai thì căn cứ vào Luật Đất đai,...
- Thứ tư, cá nhân phụ trách soạn thảo phải trình bày chính xác những thông tin liên quan và đầy đủ nhất về các bên tham gia vào mối quan hệ hợp tác này. Thông thường những thông tin không thể thiếu sẽ là: Tên họ đầy đủ của người đại diện, tên gọi đầy đủ của đơn vị - công ty, địa chỉ làm việc, số điện thoại, email, mã doanh nghiệp, mã số thuế, chức vụ hiện tại,... Nhìn chung, các nội dung này cần được thể hiện sao cho dễ nhìn, dễ hiểu và dễ tiếp nhận. Ví dụ:
“Ngày 23/04/2021, tại phòng họp 101, B4, Lô 5, KĐT Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội, chúng tôi gồm:
Bên A:
Công ty CP Thương mại và Dịch vụ AZ
Địa chỉ: B4, Lô 5 KĐT Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội.
Mã số thuế: XXXXXXXXXXX
Số điện thoại: XXXXXXXXXX
Số tài khoản ngân hàng: XXXXXXXXXXXXXX
Cá nhân đại diện: Ông Phan Văn Lâm; Chức vụ: Tổng giám đốc Công ty CP Thương mại và Dịch vụ AZ.” Tương tự bên B bạn cũng trình bày những thông tin cụ thể và chi tiết này.
Khi phần thông tin về các bên đối tác tham gia buổi thảo luận đã soạn thảo xong, các bên tham gia sẽ thống nhất và quyết định những điều khoản cụ thể để viết vào biên bản, cũng như ghi nhớ để đưa vào hợp đồng chính thức sau đó. Những điều khoản sẽ dựa trên cơ sở kết quả thảo luận của cả các bên, lĩnh vực và đặc trưng của buổi đàm phán.
Tuy nhiên, trên cơ sở hợp tác phổ biến là hoạt động kinh doanh thương mại, một vài điều khoản được thể hiện trong mẫu hợp đồng có mối quan hệ chặt chẽ với những điều khoản chung, điều khoản về số tiền đặt cọc, điều khoản về vận chuyển, hình thức thanh toán, điều khoản về bảo dưỡng, bảo hành, điều khoản về quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan,... đồng thời là hiệu lực thực hiện và cam kết của các bên trong biên bản này. Toàn bộ những điều khoản khi đã được thống nhất, sẽ được linh hoạt phản ánh và ghi chép lại trong mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác.
Thông thường ở mỗi cuộc đàm phán, mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác sẽ được lập thành bốn, các biên bản đều có nội dung và giá trị pháp lý như nhau, được giao cho mỗi bên hai bản.
Bên A và bên B sẽ xác nhận việc hợp tác, đó cũng chính là nội dung cuối cùng khi soạn thảo biên bản này. Việc xác nhận sẽ phải có vị trí ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu tươi của các bên.
Xem thêm: Việc làm hành chính văn phòng
3. Lưu ý khi lập mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác
Mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác trên thực tế chưa được một văn bản pháp luật nào hướng dẫn cụ thể về cách soạn thảo hay có biểu mẫu chung để tuân thepo. Thế nhưng, để chúng có giá trị pháp lý, chuyên nghiệp và khoa học thì cần lưu ý những vấn đề sau trong quá trình soạn thảo.
- Thứ nhất, biểu mẫu cần được trình bày rõ ràng, rành mạch, ngắn gọn không dài dòng. Các nội dung cần được tách biệt và thể hiện theo từng dòng, ngôn từ sử dụng trong mẫu biên bản phải là ngôn ngữ hành chính, phổ thông, không sử dụng ngôn từ hoa mỹ, khó hiểu hoặc chuyên ngành.
- Thứ hai, các điều khoản được ghi chép và thể hiện trong mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác cần được thống nhất giữa các bên tham gia đàm phán hợp tác. Hệ thống điều khoản cần được trình bày chỉn chu và được đánh số thứ tự.
Xem thêm: Việc làm văn phòng đại diện
4. Download mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác mới nhất
Như vậy, bài viết đã tổng hợp các thông tin, kiến thức và hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác. Bên cạnh đó, bạn đọc có nhu cầu hình dung rõ nét hơn về mẫu biên bản này có thể tải xuống các biểu mẫu được viecday365.com tổng hợp dưới đây nhé.