Mẫu biên bản đối chiếu công nợ

Việc làm kế toán

1. Biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Biên bản đối chiếu công nợ là loại biên bản dùng để làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng hóa trong giao dịch giữa bên mua và bên bán. Từ đó, nắm bắt được việc thanh toán này có đúng theo giá trị, theo quy định hay không.

2. Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất

Nếu là thành viên mới ở bộ môn dành cho kế toán viên, hãy trang bị một vài khái niệm quan trọng để phục vụ cho công việc của mình. Trong mẫu biên bản đối chiếu công nợ, công nợ được hiểu đơn giản là các chi phí tài chính chưa được hoàn tất thanh toán từ quá trình phát sinh các giao dịch hàng hóa, mua bán vật tư, thiết bị,... của tổ chức công ty với đơn vị đối tác hay các bên cung cấp. Trong đó, kế toán công nợ là cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giám sát và quản lý toàn bộ thực trạng công nợ của một tổ chức, công ty.

Theo nhu cầu thực tế hoặc theo định kỳ, biên bản này sẽ được hai bên doanh nghiệp, hoặc một bên doanh nghiệp và một bên cung cấp thực hiện nhằm đi đến những thống nhất về các khoản tài chính chưa thanh toán và kiểm soát chúng cho tổ chức của mình. Bạn đang tìm kiếm mẫu biên bản đối chiếu công nợ chuẩn nhất để phục vụ cho công việc? Dưới đây là các biểu mẫu được cung cấp bởi viecday365.com:

Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ file .doc:

Tải xuống ngay

Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ file .pdf:

Tải xuống ngay

Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ:

Tải xuống ngay

2. Cách viết biên bản đối chiếu công nợ

Biểu mẫu đã có, nhưng làm thế nào để bạn biết cách viết biên bản đối chiếu công nợ? Cùng theo dõi tiếp nội dung sau đây:

2.1. Nội dung chính có trong biên bản

Có thể nhận định, biên bản đối chiếu công nợ là biểu mẫu, văn bản đóng vai trò là cơ sở căn cứ nhằm đi đến quá trình kiểm tra và đối chiếu thực trạng hoàn tất thanh toán tài chính, chi phí sau phát sinh về giao dịch giữa hai bên (mua và bán). Đặc biệt, biên bản đối chiếu công nợ là thủ tục cần thiết đối với những phát sinh giao dịch có hóa đơn GTGT trị giá từ 20.000.000 VNĐ trở lên. Chúng là biểu mẫu giúp xác định việc thực hiện giao dịch có tuân thủ các điều khoản và quy định hay không?

Song song với đó, mẫu biên bản này là một “công cụ” có thể hỗ trợ việc kiểm soát, giám sát thực trạng tình hình hoàn tất thanh toán giao dịch giữa công ty và đơn vị cung cấp, hay giữa công ty với các đối tác khách hàng. Những kế toán công nợ hoàn toàn có thể nhờ vào biểu mẫu này để hoàn thiện công việc một cách hiệu quả và trơn tru hơn.

Các kế toán viên cần thực hiện lập biên bản thanh lý hợp đồng trong truồng hợp giá trị hợp đồng đã được thanh toán bởi hai bên. Trong đó, biên bản thanh lý cần bao gồm những thông tin chi tiết và đầy đủ về việc chấm dứt hợp đồng, thời hạn, giá trị thanh toán hợp đồng,... và trong trường hợp này, các kế toán sẽ không cần thực hiện.

Tuy nhiên, trong trường hợp ngược lại, công nợ sẽ bị tồn đọng nếu hai bên liên quan không hoặc chưa tiến hành thanh toán hợp đồng đủ khi đã hết thời gian quy định mà hai bên đã thỏa thuận bằng những điều khoản trong hợp đồng hàng hóa trước đó. Thì kế toán công nợ cần chủ động thực hiện lập mẫu biên bản này.

Mặc dù hiện nay, trong quá trình tìm kiếm, bạn có thể bắt gặp khá nhiều “phiên bản” biên bản đối chiếu công nợ khác nhau. Vì trên thực tế, không có quy định bắt buộc về quy chuẩn nội dung, hình thức cho biểu mẫu này. Chính vì thế, các doanh nghiệp hoàn toàn có quyền chủ động trong quá trình soạn thảo biên bản theo mong muốn và theo nhu cầu.

Tuy nhiên, biên bản đối chiếu công nợ tựu chung vẫn phải thể hiện những nội dung chính như sau: tên gọi của tổ chức doanh nghiệp; số biên bản; địa chỉ, thời gian lập biên bản; các cơ sở làm căn cứ lập biên bản; thông tin cụ thể về hai bên chủ thể chính trong giao dịch chưa được thanh toán; thông tin chi tiết và cụ thể về công nợ được đưa ra đối chiếu; chi tiết các công nợ; các kết luận sau đối chiếu; xác nhận sự đồng ý của đại diện hai bên trong giao dịch (ký tên, dấu đỏ).

Xem thêm: Tìm việc làm kế toán công nợ

2.2. Hướng dẫn cách lập

- Chịu trách nhiệm lập biên bản đối chiếu công nợ: Kế toán công nợ, hoặc kế toán tổng hợp.

- Mở đầu biên bản, cá nhân lập phải viết đầy đủ và chính xác tên gọi của tổ chức doanh nghiệp (Công ty....) ở góc trên cùng phía bên tay trái của biểu mẫu (bao gồm số biên bản nếu có). Tiêu đề quốc ngữ ở góc trên cùng phía bên phải biểu mẫu. Tiếp đến là thông tin chi tiết về địa điểm lập biên bản, thời gian (ngày tháng năm lập biên bản).

- Viết in hoa tiêu đề biên bản

- Nêu rõ những cơ sở là căn cứ để lập biên bản (chẳng hạn như căn cứ vào hợp đồng hàng hóa, căn cứ vào thỏa thuận giữa hai bên hay căn cứ vào biên bản giao nhận,...)

- Câu dẫn thể hiện thành phần tham gia lập biên bản. (Hôm nay? Vào thời gian nào? Ngày tháng năm nào? Tại địa điểm nào? Gồm có những thành viên nào?)

- Cung cấp và thể hiện chính xác các thông tin về hai bên tham gia lập biên bản, bao gồm bên mua (bên A) và bên cung cấp hay bên bán (bên B). Những thông tin thể hiện xoay quanh nội dung: tên gọi tổ chức công ty (viết in hoa), địa chỉ chi tiết của công ty; thông tin liên hệ (số điện thoại, Fax); thông tin về họ tên và chức vụ của cá nhân người đại diện cho tổ chức doanh nghiệp.

- Nêu chính xác các thông tin chi tiết về nội dung đối chiếu công nợ của cả hai bên. Bao gồm: Khoản tiền với công nợ kỳ đầu (bao nhiêu?), số tiền chưa được thanh toán phát sinh trong kỳ.

- Số công nợ phát sinh có thể được thể hiện thông qua bảng danh mục công nợ cụ thể. Bao gồm các nội dung như sau: số thứ tự, tên gọi sản phẩm hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá và thành tiền. Dòng cuối thể hiện tổng cộng tiền hàng đối với tổng lượng sản phẩm phát sinh trong giao dịch.

- Cung cấp chính xác con số tài chính mà bên mua (bên A) đã thanh toán trước đó (bao nhiêu?).

- Nêu rõ kết luận qua việc đối chiếu công nợ: Dựa trên cơ sở tổng tiền cho giao dịch và số tiền bên A đã thanh toán trước đó. Kết luận vào thời điểm nào (thời gian nào?), bên mua phải tiến hành thanh toán giao dịch đầy đủ cho bên bán (bên B) số tiền cụ thể là bao nhiêu?

- Một số ghi chú về hình thức biên bản và các điều khoản thỏa thuận.

- Cuối cùng là danh mục thể hiện xác nhận về chữ ký và đóng dấu giữa đại diện hai bên tham gia buổi đối chiếu công nợ.

Xem thêm: Tìm việc làm kế toán bán hàng

2.3. Một số lưu ý khi lập mẫu biên bản

- Kế toán công nợ phải lập hai bản tương đồng về mẫu biên bản đối chiếu công nợ. Hai bản này sẽ do hai bên đại diện mua và bán giữ, hai biên bản đều có giá trị như nhau, làm cơ sở và căn cứ để thực thi việc hoàn tất công nợ giữa các bên. Trong trường hợp đã qua thời gian (do doanh nghiệp tự chỉ định) bên mua nhận được biên bản đối chiếu công nợ mà không có phản hồi hay động thái nào đối với bên bán. Thì nội dung đã thỏa thuận trong biên bản xem như đã được chấp thuận.

- Cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện lập biên bản phải đảm bảo những nội dung trong biên bản thể hiện một cách chính xác, đầy đủ và chi tiết. Không được tẩy xóa, không được tô bẩn, không được tự ý điều chỉnh các thông tin.

- Chỉ khi biên bản đã được đại diện hợp pháp của hai bên trong giao dịch mua và bán tiến hành xác nhận, ký kết, đóng dấu thì biên bản mới được xem là có giá trị về mặt pháp lý. Mặt khác, trong trường hợp không có xác nhận về chữ ký của cá nhân đại diện hợp pháp thì có thể ủy quyền cho cá nhân khác xác nhận thay. Tuy nhiên, trường hợp này phải tuân thủ về quy định ủy quyền (có giấy ủy quyền và có dấu đỏ của doanh nghiệp) thì mới được chấp nhận.

- Vì là biểu mẫu liên quan trực tiếp đến quyền hạn, lợi ích và tài chính của các cá nhân, tổ chức. Chính vì thế, khi tiến hành lập biên bản, cá nhân chịu trách nhiệm lập phải có trách nhiệm cao trong việc cung cấp các thông tin liên quan đến tên gọi tổ chức, tên gọi cá nhân, địa chỉ, số điện thoại, chức danh,...

- Khi bên doanh nghiệp cung cấp lập biên bản đối chiếu công nợ, ở phần kết luận, nên bao gồm những thỏa thuận chi tiết về công tác thanh toán giao dịch (cụ thể là thời hạn thanh toán số nợ còn lại là thời điểm nào, ngày tháng cụ thể ra sao?), những điều khoản ghi chú thêm về tỷ lệ lãi sẽ được áp dụng khi bên mua chậm thanh toán, hoặc các biện pháp cứng rắn để giải quyết khi bên mua không hoặc chậm thanh toán.

Mẫu biên bản đối chiếu công nợ là biểu mẫu quan trọng mà các kế toán công nợ nên xem xét để tìm hiểu và áp dụng cho công việc của mình. Bạn có thể truy cập vào danh mục “biểu mẫu” của viecday365.com để tham khảo và tải về mới nhất những biểu mẫu quan trọng khác, nhằm hỗ trợ tối đa cho công việc của mình!