[Biểu mẫu] Mẫu phiếu đề xuất mua vật tư đúng chuẩn, mới nhất

1. Tại sao cần đến mẫu phiếu đề xuất mua vật tư?

Trong một công ty hoạt động chuyên nghiệp, bất kỳ một đề xuất nào cũng cần thực hiện theo đúng quy trình của nó. Việc đề xuất mua vật tư hay thiết bị cho công ty và các nhân viên trong văn phòng làm việc cũng cần phải có một mẫu phiếu đề xuất đúng chuẩn theo quy định của doanh nghiệp.

Tiếp đó không chỉ là về hình thức để thực hiện đúng trong quy trình hoạt động của một công ty mà thông qua phiếu đề xuất mua vật tư còn giúp ban giám đốc, ban quản trị hay bộ phận kế toán biết được bạn muốn mua sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, sử dụng vào mục đích gì. 

Từ phiếu đề xuất mua vật tư này sau khi được phê duyệt thành công sẽ gửi đến bộ phận mua hàng trong công ty để tìm kiếm các nhà cung cấp vật tư chất lượng, nhận các thông tin báo giá sản phẩm để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và tiến hành đặt hàng theo đề xuất mua vật tư được yêu cầu của các bộ phận trong công ty.

Khi các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp có nhu cầu về sử dụng hoặc trang bị hay đổi mới các thiết bị, vật tư phục vụ công việc sản xuất của mình thì cần phải làm giấy đề xuất mua vật tư gửi lên cấp quản lý cao hơn và để ban giám đốc doanh nghiệp phê duyệt. Một quy trình thực hiện nghe có vẻ phức tạp nhưng sẽ giúp hoạt động công ty được rõ ràng, tài chính thu chi vào hoạt động mua vật tư được chi tiết cụ thể tránh trường hợp trục lợi cá nhân hoặc thất thoát ngân sách của công ty.

Hiện nay, tại các doanh nghiệp khác nhau sẽ hình thành và tự lập lên mẫu phiếu đề xuất mua vật tư khác nhau. Để biết được trong nội dung của một phiếu đề xuất mua vật tư cần có những gì thì phần tiếp theo của bài viết này sẽ cung cấp đến bạn các thông tin bổ ích để giúp nhân viên hành chính – nhân sự trong doanh nghiệp có thể lập được một mẫu phiếu đề xuất vật tư đúng chuẩn cho công ty của mình.

2. Những nội dung chính trong mẫu phiếu đề xuất mua vật tư

Để hỗ trợ nhân viên hành chính – nhân sự trong công ty thực hiện thiết kế hoặc tạo một mẫu phiếu đề xuất mua vật tư đúng chuẩn bạn cần biết được những thông tin và nội dung cần đề cập đến những gì? Hãy đề viecday365.com giúp bạn kỹ năng lập và biết được những nội dung cơ bản cần có trong mẫu phiếu đề xuất mua vật tư trong doanh nghiệp hiện nay như sau:

Thứ nhất, trên đầu phiếu bao giờ cũng cần có in logo công ty, tiếp đó là thông tin về tên công ty, địa chỉ của công ty và số điện thoại.

Vào thứ hai, việc gọi là "phiếu đề xuất mua vật tư" cực kỳ quan trọng để người đọc có thể hiểu rõ mục tiêu hoặc nhu cầu của bạn.

Thứ ba, đề cập về thời gian để biết được chính xác ngày bắt đầu đưa ra những đề xuất để mua vật tư cho doanh nghiệp.

Thứ tư, thông tin về kính gửi ở đây là lên ban giám đốc của công ty, người quản trị doanh nghiệp có quyền quyết định và đưa ra những quyết định trước việc mua vật tư, thiết bị cho các bộ phận khi có đề xuất.

Thứ năm, đề cập đến thông tin về nội dung đề xuất, nhân viên đề xuất mua vật tư, thuộc bộ phận nào trong công ty.

Thứ sáu, đưa bảng danh sách vật tư hoặc thiết bị, vật phẩm cần mua kèm theo số lượng chính xác.

Thứ bảy, đưa ra một số thông tin diễn giải giống như chú thích cụ thể hơn về lý do bạn cần sử dụng vật từ vào mục đích gì trong công việc của mình.

Thứ tám, đưa ra thông tin về thời gian cần thực hiện, tức là thời gian bạn sẽ sử dụng vật tư đó vào công việc của mình.

Thứ chín, cuối phiếu đề xuất vật tư đó là thông tin và chưa ký của người đề xuất, trưởng bộ phận nơi người đề xuất làm việc, kế toán trưởng, và giám đốc công ty. Phải có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên trên thì bạn mới được duyệt và chuyển phiếu đề xuất này sang cho bộ phận mua hàng và tiến hành đặt hàng theo đề xuất bạn đưa ra.

Như vậy, trong một mẫu phiếu đề xuất mua hàng không thể thiếu được các thông tin như trên, mỗi doanh nghiệp sẽ có các thức trình bày mẫu phiếu này riêng theo văn hóa và quy chuẩn của doanh nghiệp, nhưng đều không thể thiếu đó chính là những nội dung cần đề cập như trên.

Tìm việc làm kế toán vật tư

3. Tải mẫu phiếu đề xuất mua vật tư chuẩn nhất

Mẫu phiếu đề xuất mua vật tư 01

Đây là mẫu phiếu đề xuất mua vật tư mới nhất hiện nay, được áp dụng trực tiếp trong quá trình đề xuất vật tư mới.

Tải ngay mẫu phiếu đề xuất mua vật tư đúng chuẩn tại đây để sử dụng: 

mẫu phiếu đề xuất mua vật tư.doc

Mẫu phiếu đề xuất mua vậy tư trong công ty

Tham khảo mẫu phiếu đề xuất mua vật tư trong công ty, doanh nghiệp tại đây: 

mẫu phiếu đề xuất mua vật tư trong doanh nghiệp.doc

4. Bật mí về một quy trình mua vật tư, thiết bị trong công ty

Trong doanh nghiệp khi các phòng bàn hoặc các bộ phận muốn mua vật tư hoặc thiết bị đề phục vụ cho một hoạt động công việc cụ thể nào đó bạn cần phải đảm bảo theo quy trình thực hiện như sau:

4.1. Tiếp nhận nhu cầu về sử dụng vật từ để lên danh sách mua

Trong quá trình làm việc và vận hành hoạt động kinh doanh sản xuất trong doanh nghiệp không thể tránh khỏi những lúc hỏng thiết bị, máy móc, thiết vật tư cho hoạt động. Không chỉ vậy, khi các định hướng và chiến lược kinh doanh thay đổi phù hợp theo sự phát triển của xã hội sẽ khiến những vật tư, thiết bị trước bị lỗi thời có các bộ phận và phòng ban cần có nhu cầu về thay thể hoặc mua mới.

Sau khi nhận thấy được thực tế cần và phải mua vật tư, các bộ phận trong doanh nghiệp cần lập phiếu đề xuất mua vật tư theo mẫu và gửi đến quản lý, ban giám đốc trong công ty để được phê duyệt. sau khi phê duyệt thành công, phòng mua hàng tại các doanh nghiệp lớn hoặc nhân viên hành chính nhân sự tại các doanh nghiệp nhỏ sẽ tiếp nhận mẫu phiếu đề xuất mua vật tư của các phòng ban. 

Họ tìm kiếm các nhà cung cấp, các sản phẩm vật tư khác nhau phù hợp với nhu cầu và đề xuất của các phòng ban, bộ phận trong công ty. Tìm chính xác sản phẩm và đặt mua đúng số lượng yêu cầu.

Xem thêm: [Download ngay] Các mẫu báo cáo tình trạng thiết bị mới nhất hiện nay

4.2. Nhận báo giá cho các vật tư muốn mua cho doanh nghiệp

Tìm kiếm các nhà cung cấp và nhận báo giá cho sản phẩm vật tư công ty muốn mua. Tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu như:

+ Chất lượng vật tư đạt chuẩn 

+ Thương hiệu của đối tác và sự phổ biến của các sản phẩm trên thị trường cung ứng hiện nay.

+ Tìm hiểu về các phản hồi của khách hàng để có được những đánh giá khách quan nhất về nhà cung cấp đó.

+ Tìm hiểu về các dịch vụ mà nhà cũng mang đến cho khách hàng trước và sau khi thực hiện ký hợp đồng.

+ Tính độ mặt pháp lý của đơn vị cung ứng vật tư cho doanh nghiệp.

+ Giá thành vật tư so với giá chung trên thị trường và nhiều các công ty hiện nay.

Từ các yếu tố trên để bạn có thể lựa chọn được một nhà cung ứng phù hợp nhất cho các vật tư được đề xuất mua từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. 

Tiến hành kỹ hợp đồng về sản phẩm kèm với số lượng, lên lịch giao nhận vật tư với nhà cung ứng để đảm bảo thời gian cần có ở công ty để phục vụ công việc của các bộ phận được hiệu quả nhất. Đảm bảo kiểm tra số lượng hàng hóa, chất lượng hàng hóa sau khi nhận được hành từ bên cung ứng vật tư.

4.3. Tiến hành lắp đặt các trang thiết bị, vật tư hoặc đưa về các phòng ban

Sau khi nhận được vật tư từ các nhà cung ứng, nhân viên mua hàng hoặc nhân viên hành chính – nhân sự trong doanh nghiệp có trách nhiệm trao “tận tay” cho các phòng ban. Trong trường hợp mà các vật tư hoặc thiết bị sản xuất cần lắp đặt thì sẽ tiến hành triển khai việc lắp đặt các thiết bị, vật tư cho các phòng ban.

Hoàn thành lắp đặt để đi vào sử dụng là hoàn tất quy trình mua vật tư phục vụ quá trình sản xuất, lao động và làm việc của doanh nghiệp hiện nay. Khi đề xuất mua vật tư cần thực hiện theo đúng quy trình của các công ty để ra, đó không chỉ là quy định mà còn là hoạt động trong việc vận hành của một doanh nghiệp hiện nay. Thực hiện nghiêm chỉnh sẽ khiến vận hành công ty được trôi chảy, không những vậy các vấn đề về giấy từ, chứng từ kế toán khi mua hàng cũng được rõ ràng và cho tiết để tránh việc chuộc lợi cá nhân và thất thoát ngân sách công ty.

Xem thêm: Hướng dẫn bạn cách viết mẫu biên bản bàn giao thiết bị

4.4. Tiến hành bảo trì hoặc sửa chữa các vật tư, trang thiết bị trong công ty

Ngoài ra trong quá trình sử dụng các trang thiết bị hoặc vật tư bị hỏng hóc hoặc cần bảo trì theo chính sách của nhà cung ứng thì nhân viên mua hàng hoặc nhân viên hành chính – nhân sự trong doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm trong việc liên hệ với bên cung ứng và triển khai công tác bảo trì, sửa chữa các trang thiết bị và vật tư đã mua từ bên họ.

Mỗi nhân viên, khi sử dụng các thiết bị, vật tư của công ty, doanh nghiệp cũng cần có ý thức giữ gìn và bảo quản để sử dụng hiệu quả, tăng độ bền cho các sản phẩm. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách khi phải đầu tư các trang thiết bị cho nhân viên.

Bạn có thể tải về tham khảo mẫu phiếu đề xuất mua vật tư tại đây để sử dụng: mẫu phiếu đề xuất mua vật tư.pdf

Qua chia sẻ về mẫu phiếu đề xuất mua vật tư trong bài viết này, bạn không chỉ hiểu được tại sao cần thực hiện theo mẫu, mà còn biết được những nội dung không thể thiếu trong mẫu phiếu này như thế nào. Đồng thời có thêm kiến thức cho bản thân về quy trình thực hiện mua vật tư trong các doanh nghiệp hiện nay như thế nào. Hy vọng, với các thông tin chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp các bạn có được hiểu biết và kỹ năng lập phiếu đề xuất mua vật tư đúng chuẩn.