Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công sáng chiều chi tiết và nhanh nhất

1. Những điều bạn cần biết về bảng chấm công sáng chiều

1.1. Bảng chấm công theo ca sáng chiều là gì?

Bảng chấm công sáng chiều là căn cứ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,... dễ dàng theo dõi giờ giấc ra vào, số ca làm việc, nghỉ việc và được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội,... của nhân viên trong công ty theo ca sáng và ca chiều.

Thông thường các doanh nghiệp làm việc theo giờ hành chính Nhà nước đều có hai ca làm việc là ca sáng và ca chiều, chia giờ giấc làm việc cho nhân viên trong công ty, doanh nghiệp dễ dàng.

Ví dụ: Nếu công ty A chia ca làm việc thành 2 ca là sáng và chiều, ca sáng từ 8 giờ – 12 giờ, ca chiều từ 14 giờ – 16 giờ. Khi đó, kế toán trong công ty A cần lập bảng chấm công theo ca sáng và chiều để tiện quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên trong toàn công ty. Từ đó, công ty có cách tính lương minh bạch, dễ dàng hơn, nắm được ngày nghỉ phép cụ thể của nhân viên.

1.2. Lý do nên sử dụng bảng chấm công theo ca sáng chiều

Đối với các công ty, doanh nghiệp có 2 ca làm việc là sáng và chiều, thì nên sử dụng bảng chấm công này để tính lương nhân viên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, sử dụng bảng chấm công sáng và chiều giúp doanh nghiệp đạt được thêm nhiều lợi ích khác.

1.2.1. Đánh giá thái độ làm việc của nhân viên

Lập bảng chấm công theo ca sáng, chiều giúp doanh nghiệp, công ty đánh giá được thái độ tích cực của nhân viên như: Nhân viên nào chăm chỉ đi làm đúng giờ, nhân viên nào đi muộn về sớm, nhân viên nào có thái độ làm việc tích cực,...

Qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá được nhân viên của mình và có phương pháp quản lý, kỷ luật sao cho phù hợp.

1.2.2. Tính lương cho nhân viên chính xác và minh bạch

Kế toán sẽ dựa vào bảng chấm công theo ca làm việc sáng và chiều để ghi chú ngày công cho từng nhân viên. Nhân viên nào nghỉ phép, được hưởng bảo hiểm xã hội, tăng ca,... cũng sẽ được ghi chú cho phù hợp. Từ đó, các thành viên trong công ty, doanh nghiệp sẽ được tính lương chính xác, nhanh chóng và minh bạch.

1.2.3. Quản lý nhân viên hiệu quả

Mỗi ngày, các bộ phận, phòng ban trong công ty sẽ chấm công vào bảng theo đúng ký hiệu của ngày đó. Sau đó, kế toán sẽ tiếp nhận bảng chấm công của các phòng ban để kiểm soát, tổng hợp số công của nhân viên trong toàn bộ công ty, hỗ trợ công ty quản lý các nhân viên hiệu quả.

1.3. Trách nhiệm của người phụ trách trong việc quản lý chấm công

Mỗi ngày, các bộ phận, phòng ban hay tổ nhóm đều cần phải lập bảng chấm công theo 2 ca. Tổ trưởng hoặc người được giao phó sẽ căn cứ theo các tình hình thực tế của từng bộ phận, phòng ban để chấm công cho từng nhân viên trong ngày theo ca sáng và chiều, và theo từng ngày trong tháng (từ ngày 1 đến 31 hàng tháng).

Vào cuối tháng, những người chấm công và những người phụ trách các bộ phận, phòng ban sẽ chuyển bảng chấm công cùng với những giấy tờ, chứng từ có liên quan như chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội, giấy xin nghỉ việc hưởng lương, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,... lên bộ phận kế toán để kiểm tra, sau đó quy ra ngày công để tính lương và bảo hiểm xã hội.

2. Liệu có nên dùng bảng chấm công sáng chiều hay không?

Những doanh nghiệp, công ty làm theo giờ nhà nước, chỉ có ca sáng và ca chiều, không có ca tối thì rất phù hợp lập bảng chấm công theo ca sáng chiều. Bảng chấm công theo ca sáng và ca chiều giúp công ty, doanh nghiệp chia ca làm việc của nhân viên để quản lý dễ dàng. Mỗi ca làm việc sẽ không quá thời gian 8 tiếng.

Ví dụ: Ca sáng từ 8 giờ sáng đến 12 giờ, ca chiều từ 14 giờ đến 18 giờ thì doanh nghiệp sẽ lập bảng chấm công theo số giờ của nhân viên, trong trường hợp nhân viên làm việc quá thời gian 8 tiếng sẽ được tính là làm thêm giờ.

Bên cạnh đó, khi sử dụng bảng chấm công 2 ca này, các nhân viên có thể chủ động và linh hoạt trong thời gian làm việc, cũng có thể đổi ca giữa các nhân viên khi cần thiết. Và trong mỗi ca làm việc, nhân viên đều có thể tăng ca hoặc làm thêm giờ.

Bảng chấm công ca sáng và ca chiều cũng giúp nhân viên biết được thời gian mà mình làm việc cụ thể, mỗi ngày làm ca sáng hay ca chiều hoặc cả 2 ca, trong các ca làm việc có làm thêm giờ hay không và số giờ là bao nhiêu,... Các yếu tố như nghỉ phép, nghỉ theo chế độ bảo hiểm xã hội đều được ghi chú rõ ràng trong bảng, giúp nhân viên biết được tổng số công làm việc chính thức và số giờ làm thêm (nếu có).

Xem thêm: App chấm công miễn phí, chuyên nghiệp: https://chamcong.viecday365.com/

3. Cách tạo bảng chấm công sáng chiều đơn giản trên Excel

Để tạo bảng chấm công đơn giản, bạn nên sử dụng Excel để lập bảng và làm theo từng bước. Bảng chấm công cần chính xác và đầy đủ để người quản lý có thể nắm bắt được thời gian làm việc của mỗi người.

Đầu tiên, bạn cần xây dựng bố cục của bảng chấm công cho nhân viên theo ca trên Excel, mỗi nhân viên sẽ có 3 hàng để có thể điền những thông tin cần thiết.

- 2 hàng để có thể hoàn thiện và tương ứng với 2 ca làm việc trong ngày là ca sáng và ca chiều, theo dõi được số công của từng ca. từ đó, bạn có thể theo dõi thời gian làm việc và số buổi làm việc cụ thể của từng nhân viên.

- Hàng cuối sẽ là thời gian tăng ca tương ứng, bạn có thể ký hiệu là OT hoặc TC, ghi chú vào bên dưới rõ ràng để nhận biết.

- Tiếp đến, bạn chia các cột thành các ngày tương ứng trong tháng, tháng ít nhất là 28 và nhiều nhất là 31 ngày, các cột sẽ được đánh số thứ tự theo ngày tương ứng.

Sau đó, để xác định ngày bạn đang xem là ngày bao nhiêu, bạn sử dụng công thức xác định số ngày làm việc tại dòng thứ 4. Sử dụng hàm Date để tính số năm hiện tại và tháng sẽ tương ứng với B2, ngày tương ứng tại D3, thứ tương ứng tại D4.

Nếu bạn muốn sử dụng định dạng ngày về tiếng Anh, bạn nên sử dụng Custome Format. Sau đó, tại hàng 4, bạn chọn Format cell, tiếp đến ấn Custome và điền đầy đủ thông tin vào Type 3 chữ “add”. Khi đó, giá trị ngày sẽ được hiển thị tại hàng thứ 4.

Cuối cùng, bạn kẻ khung, tô màu, chỉnh lại bố cục, phông chữ, độ rộng các ô,... giúp bảng chấm công của bạn đẹp mắt và rõ ràng hơn.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin và cách lập bảng chấm công sáng chiều. Các doanh nghiệp có 2 ca làm việc trong ngày nên sử dụng bảng chấm công theo ca sáng và ca chiều để quản lý nhân viên dễ dàng và hiệu quả. Từ đó, các nhân viên sẽ được tính công chính xác, rõ ràng và minh bạch hơn. Các doanh nghiệp cũng nên tạo bảng chấm công chính xác và đúng yêu cầu để tạo lập được các cơ sở dữ liệu dễ dàng và đơn giản.