Cập nhật thủ tục chốt sổ BHXH và các bước thực hiện chi tiết

Việc làm online

1. Khái quát về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Khi một công ty, doanh nghiệp bất kỳ có người lao động nghỉ việc thì những người sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm thực hiện các thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động tại doanh nghiệp đó.

Chốt sổ Bảo hiểm xã hội chính là việc mà các doanh nghiệp, các cơ quan bảo hiểm tiến hành ghi nhận các quá trình tham gia về BHXH, BHTN,... được ghi trên sổ BHXH khi người lao động dừng đóng BHXH tại doanh nghiệp.

- Người chịu trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm Xã hội: Chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thực hiện bởi người cụ thể, theo Quy định tại Khoản 3 của Điều 48 về Bộ luật lao động năm 2024 được ban hành và có hiệu lực hoạt động vào ngày 01/01/2024 như sau:

+ Doanh nghiệp sẽ thực hiện việc chốt sổ, cụ thể là các kế toán viên được giao nhiệm vụ liên quan tới các thủ tục về sổ Bảo hiểm Xã hội.

+ Người thực hiện chốt sổ bảo hiểm cho người lao động sẽ cần phải thực hiện Các bước cụ thể Để có thể hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội các loại bảo hiểm đồng thời trả lại với bản chính đối với các giấy tờ khác.

Áp dụng tại khoản năm của điều 21 trong luật bảo hiểm xã hội được ban hành vào năm 2024. Theo như trong luật thì có quy định như sau:

- Thứ nhất người sử dụng lao động sẽ cần phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện việc trả sổ bảo hiểm xã hội cho những người lao động bên cạnh đó người sử dụng lao động sẽ phải xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động hoặc là hợp đồng làm việc hoặc là đơn xin thôi việc theo đúng quy định của pháp luật.

- Thứ hai người có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động trong trường hợp doanh nghiệp bị phá sản thì sẽ không thể nào tiến hành việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho những người lao động của doanh nghiệp đó.

Lưu ý:

Đối với trường hợp người sử dụng lao động không chốt sổ bảo hiểm cho người lao động thì sẽ bị phạt nặng theo đúng quy định của pháp luật. Chế độ phạt áp dụng ở đây có thể là phạt về tài chính trường hợp nặng hơn thì sẽ bị đình chỉ kinh doanh hoặc là nhiều mức phạt khác theo quy định.

Xem thêm: Bảo hiểm xã hội bắt buộc là gì

Đó là một số thông tin cơ bản cần nắm được về chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động và ngay sau đây để tìm hiểu rõ hơn về các thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì chúng ta sẽ cần phải thực hiện các bước sau đây:

CV đẹp

2. Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội

Để tìm hiểu rõ hơn về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội đối với người lao động. Vậy chúng ta cần phải khai thác các thông tin được chia sẻ chi tiết ở bên dưới::

Áp dụng điều 23 quyết định số 595/QĐ-BHXH Có quy định về thủ tục chốt sổ bảo hiểm hiện nay dành cho người lao động như sau:

Xem thêm: Việc làm bảo hiểm

2.1. Bước thứ nhất doanh nghiệp cần phải báo giảm lao động

Trong hồ sơ báo giảm lao động cần phải chuẩn bị gồm các tài liệu như sau

-Tờ khai thông tin về việc điều chỉnh các thông tin trong bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế theo mẫu tờ khai số 1.

- Tớ đại đơn vị điều chỉnh thông tin bảo hiểm y tế hộ hiểm xã hội

- Danh sách những người lao động tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cùng với bảo hiểm tai nạn bảo hiểm tai nạn lao động bảo hiểm thất nghiệp bảo hiểm bệnh nghề nghiệp theo mẫu số D02/TS.

- bản mẫu bản kê khai thông tin theo mẫu D01.

- Khi thẻ bảo hiểm y tế của người lao động còn hiệu lực, mỗi người chỉ được sử dụng một bản.

Đó là các giấy tờ cần thiết trong bước báo giảm lao động mà doanh nghiệp cần phải hoàn thiện đầy đủ cho người lao động sau đó gửi tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi mà doanh nghiệp đăng ký đóng bảo hiểm.

2.2. Bước thứ hai doanh nghiệp chốt sổ bảo hiểm xã hội

Đối với hồ sơ thủ tục cần có để chốt sổ bảo hiểm bao gồm

- Tờ khai về thông tin đơn vị tham gia có sự điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế mẫu TK3/TS.

- Danh sách những người lao động tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động.

- Bảng thống kê thông tin.

- Sổ bảo hiểm vẫn còn hạn sử dụng

- Công văn về việc chốt sổ của đơn vị đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Đó là các giấy tờ cần thiết để thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội các doanh nghiệp cần phải thực hiện hoàn tất hồ sơ đồng thời gửi tới cơ quan bảo hiểm xã hội thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội hoặc có thể gửi thông qua đường bưu điện tới cơ quan bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp đã tham gia để việc chốt sổ được thực hiện và giải quyết theo đúng quy định của pháp luật

Theo quy định thì thời gian để cơ quan bảo hiểm xác nhận sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động không quá thời hạn năm ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ bảo hiểm xã hội theo quy định của luật bảo hiểm xã hội.

3. Một số lưu ý quan trọng khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Trong quá trình thực hiện chốt sổ bảo hiểm Cho người lao động các doanh nghiệp cần phải chú ý những vấn đề quan trọng dưới đây để đảm bảo đúng yêu cầu và quy định của luật bảo hiểm xã hội.

- Thứ nhất trước khi báo chốt sổ bảo hiểm xã hội thì các doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động.

Đối với vấn đề này các doanh nghiệp cần phải nắm rõ được các thành phần trong hồ sơ báo giảm lao động bao gồm phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a. Đối với mỗi người lao động cần phải có mỗi người một bản danh sách những người lao động được đóng bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế đối với mỗi người lao động một bản.

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục hồ sơ, có đầy đủ các giấy tờ liên quan thì doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ qua địa chỉ của cơ quan bảo hiểm xã hội đối với các trường hợp không thể nộp đính kèm thẻ bảo hiểm y tế còn hạn hoặc có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện hoặc cũng có thể nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp tham gia đóng bảo hiểm xã hội.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ của người lao động thì hồ sơ sẽ được giải quyết.

- Thứ hai trong quá trình người lao động và doanh nghiệp đợi cơ quan bảo hiểm giải quyết việc chốt sổ hồ sơ bảo hiểm xã hội thì các doanh nghiệp cần phải thực hiện thanh toán hết số tiền đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện giải quyết tiền cho người lao động thì quy trình giải quyết hồ sơ sẽ bị dừng lại khi đó cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ mặc định là người lao động vẫn còn tham gia bảo hiểm tại công ty đồng thời số tiền đóng bảo hiểm xã hội vẫn sẽ được cập nhật bình thường.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tính bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc

Thứ ba trong quá trình báo giảm và đau chốt sổ bảo hiểm cho người lao động thì người sử dụng lao động cần phải nộp hai loại hồ sơ này cho cơ quan bảo hiểm trong cùng một lần các hồ sơ hợp lệ sẽ được giải quyết và thanh toán tiền đóng bảo hiểm xã hội trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì doanh nghiệp và người sử dụng lao động sẽ cần phải thực hiện lại để chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Thứ tư khi người lao động nghỉ việc tại công ty doanh nghiệp thì trong thời hạn bẩy ngày doanh nghiệp sẽ cần phải nộp hồ sơ đầy đủ lên cơ quan bảo hiểm xã hội thời hạn cuối cùng cần phải nộp hồ sơ là sau 30 ngày kể từ ngày người lao động nghỉ việc nếu các doanh nghiệp báo chốt sổ chậm hơn so với quy định

Như vậy, các doanh nghiệp cần phải nắm được những thông tin về thủ tục chốt sổ bhxh để thực hiện đúng với quy định của Luật Bảo hiểm xã hội đã đề ra.