Giới thiệu chung về sơ đồ quy trình quản lý nhân sự

1. Giới thiệu sơ đồ quản lý nhân sự

1.1. Tìm hiểu chung về sơ đồ quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là công việc liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau. Chính vì vậy nếu quy trình quản lý không được chuẩn hóa sẽ dẫn đến những khó khăn trong quá trình quản lý. Từ đó công tác quản lý thiếu sự nhất quán và không mang lại hiệu quả. Do vậy cần đến một sơ đồ quy trình quản lý nhân sự để làm rõ từng bước quản lý.

Một sơ đồ quản lý nhân sự hoàn hảo là sơ đồ cần giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu như giảm thiểu những sai sót giữa nhân viên với nhà quản lý trong quá trình tương tác, nâng cao hiệu suất làm việc cũng như chất lượng dịch vụ, rút ngắn thời gian chờ đợi phản hồi của các phòng ban với phòng nhân sự.

Đi cùng với sự phát triển về công nghệ, xu hướng tự động hóa quy trình quản lý nhân sự thông qua các biểu mẫu, sơ đồ hay các phần mềm đang được triển khai. Điều này giúp những người làm công tác quản lý nhân sự dễ dàng hơn trong từng khâu quản lý và đưa doanh nghiệp vận hành một cách trôi chảy hơn.

1.2. Lợi ích mà sơ đồ quản lý nhân sự mang lại

Với sự thể hiện nội dung các thông tin một cách trực quan, súc tích, sơ đồ đã giúp người đọc có thể dễ dàng nắm bắt những nội dung chính. Không cần phải dùng quá nhiều từ ngữ để diễn giải, chỉ cần nhìn vào sơ đồ người xem nhanh chóng nắm bắt được những thông tin quan trọng.

Riêng sơ đồ quy trình quản lý nhân sự, mỗi phòng ban khi nhìn vào sơ đồ sẽ hiểu được toàn bộ quy trình quản lý nhân sự của hệ thống và thứ tự thực hiện các nhiệm vụ. Sơ đồ cho từng cá nhân biết được nhiệm vụ mình cần thực hiện liên quan mật thiết đến phòng ban nào. Nhờ đó quy trình quản lý nhân sự được kiểm soát chặt chẽ hơn.

Ngoài ra khi thực hiện quản lý nhân sự theo sơ đồ, những bất cập trong từng khâu, từng bước quản lý có thể được tìm thấy dễ dàng. Từ đó doanh nghiệp đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời hơn. Đồng thời một số khâu làm chậm hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp có thể được cải tiến để đảm bảo bắt kịp với tiến độ công việc.

Xem thêm: Những phần mềm quản lý tổng thể Doanh Nghiệp được ưa chuộng hiện nay

2. Xây dựng sơ đồ quản lý nhân sự

2.1. Yêu cầu bổ sung nhân sự

Đầu tiên, để bộ phận nhân sự có thể nhận biết nhu cầu tuyển dụng, mỗi phòng ban cần tự mình gửi các yêu cầu tuyển dụng đến bộ phận nhân sự. Phòng nhân sự sẽ xem xét yêu cầu cầu này và đánh giá lại xem có thực sự cần thiết phải tuyển thêm nhân sự cho phòng ban này hay không.

Nếu như thực sự cần thiết sẽ tiếp tục chuyển đến bước phân tích những đặc thù của vị trí tuyển dụng. Trong trường hợp nhu cầu tuyển dụng của phòng ban không hợp lý thì phòng nhân sự sẽ gửi lại thông báo cho bên yêu cầu.

2.2. Phân tích những đặc thù trong vị trí tuyển dụng

Sau khi đã xác định bắt đầu tuyển dụng ứng viên, phòng nhân sự sẽ tiến hành theo quy trình tuyển dụng. Đầu tiên phòng nhân sự sẽ tổng hợp những thông tin về vị trí tuyển dụng như mô tả công việc và yêu cầu trong công việc.

Thông thường quy trình tuyển dụng sẽ được triển khai đăng tin tuyển dụng lên các nguồn cung cấp ứng viên. Có rất nhiều nguồn người tuyển dụng có thể đăng tin như là trên website chính thức của doanh nghiệp, trên các trang mạng xã hội, các diễn đàn, hội nhóm hay những phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp. Sau đó doanh nghiệp sẽ bắt đầu các bước chọn lọc ứng viên cho những vòng tiếp theo.

2.3. Sàng lọc để lựa chọn ứng viên

Sau khi đã có được những ứng viên, công việc lúc này của người làm công tác quản lý nhân sự đó là sàng lọc qua những hồ sơ ứng tuyển. Những ứng viên tiềm năng sẽ được lựa chọn để bước vào vòng phỏng vấn. Trải qua tất cả các vòng tuyển chọn, nhà quản sẽ quyết định xem ứng viên có phù hợp với vị trí công việc hay không.

Nếu như nhận thấy những tiềm năng có thể phát triển, ứng viên đó sẽ được lựa chọn. Trong trường hợp không được ứng viên cho vị trí đó, nhà tuyển dụng có thêm một sự lựa chọn khác đó là thuê nhân sự thời gian ngắn trong khoảng từ 3 đến 6 tháng. Hoặc nếu như một nhân sự nào đó trong nội bộ doanh nghiệp có thể đảm nhận vị trí này thì doanh nghiệp không cần tiến hành tuyển dụng người mới.

2.4. Triển khai nhiệm vụ nhân sự mới cần thực hiện

Sau khi nhân sự nội bộ hay nhân sự mới tuyển bắt đầu đi vào thực hiện chuyển giao công việc mới. Nhân sự đảm nhận công việc sẽ được hướng dẫn các bước để thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng công việc cũng như mục tiêu hiệu suất công việc cần đạt được.

Bước tiếp theo doanh nghiệp cần cân nhắc về sự cần thiết tiến hành đào tạo nhân sự mới. Nếu như quyết định đào tạo nhân sự mới thì cần xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự cụ thể. Các nhóm đối tượng tham gia chương trình đào tạo cần được xác định rõ ràng. Sau khi tiến hành đào tạo, cần thường xuyên đánh giá kết quả đào tạo bằng cách giám sát tất cả hiệu suất làm việc thực tế của nhân viên.

Trường hợp nhân viên đã có đủ kinh nghiệm làm việc, nhân sự có thể tiếp quản công việc luôn mà không cần qua đào tạo. Tuy nhiên vẫn cần đến sự giám sát và đánh giá tình hình thực hiện của nhân viên với nhiệm vụ mới.

2.5. Kiểm tra để đánh giá chất lượng làm việc

Dù là nhân viên mới hay nhân viên cũ thì đều không thể bỏ qua bước giám sát hiệu suất làm việc. Nhờ vào kết quả đánh giá doanh nghiệp sẽ xem xét mức độ phù hợp của nhân viên với nhiệm vụ được đặt ra.

Nếu như kết quả làm việc của nhân viên được đánh giá cao, doanh nghiệp sẽ tiếp tục tiến hành đánh giá về khả năng duy trì công việc hoặc đề ra yêu cầu nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên. Để khích lệ nhân viên doanh nghiệp cần đưa ra những chiến lược khen thưởng. Những chỉ tiêu đánh giá cao hơn sẽ tương ứng với mức thưởng xứng đáng.

Trường hợp kết quả làm việc của nhân viên không được tốt doanh nghiệp cần xem xét toàn bộ quy trình làm việc của nhân viên và đưa ra những giải pháp kịp thời. Cùng với đó doanh nghiệp có thể cân nhắc đưa nhân viên đến với các chương trình đào tạo nghiệp vụ chuyên môn. Quy trình quản lý cứ như vậy xoay vòng tiếp tục.

Doanh nghiệp dù đang hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng được quy trình quản lý nhân sự trên. Những nội dung cốt yếu trong hệ thống quản lý nhân sự đều được thể hiện trong sơ đồ này. Ngoài ra tùy thuộc vào đặc điểm và quy mô doanh nghiệp mà người quản lý nhân sự có thể bổ sung thêm các yếu tố để sơ đồ hoàn thiện hơn, đáp ứng được những yêu cầu của tổ chức.

Bài viết đã chỉ ra tầm quan trọng của sơ đồ quy trình quản lý nhân sự với những nhà quản lý nhân sự rồi. Để trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp bạn hãy không ngừng nâng cao tinh thần học hỏi, nỗ lực hết mình nhé. Chúc bạn sớm đạt được những mục tiêu nghề nghiệp mà bạn đã đề ra.

Tham khảo: Phần mềm chấm công tính lương nhận diện khuôn mặt miễn phí: https://chamcong.viecday365.com/