Bài toán cho cách quản lý thời gian hiệu quả - bạn nên biết

Tác giả: Trương Ngọc Lâm

Ngày đăng: 20-04-2024

Dường như không bao giờ có đủ thời gian trong ngày. Nhưng tất cả chúng ta đều nhận được 24 giờ như nhau, tại sao một số người đạt được nhiều thời gian hơn so với những người khác? Cùng tìm hiểu về quản lý thời gian hiệu quả nhé!

Chia sẻ tin với bạn bè

Những người thành công là những người khả năng quản lý thời gian của họ đặc biệt tốt. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian trong phần này, bạn có thể cải thiện khả năng hoạt động hiệu quả hơn - ngay cả khi thời gian eo hẹp và áp lực cao. Quản lý thời gian tốt đòi hỏi một sự thay đổi quan trọng trong việc tập trung từ các hoạt động sang kết quả: bận rộn không giống như hiệu quả. Dành cả ngày của bạn trong một hoạt động điên cuồng thường đạt được ít hơn, bởi vì bạn đang phân chia sự chú ý của bạn giữa rất nhiều nhiệm vụ khác nhau. Quản lý thời gian tốt cho phép bạn làm việc thông minh hơn - không khó -bạn hoàn thành công việc nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn.

1. Hiểu rõ hơn về quản lý thời gian

Quản lý thời gian được hiểu là cách bạn tổ chức và lên kế hoạch cho thời gian bạn dành cho các hoạt động cụ thể. Nó có vẻ phản trực giác khi dành thời gian quý báu để học về quản lý thời gian, thay vì sử dụng nó để tiếp tục với công việc của bạn, nhưng lợi ích là rất lớn. Cụ thể quản lý thời gian sẽ đem lại những ưu điểm sau:

- Năng suất và hiệu quả cao hơn.

- Loại bỏ bớt những áp lực.

- Tăng cơ hội thăng tiến.

- Cơ hội lớn hơn để đạt được các mục tiêu cuộc sống và sự nghiệp quan trọng.

Không quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả có thể có một số hậu quả rất không mong muốn đó là:

- Bạn có thể sẽ quá hạn công việc

- Luồng công việc không hiệu quả.

- Chất lượng công việc kém.

- Khiến cho bạn bị đánh giá làm mức độ chuyên nghiệp kém và một sự nghiệp bị đình trệ.

- Mức độ căng thẳng cao hơn.

Dành một ít thời gian để tìm hiểu về các kỹ thuật quản lý thời gian sẽ có lợi ích rất lớn hiện nay - và trong suốt sự nghiệp của bạn.

Việc làm chăm sóc khách hàng

2. 9 mẹo lý thú để quản lý thời gian hiệu quả

Thời gian trôi nhanh – không thể tránh khỏi. Điều đó làm cho thời gian trở thành một biến có thể khó kiểm soát và giám sát. Và một khi thời gian trôi đi, bạn không bao giờ lấy lại được. Đối với các công ty, thời gian mất tương đương với hàng triệu đồng bị mất. Vì lẽ trong môi trường kinh doanh nơi nhân viên và các chuyên gia lành nghề được thuê dựa trên đầu vào và năng suất của họ tại một thời điểm nhất định, đây là thời gian tuyệt vời để dạy họ các kỹ năng quản lý thời gian. Tại sao lại thế? Họ sẽ không chỉ theo dõi thời gian tốt hơn mà còn có cơ hội theo dõi tiến trình của mình trong các dự án và đóng góp vào thành công của công ty.

Ý thức về thời gian sẽ dẫn đến việc tự cải thiện và đạt được mục tiêu. Điều đó đúng trong cả công việc và cuộc sống cá nhân của bạn. Cách tốt nhất để quản lý thời gian hiệu quả là gì? Áp dụng 9 lời khuyên này sẽ giúp bạn gặt hái được nhiều thành công.

2.1. Kiểm tra thời gian

Biết chính xác cách bạn dành thời gian của bạn. Trong một môi trường văn phòng, bạn nên biết các nhiệm vụ đang đánh cắp thời gian của bạn. Sau đó, bạn có thể làm một cái gì đó về nó. Ví dụ, bạn có thể dành một giờ cho email thay vì hoàn thành các dự án quan trọng. Biết chính xác thời gian của bạn sẽ đi đâu có thể giúp bạn đưa ra quyết định về việc ủy thác nhiệm vụ hoặc mua phần mềm để tăng tốc một số quy trình cấp thấp hơn.

2.2. Đặt giới hạn thời gian

Kiểm tra thời gian — Đặt giới hạn thời gian

Đặt giới hạn thời gian cho một nhiệm vụ có thể rất thú vị. Trong thực tế, nó có thể giống như một trò chơi. Một số công ty thực sự chia nhân viên thành các nhóm và nhóm hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ trước tiên sẽ nhận được phần thưởng. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc này cho bất kỳ nhiệm vụ. Đặt giới hạn thời gian xác định, chẳng hạn như một hoặc hai giờ. Sau đó cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian quy định và cảm nhận sự phấn khích khi bạn thực hiện nó.

2.3. Sử dụng các công cụ phần mềm để quản lý thời gian

Công nghệ tinh vi hơn trong việc quản lý thời gian. Các ứng dụng khác nhau thậm chí còn giúp theo dõi thời gian của nhân viên để bạn có thể theo dõi đăng ký và kiểm tra của họ. Internet cung cấp nhiều ứng dụng và công cụ, và một số hữu ích cho việc quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là để theo dõi và đánh giá các quy trình hàng ngày. Đối với nhiều ứng dụng, các chức năng nâng cao của các phiên bản trả phí cũng có thể cung cấp cho bạn quyền kiểm soát bổ sung và trải nghiệm người dùng tốt hơn.

2.4. Có danh sách việc cần làm

Có một danh sách luôn luôn tiết kiệm thời gian. Nếu bạn có một danh sách, bạn sẽ không bao giờ phải tự hỏi những gì trong chương trình nghị sự hàng ngày hoặc phải làm gì tiếp theo. Thật vậy, một danh sách giúp bạn tập trung và có động lực, tập trung vào cảm giác rằng sự hài lòng ngọt ngào mỗi khi bạn đánh dấu một nhiệm vụ từ danh sách của bạn. Danh sách cũng cho phép bạn xem - và theo dõi - tiến trình của bạn. Ngay cả khi bạn bị bao vây bởi những phiền nhiễu, danh sách của bạn sẽ giúp bạn đi đúng hướng.

2.5. Lập trước những kế hoạch

Lập kế hoạch trước là một phần quan trọng của quản lý thời gian. Tốt nhất, bạn nên lên kế hoạch trước trong tuần hoặc ít nhất là ngày hôm trước. Khi bạn biết chính xác những gì cần hoàn thành trong ngày hoặc tuần, bạn sẽ giữ được tổ chức và tập trung. Bạn có thể chia nhỏ các nhiệm vụ trong nhiều ngày để xem trước, cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một dự án. Ngay cả việc dành vài phút lên kế hoạch trước cũng có thể thay đổi cách bạn làm việc.

2.6. Bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn

Làm nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn vào buổi sáng. Tất cả những nhiệm vụ căng thẳng đó, phần lớn công việc của bạn, những nhiệm vụ khó khăn nhất - thực hiện chúng vào buổi sáng. Lý do rất đơn giản. Bạn có nhiều năng lượng nhất vào buổi sáng, vì vậy bạn sẽ có thể giải quyết các nhiệm vụ một cách hiệu quả và thành thạo. Thêm vào đó, cảm giác hoàn thành công việc quan trọng nhất được thực hiện trước sẽ giúp phần còn lại của ngày tốt hơn nhiều.

2.7. Tìm kiếm sự giúp đỡ từ đồng nghiệp hoặc thuê thêm nhân lực cho mình

Bạn không thể làm mọi thứ một mình, vì vậy hãy tự cắt giảm một chút sự chậm chạp và ủy thác. Có lẽ đã đến lúc bạn đào tạo ai đó thực hiện một số quy trình đơn giản trong công việc hoặc văn phòng của bạn. Điều đó giải phóng bạn để tập trung vào các dự án lớn hơn hoặc các nhiệm vụ phức tạp hơn. Bạn thậm chí có thể thuê ngoài công việc cho một freelancer có kinh nghiệm và tiết kiệm tiền.

2.8. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm

Nếu bạn đã chọn thực hiện một nhiệm vụ, hãy xem nó đến cùng - hoàn thành nó. Tránh làm một nửa công việc, có nghĩa là từ bỏ nhiệm vụ hiện tại của bạn và làm một việc khác hoàn toàn. Một ví dụ về công việc nửa vời là viết báo cáo sau đó đột nhiên kiểm tra email của bạn mà không có lý do và viết thư trả lời. Điều đó không chỉ quản lý thời gian tồi tệ mà còn xấu cho sự tập trung của bạn. Bạn sẽ mất đà của bạn. Tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay, và tránh những cạm bẫy này.

2.9. Thực hiện một số thay đổi trong lịch trình của bạn

Nếu bạn cảm thấy có nhiều năng lượng hơn vào những thời điểm nhất định trong ngày, hãy thay đổi lịch trình của bạn để nắm lấy điều đó. Một số người có nhiều năng lượng hơn vào buổi sáng, trong khi một số là cú đêm. Khi bạn chọn lịch trình thời gian tốt nhất cho bạn, bạn sẽ tận hưởng những lợi ích của việc có thể làm nhiều hơn nữa. Bất cứ lời khuyên hay công cụ nào bạn sử dụng, hãy sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan, nhưng cũng dành thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn để giữ cho bạn hạnh phúc và có động lực trong suốt cuộc đời.

Việc làm kinh doanh bất động sản

3. 5 bước để quản lý thời gian hiệu quả

Có rất nhiều cách để bạn có thể tăng và tối ưu hóa quản lý thời gian của mình, chúng tôi đã chia hướng dẫn này thành một chương trình 5 bước giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Bước 1: Hiểu thời gian của bạn đang đi đâu

- Thực hiện kiểm toán thời gian để thiết lập ý định của bạn và xem thời gian của bạn hiện đang đi đâu

- Khám phá những phiền nhiễu vô hình đang ăn mòn thời gian của bạn

- Thiết lập hệ thống để theo dõi tiến trình hàng ngày của bạn và theo dõi

Bước 2: Đặt mục tiêu thông minh và ưu tiên thời gian cho công việc có ý nghĩa

- Đặt ra những mục tiêu thông minh hơn

- Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn một cách tàn nhẫn bằng một trong những phương pháp thực tế này

- Tách biệt việc cấp bách khỏi công việc quan trọng

- Bảo vệ các ưu tiên của bạn bằng cách học cách nói không có gì với sếp, khách hàng và người quản lý của bạn