Khám phá bản mô tả công việc Lễ tân khách sạn mới nhất!

1. Tổng quan chung về vị trí Lễ tân khách sạn

Du lịch và dịch vụ phát triển đã trở thành bệ phóng lớn cho ngành khách sạn lên ngôi tại Việt Nam. Hơn thập kỷ qua, lĩnh vực này vẫn chưa bao giờ có dấu hiệu bão hòa hay hạ nhiệt. Họ cung cấp nhiều cơ hội và triển vọng việc làm cho nhiều bạn trẻ, đặc biệt là ở vị trí lễ tân.

Lễ tân khách sạn chính là vị trí thuộc bộ phận lễ tân - tiền sảnh của một khách sạn. Họ chính là những người đảm nhiệm vai trò “vui lòng khách đến, hài lòng khách đi”. Là người tiếp cận đầu tiên với khách hàng, nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm trong hoạt động check in, check out, hỗ trợ các dịch vụ cho khách trong quá trình lưu trú, thậm chí là bán các dịch vụ và sản phẩm đi kèm.

Đối với nhiều người, lễ tân có thể chỉ là một vị trí nhỏ trong một khách sạn. Nhưng trên thực tế, họ lại là những người có chức năng và tầm ảnh hưởng rất lớn. Một khách sạn có đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, tận tình luôn được khách hàng ghi nhớ và quay lại. Nhưng nếu ngược lại với điều này, có thể làm ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, thương hiệu và sự uy tín của khách sạn đang gây dựng. Đó cũng chính là lý do nhà tuyển dụng thường đầu tư và cẩn trọng trong quá trình tuyển dụng Lễ tân khách sạn.

Tin tuyển dụng: Việc làm nhà hàng khách sạn

2. Tải mẫu mô tả công việc Lễ tân khách sạn đầy đủ

Là một trong những xu hướng công việc được nhiều người trẻ chọn lựa. Lễ tân khách sạn thực tế phải làm gì hàng ngày? Các ứng viên và cả nhà tuyển dụng nên nắm bắt rõ bản mô tả công việc Lễ tân khách sạn để phục vụ cho mục đích của mình. Với nhà tuyển dụng, bản mô tả giúp bạn hoàn thiện JD công việc nhanh gọn và chính xác hơn. Với ứng viên, bản mô tả giúp họ có cái nhìn sâu sắc và nhận thức đúng đắn nhất về vị trí này.

>>> Mỗi khách sạn có thể thiết lập mô tả công việc khác nhau đối với vị trí lễ tân. Tuy nhiên, bản mô tả công việc được viecday365.com cung cấp dưới đây mang ý nghĩa phổ thông nhất:

3. Làm rõ mô tả công việc Lễ tân khách sạn chi tiết

Mệnh danh là “The Face” của các khách sạn, nhân viên lễ tân không chỉ là người chào đón và tiếp nhận khách. Họ còn thực hiện hàng loạt các nhiệm vụ mang tính đa dạng. Cụ thể như sau:

3.1. Thực hiện check in đúng quy trình

Check in là một trong những nhiệm vụ triển khai theo quy trình của từng khách sạn. Nhân viên lễ tân nào cũng cần biết biết và hiểu rõ quy trình này. Những công việc chi tiết cần thực hiện trong nhiệm vụ check in của họ bao gồm:

• Chủ động nắm bắt thông tin, trực tiếp liên hệ với bộ phận buồng phòng để đảm bảo phòng trống đã sẵn sàng phục vụ khách. Để làm được điều này, nhân viên lễ tân phải thường xuyên kiểm tra, cập nhất bảng danh sách khách booking hàng ngày. Quá trình này đề cao sự chú tâm của lễ tân đối với các yêu cầu đặc biệt từ khách như: phòng VIP, honey moon,... Tiếp đến, Lễ tân khách sạn sẽ trực tiếp thực hiện check in cho khách theo quy trình như sau:
• Chào hỏi và tiếp nhận khách
• Xác nhân các thông tin booking bằng cách hỏi tên khách hàng, các dịch vụ đã order. Cung cấp thông tin về các phòng trống đối với đối tượng khách hàng walk-in.
• Thực hiện các thủ tục thanh toán, nhận tiền đặt cọc bằng cách xin khách hàng cung cấp Chứng minh thư hoặc Passport.
• Trực tiếp hỗ trợ hoặc hướng dẫn khách hàng cung cấp các thông tin và điền vào giấy xác nhận đang lưu trú tại khách sạn.
• Thông báo, tư vấn, giới thiệu và cung cấp cho khách hàng những thông tin về dịch vụ đi kèm của khách sạn, thời điểm - thời gian cho bữa sáng, hình thức tổ chức bữa sáng, các khu vực giải trí, phục vụ nhu yếu phẩm trong khách sạn, các dịch vụ liên quan đến du lịch như: cho thuê xe, dẫn tour,...
• Trực tiếp giao cho Bellman chìa khóa để dẫn khách lên nhận phòng.
• Trên cơ sở thứ tự phòng, sắp xếp khoa học các Chứng minh thư, Passport của khách hoặc thực hiện một số kỹ thuật đánh dấu, phân biệt khác, nhằm đảm bảo tránh trường hợp trả nhầm cho khách.
• Hoàn tất hồ sơ lưu trú cho khách hàng (thực hiện khai báo về thông tin lưu trú của khách).

3.2. Giới thiệu, tư vấn dịch vụ khách sạn

Nếu bạn từng nghĩ một Lễ tân khách sạn chỉ đứng tại quầy và làm các thủ tục check in hoặc check out cho khách. Thì thực tế, nhận định đó hoàn toàn sai lầm. Trong bối cảnh khách sạn mọc lên như “nấm sau mưa” như hiện nay, việc gia tăng cơ hội kinh doanh, tìm kiếm khách hàng luôn rất khó khăn. Chính vì lẽ đó, các nhân viên lễ tân cũng kiêm nhiệm luôn chức năng bán hàng. Trong những lần tiếp cận với khách hàng, họ phải tìm kiếm cơ hội thúc đẩy doanh thu cho cơ sở kinh doanh bằng cách tư vấn, giới thiệu các dịch vụ, sản phẩm của khách sạn đang cung cấp.

Một nhân viên lễ tân giỏi thường biết cách làm thế nào để khách hàng quan tâm đến dịch vụ khác, trong khi họ không có nhu cầu. Những công việc chi tiết trong nhiệm vụ này như sau:

• Giới thiệu và tư vấn thông tin về hệ thống các dịch vụ khách sạn đang cung cấp: dịch vụ văn phòng, ẩm thực, giải trí, bar, karaoke, spa, xông hơi, gold, bi-a,...
• Cung cấp thông tin về các dịch vụ của bên thứ ba là đối tác liên kết, tư vấn cho khách hàng sử dụng các dịch vụ này: cho thuê xe, mua vé tham quan, hàng lưu niệm, dẫn tour, hướng dẫn viên du lịch, mua vé tham quan,...

3.3. Hỗ trợ khách trong thời gian lưu trú

Sau khi đã tiếp nhận và làm thủ tục cho khách hàng, nhân viên lễ tân còn là người hỗ trợ trực tiếp họ trong thời gian lưu trú. Đó là những công việc như:

• Thông tin đến khách một cách nhiệt tình về các sự kiện đang diễn ra trên địa bàn, đặc sản, địa điểm ăn uống, vui chơi, tham quan,... Hoặc cung cấp thông tin về một số dịch vụ thiết yếu như: trạm xăng dầu, trạm ATM, ngân hàng, bưu điện,...
• Khi khách hàng có nhu cầu cần đi ra ngoài, Lễ tân khách sạn là người chủ động giữ chìa khóa cẩn thận cho khách.
• Trực tiếp xử lý các cuộc gọi đến từ khách cũng như các cuộc gọi đi.
• Bảo quản, cất giữ toàn bộ tư trang, vật dụng mà khách hàng gửi khi có yêu cầu.
• Báo thức khách hàng trong trường hợp khách yêu cầu.
• Thực hiện chuyển phòng nếu khách có yêu cầu bằng cách phối hợp nhanh với những bộ phận liên quan như: buồng phòng, tiền sảnh,...
• Thực hiện gửi và tiếp nhận những bưu phẩm, thư từ liên quan đến khách và thông báo cho khách.
• Hỗ trợ khách hàng trong các yêu cầu về đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay, xe, tàu,... ở trạm dừng chân kế tiếp. Xác nhận trong trường hợp thông tin được thay đổi hoặc điều chỉnh từ khách hàng.
• Tiếp nhận và phối hợp xử lý những phàn nàn, đóng góp, ý kiến, khiếu nại của khách hàng một cách ổn thỏa và nhanh chóng.

Xem thêm: Lễ tân khánh tiết là gì? Những ẩn giấu sau nghề làm dâu trăm họ

3.4. Thực hiện check out đúng quy trình

Nếu check in theo quy trình thì check out cũng tương tự như thế. Do đó, làm nghề Lễ tân khách sạn bạn còn phải am hiểu và bồi dưỡng rất nhiều các nghiệp vụ liên quan. Việc tiếp nhận và hướng dẫn khách trả phòng theo đúng quy trình bao giờ cũng trở nên chuyên nghiệp và đẳng cấp hơn. Quy trình check out thường được lễ tân triển khai như sau:

• Chủ động nhận liên phiếu sử dụng các dịch vụ trong quá trình lưu trú của khách bằng việc liên hệ với các bộ phận có liên quan. Công tác này thực hiện trước giờ check out để bổ sung và cập nhật hồ sơ thanh toán. Sau đó, hỗ trợ khách check out theo quy trình sau:
• Nhận lại từ khách chìa khóa hoặc thẻ card vào phòng.
• Trực tiếp kiểm tra thực trạng trong phòng khách bằng cách liên hệ nhanh với bộ phận buồng phòng (tình trạng dụng cụ, thiết bị, vật phẩm trong phòng, sử dụng minibar,..)
• Chủ động thăm dò, tiếp nhận các cảm nhận, ý kiến của khách về dịch vụ tại khách sạn cũng như hỏi han về chất lượng chuyến đi của khách trong thời gian chờ xác nhận tình trạng các dịch vụ phòng.
• Ghi nhận, bổ sung và cập nhật thông tin vào sổ thanh toán của khách sau khi quá trình kiểm tra của bộ phận buồng phòng.
• Xác nhận tính chính xác, đầy đủ của các dịch vụ phát sinh hoặc sử dụng trong thời gian lưu trú với khách.
• Cung cấp thông tin về mức giá khách cần thanh toán. Hỗ trợ khách trong quá trình thực hiện thanh toán bằng các phương thức như tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ, quét mã QR,...
• In hóa đơn cho khách (hóa đơn đỏ nếu được yêu cầu)
• Giao trả lại cho khách Passport, chứng minh thư chính xác.
• Không quên chào khách trước khi khách ra về và cảm ơn khách đã sử dụng dịch vụ của khách sạn.
• Thực hiện các quy trình check out nhanh đối với những khách hàng có yêu cầu trước đó.

3.5. Một số nhiệm vụ khác

Một số nhiệm vụ khác có trong bản mô tả công việc Lễ tân khách sạn như sau:

• Lưu hồ sơ khách hàng, cập nhật tình trạng phòng,... sau quá trình check out cho khách.
• Thực hiện những nhiệm vụ cuối ca: Bàn giao vật dụng, tiền quỹ, tiền đặt cọc cho nhân viên ca tiếp theo. Ghi chép các thông tin phát sinh trong quá trình làm việc của ca mình trong số ghi chép và sổ bàn giao,...
• Thực hiện báo cáo định kỳ cho trưởng bộ phận, tham gia đầy đủ các cuộc họp của phòng ban.
• Trách nhiệm tham gia những lớp đào tạo, huấn luyện và nâng cao nghiệp vụ khi khách sạn tổ chức hoặc khi có yêu cầu.
• Tiếp nhận và hỗ trợ nhân viên mới khi được giao phó.
• Thực hiện một số công việc khác từ yêu cầu của trưởng bộ phận.

4. Yêu cầu công việc đối với Lễ tân khách sạn

Trên thực tế, yêu cầu công việc đối với Lễ tân khách sạn thường phụ thuộc khá nhiều vào quy mô, mức độ chuyên nghiệp và xếp hạng dịch vụ của khách sạn đó. Chẳng hạn như, đối với các khách sạn 5 sao, 4 sao thì tiêu chí tuyển dụng lễ tân sẽ khắt khe hơn. Nhìn chung, đối với vị trí Lễ tân khách sạn, các ứng viên sẽ phải đáp ứng các tiêu chí tuyển dụng cơ bản như sau:

• Ứng viên tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học trở lên các chuyên ngành: Du lịch, Dịch vụ, Lễ tân, Nhà hàng - khách sạn,... hoặc một số chuyên ngành có liên quan.
• Ứng viên nam hoặc nữ đang trong độ tuổi từ 20 - 25 tuổi.
• Ứng viên có các kỹ năng về: giao tiếp, giao tiếp tốt bằng tiếng Anh hoặc một số ngoại ngữ thông dụng khác. Kỹ năng ứng xử, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng giải quyết vấn đề,...
• Kinh nghiệm: Ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệm làm việc tương đương tối thiểu 6 tháng - 1 năm.
• Ngoại hình: Chiều cao và cân nặng với thân hình cân xứng, khuôn mặt ưa nhìn, sáng sủa,...
• Nhiệt tình, năng động, có trách nhiệm với công việc đã được phân công.

5. Quyền lợi được hưởng

• Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, hiện đại, đẳng cấp. Được tiếp cận với nhiều kiến thức và hiểu biết chuyên sâu.
• Được bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ,...
• Được xem xét tăng lương, thăng tiến lên cấp bậc trưởng nhóm lễ tân, trưởng phòng lễ tân.
• Được hưởng nhiều quyền lợi từ các dịch vụ khách sạn đang cung cấp và quyền lợi theo chính sách nhân sự.
• Tham gia và đóng bảo hiểm lao động theo luật định.
• Cung cấp đồng phục, trợ cấp ăn uống, du lịch, sinh nhật, hiếu hỉ,...

Xem thêm: Tìm việc làm lễ tân khách sạn

6. Mức lương Lễ tân khách sạn

Theo thống kê của viecday365.com, mức thu nhập của Lễ tân khách sạn khá ổn định. Tùy thuộc vào khách sạn mà bạn đang công tác, kinh nghiệm và trình độ của ứng viên mà mức thu nhập này cũng không có một con số cụ thể. Nhìn chung, đối với một Lễ tân khách sạn làm việc ở những khách sạn thông thường, sẽ có mức lương trung bình thấp nhất là 7 triệu. Phổ biến ở mức 6,5 - 15 triệu/tháng.

Hy vọng thông qua việc nắm bắt bản mô tả công việc Lễ tân khách sạn, các ứng viên sẽ tự tin ứng tuyển và phát triển sự nghiệp với vị trí này!