Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất và các lưu ý cần biết

1. Thế nào là giấy đề nghị tạm ứng

Trong quá trình đi công tác, đi làm việc hay thực hiện những nhiệm vụ theo sự yêu cầu chỉ thị của cấp trên thì những lúc đó sẽ có thể phát sinh thêm một vài chi phí không nằm trong kế hoạch cũng như khả năng lúc đó của nhân viên không thể thanh toán được luôn. Để tránh không làm mất thời gian ảnh hưởng tới tiến trình công việc cũng như giải quyết được luôn những sự cố bất ngờ không có trong kế hoạch như thế thì người lao động có thể xin tạm ứng. Vậy giấy tạm ứng là gì và cách ghi giấy tạm ứng là thế nào mới đúng? Hãy cùng tìm hiểu, điểm qua những thông tin dưới đây.

Có tên tiếng Anh là Application for advance, theo luật pháp quy định thì khi doanh nghiệp giao một khoản tiền hoặc một vật tư nào đó cho người nhận tạm ứng với mục đích thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của công ty hoặc giải quyết một vấn đề nào đó đã được phê chuẩn thì được biết đến là tiền tạm ứng.

Với cách hiểu như trên, mẫu giấy đề nghị tạm ứng là giấy xác thực để các nhà quản lý, cán bộ đồng ý, phê duyệt , sau đó tiến hành các thủ tục hành chính kế toán để lấy quỹ cho công nhân viên có thể tiếp tục thực hiện được công việc đã giao của công ty. Hiển nhiên thì người được nhận tạm ứng sẽ phải là người lao động làm việc cho chính tổ chức, cơ quan, hoặc doanh nghiệp đó. Có nhiều  mục đích cần tạm ứng không giống nhau cho thế người lao động sẽ sử dụng sao cho phù hợp các mẫu giấy đề nghị tạm ứng.

Những bộ phận như cung cấp vật tư liệu hay hành chính và quản trị phải tạm ứng một cách thường xuyên thì cũng sẽ có các mẫu giấy đề nghị tạm ứng mua vật tư, giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng xây dựng, hoặc mẫu giấy đề nghị tạm ứng công trình xây dựng để sử dụng không những vậy để nhận được tiền tạm ứng cần phải có được sự phê duyệt của cán bộ lãnh đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc khi đó mới là hợp lệ. Còn các mẫu giấy đề nghị tạm ứng tiền lương hoặc mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng… sẽ sử dụng với các trường hợp vì lý do cá nhân thì người lao động sẽ sử dụng các mẫu giấy tạm ứng đó. Chưa hết, khi mà tổ chức, doanh nghiệp của người lao động là của nước ngoài thì buộc người lao động phải sử dụng song ngữ hoặc chuyên tiếng Anh cho các mẫu giấy đề nghị tạm ứng.

Việc làm vật tư - thiết bị

2. Đối tượng và mục đích khi lập giấy đề nghị tạm ứng

Tất cả mọi người dù cho là lao động phổ thông hay là nhân viên cấp cao miễn chỉ cần đang làm việc tại cơ quan tổ chức hoặc doanh nghiệp đều có thể có cho mình quyền hạn lập giấy đề nghị tạm ứng chiếu theo nhu cầu cho các hoạt động tổ chức sản xuất, kinh doanh của công ty hoặc là phục vụ cho chính các mục đích cá nhân của mỗi người trong quá trình làm việc. Ngoài ra, việc lập đơn xin tạm ứng nội bộ không chỉ cần tuân theo các quy tắc, quy định của công ty mà còn phải thực hiện theo các nguyên tắc chung do pháp luật ban hành.

3. Trách nhiệm, nghĩa vụ của người đề nghị tạm ứng

Không phải bất cứ lúc nào người lao động cũng có thể xin được giấy tạm ứng mà muốn được chấp thuận bạn phải chấp hành theo đúng các yêu cầu về quy định nội quy mà công ty đề ra. Theo đó, người tạm ứng cần:

Phải đứng ra chịu hoàn toàn trách nhiệm với hành động của mình, chịu trách nhiệm với số tiền tạm ứng đã nhận về và chỉ sử dụng nó cho mục đích công việc đã được chỉ định trước đó, đặc biệt là giấy tạm ứng đối tác và giấy đề nghị tạm ứng công trình.

Nếu số tiền tạm ứng không cần sử dụng hoặc sử dụng không hết thì người lao động bắt buộc giao trả nộp lại cho phòng tài chính. trường hợp giấu diếm cố tình không nộp lại thì sẽ bị tính trừ dồn vào lương của họ đã nhận tạm ứng trong tháng tới. Trường hợp người lao động cần chi nhiều hơn số nhận tạm ứng đã phê duyệt, quyết định thì phía công ty sẽ có trách nhiệm chi thêm số còn thiếu sau khi công việc được kết thúc hoặc tính nhận vào lương tháng kế tiếp .

Người nhận tạm ứng không có quyền chuyển số tiền đã tạm ứng giao cho người nào khác để sử dụng với lý do gì đi chăng nữa. Khi công việc được giao hoàn thành thì người nhận tạm ứng cần lập bảng kê khai các khoản sử dụng, thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc, hóa đơn để đối chứng và thanh toán tất cả từng khoản, từng lần số tiền tạm ứng.

Cần phải dứt điểm trong các khoản tạm ứng của kỳ trước với công ty thì người lao động mới được phép nhận tạm ứng cho kỳ sau.

Việc làm kế toán tại Hà Nội

4. Các nguyên tắc quản lý nguồn tiền được tạm ứng

Như đã nêu ở trên người có quyền sử dụng các mẫu giấy đề nghị tạm ứng tư liệu, vật dụng hoặc tiền, thì đó sẽ phải là người lao động dù là phổ thông hay nhân viên cấp cao đang làm việc cho chính cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp đó nhằm đáp ứng các nhu cầu về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đi làm việc ở một nơi khác theo sự sắp xếp chỉ định, yêu cầu của ban lãnh đạo hoặc phục vụ, đáp ứng cho một số lý do riêng cụ thể. Còn với những trường hợp xin tạm ứng thường xuyên như mua công cụ dụng cụ hay mua vật tư sử dụng cho công việc, … thì người lao động cần, nên sử dụng các mẫu giấy đề nghị tạm ứng mua vật tư hoặc mẫu giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng xây dựng và phải  có được sự đồng ý, cho phép của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hay người có quyền hành cấp cao trong công ty.

5. Các thủ tục và chứng từ của giấy tạm ứng

5.1. Tạm ứng để đi công tác

Giấy tờ về các khoản tạm ứng đã sử dụng

Chỉ rõ nơi đi công tác là đâu

Dự thảo chi phí cho chuyến công tác

Ban lãnh đạo chỉ rõ ai là người đi công tác

Làm một bản thống kê lịch trình chuyến đi

Các chứng từ hóa đơn bản gốc chứng tỏ được sự chi tiêu cho chuyến đi công tác.

Sau đó trình lên và đợi xét duyệt, nếu giấy tạm ứng được thông qua thì phòng kế hoạch tài chính sẽ chi ngân sách cho người đó, người nhận phải thông ký chính xác cụ thể đầy đủ họ tên.

5.2. Tạm ứng để mua nguyên vật liệu, hàng hóa

Bao gồm các thủ tục ban đầu cần thiết

Ở giấy đề nghị, xin chi phải kê khai đầy đủ toàn bộ các nguyên vật liệu cần mua kèm theo giá và số lượng để có thể làm căn cứ mà xét duyệt.

Việc làm vật tư - thiết bị tại Hà Nội

6. Hướng dẫn viết mẫu giấy đề nghị tạm ứng

Để có thể có một bản giấy đề nghị tạm ứng sao cho chuẩn thì các bạn có thể theo dõi theo các hướng dẫn dưới đây:

Ở phía bên tay trái góc trên cùng có một mục trống dành ghi tên cơ quan, công ty hay doanh nghiệp mà bạn đang theo làm.

Tiếp đó ở các dòng dưới ghi đầy đủ cụ thể họ và tên, chức vụ, bộ phận công tác, chứng minh thư hoặc mã số nhân viên kèm theo số điện thoại và không thể thiếu đó chính là số tiền cần xin tạm ứng.

Ghi rõ lí do xin tạm ứng là để làm gì ví dụ như mua nguyên vật tư, đi đào tạo, …

Viết cụ thể thời gian thanh toán tạm ứng: bao gồm cả ngày tháng năm.

Giấy đề nghị tạm ứng sau khi hoàn thành sẽ được chuyển đến cho kế toán trưởng xem và ghi ý kiến nhận xét sau đó mới đưa lên xin xét duyệt của ban lãnh đạo. Dựa theo phán quyết của giám đốc,  phòng kế toán tài chính sẽ căn cứ theo đó mà chi tiền kèm theo giấy đề nghị tạm ứng ban đầu cho thủ quỹ để có thể rút quỹ đưa cho người xin tạm ứng đó.

Cuối cùng để nhận được số tiền xin tạm ứng bạn cần mang giấy phê duyệt cùng với tất cả chữ ký của các phòng ban liên quan tới chỗ của thủ quỹ để được nhận ngân sách.

Việc làm tài chính

7. Hồ sơ để thanh toán tiền tạm ứng

Để thanh toán được bạn cần phải chuẩn bị một số giấy tờ có liên quan sau đây :

Giấy xin đề nghị tạm ứng ban đầu

Cần có đầy đủ các phiếu chi nếu đó là tiền mặt, là chuyển khoản thì cần phải đưa ra giấy ủy nhiệm chi.

Bảng kê khai các khoản đã chi tiêu, các chi phí đã sử dụng

Giấy quyết định bổ nhiệm đi công tác được cấp: ghi cụ thể nơi đến, khoảng thời gian ở lại công tác

Bảng mức phí thanh toán các cước về hành lý

Các hóa đơn, chi phiếu bản gốc.

8. Quy trình xin tạm ứng, quy trình thanh toán tiền tạm ứng cho mục đích cá nhân

8.1. Xin tạm ứng

 Giấy xin đề nghị tạm ứng

Mẫu đề xuất tạm ứng cần có

Chú ý là cần ghi rõ trên phiếu đề nghị tạm ứng thời hạn sẽ thanh toán.

8.2. Thanh toán khoản tạm ứng

Giấy đề nghị thanh toán khoản tạm ứng đó.

Các đơn liên quan đến tài chính cả bản gốc và bản sao không cần công chứng.

Bảng khai chi tiết mục đích.

Chú ý 1:

Phải hoàn thành xong lần tạm ứng thứ nhất mới có quyền tiếp tục tạm ứng lần hai. Thời hạn đã ghi đầy đủ trên giấy tạm ứng nên chiếu theo đó toàn thể doanh nghiệp đề nghị cán bộ của mình yêu cầu thanh toán đúng hạn. Nếu đến thời hạn thanh toán mà cán bộ đó chưa quyết toán hoàn thành thì cần có ý kiến lên bộ phận kế toán trưởng để được giải quyết.

Chú ý 2:

Các hóa đơn giá trị gia tăng khi làm quyết toán cần:

Ghi rõ thời gian: ngày tháng năm

Tên, mã số thuế và địa chỉ công ty

Chữ ký bao gồm cả họ tên đầy đủ của cả người mua lẫn người bán hàng.

Các hóa đơn mà có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên cần dùng tài khoản doanh nghiệp của công ty để có thể miễn giảm thuế.

Vừa rồi là những thông tin mà bạn có thể tham khảo để có cái nhìn rõ nét hơn về mẫu giấy đề nghị tạm ứng. Hy vọng với vốn thông tin không nhiều này sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong việc xin tạm ứng từ phía doanh nghiệp công ty. Hãy cùng chúng tôi đồng hành trên con đường này để có thể cập nhật ngay các Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất 2024 nhé!

Tải mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất 2024 tại đây. 

Đề nghị thanh toán 05-TT(1).docx GIAY-DE-NGHI-THANH-TOAN.doc