Cách viết hóa đơn theo hợp đồng các bạn đã biết chưa?

1. Hóa đơn theo hợp đồng là gì?

Dường như thuật ngữ hóa đơn và hợp đồng quá quen thuộc đối với chúng ta, sau khi kết thúc mỗi “thương vụ” thì hóa đơn chính là một chứng từ kế toán mà bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng đến. Thực tế thì hóa đơn theo hợp đồng các bạn cũng có thể hiểu đơn giản nó chính là hóa đơn giá trị gia tăng được các doanh nghiệp sử dụng để xuất theo hợp đồng giữa tổ chức, doanh nghiệp với các đối tác là chủ thể khác.

Dựa theo thông tư 39/2024/TT-BTC đã được Bộ tài chính ban hành thì đây chính một loại chứng từ được người bán lập nên, để ghi nhận những thông tin về việc bán hàng, phân phối sản phẩm, cung ứng dịch vụ theo đúng quy định của Pháp luật. Hiện nay, hình thức của hóa đơn giá trị gia tăng theo hợp đồng đang có ba hình thức, đó là: Hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in.

2. Một số lưu ý trước khi viết hóa đơn theo hợp đồng

2.1. Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng

Đối với mỗi lĩnh vực thì có những quy định về việc xác định thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng khác nhau, cụ thể là:

- Trong lĩnh vực bán hàng hóa: Thời điểm mà các bạn cần xác định được chính là lúc phát sinh nghiệp vụ chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa đó từ người bán cho người mua, đương nhiên là sẽ không phụ thuộc vào vấn đề đã thu hoặc chưa thu tiền của người mua.

- Trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ: Khi hoàn thành nghiệp vụ cung ứng dịch vụ chính là thời điểm lập hóa đơn và cũng không phụ thuộc vào vấn đề đã thu hoặc chưa thu được tiền giống với lĩnh vực bán hàng. Tuy nhiên,  điều đặc biệt là trong trường hợp thu được tiền trong quá trình cung ứng dịch vụ hoặc trước khi hoàn thành thì thời điểm lập hóa đơn chính là ngày thu tiền.

- Trong lĩnh vực xây dựng, lắp đặt: Đối với lĩnh vực này thì thời điểm lập hóa đơn chính là lúc nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng hạng mục công trình cho khách hàng. Hay nói đơn giản thì đó chính là  lúc khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành và không phân biệt đã thu được tiền hoặc chưa thu được tiền.

Việc làm xây dựng

2.2. Nguyên tắc lập hóa đơn theo hợp đồng

Để nắm vững được cách viết hóa đơn theo hợp đồng kinh tế thì các bạn cũng cần phải biết rõ được bản chất của nguyên tắc lập hóa đơn theo đúng với những gì Bộ tài chính đã quy định.

- Người lập hóa đơn là người bán, và các trường hợp cần phải lập là khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ. Trong đó bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ được dùng để quảng cáo, khuyến mãi, hàng mẫu, biếu tặng, cho, trao đổi, bồi dưỡng hiện vật cho người lao động. Chỉ ngoại trừ một số trường hợp như: Hàng hóa, dịch vụ dùng hoặc luân chuyển nội bộ để tham gia tiếp tục vào bộ máy sản xuất.

- Nội dung cần phải cung cấp trong hóa đơn theo hợp đồng kinh tế cần phải chính xác với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh việc tẩy xóa hay sửa chữa, đồng nhất một màu mực không phai ( không dùng màu đỏ), chữ và số viết phải liên tục không ngắt quãng, không viết đè lên phần in sẵn và đừng quên gạch chéo phần không có nội dung trên hóa đơn.

- Dựa theo đúng quy định của từng loại hóa đơn thì người lập cần phải lập thành nhiều liên khác nhau, và phải thống nhất liên hóa đơn cùng một số. Mỗi liên chỉ được in ra một lần, từ lần thứ 2 trở đi sẽ phải thể hiện được là bản copy.

- Hóa đơn theo hợp đồng phải được lập theo đúng thứ tự và xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.

Khi sử dụng phần mềm ứng dụng để in hóa đơn, cần đảm bảo tính bảo mật và tránh mất dữ liệu kế toán hoặc bị thay đổi.

Việc làm kế toán

3. Cách viết hóa đơn theo hợp đồng chung đúng với quy định đang hiện hành

Sau khi đã nắm rõ được một vài lưu ý cơ bản về trước khi ghi hóa đơn theo hợp đồng kinh tế thì các bạn cũng sẽ tự tin hơn khi tham khảo cách viết đúng không?

- Ngày tháng năm lập hóa đơn: Đối với phần này thì ở nội dung lưu ý tôi cũng đã nhắc đến khá cụ thể, các bạn có thể tham khảo để xác định chính xác được ngày tháng lập.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua:

• Họ tên người mua hàng: Cung cấp đầy đủ, chính xác họ và tên người mua. Nếu người mua không cần lấy hóa đơn ghi chú cẩn thận lại là “người mua không lấy hóa đơn” hoặc theo đúng với lý do mà người mua không cần.

• Tên đơn vị: Dựa theo thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh để cung cấp tên.

Đối với trường hợp tên quá dài, thì vẫn có thể linh động viết tắt một số từ như Trách nhiệm hữu hạn thành TNHH, Cổ phần thành CP, Khu công nghiệp thành KCN, Chi nhánh thành CN, Việt Nam thành VN,…

• Mã số thuế: Viết chính xác mã số thuế của công ty đó.

• Địa chỉ: Dựa theo thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh để cung cấp địa chỉ.

- Số thứ tự, đơn vị tính, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền:

• Các bạn cần phải ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ được tổ chức bán ra; và tuân thủ đúng nguyên tắc lập hóa đơn là phải gạch chéo phần bỏ trống trong hóa đơn (nếu có). Đối với trường hợp hóa đơn được áp dụng với hình thức tự in hoặc đặt in thì được lập bằng máy tính mà có phần trống thì những phần còn trống trên hóa đơn thì không nhất thiết phải gạch chéo.

• Trường hợp theo quy định của người bán phải có mã hàng hóa, dịch vụ để phục vụ cho công tác quản lý thì trong hóa đơn theo hợp đồng thì người viết sẽ phải cung cấp cả mã và tên hàng hóa.

• Đối với những loại cần phải đăng ký quyền sở hữu và quyền sử dụng thì người viết cần phải ghi trên phần hóa đơn đầy đủ và chính xác những loại ký hiệu, số hiệu đặc trưng của những hàng hóa, dịch vụ đó theo đúng với thủ tục đăng ký đã được pháp luật yêu cầu. Cụ thể, như: số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ, địa chỉ, cấp nhà, số khung, chiều dài, chiều rộng, số máy của ô tô, mô tô; …

• Đối với những loại hàng hóa, dịch vụ như xăng dầu, bảo hiểm, điện, nước, điện thoại,… hay những loại được bán theo chu kỳ nhất định thì trên mỗi hóa đơn người viết cũng cần phải ghi chi tiết, cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

- Đồng tiền ghi trên hóa đơn:

Các bạn nên nhớ là không được làm tròn con số lẻ đối với hóa đơn theo hợp đồng. Ở phần thông tin này thì người lập cũng cần lưu ý về việc xác định, người mua thanh toán bằng ngoại tệ theo đúng với quy định của pháp luật thì cần phải ghi tổng số tiền thanh toán đó bằng nguyên tệ và ghi bằng tiếng Việt vào phần chữ. Đồng thời người lập cũng cần dựa theo đúng tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ tại thời điểm lập hóa đơn, để ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam để đảm bảo được tính công bằng, chính xác nhất. Trường hợp ngoại tệ là không có tỷ giá với đồng VN thì người viết sẽ ghi theo tỷ giá chéo một loại ngoại tệ khác dựa theo thông tin được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

- Người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên):

Về phần chữ ký này thì tùy thuộc vào từng bộ máy hoạt động mà có những hình thức ký khác nhau, nhưng thông thường nếu thủ trưởng đơn vị không ký thì cần phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người đại diện khác ký vào cùng với đó là dấu đóng của tổ chức vào vị trí đã được quy định là phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

- Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên):

Ngược lại với phần chữ ký bán hàng, thì được chia ra làm nhiều trường hợp khác nhau, có thể là: Mua hàng qua điện thoại, qua trực tuyến hoặc FAX thì người mua hàng cũng không cần phải ký trên hóa đơn. Người lập là người bán hàng sẽ chỉ cần ghi đúng một trong những phương thức đó trong hóa đơn theo hợp đồng.

4. Một số lĩnh vực thường xuyên lập hóa đơn theo hợp đồng

4.1. Hóa đơn theo hợp đồng xây dựng

Thực tế, cách lập hóa đơn theo hợp đồng xây dựng cơ bản thì các bạn cũng có thể tham khảo những nội dung trên là đã có thể đủ thông tin để hoàn thành rồi. Tuy nhiên các bạn cũng cần phải hiểu rõ được bản chất của loại hóa đơn này, đó là phải cung cấp được các thông tin một cách đầy đủ và chính xác về ngày tháng năm hoàn thành công trình và bàn giao cho bên khách hàng. Bởi có thể các bạn cũng đã biết thì đối với các công trình xây dựng vấn đề thời gian tương đối là quan trọng và nó phục vụ cho việc quản lý sau này. Và đừng quên ghi chi tiết hình thức mà họ đã thanh toán không mắc phải những tình huống không mong muốn, đồng thời cũng tránh được việc bị sai sót thông tin.

Việc làm xây dựng tại Hà Nội

4.2. Hóa đơn theo hợp đồng bán hàng

Nếu như trong bản hợp đồng của bạn có quá nhiều hàng hóa, dịch vụ hay thành phẩm lớn hơn 10 dòng thì các bạn vẫn có thể sử dụng được cách viết hóa đơn theo hợp đồng kể trên tuy nhiên để thuận lợi hơn thì các bạn cũng có thể sử dụng một trong cách viết hóa đơn khi nhiều danh mục hàng hóa theo đúng quy định tại Thông tư 39/2024/TT-BTC đã được Bộ tài chính ban hành về việc lập hóa đơn khi nhiều danh mục hàng hóa, dịch vụ mà lại nhiều hơn so với số dòng của hóa đơn.

Cách 1: Khi viết phần tên hàng thì các bạn nên gọi tên chung mặt hàng của chúng và vẫn ghi rõ những thông tin về ngày tháng năm kèm theo bảng kê số.

Cách 2: Người bán hàng là người viết hóa đơn theo hợp đồng sẽ sử dụng và ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn.

Do vậy người viết cũng có thể lựa chọn cho mình cách viết phù hợp nhất để tránh việc sai sót hoặc thiết thông tin. Đồng thời cũng có thể đáp ứng được đúng nhu cầu của khách hàng về vấn đề lập và viết hóa đơn theo hợp đồng kinh tế.

Việc làm bán hàng tại Hà Nội

Cách lập hóa đơn theo hợp đồng chưa bao giờ là dễ, kể cả với những người đã có kinh nghiệm vẫn có thể gây ra những sai lầm. Chính vì vậy các bạn nên dành thời gian tìm hiểu cũng như cập nhật những thông tin mới nhất để có thể nâng cao được hiệu quả trong quá trình viết cũng như lập hóa đơn theo hợp đồng.