Hướng dẫn cách gửi email xin việc thu hút nhà tuyển dụng

1. Tiêu chuẩn của một email

Tiêu chuẩn về một email bao gồm những phần cơ bản sau: Tên hiển thị, địa chỉ eamil, ảnh đại diện email và chữ ký. Đây là những phần quan trọng, cần thiết bởi nó sẽ hiện thị cho nhà tuyển dụng biết. Chỉ cần sơ sót thiếu đi một phần cũng để lại ấn tượng không tốt cho nhà tuyển dụng, thể hiện bạn là một người khá bất cẩn, điều đó rất bất lợi trong công việc.

1.1. Cách đặt tên hiển thị email

Tên hiển thị email là phần rất quan trọng, đó có thể là tên một ai đó, tên một công ty, doanh nghiệp. Phần tên này sẽ hiển thị lên khi người khác nhận được email mà bạn gửi đến. Một tên email chuyên nghiệp và nghiêm túc cần chứa đầy đủ họ tên thật như “Trần Mai Hương” hoặc bạn có thể đặt tên email bằng tiếng anh không dấu như “Mai Huong Tran”.

Tuyệt đối không được mắc các lỗi sau đây khi đặt tên hiển thị email:

- Thứ nhất, bạn không được để Caplock in hoa toàn bộ tên hiển thị. Điều đó sẽ tạo cho người đọc cảm giác như bị dằn mặt, thể hiện bạn là người thiếu chuyên nghiệp.

- Thứ hai, đó là nhiều bạn không viết hoa chữ cái đầu cao, thể hiện bạn là người cẩu thả, không cẩn thận khi làm việc, sẽ để lại ấn tượng xấu trong mắt các nhà tuyển dụng.

Đó là hai điều bạn cần lưu ý khi đặt tên hiển thị cho email của mình để không đánh mất cơ hội xin việc.

1.2. Địa chỉ email

Để có một địa chỉ email chuẩn và nghiêm túc, bạn nên lấy tên thật của mình. Ví dụ như [email protected] hoặc trong trường hợp các bạn đang làm việc trong một công ty nào đó, có thể đặt địa chỉ email kèm theo chức danh hoặc tên công ty. Ví dụ như [email protected].

Một lưu ý nữa là khi viết địa chỉ email, bạn nên sử dụng đuôi .com, đây là email thông dụng nhất mà hầu hết mọi người đều sử dụng. Với các đuôi yahoo.com hay hotmail thì nên tránh sử dụng.

Đặc biệt, tuyệt đối không sử dụng các địa chỉ email trẻ con, cool ngầu kiểu 8x, thiếu nghiêm túc [email protected] hay [email protected]. Nhìn vào những email này chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ gạt ngay bạn ra khỏi tầm ngắm vì sự thiếu chuyên nghiệp và không nghiêm túc với công việc cũng như vị trí bạn đang muốn ứng  tuyển.

1.3. Ảnh đại diện email

 Nhiều người cho rằng ảnh đại diện email không quan trọng, sẽ ít ai để ý nên thường chọn đại một hình ảnh mạng nào đó hay thậm chí là những ảnh chụp thiếu nghiêm túc, không chất lượng. Tuy nhiên, đây lại là một phần ảnh hưởng đến việc có tạo được ấn tượng, thu hút các nhà tuyển dụng hay không. Nhìn vào hình ảnh họ có thể phần nào hình dung ra được bạn là người như thế nào, ngoại hình có phù hợp với công việc của họ hay không.

Những lưu ý khi chọn ảnh đại diện cho email:

- Tuyệt đối không để ảnh đen, trắng hay không để gì hết. Bởi rất có thể nhà tuyển dụng sẽ liệt kê bạn vào danh sách email ảo, không đáng tin cậy và chắc chắn sẽ không liên lạc với bạn.

- Không để những hình ảnh không liên quan như hoa, lá, động vật,... Những hình ảnh thiếu nghiêm túc này sẽ khiến cho nhà tuyển dụng có ấn tượng không tốt về bạn.

- Trường hợp có hình ảnh của bạn nhưng lại không rõ mặt, ảnh quay lưng hay chất lượng hình ảnh kém khiến ảnh bị mờ đều không nên đặt làm ảnh đại diện.

Do đó, các bạn cần hết sức chú ý trong vấn đề đặt địa chỉ email sao cho đúng và thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình để không làm mất cơ hội xin việc nhé.

1.4. Chữ ký email

Chữ ký email là phần nhiều bạn hay bỏ qua nhất vì nghĩ rằng không cần thiết, có cũng được, không có cũng chẳng sao. Tuy nhiên, một email chuyên nghiệp thì lại không thể thiếu đi phần này.

Một chữ ký email đầy đủ phải có các thông tin sau: Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ email và có thể đính kèm link mạng xã hội bạn hay dùng và địa chỉ nơi bạn đang ở.

Việc làm cho sinh viên mới ra trường

2. Cách viết email xin việc thu hút nhà tuyển dụng

Một email xin việc xin gửi đi bao gồm ba phần chính, đó là tiêu đề, nội dung và file đính kèm ( CV xin việc, những thông tin cần thiết cho công việc bạn ứng tuyển).

2.1. Cách viết tiêu đề email

Tiêu đề của email xin việc rất đơn giản nhưng bạn cũng cần hết sức chú ý. Đối với những nơi yêu cầu tiêu đề khi gửi mail xin việc thì bạn chỉ hãy làm đúng như vậy, đừng nên sáng tạo, viết thêm gì khác tránh việc mất thời gian mà thậm chí còn dễ bị nhà tuyển dụng loại vì không đúng yêu cầu.

Còn nếu như nhà tuyển dụng không yêu cầu về tiêu đề, bạn nên viết theo format đơn giản nhất đó là: Họ tên bạn - Ứng tuyển vị trí ABC, công ty XYZ là được, đừng cầu kỳ, phức tạp.

Ví dụ bạn Trần Mai Hương muốn ứng tuyển vị trí nhân viên Marketing online tại công ty Thời trang Yoshino, bạn chỉ cần viết tiêu đề như sau:

Trần Mai Hương - Ứng tuyển vị trí nhân viên Marketing online – Công ty Thời trang Yoshino.

2.2. Cách viết nội dung email xin việc

Một bức thư chắc chắn không thể thiếu nội dung được, và email xin việc cũng vậy. Nội dung email bạn không cần phải trình bày quá dài dòng, giới thiệu quá chi tiết về bản thân bởi những thông tin đó đều có trong CV xin việc và nhà tuyển dụng sẽ không hài lòng khi phải đọc một nội dung đến hai lần.

Nội dung email bạn chỉ cần trình bày theo cấu trúc sau:

Dear Mr./Ms.A,

Giới thiệu ngắn gọn về bản thân, kinh nghiệm và đam mê với vị trí bạn ứng tuyển.

Cảm ơn và chúc quý công ty có một ngày làm việc vui vẻ!

2.3. Đính kèm file

Bất kỳ email xin việc nào đều cần có file hồ sơ đính kèm để gửi đi để nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được hết những thông tin về bạn và cân nhắc xem bạn có phù hợp với vị trí công việc họ đang tuyển dụng hay không. Nếu như không có file hồ sơ đính kèm thì chỉ với vài dòng giới thiệu phần nội dung chắc chắn sẽ không thể mang lại cho bạn cơ hội tìm được việc làm. Vậy file đính kèm bao gồm những gì?

Đó là CV xin việc và Cover Letter và nhớ gửi thành 2 files riêng biệt nhé. Những bằng cấp khác như Toeic, Ielts, bằng tốt nghiệp, bảng điểm,... nếu không được yêu cầu thì bạn không cần gửi.

Một lưu ý nữa là tuyệt đối không nên nén hồ sơ của bạn thành file. Zip hay file. Rar vì sẽ rất bất tiện chô các nhà tuyển dụng khi muốn xem hồ sơ của bạn nhanh chóng. Và file CV hay Cover Letter của bạn không được vượt quá 2MB nhé.

CV xin việc

2.4. Tài liệu cần có trong bộ hồ sơ xin việc qua email?

Dù là gửi thư xin việc qua email nhưng vẫn cần đầy đủ những hồ sơ cần thiết để có thể cung cấp đầy đủ những thông tin quan trọng cho nhà tuyển dụng, tăng cơ hội được nhà tuyển dụng chú ý. Vậy những tài liệu đó gồm những gì?

- Thứ nhất là CV xin việc: Đây là file không thể thiếu trong một bộ hồ sơ xin việc, đặc biệt là hồ sơ online, nó như một bản sơ yếu lý lịch tóm tắt toàn bộ những thông tin về quá trình học tập, làm việc, kinh nghiệm của ứng viên. Và thông qua đó, nhà tuyển dụng sẽ có những đánh giá xem ứng viên có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không và đi đến quyết định lựa chọn. Hơn nữa, vì là hồ sơ online nên bạn càng cần chú ý đến hình thức trình bày CV sao cho khoa học và đẹp mắt nhưng vẫn thể hiện đầy đủ những thông tin cần thiết cho nhà tuyển dụng. Có như vậy mới dễ gây ấn tượng và thu hút được nhà tuyển dụng và khả năng được gọi phỏng vấn cũng cao.

Hiện nay, vẫn còn rất nhiều người sử dụng cách viết CV truyền thống qua word, dẫn đến trường hợp hay bị lỗi font hay định dạng và nhìn không được thẩm mỹ, rất khó thu hút nhà tuyển dụng. Giờ đây, không khó để bạn có thể tạo ra một CV xin việc bắt mắt với những thiết kế chuyên nghiệp thông qua các mẫu CV dạng PDF qua các trang web như điển hình là các mẫu CV của viecday365.com.

- Thứ hai đó là đơn xin việc: Bên cạnh CV thì đơn xin việc cũng vô cùng quan trọng giúp cho bộ hồ sơ trở lên chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể tải các mẫu đơn online miễn phí trên các website như viecday365.com, sử dụng các mẫu đơn có định dạng PDF để đơn xin việc được thẩm mỹ và chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng.

3. Một số lỗi cần chú ý khi viết email xin việc

Bên cạnh những phần quan trọng cơ bản là: Tên tiêu đề, nội dung và file đính kèm thì bạn cũng cần chú ý tới một số lỗi thường gặp sau đây để tránh đánh mất cơ hội của mình khi xin việc nhé.

3.1. Tuyệt đối không được gửi email chuyển tiếp  

Đây là một lỗi khá nghiêm trọng nhưng lại rất nhiều người mắc phải. Một email xin việc cần có sự nghiêm túc và chuyên nghiệp. Việc gửi chuyển tiếp các email cho nhiều nhà tuyển dụng một phần thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với họ, mặt khác còn rất dễ khiến bạn mắc nhiều lỗi cơ bản khi viết một email xin việc. Sẽ chẳng có nhà tuyển dụng nào lại quan tâm đến một email chuyển tiếp cả và bạn sẽ rất nhanh chóng bị cho vào danh sách bị loại dù CV của bạn đính kèm bên trong mail có xuất sắc đến đâu. Hãy chú ý thật kỹ điều này.

3.2. Tránh sử dụng từ viết in hoa khi viết email xin việc

Nhiều bạn muốn tạo ấn tượng mạnh cho nhà tuyển dụng, tuy nhiên không nên đưa dày đặc những từ viết in hoa vào nội dung email. Điều đó vừa thiếu tính thẩm mỹ vừa tạo cho người đọc cảm giác khó chịu và không muốn tiếp tục đọc nó nữa. Đối với một email xin việc thì khiến cho nhà tuyển dụng không muốn đọc nữa tức là bạn đã bị loại. Do đó, bạn cần hết sức chú ý đến vấn đề này.

3.3. Tuyệt đối không viết tắt

Mặc dù có những từ viết tắt được sử dụng rất thường xuyên và hầu như ai cũn hiểu, tuy nhiên khi viết email xin việc, để thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng thì bạn tuyệt đối không được viết tắt. Bạn cần phải thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc, sự quan tâm đối với công việc mình ứng tuyển. Đừng chỉ vì tiết kiệm vài giây mà đánh mất đi cơ hội của mình trong tương lai.

3.4. Không được sai lỗi chính tả

Lỗi chính tả là điều kỵ nhất đối với mỗi văn bản, đặc biệt là với các email xin việc. Trong thời buổi cạnh tranh hiện nay, thì bạn phải đối đầu với rất nhiều ứng viên cho một vị trí. Chính vì thế, chỉ cần một lỗi chính tả nhỏ cũng có thể khiến bạn mất đi cơ hội việc làm một cách đáng tiếc.

Vì thế, hãy thật cẩn thận, kiểm tra email của mình nhiều lần, thậm chí có thể nhờ người khác kiểm tra giúp để chắc chắn rằng bạn không mắc phải lỗi chính tả nào. Bởi sẽ chẳng có nhà tuyển dụng nào lại tin rằng bạn là một người cẩn thận trong khi email của bạn lại chứa những lỗi chính tả chỉ trong vài dòng ngắn ngủi.

3.5. Cần phản hồi email nhanh chóng

Đây là hành động giúp nhà tuyển dụng nhận thấy sự quan tâm của bạn đối với vị trí công việc ứng tuyển. Tốt nhất là bạn nên trả lời trong 24h. Đối với các email mang tính chất thông báo dù không yêu cầu trả lời thì bạn vẫn nên phản hồi lại họ để xác nhận là mình đã nhận được thông báo. Điều này cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

Đơn xin việc

Những thông tin trên đã phần nào giải đáp thắc mắc về cách gửi email xin việc tạo ấn tượng, thu hút nhà tuyển dụng. Hy vọng các bạn sẽ nắm thật rõ những yêu cầu cơ bản để có được một email xin việc xuất sắc, tìm được một công việc mơ ước trong tương lai nhé.