1. Công tác Hành chính:
- Chuẩn bị và triển khai các hoạt động: đón tiếp khách, các cuộc họp của công ty, tiếp các cơ quan đối ngoại….
- Theo dõi, quản lý cấp phát, sử dụng văn phòng phẩm (quy trình quản lý văn phòng phẩm)
- Tiếp nhận, tổng hợp các yêu cầu (bằng văn bản) mua thiết bị từ các cá nhân/bộ phận, xác định nhu cầu có thực sự cần thiết hay không, có tồn kho hay không và trình duyệt.
- Giám sát các bộ phận sử dụng thiết bị văn phòng (sử dụng, di chuyển, mất...). Liên hệ đơn vị sửa chữa thiết bị văn phòng khi có sự cố.
- Đề nghị thanh lý các thiết bị cũ hỏng, lỗi thời không còn sử dụng được.
- Theo dõi và thanh toán chi phí: ăn ca, mực in, dịch vụ bảo vệ, điện, nước, và các chi phí khác,….
- Triển khai các sự kiện của công ty, chương trình ngày lễ: 8/3, 20/10, du lịch, party cuối năm….
- Ngoại giao các ban ngành, cơ quan nhà nước
- Triển khai, kiểm soát 5S toàn nhà máy
- Quản lý bếp ăn, xây dựng thực đơn và kiểm kê định kỳ theo quy định
- Thực hiện chăm sóc đời sống CBCNV khối NM (ốm đau, hiếu hỉ…), môi trường làm việc.
- Quản lý máy chấm công, thẻ chấm công, hướng dẫn cb,cnv phương pháp chấm công.
- Cập nhật đơn xin nghỉ của cb,cnv dứt điểm theo ngày, lưu đơn xin nghỉ.
- Theo dõi, đối chiếu ngày nghỉ phép của cb,cnv theo đúng quy định.
2. Công tác Nhân sự
- Thực hiện các kế hoạch tuyển dụng nhân sự, phỏng vấn theo phân công
- Thực hiện tiếp nhận nhân sự mới (kiểm tra hồ sơ, lấy vân tay, bàn giao phòng ban, mở thẻ ATM (Nếu chưa có, Thỏa thuận thử việc…….)
- Trực tiếp đào tạo hội nhập, ký cam kết đào tạo, bài kiểm tra đào tạo
- Phối hợp với các phòng ban/bộ phận tổ chức triển khai đào tạo chuyên môn theo kế hoạch được duyêt
- Rà soát Nhân sự hết thử việc, hoàn thành thủ tục đánh giá TV và ký HĐLĐ chính thức chuyển cho HCNS Văn phòng
- Rà soát Nhân sự hết hạn hợp đồng, triển khai đánh giá gia hạn và hoàn thiện thủ tục gia hạn HĐLĐ
- Tiếp nhận hồ sơ thôi việc chuyển cho HCNS Văn phòng tại thời điểm phát sinh để HCNS văn phòng giải quyết thủ tục: bảo hiểm, QĐ chấm dứt HĐLĐ….
- Các công việc khác: Tiếp nhận các thắc mắc, khiếu nại liên quan về lương, thưởng, mức trợ cấp, chế độ đãi ngộ, BHXH… cho người lao động.
3. Kiểm soát việc thực hiện nội quy, quy chế trong toàn nhà máy theo quy định và lập biên bản các trường hợp vi phạm.
4. Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của Quản lý trực tiếp và Ban lãnh đạo.