Cách viết thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm trễ

1. Tại sao cần viết thư lỗi khách hàng vì giao hàng chậm

Đa số mọi người không thích sự chậm trễ khi giao hàng vì ít có kiên nhẫn hoặc họ đang muốn sử dụng sản phẩm đặt mua hàng ngày. Khách hàng có thể cảm thấy mất sự yêu thích, niềm tin với brand. Trong những trường hợp này lá thư có thể được sử dụng bởi những đơn vị kinh doanh đang nhận được khiếu nại từ khách hàng do sự chậm trễ cho việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ, công ty bạn đảm bảo rằng điều nó sẽ không xảy ra.

Hoặc khi bạn làm việc tại các công ty thương mại, hàng hóa vận chuyển từ nhà cung cấp bị ùn tắc hay quá tải đơn hàng chưa kịp sản xuất. Nếu như bạn không nói gì và và cứ để khách hàng chờ đợi thì kết cả sẽ như bên trên, còn nếu bạn chủ động báo trước và xin lỗi về việc giao hàng chậm một cách đúng đắn thì khách hàng có thể mong đợi và hài lòng khi chờ đợi.

Thư xin lỗi khách hàng được viết ra để thể hiện sự hối tiếc về một hành động hoặc sự việc đã xảy ra trong quá khứ. Có thể hiểu rằng, thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm nhằm diễn đạt cảm xúc của bạn về hành động tiêu cực này theo kiểu xoa dịu và cố gắng tạo ra tác động tích cực khác cho khách hàng

Lá thư này không chỉ nhằm sửa chữa danh tiếng của công ty bạn mà còn giúp củng cố các mối quan hệ với với khách hàng. Việc giao hàng chậm có thể là do phía sản xuất của bạn hoặc đơn vị vận chuyển gây ra lỗi trong khâu giao hàng và nó ảnh hưởng tới khách hàng. Bạn sẽ cần một lá thư xin lỗi nhằm cứu vãn danh tiếng và đang thể hiện rằng bạn mong muốn mọi chuyện sẽ được giải quyết nhanh chóng và có thể là có một sự đền bù thỏa đáng.

Thư xin lỗi khách hàng nên được viết và gửi ngay đi trong lúc đơn hàng đang bị kẹt lại ở đâu đó trong quá trình giao. Hoặc đây là một đơn hàng đặt trước, gần đến thời gian giao hàng dự kiến mà bạn chưa gửi sản phẩm cho khách. Thư xin lỗi lúc này sẽ là sự cứu vãn cần thiết để chứng tỏ bạn không mong muốn chuyện này xảy ra, bạn rất coi trọng mối quan hệ của mình với đối phương. Cùng viecday365 tìm hiểu cách viết lá thư này với những thông tin dưới đây. 

 Xem thêm: Thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng anh

2. Cách viết thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm

Theo nghiên cứu, phải 12 trải nghiệm tích cực để có thể bù lại 1 trải nghiệm tiêu cực chưa được giải quyết. Dù chúng ta cố gắng ngăn chặn những điều tiêu cực thì thỉnh thoảng chúng vẫn xuất hiện. Và khi đó, bạn nên cố gắng nỗ lực sửa đổi bằng cách xin lỗi khách hàng. Nhiều công ty sợ phải thừa nhận những lỗi lầm, lờ chúng đi và hình ảnh của họ trong mắt khách hàng ngày càng xấu đi.

Nếu muốn viết một bức thư xin lỗi khách hàng tâm huyết, ta cần đặt mình vào vị trí của họ, hiểu cảm nhận của họ ra sao khi mà không nhận hàng đúng thời gian, họ sẽ có phản ứng ra sao. Khi cảm nhận được trạng thái tâm lý đó, ta sẽ thực sự thấu hiểu thứ họ cần ở bạn là gì. 

Trong một bức thư xin lỗi tốt nhất là nhận trách nhiệm về mình, không đổ lỗi, chịu trách nhiệm. Sẽ càng tệ hơn nếu như bạn đổ lại cho người khác về việc giao hàng chậm trễ, khách hàng sẽ nghĩ bạn đang trốn tránh và càng thêm giận dữ. Bắt đầu bức thư bằng cách nói xin lỗi và thừa nhận những sai lầm đã gây nên việc giao hàng chậm này để người đọc không bài xích bức thư đã.

Sau đó, hãy cố gắng đưa ra phương pháp giải quyết vấn đề, đề xuất cách bạn sẽ thực hiện nó nhằm giúp sự hài lòng của khách hàng được cải thiện. Quan trọng rằng bạn cũng nên đảm bảo sự cố với khách hàng sẽ không xảy ra trong tương lai. Hãy cố gắng lấy được sự cảm thông của khách hàng và cuối thư nhớ đưa ra lời xin lỗi một lần nữa, gợi mở ra cái nhìn tích cực hơn ở phía trước.

Điều cốt lõi trong bức thư này là phải đồng cảm với mong muốn được đền bù rõ ràng, thể hiện rằng bạn rất coi trọng khách hàng và chuyện này là ngoài ý muốn. Bên cạnh đó, hãy chú ý tới hình thức của bức thư xin lỗi nữa, nó nên có độ dài vừa phải, nếu ngắn quá thì khách hàng có thể nghĩ đây là bức thư viết cho có lệ và cảm thấy phật lòng hơn nữa. Đặc biệt, bức thư cần nêu rõ tên người nhận và không được sai chính tả.

Bức thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm cũng có bố cục như một bức thư bình thường. Mỗi đoạn trong bức thư không nên quá dài, phân chia độ dài mỗi khoảng hợp lý, từ 3-4 dòng. Cuối thư hãy ký tên và chức vụ của bạn trong công ty hoặc tên công ty.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất hiện nay

Dear Thanh,

Tôi là đại diện bán hàng của công ty TNHH Giày Mai Hương. Chúng tôi rất cảm ơn khách hàng đã ủng hộ công ty chúng tôi nhưng cũng rất lấy làm tiếc khi bạn chưa nhận được đôi giày mã HUIU GHOST mà bạn đã đặt từ chúng tôi trên trang web từ thứ tư tuần trước.

Nhu cầu về đôi giày này đã vượt quá dự kiến của chúng tôi và hàng trong kho của công ty đã cạn kiệt. Tuy nhiên, thứ ba tuần sau chúng tôi sẽ nhận được một lô hàng mới, ngay khi kiểm tra chúng tôi sẽ phân phối và giao hàng cho khách của mình.

Chúng tôi hiểu rằng với tư cách là khách hàng, khi bạn mua hàng, bạn mong muốn nhận được sản phẩm của mình một cách nhanh nhất. Chúng tôi biết rằng chúng tôi đã làm bạn thất vọng và chúng tôi thực sự lấy làm tiếc.

Nếu bạn muốn hủy đơn hàng chúng tôi hay yêu cầu giao giày khi chúng có sẵn thì vui lòng trả lời email này giúp chúng tôi. Với mong muốn bù đắp lại sự chờ đợi của bạn, chúng tôi xin gửi tặng đến bạn voucher giảm 10% của chúng tôi, áp dụng cho lần mua kế tiếp.

Bạn có thể nhấn vào đường link bên dưới để có thể cập nhật dịch vụ hay yêu cầu giao hàng trực tiếp bất cứ lúc nào. Một lần nữa, chúng tôi chân thành xin lỗi vì sự bất tiện này. Mong rằng trong thời gian tới bạn vẫn sẽ ủng hộ Giày Mai Hương.

Trân trọng,

Nguyễn Ngọc Anh

Đại diện dịch vụ khách hàng

Thừa nhận lỗi sai trong thư xin lỗi là điều rất quan trọng, đừng ngại thừa nhận lỗi sai, khách hàng sẽ hiểu cho bạn nếu như bạn bày tỏ sự chân thành. Tạo ra khách hàng mới rất tốn kém, nên hãy cố gắng hết sức để không đánh mất họ. Bên trên là cách viết cũng như mẫu thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm trễ. Mong rằng bạn đã biết cách viết và trình bày nó trông thật chuyên nghiệp. Trong việc kinh doanh, giao hàng chậm là điều rất dễ xảy ra, quan trọng là lời xin lỗi sẽ giúp khách hàng vẫn yêu quý thương hiệu của bạn.