Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

1. Một số thông tin về phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

1.1. Bạn biết gì về phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel?

Excel được mọi người sử dụng để tính toán, bán hàng hay sắp xếp và sàng lọc dữ liệu, có thể coi đây là một phần mềm bán hàng dễ sử dụng và không tốn phí.

Thay vì ghi chép một cách thủ công các đơn hàng, danh sách khách hàng, thiết lập các báo giá, hợp đồng bán, thống kê doanh số,... thì bạn chỉ cần sử dụng phần mềm Excel để quản lý bán hàng một cách dễ dàng và tiện lợi.

Không ít doanh nghiệp hay cửa hàng hiện nay đang sử dụng phần nền quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel để quản lý kho, lợi nhuận, doanh thu. Đặc biệt, những doanh nghiệp mới thành lập hay những người mới “chập chững” bước vào ngành kinh doanh thì phần mềm này được ưa chuộng hơn cả.

Bạn có thể sử dụng Excel để sử dụng các nghiệp vụ như thông tin của đơn hàng, thông tin sản phẩm, khách hàng, đối soát kết toán, công nợ, doanh thu và lợi nhuận. Do đó, Excel rất hữu ích và có nhiều ưu điểm trong việc quản lý bán hàng hiệu quả.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường, tuy nhiên phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel lại được nhiều người sử dụng hơn cả bởi tính đơn giản và dễ sử dụng. Ngoài ra, phần mềm này còn có một số ưu điểm khác cũng như một số hạn chế.

1.2. Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

1.2.1. Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm và dễ dàng tải về thiết bị của mình ở bất kỳ đâu có chia sẻ. Chỉ cần bạn biết sử dụng Excel, thì sẽ dễ dàng sử dụng phần mềm này để quản lý bán hàng hiệu quả.

Bên cạnh đó, cấu trúc trên bảng Excel cũng đẹp mắt và cách sử dụng cũng đơn giản, các trang tính được trình bày chuyên nghiệp. Bạn không cần bỏ ra các khoản phí ban đầu để có thể sử dụng vì nó hoàn toàn miễn phí. 

Các chứng năng bên trong phần mềm, bạn dễ dàng chỉnh sửa và thêm bớt tùy ý, tự báo cáo theo yêu cầu và không cần qua trung gian. Phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những doanh nghiệp muốn tìm giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

1.2.2. Những điểm hạn chế của phần mềm quản lý bán hàng trên Excel

Một nhược điểm thường thấy nhất của phần mềm quản lý bán hàng miễn phí trên Excel là bạn sẽ không được hỗ trợ khi có các vấn đề, khúc mắc xảy ra trong quá trình xử lý các khâu và dữ liệu. Đối với những người chưa từng biết về Excel thì việc sử dụng còn khá khó khăn và gặp nhiều trở ngại. Các hàm trên Excel cũng khá phức tạp nên có thể khiến bạn nhầm lẫn và sai sót.

Khi bạn sử dụng phần mềm Excel để lưu trữ các hoạt động và thông tin về bán hàng, danh sách khách hàng, đơn hàng, doanh thu… thì các file đó chỉ được lưu trên một máy tính duy nhất. Do đó, khi máy tính đó hỏng hóc hoặc gặp vấn đề, dẫn đến tình trạng bạn bị mất toàn bộ dữ liệu về đơn hàng hay khi gặp các virus, bạn sẽ mất toàn bộ các dữ liệu.

Quá trình bảo mật thông tin dữ liệu trên file Excel của bạn cũng dễ dàng bị đánh cắp các thông tin về đơn hàng, khách hàng, vì vậy bạn cũng nên chú ý khi sử dụng phần mềm này.

Nếu các dung lượng trong file Excel của bạn quá lớn cũng sẽ khiến máy tính của bạn load chậm hơn và dễ ảnh hưởng đến quá trình thao tác của bạn và tiến độ công việc.

Ngoài ra, Excel chỉ có các tính năng cơ bản và bạn cũng sẽ mất nhiều thời gian để nhập các dữ liệu vào phần mềm, gây lãng phí thời gian.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

Quản lý bán hàng bằng Excel giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa các bước ghi chép sổ sách, ấn máy tính lạch cạch từng con số 1. Với phần mềm quản lý bán hàng trên Excel, bạn sẽ bớt được thời gian và công sức ghi chép bằng tay thủ công như trước đây, là giải pháp mới hỗ trợ các doanh nghiệp.

Bạn dễ dàng kiểm tra, quản lý hàng tồn, xuất – nhập kho chỉ với các thao tác đơn giản, mỗi thao tác có một lợi ích riêng. Nếu bạn làm tốt các công tác quản lý trên Excel, bạn sẽ biết được chính xác số lượng hàng bạn nhập vào, bán ra và tồn kho để có thể hạn chế lại việc nhập hàng.

Bạn cũng dễ dàng kiểm tra được tổng số lượng đơn hàng đã giao, số lượng bạn nhập về và chỉ với vài thao tác, bạn đã quản lý được tốc độ buôn bán của cửa hàng. Phần mềm quản lý bán hàng qua Excel giúp bạn giảm bớt thất thoát và giúp bạn điều chỉnh hàng hóa chính xác đến 70%.

3. Cách tạo phần mềm quản lý bán hàng miễn phí trên Excel

Nếu bạn chưa tìm được phần mềm bán hàng ưng ý trên Excel thì có thể tự tạo cho mình phần mềm quản lý bán hàng qua Excel ngay trên máy tính của mình. Bạn có thể sử dụng các công thức như SUM, If hay Lookup,... để tính hàng xuất nhập tồn kho.

Trước tiên, bạn cần truy cập vào ứng dụng Excel trên máy tính và tạo các cột bao gồm: Ngày tháng năm bán hàng, tên người bán, tên hàng bán, số lượng hàng hóa, đơn giá cụ thể, loại hàng hóa, thành tiền, các thông tin về khách hàng, chú ý,...

Ở cột chú ý, bạn có thể tạo các ghi chú như khách quen giảm giá, khách hàng tiềm năng hoặc chương trình khuyến mãi,...

Ở cột thành tiền, bạn tính bằng cách lấy đơn giá nhân với số lượng (sử dụng công thức “=([cột hàng ngang]*[cột hàng dọc])”. Bạn chỉ cần áp dụng công thức ở một cột và kéo xuống là hoàn thành.

Nếu bạn muốn theo dõi doanh thu, cần thêm một cột doanh thu, lũy kế cộng dồn sẽ bằng doanh thu cộng trước đó với phát sinh chi phí trong ngày. Bạn cũng có thể nhập các chỉ tiêu khác khi có phát sinh.

Như vậy, chỉ với khoảng 15 phút, bạn đã có thể tự tạo cho mình phần mềm quản lý bán hàng trên Excel. Tuy nó phù hợp với nhiều người mới bắt đầu khởi nghiệp kinh doanh nhưng Excel không phải là phần mềm bạn có thể gắn bó lâu dài và nghiêm túc. Nếu bạn muốn mở rộng các mối quan hệ kinh doanh, có thêm nhiều thông tin khách hàng, tính bảo mật cao hơn, quản lý các thông tin về đơn hàng một cách hiệu quả thì bạn nên sử dụng các phần mềm bán hàng khác.

Chúng tôi đề xuất cho bạn phần mềm quản lý bán hàng quanlykhovan.viecday365.com. Phần mềm này giúp bạn không bị rắc rối trong các khâu quản lý đơn hàng, data khách hàng, quản lý kho vận, doanh thu, đa dạng về báo cáo và tích hợp được các khâu vận chuyển. Đây là một phần mềm giúp bạn quản lý bán hàng về lâu dài và nhiều tiện ích.

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã biết được phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel, những ưu điểm vượt trội và những hạn chế của nó. Nếu bạn mới kinh doanh và chưa có nhiều kinh phí để sử dụng các phần mềm khác thì có thể sử dụng phần mềm này. Tuy vậy, bạn cũng cần nắm được những thao tác sử dụng của các hàm trên Excel để không xảy ra những sai sót và nhầm lẫn trong khâu tính toán nhé!