Cập nhập nhanh chóng mẫu biên bản xác nhận khối lượng

1. Mẫu biên bản xác nhận khối lượng 

Mẫu biên bản xác nhận khối lượng được hiểu như một văn bản nhằm xác nhận những khối lượng về sản phẩm và hàng hóa để đính chính cũng như xác minh về sự chính xác của khối lượng sản phẩm được bản giao giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân tới tổ chức hoặc tổ chức với tổ chức. 

Có 2 loại mẫu biên bản xác nhận khối lượng phổ biến nhất hiện nay đó là: 

Mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa 

Mẫu biên bản xác nhận khối lượng phát sinh công trình

Kết cấu cơ bản mà bất kì mẫu biên bản xác nhận khối lượng nào cũng cần phải có đầy đủ, bao gồm: 

• Thông tin người tham gia xác nhận khối lượng hàng hóa 
• Bảng chi tiết khối lượng hàng hóa gồm: Số thứ tự, ngày nhận, tên loại hàng hóa, số lượng, khối lượng, Ghi chú, diễn giải. 
• Tổng khối lượng hàng hóa 
• Các tài liệu, chứng cứ kèm theo 
• Thời gian hoàn thành biên bản 
• Chữ ký cũng người lập biên bản, phòng tài chính kế toán, khách hàng 

Không khó để có thể soạn thảo một mẫu biên bản xác nhận khối lượng, tuy nhiên để đảm bảo mẫu biên bản đủ nội dung cũng như chuẩn chỉnh về mặt hình thức thì đừng vội bỏ qua những phần tiếp theo. viecday365.com sẽ giúp bạn có thể soạn thảo ngay được một mẫu biên bản chuẩn chỉnh nhất. 

2. Hướng dẫn viết mẫu biên bản xác nhận khối lượng 

2.1. Mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa

Kết cấu của mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa 

• Thông tin người tham gia, lập biên bản xác nhận khối lượng

Những thông tin này cần phải được ghi rõ ràng các nội dung như Họ tên người đại diện công ty, nắm giữ chức vụ gì, đại diện ra công ty nào, địa chỉ của công ty đó. 

Ví dụ như: 

1. Ông/Bà: Nguyễn Văn A  Chức vụ: … 

Đại diện cho Công ty: Công ty TNHH Hoa Hồng 

Địa chỉ: 206 Định Công - Hoàng Mai - Hà Nội 

2. …. 

Nếu 2 đối tượng tham gia trở lên thì cần phải ghi đầy đủ thông tin của tất cả các thành viên tham gia để có thể đảm bảo được chính đúng đắn cũng như chính xác của văn bản.  

• Thời gian đặt hàng và thời gian giao nhận hàng 

Phải ghi rõ thời gian đặt hàng từ ngày nào, tháng nào, năm nào cho đến thời gian từ ngày nào, tháng nào, năm nào. Mục đích đó là làm rõ được giao và nhận hàng đúng hạn hay không. 

• Tên nhà cung cấp

Cần ghi rõ tên cũng như địa chỉ của nhà cung cấp

• Bảng chi tiết khối lượng hàng hóa lần lượt gồm: Số thứ tự, ngày nhận, tên loại hàng hóa, số lượng, khối lượng, ghi chú, diễn giải. 

Bảng chi tiết khối lượng hàng hóa là phần mục quan trọng nhất của biên bản. Bởi lẽ, đây mới là nội dung chính mà đôi bên cần phải quan tâm. Khối lượng hàng hóa có bao nhiêu loại thì cần phải đánh số thứ tự để dễ kiểm soát. Đồng thời phải ghi rõ tên hàng hóa ra gì, kèm theo số lượng và khối lượng hàng hóa bàn giao cho khách hàng là bao nhiêu. Cuối cùng, nếu như bên cung cấp hàng hóa có sai sót hay có chú ý nào đến khách hàng thì cần phải ghi rõ vào ô cuối cùng để  khách không thắc mắc cũng như giữ được uy tín của bên cung cấp hàng hóa 

• Tổng khối lượng hàng hóa tính theo đơn bị kilogram 

• Các tài liệu, chứng cứ kèm theo 

   

Các tài liệu đi kèm có thể là hóa đơn, giấy tờ về chất lượng hàng hóa bàn giao,... 

Ngoài ra sau bảng chi tiết khối lượng hàng hóa cùng với các tài liệu và chứng cứ đi kèm thì hai bên cần phải xác nhận khối lượng hàng hóa trên là đúng, chính xác và đủ với khối lượng thực tế cũng như khớp với các giao dịch đã xác lập từ trước. 

Ghi rõ thời gian biên bản được lập xong vào bao nhiêu giờ bao nhiêu phút cùng ngày và đã được ban lãnh đạo của công ty thông qua hay chưa. 

• Chữ ký của người lập biên bản, phòng tài chính kế toán và khách hàng

Chữ ký của một văn bản chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng và quyết định chính pháp lý của văn bản. Đặc biệt mẫu văn bản xác nhận khối lượng hàng hóa cũng cần phải có đủ 3 chữ ký thứ nhất là của người lập biên bản là nhà cung cấp, thứ hai đó là của khách hàng là người nhận khối lượng bàn giao, thứ 3 là của phòng tài chính kế toán thực hiện nhiệm vụ kiểm tra khối lượng thực cũng như chi trả cho khối lượng hàng hóa đó. 

Việc làm nhân viên kinh doanh

2.2. Mẫu biên bản xác nhận khối lượng phát sinh công trình 

Ngoài ra cùng với mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa thì trong các công trình dự án lớn thì việc phát sinh thêm khối lượng hàng hóa là điều khó có thể tránh khỏi. Và việc khối lượng hàng hóa bị dôi ra cũng cần phải được kê khai đầy đủ trong biên bản xác nhận khối lượng phát sinh công trình. 

Kết cấu của mẫu biên bản xác nhận khối lượng phát sinh công việc gồm có 

• Thông tin người đại diện chủ đầu tư 

Những người chịu trách nhiệm chính đại diện bên chủ đầu tư cần phải ghi đủ những thông tin cơ bản như Họ tên và chức vụ. Có bao nhiêu người đại diện, chịu trách nhiệm chính là cần phải ghi đủ thông tin của những người đó trong bản biên bản. Tối đa số lượng là 3 người đại diện 

• Thông tin đơn vị thi công công trình 

Đối với  đơn vị vị chịu trách nhiệm thi công công trình thì tối đa có 5 người được nếu tên cũng như chức vụ của người đại diện cho đơn vị đó. 

• Thông tin người đại diện đơn vị giám sát thi công công trình 

Số lượng người đại diện đơn vị giám sát thi công gồm có tối đa là 2 người chịu trách nhiệm chính. Việc của họ là xác nhận đúng tính chính xác của sự phát sinh hàng hóa đó để tránh việc gian dối trong thi công. 

• Bảng thông tin khối lượng phát sinh gồm có Số thứ tự, tên công việc, diễn giải, Đơn vị, khối lượng 

Các công việc phát sinh cần phải thi rõ kèm theo những tên loại vật liệu phát sinh đồng thời phải ghi rõ số lượng vật liệu phát sinh lên bao nhiêu. Cuối cùng đó là tổng khối lượng phát sinh của công việc đó là gì và được ghi trong phần mục cuối cùng 

Ví dụ như 

1. Bốc xếp, vận chuyển các loại phế thải 

Lamri Nhựa (3.2 + 8.2)/0.13+3.15 = 90,84 

Mái tôn 5.4*5.25 = 28.35

Dầm mái 6.24/0.2 = 31.2 

Sàn bê tông 3.816/0.1 = 38.16 

… 

Đơn vị: m2

Tổng: 1145,235

2. …. 

Cần phải chú ý việc có bao nhiêu công việc phát sinh vật liệu thì phải ghi đầy đủ, và từng công việc phải ghi rõ số lượng vật liệu phát trình tránh tình trạng nhầm lẫn vật liệu này xọ sang công việc kia. Điều đó ảnh hưởng đến việc quyết toán của bộ phận tài chính kế toán. Hơn thế nữa, nếu chỉ ghi những con số thì khó nói lên được khối lượng của nó, chính vì vậy cần phải kèm theo những đơn vị tăng độ chính xác. 

• Thời điểm hoàn thành mẫu biên bản 
• Chữ ký và con dấu của những bên tham gia 

Để đảm bảo văn bản chứa đựng tính chất pháp lý thì cần phải có đầy đủ chữ ký cũng như con dấu của đơn vị chủ đầu tư, đơn vị thi công công trình và đơn vị giám sát. 

Những hướng dẫn trên đây cũng có thể giúp bạn hiểu được phần nào cách soạn thảo một mẫu biên bản xác nhận khối lượng. Tuy nhiên bạn cần phải bổ sung thêm những lưu ý dưới đây để tránh việc bị sai sót trong khâu bàn giao nhé. 

3. Lưu ý khi viết mẫu biên bản xác nhận khối lượng 

• Việc kê khai đầy đủ thông tin hàng hóa như số lượng, chất lượng, chủng loại… và cả những thông tin của bên cung cấp và khách hàng chính là để tăng thêm cũng như đảm bảo được quyền lợi giữa đối tác trong quá trình giao và nhận hàng hóa. 
• Hơn thế nữa, biên bản xác nhận khối lượng chính là một căn cứ chứng minh việc bên cung cấp có giao hàng đúng thời hạn hay không, có giao đủ hàng hay không và đây cũng là một bằng chứng cho việc thực hiện hợp đồng. 
• Biên bản xác nhận khối lượng giao nhận hàng cần phải được căn cứ vào những nội dung của hợp đồng mua bán để có thể quản lý được những thông tin chính xác về khối lượng, sản phẩm, thời gian giao hàng. 
• Trong trường hợp gặp phải những không hay xảy ra, những trường hợp bất đắc dĩ thì biên bản là một chứng cứ giúp cho khách hàng được đảm bảo về quyền lợi trước pháp luật. 
• Đặc biệt không trừ bất kỳ biên bản nào thì đều cần phải có chữ kỹ, con dấu của những bên tham gia. Như vậy mới tăng tính chính xác cũng như giúp cho văn bản có hiệu lực pháp lý rõ ràng hơn. 
• Đối với mẫu biên bản xác nhận khối lượng phát sinh công trình thì sau khi hoàn thành nội dung thì cần phải đọc lại, rõ ràng cho các bên có thẩm quyền cùng nghe và cùng thống nhất lần cuối để tránh việc xảy ra sai sót trong quá trình giao và nhận hàng. 
• Mỗi biên bản cần phải được lập thành 2 bản hoặc 3 tương đương với số lượng người tham gia trong việc xác nhận. Các văn bản cần phải mang giá trị pháp lý giống hệt nhau để dựa vào đó làm cơ sở cho việc quyết toán hợp đồng trong tương lai. 

​Việc làm chăm sóc khách hàng

4. Bạn có thể tải mẫu biên bản xác nhận khối lượng ở đâu?

Hiện nay có rất nhiều những luồng thông tin có thể giúp bạn download ngay một mẫu biên bản xác nhận khối lượng. Thế nhưng đôi khi bạn cũng có thể vô tình download nhầm phải những biên bản bị thiếu nội dung cũng như sai hình thức. 

Chính vì vậy tại đây, viecday365.com sẽ cung cấp cho bạn những file download chuẩn nội dung lại đúng hình thức. 

Mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa 

Tải xuống ngay

Mẫu biên bản xác nhận khối lượng phát sinh công trình 

Tải xuống ngay

Trên đây là những thông tin cơ bản về mẫu biên bản xác nhận khối lượng, mong rằng viecday365.com đã cung cấp đầy đủ những thông tin mà bạn đang quan tâm cũng như đang thắc mắc và cần được giải đáp. Hơn thế nữa, nếu bạn có bất kì những câu hỏi nào về mẫu biên bản xác nhận khối lượng thì đừng ngần ngại mà gửi ngay những câu trả lời về cho viecday365.com thông qua số hotline hoặc mục chat để được tư vấn kịp thời nhé!