Download mẫu biên bản giao nhận hàng hóa - Cập nhật mới nhất!

1. Tổng hợp các biểu mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản giao nhận hàng hóa được thực hiện và sử dụng trong quá trình phát sinh giao dịch giữa bên mua và bên bán. Biên bản nhằm làm căn cứ xác nhận thông tin về sản phẩm hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng,... có đúng như những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng ký kết trước đó hay không?

>>> viecday365.com gửi đến bạn đọc các mẫu biên bản giao nhận hàng như sau:

Tải xuống ngay 

Tải xuống ngay 

Tải xuống ngay

2. Tại sao cần có biên bản giao nhận hàng hóa?

Trước hết, cùng tìm hiểu về loại biểu mẫu phổ biến này nhé!

2.1. Biên bản giao nhận hàng hóa

Trong quá trình diễn ra giao dịch, biên bản này chính là một biểu mẫu được lập dưới dạng văn bản để thể hiện và minh chứng cho việc giao dịch đã được chốt và đã xảy ra ở thực tế. Nghĩa là đơn vị cung cấp đã giao hàng, và cá nhân bên mua cũng đã nhận hàng theo như những gì mà hai bên đã tiến hành thỏa thuận và đồng ý trước đó.

Thông thường, theo đúng như quy trình giao và nhận hàng, thì biểu mẫu hay biên bản này sẽ được lập ngay sau thời điểm mà giao dịch mua và bán đã được ký kết bằng một hợp đồng mua bán (hợp đồng hàng hóa). Theo đó, như những điều khoản trước đó đã thỏa thuận ở hợp đồng, đơn vị cung cấp hàng hóa sẽ tiến hành chuẩn bị sản phẩm, hàng hóa và giao hàng đúng với các yêu cầu về chủng loại, số lượng,... và bên bán cũng đảm bảo về chất lượng hàng trong quá trình vận chuyển. Tiếp đến, đơn vị mua sẽ thực hiện công việc kiểm hàng, xem xét hàng hóa đã đủ số lượng và đúng về chủng loại hay chưa? Nếu hàng hóa đã được giao đúng quy định và thỏa thuận trước đó, bên mua sẽ xác nhận và ký biên bản giao nhận hàng hóa theo đúng quy trình.

Xem thêm: Tìm việc làm kế toán kiểm toán

2.2. Công dụng và vai trò

Tất cả các biểu mẫu liên quan đến biên bản đều có chung một công dụng là để làm căn cứ, xác nhận trách nhiệm và quyền hạn của một bên với các bên còn lại. Mẫu biên bản giao nhận hàng cũng vậy, chúng được xem là một hình thức văn bản “nhận dạng” vô cùng quan trọng. Biên bản sẽ thể hiện và làm cơ sở minh chứng cho việc bên bán (bên A) đã tiến hành quy trình vận chuyển và giao hàng đầy đủ cũng như chính xác theo thỏa thuận với bên mua (bên B). Quy trình này phải đảm bảo về mặt thời gian giao, địa điểm giao cũng như các quy chuẩn liên quan đến sản phẩm và hàng hóa.

Tóm lại, biên bản giao nhận hàng hóa đóng vai trò như một cơ sở quan trọng để xác nhận những trách nhiệm, quyền hạn và cả nghĩa vụ của mỗi bên. Đặc biệt nếu không may xảy ra các tranh chấp, kiện tụng về phía sau, biên bản sẽ là văn bản mang giá trị thể hiện tính pháp lý, giúp quá trình giải quyết trở nên thuận lợi và suôn sẻ hơn. Đó cũng chính là những lý do mà các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa nên tuân thủ việc lập biên bản giao nhận trong quá trình giao dịch với khách hàng. Biên bản giao nhận hàng hóa có thể do bộ phận tài chính - kế toán đảm nhiệm việc thực hiện.

Tìm việc làm nhân viên giao nhận

3. Nội dung trong mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

Ở hình minh họa, bạn có thể thấy, mẫu biên bản này luôn chứa đựng và được thể hiện một cách đầy đủ nhất về thông tin của sản phẩm hàng hóa cũng như các thông tin xác thực quan trọng đối với bên mua và bên bán (hai chủ thể chính trong giao dịch). Một mẫu biên bản cần được thực hiện kỹ càng, không được sơ sài để tránh có trường hợp lợi dụng tẩy xóa, thay đổi thông tin,... làm ảnh hưởng trực tiếp đến kinh tế, tài chính và uy tín,...

Mẫu biên bản này không có một quy chuẩn chung nhất định, và cùng không ép buộc việc áp dụng một mẫu cho tất cả các giao dịch hàng hóa của doanh nghiệp. Đó chính là lý do, khi đi tìm mẫu biên bản này, bạn có thể thấy được có rất nhiều mẫu khác nhau hiện nay. Thông thường cũng như các loại biên bản khác, biên bản giao nhận hàng hóa được lập và in thành hai bản, bên mua và bên bán mỗi bên sẽ nắm giữ một bản. Các bản của các bên đều được đảm bảo việc có chữ ký đầy đủ và thông tin giống nhau.

Với quy mô thị trường ngày càng được mở rộng, nhiều doanh nghiệp hiện nay còn sở hữu những mẫu biên bản giao nhận hàng được soạn thảo bằng ngôn ngữ tiếng Anh, hoặc song ngữ Anh - Việt, nhằm thuận tiện trong việc kết nối giao thương với các đối tác quốc tế. Như đã nói, tùy thuộc vào tính chất kinh doanh đặc thù hay lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà mẫu biên bản này sẽ được xây dựng nội dung sao cho phù hợp nhất.

Mặc dù có khá nhiều mẫu trên thị trường, tuy nhiên một mẫu biên bản giao nhận không thể nào thiếu những nội dung quan trọng như sau:

- Thứ nhất, biên bản phải có thông tin về tên gọi đơn vị bán hàng (đơn vị cung cấp hàng hóa).

- Thứ hai, biên bản phải bao gồm thông tin chính xác và đầy đủ về thời gian giao hàng (ngày tháng năm).

- Thứ ba, biên bản phải bao gồm thông tin về đơn vị mua (nghĩa là bên nhận hàng). Những thông tin chi tiết có thể là tên gọi của doanh nghiệp mua hàng, địa chỉ công ty, phương thức liên hệ, cá nhân người đại diện cho bên mua và chức vụ hiện tại của họ.

- Thứ tư, biên bản phải bao gồm thông tin về đơn vị bán (nghĩa là bên giao hàng). Những thông tin chi tiết có thể là tên gọi của doanh nghiệp bán hàng, địa chỉ công ty, phương thức liên hệ, cá nhân người đại diện cho bên mua và chức vụ hiện tại của họ.

- Thứ năm, biên bản phải thể hiện được những nội dung liên quan nhất đến thông tin về sản phẩm, hàng hóa. Thông tin về hàng hóa bao gồm: tên sản phẩm, đơn vị tính, quy cách đóng gói, nguồn gốc sản xuất, số lượng, hạn sử dụng,...

- Cuối cùng, biên bản giao nhận hàng hóa phải bao gồm cam kết của biên bản, tính pháp lý của biên bản, biên bản được in thành hai bản, và dưới cùng là chữ ký xác nhận của bên A (bên bán) và bên B (bên mua).

Biên bản giao nhận là một trong những thủ tục quan trọng của quy trình buôn bán hàng hóa. Chính vì vậy, các cá nhân là kế toán viên nếu chưa có kinh nghiệm trong việc xây dựng biểu mẫu này, có thể tham khỏa các mẫu trên internet để thử áp dụng vào mẫu cho doanh nghiệp của mình nhé!

Xem thêm: Tìm việc làm kế toán kho

4. Chi tiết cách lập biên bản

Sau đây là phần hướng dẫn của viecday365.com về cách lập biểu mẫu này. Điều quan trọng cần lưu ý, thông tin về bên giao và bên nhận cũng như thông tin cụ thể về các loại hàng hóa, sản phẩm được cung cấp cho bên mua. Điều này là để đảm bảo và cam kết biên bản cho cả hai bên đều mang giá trị tương đồng.

- Trách nhiệm thực hiện biên bản: Phòng kế toán hoặc tài chính - kế toán

- Cơ sở thực hiện biên bản: Hợp đồng hàng hóa, đơn đặt hàng,....

Nội dung cần lập

- Viết rõ ràng và chính xác thông tin về tên gọi của doanh nghiệp cung cấp hàng hóa trên cùng góc bên trái của biên bản giao nhận. Đồng thời, bao gồm thông tin về quốc hiệu, tiêu ngữ bên trên cùng góc phải của biên bản.

- Viết chính xác địa điểm lập biên bản, thời gian lập biên bản bao gồm thông tin chi tiết về ngày, tháng, năm.

- Tiêu đề biên bản

- Ở nội dung đầu tiên, viết thông tin về căn cứ để lập biên bản này. Bao gồm những căn cứ dựa trên hợp đồng mua bán đã được thỏa thuận trước đó, căn cứ về đơn đặt hàng trước đó của đơn vị có nhu cầu mua hàng.

- Viết câu dẫn mở đầu để giới thiệu thành phần có mặt trong biên bản giao nhận (Gồm những ai?)

- Viết chính xác thông tin của bên mua hàng (bên A, lưu ý viết in hoa). Thông tin thể hiện bên A là ai? Công ty có tên gọi gì? Trụ sở đặt ở đâu? Thông tin liên hệ như thế nào? Cá nhân nào là người đại diện (ghi rõ thông tin họ tên và chức vụ của cá nhân là người đại diện đó).

- Viết chính xác thông tin của bên bán hàng (bên B, lưu ý viết in hoa). Thông tin thể hiện bên B là ai? Công ty có tên gọi gì? Trụ sở đặt ở đâu? Thông tin liên hệ như thế nào? Cá nhân nào là người đại diện (ghi rõ thông tin họ tên và chức vụ của cá nhân là người đại diện đó).

- Sau nội dung về thông tin của hai bên, sẽ là thông tin về giao dịch giao nhận hàng hóa. Phần này thể hiện các danh mục cụ thể về sản phẩm. Danh mục thông thường sẽ được thể hiện trên biên bản bằng hình thức bảng tính, bao gồm những nội dung cụ thể như: số thứ tự sản phẩm, tên gọi của chủng loại hàng hóa, quy cách đóng gói sản phẩm, đơn vị dùng để tính cho sản phẩm (chẳng hạn như: thùng, gói, chiếc,...), chi tiết về số lượng theo đơn vị tính và cuối cùng là một số nội dung ghi chú (nếu có).  Ở phần này, tùy vào đặc trưng hàng hóa của các doanh nghiệp mà có thể tinh chỉnh sao cho phù hợp nhất, ngoài thông tin về số lượng, cũng có thể bao gồm cả thông tin về đơn giá cho từng đơn vị tính.

- Viết dòng nội dung cam kết về việc xác nhận đã nhận hàng, kiểm hàng đúng quy cách, số lượng của bên A đối với bên Biên bản giao nhận hàng hóa. Thỏa thuận đã được thông qua hợp lệ và biên bản này sẽ được lập làm hai, có giá trị như nhau và mỗi bên giữ một bản.

- Cuối cùng, lập nội dung ở phần ký tên xác nhận của đại diện giữa hai bên.

Biên bản giao nhận hàng hóa là biểu mẫu quan trọng, là cơ sở xác minh trách nhiệm của mỗi bên với bên còn lại. Nhằm tránh xảy ra những tranh chấp và kiện tụng không đáng có. Trong quá trình lập biên bản này, cá nhân người thực hiện lập biên bản phải lưu ý và đảm bảo độ chính xác, rõ ràng, chi tiết, trung thực, cẩn thận trong những nội dung đã thể hiện bên trong!

Trên đây là biểu mẫu biên bản giao nhận hàng hóa do viecday365.com cung cấp và một số thông tin hướng dẫn cần thiết cho những ai quan tâm!