Những giấy tờ cần thiết trong hồ sơ giảm trừ gia cảnh bạn cần biết

1. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh có tác dụng gì?

Hồ sơ giảm trừ gia cảnh sẽ được sử dụng trong các trường hợp bạn muốn chứng minh người phụ thuộc và muốn xin cơ quan chức năng có thẩm quyền để xin giảm trừ gia cảnh.

Nếu bạn muốn xin giảm trừ gia cảnh thì không thể thiếu hồ sơ xin giảm trừ gia cảnh. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh sẽ được sử dụng để chứng minh người phụ thuộc là ông, bà, bố mẹ, anh, chị, em, vợ/ chồng, cháu ruột,... theo quy định đã đề ra. Hồ sơ sẽ tùy thuộc vào từng đối tượng bạn xin giảm trừ gia cảnh mà cần chuẩn bị những giấy tờ khác nhau.

Xem thêm: Cách kiểm tra thuế thu nhập các nhân đã nộp nhanh chóng, hiệu quả

2. Những giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ giảm trừ gia cảnh

Trước khi bắt đầu vào chuẩn bị giấy tờ, bạn cần nắm được các nguyên tắc và một số lưu ý khi làm hồ sơ giảm trừ gia cảnh. Sau đây, viecday365 sẽ cung cấp các thông tin cơ bản về các mẫu giấy tờ:

2.1. Nguyên tắc và lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ giảm trừ gia cảnh

Bạn cần phải làm hồ sơ chuẩn xác với những gì quy định mà pháp luật đưa ra để có thể hoàn thành hồ sơ giảm trừ gia cảnh một cách nhanh chóng.

2.1.1. Nguyên tắc giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Dưới đây là một số nguyên tắc bạn cần ghi nhớ khi làm hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc của bạn:

- Người đã nộp thuế và được cấp mã số thuế.

- Mỗi người phụ thuộc chỉ được giảm trừ đúng 1 lần duy nhất trong năm khi dựa vào một người nộp thuế.

- Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc lần đầu tiên được tính giảm trừ gia cảnh, bắt đầu từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng và đã đăng ký tham gia giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Ví dụ: Chị Ngọc đăng ký giảm trừ gia cảnh cho mẹ chồng của chị là bà Hà vào năm 2022 thì anh Mạnh (chồng chị Ngọc) sẽ không được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho bà Hà vào năm 2022 nữa.

2.1.2. Lưu ý khi giảm trừ gia cảnh

Khi bạn làm hồ sơ chứng minh người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh, bạn cần quan tâm đến một số lưu ý dưới đây:

- Để người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh thì người nộp thuế cần đăng ký trước đó cho người phụ thuộc, được cấp mã số thuế người phụ thuộc và có hồ sơ chứng minh cho người phụ thuộc.

- Mỗi cá nhân chỉ cần nộp hồ sơ giảm trừ gia cảnh trong suốt thời gian xin giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

- Nếu cá nhân nộp thuế thay đổi địa điểm nơi làm việc, cần đăng ký lại hồ sơ giảm trừ cho người phụ thuộc và nộp hồ sơ người phụ thuộc cho doanh nghiệp mới nơi cá nhân đó làm việc.

- Nếu bạn có mức thu nhập từ 11.000.00/tháng trở xuống thì không cần đăng ký người phụ thuộc.

2.2. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh phụ thuộc vào đối tượng

Hồ sơ xin giảm trừ gia cảnh sẽ tùy thuộc vào từng đối tượng mà có những giấy tờ khác nhau.

2.2.1. Trường hợp người phụ thuộc là con

Hồ sơ dành cho những người phụ thuộc là con sẽ có 4 trường hợp dưới đây:

- Con dưới 18 tuổi: Bản chụp chứng minh nhân dân (nếu có) và giấy khai sinh.

- Con trên 18 tuổi bị khuyết tật hoặc không có khả năng lao động:

+ Bản chụp chứng minh nhân dân (nếu có) và giấy khai sinh.

+ Bản chụp chứng minh không có khả năng lao động hoặc chứng minh khuyết tật theo quy định của pháp luật đề ra về người khuyết tật.

- Trường hợp con đang theo học tại các trường Đại học, Cao đẳng hay các bậc học khác (con đang học tại Việt Nam hoặc nước ngoài, không có thu nhập hoặc thu nhập dưới 1.000.000/tháng):

+ Bản chụp giấy khai sinh của con.

+ Bản chụp thẻ sinh viên hoặc bản khai cần có xác nhận của nhà trường hoặc những giấy tờ chứng minh được con bạn đang theo học tại các trường Trung cấp, Cao đẳng, Đại học, trường dạy nghề hoặc các trường đào tạo khác.

- Con riêng, con ngoài giá thú, con nuôi:

+ Các giấy tờ bên trên theo quy định tùy theo các trường hợp.

+ Cần thêm các giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: Bản chụp quyết định chính thức nhận con nuôi, quyết định việc công nhận cha, mẹ, con theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2.2.2. Hồ sơ phụ thuộc cho vợ hoặc chồng

Hồ sơ giảm trừ gia cảnh đối với vợ hoặc chồng cần có bản chụp chứng minh nhân dân, bản chụp giấy chứng nhận kết hôn hoặc sổ hộ khẩu có chứng minh được mối quan hệ vợ hoặc chồng.

Ngoài ra, trong trường hợp người phụ thuộc là vợ hoặc chồng đang trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, cần chuẩn bị các giấy tờ khác như bản chụp chứng minh vợ hoặc chồng không có khả năng lao động, có thể là bản chứng minh xác nhận khuyết tật không có khả năng lao động theo quy định của luật pháp hoặc bản chụp hồ sơ bệnh án của vợ hoặc chồng mắc bệnh không có khả năng lao động như ung thư, suy thận mãn, AIDS,...

2.2.3. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho cha, mẹ

Đối tượng áp dụng các giấy tờ dưới đây là cha/ mẹ ruột, cha/mẹ chồng, cha/ mẹ vợ, cha/mẹ nuôi hợp pháp, cha dượng, mẹ kế. Những giấy tờ bạn cần chuẩn bị nếu muốn giảm trừ gia cảnh cho các đối tượng này là:

- Bản chụp chứng minh nhân dân.

- Giấy tờ chứng minh người nộp thuế có quan hệ với người phụ thuộc như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu cùng một hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định nhận cha, mẹ, con theo quy định của cơ quan, nhà nước có thẩm quyền.

Trong trường hợp những đối tượng trên trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ kể trên, cần có các giấy tờ chứng minh được đối tượng đó là người khuyết tật không có khả năng lao động như bản chụp giấy xác nhận khuyết tật của bản chụp hồ sơ bệnh án chứng minh người đó mắc các bệnh không có khả năng lao động như AIDS, suy thận mãn tính, ung thư,...

2.2.4. Những đối tượng khác thuộc những người thân trong gia đình

Những đối tượng này sẽ bao gồm ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh ruột, chị ruột, em ruột, cô ruột, cậu ruột, chú ruột, dì ruột, bác ruột, cháu ruột (con ruột của anh, chị, em ruột),... Những đối tượng này là những người không có nơi nương tựa mà cá nhân nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng.

Các giấy tờ bạn cần chuẩn bị là:

- Bản chụp giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân.

- Những giấy tờ hợp pháp xác nhận quyền và trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật hoặc các giấy tờ khác chứng minh như bản chụp hộ khẩu (nếu có cùng hộ khẩu), bản chụp đăng ký tạm trú của người phụ thuộc, bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm với bản hướng dẫn của cơ quan quản lý thuế có xác nhận của UBND cấp xã nơi cá nhân nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng hoặc xác nhận của UBND cấp xã về người phụ thuộc không nơi nương tựa hoặc không ai sống cùng.

Ngoài ra, nếu các đối tượng còn trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ kể trên, cần có xác nhận khuyết tật hoặc mất khả năng lao động như bản chụp xác nhận khuyết tật, giấy chứng nhận mắc các bệnh hiểm nghèo không thể lao động.

2.2.5. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người nước ngoài

Cá nhân cư trú là người nước ngoài, muốn làm hồ sơ giảm trừ gia cảnh nếu không có hồ sơ hướng dẫn đối với các trường hợp cụ thể nêu trên thì cần có các tài liệu tương tự để chứng minh cho người phụ thuộc.

Cá nhân là người nước ngoài cần phải là cá nhân cư trú thì mới được giảm trừ cho người phụ thuộc và các hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là người nước ngoài cũng như trên.

Xem thêm: Các quy định về cha mẹ bao nhiêu tuổi được giảm trừ gia cảnh

3. Địa điểm và thời hạn nộp hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh

Địa điểm bạn nộp hồ sơ phụ thuộc cần là nơi cá nhân nộp thuế nộp bản đăng ký cho người phụ thuộc. Ví dụ: Bạn đăng ký người phụ thuộc thông qua công ty của bạn thì địa điểm là công ty của bạn. Công ty của bạn làm việc sẽ có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc và xuất trình khi có cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế.

Thời hạn nộp hồ sơ giảm trừ gia cảnh không quá 3 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc, gồm cả trường hợp thay đổi người phụ thuộc. Nếu quá thời hạn kể trên, người nộp thuế không chứng minh được đối tượng giảm trừ gia cảnh sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế cần nộp.

Như vậy, sẽ tùy trường hợp và đối tượng mà giấy tờ trong hồ sơ giảm trừ gia cảnh sẽ khác nhau. Bạn cần căn cứ theo các mục trên và đối tượng bạn xin được giảm trừ gia cảnh để chuẩn bị những giấy tờ cần thiết. Bên cạnh đó, bạn cũng cần để ý thời gian cũng như địa điểm nộp hồ sơ xin giảm trừ gia cảnh để có thể được giảm trừ gia cảnh nhanh chóng nhất, tránh mất thời gian và công sức của bạn.