Hồ sơ báo giảm BHXH cần những gì? Trình tự thủ tục thực hiện

1. Khi nào phải làm hồ sơ báo giảm BHXH?

Khi có sự thay đổi nhân sự trong doanh nghiệp thì yêu cầu cũng có sự thay đổi về mặt hồ sơ, giấy tờ thông tin lưu trữ nhằm mục đích kiểm soát và đảm bảo được quyền và lợi ích của hai bên trong đó có việc đóng Bảo hiểm xã hội.

Vậy nếu trong trường hợp có nhân sự rời đi thì khoản Bảo hiểm xã hội đấy sẽ được xử lý như thế nào? Lúc này doanh nghiệp phải có trách nhiệm thực hiện làm hồ sơ báo cáo báo giảm Bảo hiểm xã hội để kịp thời duy trì và bảo đảm lợi ích cho doanh nghiệp và người lao động.

Theo văn bản quy định của Pháp luật, những trường hợp sau đây sẽ thuộc diện mà doanh nghiệp sẽ phải làm báo cáo văn bản đến cơ quan Bảo hiểm xã hội:

TH1: Người lao động xin nghỉ việc và chấm dứt hợp đồng lao động.

TH2: Người lao động nghỉ ốm đau bệnh tật và nghỉ thai sản. Thời gian báo nghỉ trên 14 ngày.

TH3: Người lao động xin nghỉ và đồng thời không hưởng lương từ 14 ngày trở lên trong một tháng.

TH4: Người lao động hoặc đơn vị lao động xin hoãn hợp đồng làm việc.

TH5: Doanh nghiệp đang hoạt động được cơ quan BHXH xem xét tạm dừng đóng BHXH vào quỹ hưu trí và tử tuất.

Đối với trường hợp doanh nghiệp báo giảm Bảo hiểm xã hội chậm thì vẫn phải tiếp tục đóng đủ tiền Bảo hiểm y tế của những tháng báo giảm chậm và đồng thời thẻ Bảo hiểm y tế của nhân viên đó sẽ có giá trị sử dụng đến hết thời điểm đó.

Xem thêm: Giờ làm việc bảo hiểm xã hội như thế nào? Thông tin bạn cần biết

2. Bộ hồ sơ báo giảm BHXH gồm những gì? 

Bên cơ quan Bảo hiểm xã hội chỉ tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp khi bộ hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội có đầy đủ giấy tờ theo quyết định 595/QĐ-BHXH (cụ thể ở Điều 23).

Chi tiết cụ thể đối với hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội thì bao gồm các loại giấy tờ sau đây:

- Có 01 tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế (theo mẫu TK1 - TS).

- Có 01 tờ khai đơn vị doanh nghiệp tham gia và điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế (theo mẫu TK3 - TS).

- Có 01 danh sách đầy đủ lao động tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp,... (theo mẫu D02 - TS).

- Có 01 bảng kê thông tin (theo mẫu D01 - TS).

Doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn tất giấy tờ trong bộ hồ sơ và nộp lên cơ quan Bảo hiểm xã hội.

3. Trình tự thủ tục chuẩn bị hồ sơ báo giảm BHXH

Hiện nay, với trình độ kỹ thuật internet phát triển mạnh mẽ cùng xu hướng chuyển đổi số thì hầu như mọi lĩnh vực đều có hai phương thức trao đổi liên lạc và làm việc chủ yếu. Một là qua hình thức trực tiếp (offline) tại các cơ quan doanh nghiệp. Hai là qua hình thức trực tuyến (online) bằng phần mềm điện tử hoặc website.

Và với hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội thì bạn hoàn toàn có thể thực hiện theo qua hai hình thức này. Chi tiết ở dưới đây:

3.1. Nộp theo hình thức trực tiếp tại cơ quan BHXH

Đầu tiên là nộp hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội trực tiếp tại cơ quan BHXH, đây là hình thức truyền thống, phổ biến và được nhiều người sử dụng trước đây. Quy trình thủ tục sẽ được tiến hành như sau:

- Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị 01 bộ hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội có đầy đủ giấy tờ như đã được đề cập ở trên và nộp trực tiếp hồ sơ tại cơ quan BHXH hoặc có thể gửi hồ sơ qua bưu điện.

Nếu trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp thì đến các cơ quan BHXH đang có trách nhiệm quản lý doanh nghiệp ở cấp tỉnh hoặc cấp huyện. Còn lại trường hợp nộp hồ sơ thông qua bưu điện thì ra bưu cục gần nhất để gửi. Lưu ý ghi đúng thông tin người nhận, người gửi và yêu cầu bên bưu điện vận chuyển giữ gìn tránh hồ sơ bị nhàu nát hoặc bị bẩn.

Sau khi nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH thì doanh nghiệp sẽ chờ được giải quyết trong thời hạn là 10 ngày. 10 ngày này là tính từ thời điểm mà cơ quan BHXH nhận được hồ sơ của doanh nghiệp và yêu cầu về giảm lao động, nhân sự của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

Sau thời gian tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cơ quan Bảo hiểm xã hội thông báo kết quả hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội. Lúc này, trên hệ thống của doanh nghiệp sẽ được cập nhật lại mới và khi doanh nghiệp đóng Bảo hiểm xã hội cho người lao động thì sẽ được trừ đi phần đóng BHXH của người lao động được báo giảm BHXH.

Như vậy là đã hoàn tất quy trình và thủ tục nộp, xử lý hồ sơ báo giảm BHXH cho người lao động. Doanh nghiệp nên thực hiện hồ sơ này sớm để đảm bảo được lợi ích cho mình.

Xem thêm: Đáp án cho câu hỏi lương doanh số có phải đóng bhxh không?

3.2. Nộp theo hình thức trực tuyến qua phần mềm

Hình thức nộp hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội qua phần mềm điện từ ngày nay rất phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Việc áp dụng hình thức mới này sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều khoản bao gồm chi phí chuẩn bị hồ sơ, công sức, chi phí và thời gian đi lại,...

Nhìn chung, hình thức này sẽ không quá phức tạp và cầu kỳ, doanh nghiệp sẽ kê khai báo giảm Bảo hiểm xã hội trên phần mềm điện tử, tiếp đó thì sử dụng thiết bị token (thiết bị chữ ký số) để tiến hành nộp hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội lên cơ quan chuyên ngành. Chi tiết các bước thực hiện nộp hồ sơ báo giảm BHXH như sau:

Bước 1 là dùng máy tính truy cập vào trang web chính của cơ quan Bảo hiểm xã hội, tiếp đó là đăng ký tài khoản giao dịch điện tử cho doanh nghiệp.

Bước 2 là tải phần mềm điện tử này về máy tính. Dựa theo thông tin cụ thể chi tiết của bộ hồ sơ để kê khai dữ liệu trên trang web, sau đó xuất file hồ sơ và dùng thiết bị token để làm chữ ký số, ký nộp và gửi đến cơ quan BHXH.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ kê khai và xử lý thông tin báo giảm Bảo hiểm xã hội, tuy nhiên thì phần mềm được nhiều người sử dụng nhất đó chính là Phần mềm kê khai BHXH thuộc đơn vị sở hữu là Tổng cục Bảo hiểm xã hội. Phần mềm kê khai này là phần mềm miễn phí cho mọi đối tượng vì vậy nên bạn không cần lo lắng phí sử dụng.

Tương tự ở thủ tục gửi nộp trực tiếp thì thời hạn giải quyết hồ sơ khi áp dụng hình thức trực tuyến qua phần mềm điện tử cũng là 10 ngày kể từ khi cơ quan BHXH tiếp nhận được hồ sơ của doanh nghiệp.

Lưu ý nếu doanh nghiệp giảm lao động trong ngày của tháng thì cần phải lập hồ sơ báo giảm BHXH ngay trong tháng đó (tính đến ngày cuối cùng trong tháng). Sau ngày cuối cùng của tháng mà doanh nghiệp chưa nộp hồ sơ thì sẽ bị tính chậm.

Lập hồ sơ báo giảm BHXH không quá khó khăn như nhiều người tưởng tượng nhưng đồng thời cần phải được đảm bảo đầy đủ thông tin và giấy tờ. Hy vọng qua bài viết viecday365 trên đã cung cấp được đến các bạn độc giả thông tin hữu ích nhất về hồ sơ báo giảm BHXH.