Hướng dẫn bạn cách viết bài PR cho người mới bắt đầu chi tiết nhất

1. Tìm hiểu khái quát về bài viết PR

1.1. Bài viết PR được hiểu là gì?

Ngày nay, với sự phát triển vượt trội của truyền thông thì hầu như bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng có nhu cầu sử dụng các bài PR để tích cực truyền bá, tiếp cận thông tin về dịch vụ hàng hóa đến với mọi người. Để từ đó tăng độ nhận diện cũng như thu được lượng khách hàng tiềm năng lớn hơn đồng thời tăng uy tín của thương hiệu. Dựa vào đó, trước tiên ta có thể hiểu rằng PR là những hoạt động được doanh nghiệp hay tổ chức đề ra có chiến lượng cũng như kế hoạch để truyền bá, tiếp cận giá trị của dịch vụ, sản phẩm đến với người tiêu dùng cũng như tăng độ nhận diện và uy tín của thương hiệu lên.

Từ những thông tin trên, ta có thể định nghĩa bài viết PR là một dạng văn bản nhằm mục đích quảng bá cho thương hiệu hay sản phẩm của doanh nghiệp đó, bằng cách thu hút thị hiếu của công chúng cũng như tạo dựng được những uy tín nhất định trong lòng khách hàng. Cách làm này tưởng chừng vô hiệu nhưng thực tế đã đem lại những tác động tích cực không ngờ đến doanh số bán ra định kì của doanh nghiệp.

1.2. Cần lưu ý những gì để một bài PR có hiệu quả?

Một bài PR hiệu quả là có thể thu hút và tiếp cận đến lượng người tiêu dùng nhiều nhất. Để có thể làm được điều đó thì câu chữ cũng như nội dung trong bài phải thật sự trau chuốt, không quá rườm rà và phải bắt được đúng nhịp thị hiếu của phần đa người tiêu dùng trong thời điểm hiện tại. Chưa kể để nâng cao giá trị của thương hiệu, những bài PR cần phải biết sử dụng câu từ để làm nội bật lên những điểm mạnh, những điểm đặc trưng nhất của thương hiệu đó, thế nhưng tất cả đều phải đảm bảo độ uy tín cũng như độ xác thực thì mới có thể tạo dựng lòng tin cũng như gia trị sản phẩm trong mắt người tiêu dùng.

Xem thêm: Giải đáp thông tin chi tiết về mối quan hệ giữa PR và truyền thông 

2. Các bước viết một bài PR như thế nào

2.1. Một tiêu đề lôi cuốn là tiền đề cho một bài viết lôi cuốn

Theo khảo sát một người bình thường trung bình có thể tiếp cận gần 2000 tiêu đề mỗi ngày và thực tế cho thấy rằng họ gần như hoàn toàn bỏ qua đến 99,7% trong số đó. Chính vì vậy mà để có thể gây chú ý đến với người đọc trước hàng ngàn tiêu đề khác thì người viết thực sự cần có một sự đầu tư chỉnh chu cũng như một cái đầu “bắt trend” nhạy bén để có thể khiến người đọc bấm vào theo dõi ngay khi vừa đọc. Một số tip để bạn viếtphần tiêu đề hiệu quả

- Tiêu đề đánh vào thị hiếu hoặc kì vọng của khách hàng

- Tiêu đề luôn cần hướng tới một đối tượng khách hàng cụ thể

- Tiêu đề bắt kịp xu hướng

- Tiêu đề sử dụng số liệu khéo léo

- Tiêu đề luôn gợi tính tò mò của khách hàng

2.2. Phần mở đầu ngắn gọn

Khi viết một văn bản không chỉ riêng những bài viết PR thì phần mở đầu luôn đóng một vai trò vô cùng quan trọng khi là yếu tố đầu tiên quyết định việc độc giả có tiếp tục đọc bài viết đó nữa hay không. Chính vì vậy mà khi viết một bài PR, bạn nên cố gắng thể hiện một phần bật mí những nội dung ấn tượng một ngắn súc tích nhất để có thể thu hút người đọc tiếp tục theo dõi những phần sau.

2.3. Phần thân bài

Đây là phần nội dung chính cũng như là phần quan trọng nhất quyết định giá trị của bài PR của bạn. Ở phần này, người viết sẽ cũng cấp những thông tin chi tiết về các sản phẩm dịch vụ và hàng hóa của doanh nghiệp đến với người dùng như là những chắc năng, công cụ, tiện ích hay những đặc điểm thế mạnh,...Tốt nhất ở phần này bạn nên dành hẳn ra 3-4 dòng để người đọc có thể nắm bắt một cách trọn vẹn nhất những thông tin cần thiết. Đặc biệt, một trong nhưng điều mà rất nhiều bài viết PR đã mắc phải đó là những thông tin về hàng hóa và dịch vụ quá nhiều nhưng tính xác thực lại không cao. Điều này đôi khi sẽ khiến người đọc cảm thấy khó chịu và không đáng tin. Chưa kể nếu những thông tin về sản phẩm quá sai lệch với thực thế thì đây chẳng khác gì một chiến lược marketing tồi đưa tất cả những cố gắng của doanh nghiệp về con số không.

2.4. Phần kết

Sau khi theo dõi và cập nhật đầy đủ các thông tin đã có ở phần nội dung thì đây chính là phần quyết định khách hàng có “chốt đơn” hay không. Cho nên, bên cạnh tổng kết lại toàn bộ chủ đề một cách súc tích, ngắn gọn và khách quan nhất, bạn nên có thêm yếu tố CTA – kêu gọi khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ.

Xem thêm: PR sản phẩm là gì? Nó có thật sự cần thiết trong Marketing?

3. Làm thế nào để viết một bài PR đúng chuẩn?

So với một bài quảng cáo thông thường, bài viết PR đòi hỏi người viết phải có kỹ năng viết tốt, nắm rõ thông tin thương hiệu/ sản phẩm/ dịch vụ cũng như thấu hiểu insight và tâm lý của khách hàng, để từ đó “kích thích” được họ tìm hiểu và sử dụng sản phẩm. Nhưng dù đã có những “skills” này rồi, bạn vẫn chưa biết viết bài PR sao cho “chất lượng – tinh tế – thu hút”. Vậy thì đừng bỏ qua những những cách viết bài pr tinh tế – hấp dẫn mà viecday365 bật mí dưới đây nha!

3.1. Xác định mục đích của bài PR là để làm gì?

Tùy vào mỗi mục đích cụ thể mà có cách viết khác nhau. Thông thường, sẽ có 4 loại như sau:

Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới

Tăng độ nhận diện, uy tín của thương hiệu hoặc giá trị của sản phẩm/dịch vụ

Thúc đẩy doanh số bán hàng

Xử lý khủng hoảng truyền thông

3.2. Xác định rõ chủ đề cần viết

Nắm rõ được những thông tin về “chủ đề” mình chuẩn bị viết sẽ giúp bạn tìm được cách tiếp cận, diễn đạt và trình bày hiệu quả hơn. Và để chọn được chủ đề phù hợp cho bài PR của mình, bạn nên đặt bản thân vào vị trí của khách hàng. Bởi có như vậy, bài viết của bạn mới thu hút và kích thích được họ. 

3.3. Độ dài của bài viết PR

Cũng giống như các dạng bài viết khác, bài PR cũng có những quy định độ dài riêng. Chẳng hạn, trên báo giấy là khoảng 150-300 chữ, trên các báo online hoặc trang thông tin thì bạn có thể viết nhiều hơn, khoảng 500 – 800 chữ. Còn trên các diễn đàn thì khoảng 1000 chữ trở lên tùy theo nội dung và lĩnh vực.

3.4. “Research” là thao tác cần thiết và bắt buộc

Để có một bài pr sản phẩm hay bắt buộc bạn phải thực hiện “Research”. Hãy thử tưởng tượng mà xem, nếu bạn không tìm hiểu tường tận về vị trí, điểm mạnh, điểm yếu của sản phẩm/dịch vụ cũng như insight của khách hàng thì bài PR của bạn có gì để thu hút với hấp dẫn khách hàng?

Vì vậy, trước khi bắt tay vào viết bài PR hãy cố gắng “cày nát” Google để bài viết của mình trở nên hữu ích cũng như tăng traffic trên các kênh báo online.

3.5. Xác định rõ ràng đối tượng truyền thông của bài PR là ai?

Điều này rất quan trọng, bởi đây là căn cứ để bạn chọn cách tiếp cận cũng như hướng viết phù hợp cho bài PR của mình. Nói một cách dễ hiểu, chẳng hạn sản phẩm cần bạn PR là sữa công thức cho trẻ từ 0 – 1 tuổi, như vậy đối tượng truyền thông sẽ là bố mẹ có con trong độ tuổi này. Và để bài viết của bạn có thể “đến gần” đối tượng này, bạn cần:

3.6. Lựa chọn ngôn ngữ diễn đạt phù hợp

Lối dẫn dắt luôn cần trau chuốt và chỉnh chu, đặc biệt là phù hợp với từng đối tượng cụ thể thì mới có thể tiếp cận một cách hiệu quả nhất đến với khách hàng. 

Cung cấp những thông tin “đắt giá” về ưu điểm cũng như sự khác biệt của sản phẩm so với đối thủ. Mục đích là để khách hàng thấy được lý do: Tại sao họ nên lựa chọn và sử dụng sản phẩm của bạn cho con của mình?

Điểm đặc biệt trong chương trình hoặc chiến dịch giới thiệu sản phẩm khiến khách hàng phải chọn bạn chứ không phải đối thủ.

3.7. Bài viết PR luôn cần có hình ảnh/video

Đối với một bài viết PR, hình ảnh/video là không thể không có. Bởi chúng không chỉ giúp bài viết sinh động hơn mà còn tăng độ chân thực, dẫn dắt suy nghĩ và tạo niềm tin cho người đọc.

3.8. Kiểm tra lại thông tin bài viết PR lần cuối

Kiểm duyệt lại thông tin trong bài viết là việc vô cùng nhàm chán, nhưng không thể không làm. Bởi bài viết PR của bạn sẽ được đăng tải trên báo chí, trang thông tin điện tử, mạng xã hội hoặc các diễn đàn… Nếu chúng chứa những thông tin sai lệch sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp, thương hiệu và sản phẩm. Quan trọng nhất là đánh mất niềm tin của khách hàng.

3.9. Theo dõi kĩ lưỡng phản hồi của khách hàng

Sau khi bài viết PR của bạn được đăng tải, đừng quên theo dõi phản hồi của khách hàng. Đồng thời giải đáp những thắc mắc của họ một cách nhiệt tình và lịch sự. Thực tế, có rất nhiều cây bút bỏ qua cách viết bài pr hiệu quả này. Bởi họ chỉ là người được doanh nghiệp “thuê” để viết bài, sau khi giao bài và nhận tiền thanh toán là không còn trách nhiệm. Tuy nhiên, việc theo dõi phản hồi của khách hàng là một cách giúp bạn rút kinh nghiệm cho những bài viết sau rất hiệu quả đó.

Vừa rồi là những chia sẻ về cách viết bài PR của viecday365.com đến bạn, hi vọng tất cả những thông tin được cung cấp bên trên sẽ có ích với bạn trong quá trình làm việc cũng như phát triển chiến lược liên quan đến những lĩnh vực này nhé.