Giới thiệu về bảng chấm công 3 ca 4 kíp và cách thực hiện

1. Khái niệm về bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Để tìm hiểu rõ ràng về khái niệm của bảng chấm công này, thì đầu tiên chúng ta cùng đi tìm hiểu một chút về cách phân chia 3 ca 4 kíp nhé

1.1. Tổng quan về khái niệm chế độ 3 ca 4 kíp

1.1.1. Khái niệm chế độ 3 ca 4 kíp

Thuật ngữ ca kíp đã trở nên quá quen thuộc đối với những ai đang đi làm tại các cơ sở và doanh nghiệp sản xuất. Nó là cách thức để các doanh nghiệp quản lý và sử dụng để làm thức đo đánh giá giờ làm cho người lao động của mình. Vậy 3 ca 4 kíp là gì? 

3 ca 4 kíp là cách thức phân chia thời gian làm việc trong đó có cả thời gian nghỉ giữa giờ cho người lao động. Mỗi ngày với 24 tiếng sẽ tương ứng với 3 ca làm việc 8 tiếng, 4 kíp là thời gian luân phiên giữa các ca. Cách phân chia này cụ thể sẽ là:

Ca 1, kíp 1- Ca 2, kíp 2 - Ca 3, kíp 3 - Ca 1 của ngày hôm sau; kíp 4 - Ca 2 ngày hôm sau; kíp 1,... cứ như thế tiếp tục quay lại 4 kíp luân phiên nhau. Mỗi kíp sẽ có số lượng công nhân làm việc khác nhau tùy theo quy mô sản xuất của từng doanh nghiệp. Hình thức phân bố thời gian làm việc này sẽ luân phiên theo đăng ký của người lao động hoặc do sự sắp xếp của quản lý chia ca trong phân xưởng sản xuất. 

Hiện nay,  các doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm như may mặc, thực phẩm,... thường áp dụng cách bố trí ca kíp như vậy để có thể đảm bảo thời gian nghỉ ngơi cho người lao động đủ 1 kíp 24 tiếng sau tổng thời gian làm việc liên tục 8 tiếng trong 1 ca.

1.2.1. Lợi ích của việc chia ca kíp trong lao động sản xuất

Lợi ích đầu tiên có thể kể đến của việc chia ca kíp như vậy đó là có thể đảm bảo  chất lượng công việc cũng như sức khỏe của người lao động. Các công việc lao động động sản xuất thực sự không nhẹ nhàng gì và nhân viên sẽ không thể hoàn thành tốt nhiệm vụ nếu như không có một sức khỏe tốt. Việc chia ca kíp như vậy sẽ đảm bảo mỗi một công nhân sẽ có thời gian nghỉ ngơi đầy đủ sau một ca làm việc dài.

Chia ca kíp như vậy cũng mang lại những lợi ích về đảm bảo hiệu suất cũng như tiến độ công việc được diễn ra một cách nhịp nhàng, trôi chảy. Doanh nghiệp sẽ hạn chế được việc phải đau đầu vì thiếu định biên trong ca. Giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí cho nhân sự nhờ sự phân bổ hợp lý, linh hoạt tùy vào tình trạng và thực tế sản xuất của mình. Tránh được việc dư người thiếu việc, thiếu người dư việc xảy ra.

Đối với người lao động, việc chia ca kíp cũng sẽ hỗ trợ họ trong vấn đề linh động ca làm. Khi có việc đột xuất, ốm đau, người lao động có thể đổi ca hoặc xin nghỉ và hạn chế tối đa việc làm ảnh hưởng đến tập thể chung.

Dựa vào những lợi ích trên thì có thể thấy, bảng chấm công 3 ca 4 kíp là một công cụ cần thiết đối với bất cứ một doanh nghiệp nào đang áp dụng cách thức phân chia ca kíp như này. Vậy bảng chấm công 3 ca 4 kíp là gì?

1.2. Thế nào là bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Bảng chấm công 3 ca 4 kíp chính là công cụ để hỗ trợ và phục vụ cho mục đích chấm công cũng như đảm bảo trong việc quản lý, rà soát số ca làm, giờ làm của mỗi người lao động. Bảng chấm công sẽ phân chia cụ thể các ca làm việc, giờ bắt đầu ca làm, giờ về và thời gian nghỉ giữa giờ để công nhân có thể nghỉ ngơi. 

Trên thực tế, nếu người lao động trong 1 kíp làm việc muốn làm thêm giờ, tăng ca hoặc làm bù để cải thiện thu nhập thì có thể đăng ký thêm và khi đó sẽ xảy ra những phát sinh trong việc chấm công. Lúc này bảng chấm công 3 ca 4 kíp sẽ thực hiện đúng chức năng của mình khi có đầy đủ các thành phần bổ sung cần thiết theo ý đồ của người thiết lập. Vậy cách để lập một bảng chấm công 3 ca 4 kíp là gì?

2. Cách thiết lập bảng chấm công 3 ca 4 kíp

2.1. Đặc điểm và yêu cầu chung của bảng chấm công cho 3 ca 4 kíp

2.1.1. Đặc điểm cần lưu ý khi thiết lập bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Thông thường, những bảng chấm công này sẽ có một số đặc điểm giống với các bảng chấm công thông thường khác khi có đầy đủ các yếu tố như ngày tháng, năm, ca kíp làm việc, họ tên nhân viên, mã nhân viên, cột bổ sung,... 

Tuy nhiên, bảng chấm công này cũng sẽ có những đặc điểm khác biệt riêng so với các bảng chấm công áp dụng cho các chế độ ca kíp khác. Tất cả sẽ tùy thuộc vào quy định chấm công của các doanh nghiệp cũng như ý đồ của người thiết lập và tạo ra bảng chấm công đó.

2.1.2. Yêu cầu khi thiết lập bảng chấm công cho 3 ca 4 kíp

Những yêu cầu mà bạn cần nắm bắt rõ khi tạo ra một bảng chấm công 3 ca 4 kíp có thể kể đến như sau.

Bảng chấm công cần nêu rõ và đầy đủ những thông tin về ngày làm việc trong một tuần (Thứ 2, thứ 3,...), trong tháng của kíp làm việc, kíp làm việc thuộc ca nào? Công nhân có đến đầy đủ trong một kíp làm việc hay không? 

Tùy thuộc vào đặc điểm về số lượng công nhân trong một ca kíp mà người thiết lập có thể điều chỉnh những yếu tố phụ. Có những nơi sẽ phân công các kíp làm việc trong 1 ca cố định như kíp 1 chỉ làm ca sáng, kíp 3 chỉ làm ca đêm,... Cũng có rất nhiều nơi linh động cho phép người lao động luân chuyển thời gian ca kíp

Nhìn chung, một bảng chấm công này cần đảm bảo thể hiện được rõ ràng những yếu tố như số thời gian chính thức mà một người lao động làm việc, số thời gian mà người lao động tăng ca,... Để có thể đảm bảo quyền lợi cũng như sự chính xác trong quá trình tính toán giờ công cho công nhân.

2.2. Sử dụng Excel để tạo bảng chấm công cho 3 ca 4 kíp

Dựa vào những đặc điểm nổi bật và yêu cầu cần có của một bảng chấm công 3 ca 4 kíp thì khi thực hiện thiết lập bạn có thể sử dụng phần mềm excel để hỗ trợ. Một số hàm trong Excel bạn cần dùng đến khi tạo bảng chấm công này là:

Đầu tiên để xác định ngày, tháng, năm công nhân đi làm thì bạn cần quan tâm đến hàm Date. Để tính số công hoặc số giờ làm việc của công nhân trong từng ca làm thì bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF. Và cuối cùng là một hàm cơ bản rất quen thuộc trong Excel đó là hàm Sum dùng để tính tổng số giờ công, giờ làm việc của người lao động để có thể quy đổi ra lương trong quá trình tính toán lương thưởng.

Có thể nói, để thiết lập bảng chấm công 3 ca 4 kíp thì khi thực hiện sẽ cần đến những yêu cầu về sự tỉ mỉ cũng như những kiến thức về tin học văn phòng, cụ thể ở đây là Excel. Việc học tập và trau dồi những kỹ năng này là một điều vô cùng cần thiết với những ai đang chịu trách nhiệm đảm nhận công việc này. 

Trên đây là những thông tin của chúng tôi về bảng chấm công 3 ca 4 kíp dành cho bạn. Hy vọng với những chia sẻ này, bạn đọc đã có được một cái nhìn tổng quan hơn cũng như có thêm kiến thức để thiết lập cho mình một bảng chấm công hoàn chỉnh. Và dù bạn đang làm việc với bất cứ hình thức nào thì viecday365.com cũng chúc bạn có nhiều sức khỏe để luôn hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả nhé!