Tìm hiểu xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu

1. Khái quát về xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu

1.1. Xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu là gì?

Kế hoạch truyền thông thương hiệu là bản tổng hợp toàn bộ những thông tin về dự án truyền thông cho thương hiệu bao gồm những thông tin: mục tiêu, đối tượng, phương thức truyền thông, kênh truyền thông và timeline chi tiết cho từng giai đoạn của truyền thông.

Xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu chính là một chuỗi các hoạt động được thực hiện nhằm tạo nên kế hoạch truyền thông đó. Các hoạt động đó có sự kết hợp giữa cá nhân và tập thể, thông qua quá trình quan sát, nghiên cứu, thảo luận và đi đến thống nhất để mang lại một bản kế hoạch hoàn chỉnh.

Xem thêm: Ấn phẩm truyền thông là gì? Tìm hiểu chung về ấn phẩm truyền thông 

1.2. Vai trò xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu

Một dự án thành công có một phần đóng góp không nhỏ từ công tác chuẩn bị kế hoạch trước khi tiến hành thực hiện. Cũng như vậy, xây dựng kế hoạch truyền thông là tiền đề để thực hiện một chuỗi các hoạt động phía sau và đem lại thành công cho một dự án truyền thông.

Dù là dự án to hay nhỏ, mức kinh phí tài trợ nhiều hay ít thì doanh nghiệp vẫn cần xây dựng cho mình một kế hoạch truyền thông. Có thể nói, kế hoạch truyền thông là cơ sở và kim chỉ nam định hướng cho toàn bộ kế hoạch xuyên suốt sau này. Khi đã xây dựng được một kế hoạch truyền thông thương hiệu tỉ mỉ thì bạn đã có thể chắc chắn 50% vào con đường mình đang đi.

Xây dựng kế hoạch truyền thông trước khi đi đến hoạt động quảng bá thương hiệu sẽ giúp người làm truyền thông có thể dự đoán và chuẩn bị phương án xử lý có thể xảy ra trong quá trình truyền thông. Và ngược trở lại, xây dựng kế hoạch này cũng là cơ sở để người quản lý có thể dễ dàng theo dõi chiến dịch và đánh giá mức độ hiệu quả của chiến dịch so với những mục tiêu đã đặt ra trước đó.

2. Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu

Để xây dựng một bản kế hoạch truyền thông thương hiệu hoàn chỉnh và hiệu quả, bạn không nên bỏ qua bất kỳ bước nào trong các bước mà viecday365 giới thiệu sau đây:

2.1. Phân tích môi trường bên ngoài

Một cái nhìn tổng quan sẽ giúp ta nhận ra vị trí thương hiệu của mình trên thị trường cạnh tranh và những điều mà thương hiệu đang phải đối mặt. Chỉ khi nhìn nhận được tổng thể vấn đề thì ta mới có thể đi tìm nguyên nhân sâu xa từ bản thân thương hiệu dẫn đến những vấn đề đó. 

Mô hình được đề xuất nhiều nhất khi bạn thực hiện bước phân tích này đó là mô hình SWOT. Mô hình SWOT được ứng dụng ở nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau, có thể thực hiện trên một tổ chức hay cá nhân nào đó. Mô hình này được cấu thành từ 4 yếu tố: Strength - điểm mạnh, Weakness - điểm yếu, Opportunity - Cơ hội, Threat - thách thức với các câu hỏi được đặt ra cho từng yếu tố:

- Strength: Thương hiệu bạn đã có những điểm mạnh gì so với các thương hiệu khác?

- Weakness: Thương hiệu bạn còn tồn tại những điểm yếu gì so với đối thủ?

- Opportunity: Những nhân tố có sẵn trên thị trường mà doanh nghiệp bạn có thể khai thác là gì?

- Threat: Nhân tố môi trường hoặc nhân tố từ phía đối thủ có thể ảnh hưởng đến hoạt động của bạn? 

Trong khi S-W tập trung vào nội lực của doanh nghiệp và thương hiệu thì O-P hướng đến những yếu tố bên ngoài tác động đến doanh nghiệp.

2.2. Xác định mục tiêu truyền thông 

Với cơ sở nhận định môi trường từ bước trên, bạn cần vạch ra những mục tiêu cụ thể để tận dụng được cơ hội, giải quyết thách thức trên cơ sở những yếu tố nội lực đã được phân tích. Những mục tiêu này cần là những mục tiêu cụ thể, phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp và có giới hạn về thời gian thực hiện. Ở bước này, có một mô hình xây dựng mục tiêu mà bạn không nên bỏ qua, đó là mô hình SMART với đặc điểm cấu thành như sau: 

- Specific - cụ thể: mục tiêu đặt ra phải cụ thể, rõ ràng. Cụ thể hóa mục tiêu sẽ giúp bạn không bị lệch hướng, tránh sử dụng các từ ngữ mang tính biểu đạt chung chung như càng tiết kiệm vàng tốt, sớm nhất có thể, nhiều nhất có thể… Thay vào đó, mục tiêu nên được gắn với những con số định mức cụ thể.

- Measurable -  có thể đo lường được: Bạn sẽ đặt ra câu hỏi trong đầu mình là bao nhiêu và bao lâu. Câu hỏi giúp bạn xác định được ngưỡng giới hạn trên và dưới. Khi chạm tới những ngưỡng điểm đó thì mục tiêu được hoàn thành. Ví như một số dự án được đặt ra: Khi nào thì hoàn thành dự án, thời gian được chấp nhận là trong khoảng bao lâu?

- Achievable: Mục tiêu được đặt ra để giành được những kết quả vượt trội so với thời điểm hiện tại. Thiết lập mục tiêu cần phải nỗ lực cao độ. Tuy nhiên thì không phải mục tiêu nào bạn đặt ra cũng phù hợp và nằm trong khả năng thực hiện. Yêu cầu đặt ra ở đây là mục phải phù hợp với năng lực và có tính khả thi.

- Realistic: Mục tiêu phải gắn liền với thực tế, đảm bảo giải quyết vấn đề thực đang xảy ra. Nếu không giải quyết vấn đề thực tế được đặt ra thì mục tiêu đó chỉ gây hao tốn nhân lực và chi phí.

- Time-focused - Thời hạn: Thời hạn được đặt ra sẽ là khoảng giới hạn có thể chấp nhận để mục tiêu được hoàn thành. Việc gắn mục tiêu với thời hạn sẽ giúp mọi hoạt động sau này sẽ chủ động hơn: từ việc sắp xếp công việc đến ước tính chi phí.

2.3. Xác định công chúng mục tiêu

Công chúng mục tiêu chính là người đón nhận chiến dịch truyền thông của thương hiệu. Công chúng mục tiêu sẽ là đối tượng hướng đến của thương hiệu. Các đặc điểm của công chúng mục tiêu chính là cơ sở cho hoạt động thực hiện sau này.

Mọi đối tượng tiềm năng được bạn đưa vào nhóm công chúng mục tiêu sẽ chính là những người đón nhận thông điệp truyền thông của bạn. Khi đã có một nhóm công chúng to lớn, bạn cần phân tách họ thành những nhóm nhỏ với những đặc điểm khác nhau liên quan đến nhân khẩu học, phương thức tiếp nhận thông tin, khả năng lan truyền thông tin…

Bằng những phương pháp quan sát thực tế và nghiên cứu thông tin, bạn có thể tìm cho mình đối tượng phù hợp để truyền tải thông tin

Xem thêm: Mô hình truyền thông Lasswell là gì mà trở nên phổ biến như vậy?

2.4. Sáng tạo thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông là toàn bộ những điều mà người làm truyền thông muốn truyền tải đến công chúng của mình. Thông điệp này có thể biểu hiện bằng từ ngữ, hình ảnh, biểu tượng và bất kì phương thức thể hiện nào để có thể gây ấn tượng và dễ dàng lưu trữ trong tâm trí đối tượng nhận tin và có thể thay đổi cảm xúc của người đón nhận.

Thông điệp truyền thông hoàn hảo cần đảm bảo được các yếu tố:

- Đầy đủ thông tin truyền tải

- Truyền tải những điều mới mẻ

- Đáp ứng mục tiêu đặt ra

- Phù hợp với công chúng đón nhận về mặt từ ngữ, hình ảnh, đặc trưng văn hóa…

2.5. Lựa chọn kênh truyền thông

Bạn cần lựa chọn kênh truyền thông phù hợp mà ở đó có công chúng mục tiêu của bạn hay kênh truyền tin mà công chúng mục tiêu của bạn ưa thích và hay sử dụng.

Tuy nhiên kênh truyền thông cần phải phù hợp với đặc điểm thương hiệu của bạn. Ví dụ như bạn đang chuẩn bị truyền thông cho một chiếc điện thoại thông minh thì có lẽ kênh báo chí và radio không phải là một lựa chọn hay.

Kênh truyền thông còn phải phụ thuộc vào cả quy mô kinh phí mà doanh nghiệp giới hạn cho chiến dịch đó. Nhưng dù là kênh nào đi chăng nữa thì bạn cũng phải chú ý đến tính hiệu quả bởi khi bạn lựa chọn sai kênh truyền thông thì dù thông điệp của bạn có hay đến cỡ nào cũng không thể đạt được đúng như những mục tiêu đề ra.

2.6. Lên kế hoạch truyền thông chi tiết và dự trù ngân sách

Tạo bước này, bạn sẽ thiết lập chi tiết timeline cho các hoạt động phân theo từng giai đoạn cụ thể. Timeline này sẽ bao gồm mục đích, thời gian và nội dung chính của từng hoạt động. Và cũng cần tính đến khoản ngân sách dành cho mỗi hoạt động đó. 

Khó khăn cho bước này đó là bạn phải chi tiết ra được giới hạn ngân sách cho từng hoạt động cụ thể, các khoản dự trù là bao nhiêu, liệu có phát sinh thêm những khoản mục khác không?

Để một bản kế hoạch dễ được thông qua hơn thì sự chi tiết, cụ thể và tính toán rõ ràng là điều phải đặt lên hàng đầu.

2.7. Đo lường và báo cáo

Đây là bước cuối cùng của một kế hoạch truyền thông, nó sẽ đánh giá lại liệu chiến dịch có đạt được những mục tiêu như ban đầu đã đề ra hay không, thái độ và hiệu ứng đón nhận của người nhận tin ra sao, những kinh nghiệm và bài học rút ra sau khi thực hiện theo đúng kế hoạch.

Trên đây là toàn bộ các bước để bạn có thể xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu. Hy vọng sau bài viết này bạn sẽ nắm được các bước cơ bản để xây dựng một kế hoạch truyền thông thương hiệu cùng với đội nhóm của mình.