Hướng dẫn cách trình bày và gửi sơ yếu lý lịch qua email

1. Tiện lợi khi sử dụng sơ yếu lý lịch qua email

Với sự phát triển nhanh chóng của các phần mềm và ứng dụng công nghệ điện tử hiện đại thì con người đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian công sức và chi phí thực tế phải chi trả.

Thật vậy, ngay cả trong công đoạn tuyển dụng nhân sự, thông qua trao đổi và sử dụng các phần mềm thư tín, điện tín mà đã đem lại rất nhiều lợi ích cho người lao động và người tuyển dụng lao động.

Sự tiện lợi đầu tiên đó là tiết kiệm chi phí, nếu như trước đây, người ứng tuyển phải tốn công, tốn tiền để mua hồ sơ, mua bản sơ yếu lý lịch và kê khai thông tin đầy đủ, sau đấy sẽ phải đem giấy tờ đi xác minh và xin dấu công chứng trước khi gửi hồ sơ đến bên tuyển dụng.

Giờ đây, bằng sử dụng email điện tử, người ứng tuyển chỉ cần soạn một bản sơ yếu lý lịch chi tiết các thông tin, điền đầy đủ và gửi qua email trực tiếp đến nhà tuyển dụng là đã hoàn thành việc ứng tuyển.

Sự tiện lợi thứ hai là tiết kiệm thời gian, khi bạn cầm hồ sơ đến công ty tuyển dụng, phải bỏ ra thời gian đi, thời gian chờ đợi bộ phận nhân sự, thời gian tiếp nhận giấy tờ và xử lý. Hoặc là nếu gửi qua bưu điện thì cũng tốn thời gian vận chuyển.

Nhưng với việc gửi sơ yếu lý lịch qua email thì chỉ cần một chiếc điện thoại hoặc máy tính có kết nối internet, thì chỉ cần 1 giây sau cú click chuột là email đã ngay lập tức được gửi đến hòm thư của phòng Nhân sự doanh nghiệp.

Sự tiện lợi thứ ba đó là bạn có thể trình bày thông tin được kê khai một cách rõ ràng, sạch đẹp và không sợ xuất hiện lỗi sai chính tả. Có thể thấy nếu bạn viết sơ yếu lý lịch trên giấy, bạn còn phải mất công kiểm tra rà soát chính tả, thông tin lại nhiều lần chưa kể nếu chữ không được đẹp thì sẽ làm bên tuyển dụng khó đọc, gây mất thiện cảm.

Sử dụng bản sơ yếu lý lịch đánh máy được gửi qua email sẽ giúp bạn phát hiện lỗi chính tả và giúp bạn sửa lại ngay lập tức, đồng thời bạn có thể hoàn toàn yên tâm vì font chữ được trình bày rõ ràng, sạch đẹp.

Sự tiện lợi thứ năm, thực chất là một lợi thế dành cho những người sử dụng sơ yếu lý lịch qua email, đó là việc sử dụng phần mềm thư tín điện tử sẽ ngầm thể hiện bạn là người biết ứng dụng các chức năng của điện thoại, máy tính, có kỹ năng gửi email cơ bản nhưng cũng rất quan trọng.

Tuy vậy, việc gửi hồ sơ qua email cũng cần phải tuân thủ các quy định nhất định để tránh bị đánh giá là "không chuyên nghiệp".

Xem thêm: Cách viết chuẩn cho trình độ tin học trong sơ yếu lý lịch

2. Nội dung của bản sơ yếu lý lịch

Cấu trúc của một bản sơ yếu lý lịch qua email cũng gồm 3 phần chủ yếu: Một là phần mở đầu, hai là phần nội dung, ba là phần kết thúc.

Trong đó đối với phần mở đầu bạn phải trình bày các thành phần sau:

- Quốc hiệu, tiêu ngữ (Được đặt ở chính giữa trang giấy).

- Tên đơn Sơ yếu lý lịch tự thuật (Được đặt ở chính giữa, viết hoa, size chữ to hơn).

- Ảnh chân dung (Ảnh thẻ 3x4 hoặc 4x6, đặt ở góc trên bên trái).

Với phần nội dung sẽ có 4 mục chính mà bạn cần phải hoàn thành:

Mục 1: Thông tin bản thân (Thông tin người tự thuật)

Trong phần này bạn sẽ phải kê khai đầy đủ thông tin về bản thân, bắt đầu từ 

- Họ tên (viết chữ in hoa có dấu), giới tính, ngày/tháng/năm sinh và nơi sinh (quê quán).

- Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú và chỗ ở hiện nay đang sinh sống.

- Số điện thoại tiện liên lạc.

- Dân tộc hoặc tôn giáo (nếu có, nếu không có ghi “không”).

- Số Chứng minh nhân dân hoặc số Căn cước công dân (được cấp từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu).

- Trình độ văn hóa cá nhân (mức cao nhất).

- Ngày kết nạp Đoàn/Đảng (nếu có, nếu không có ghi “không”).

- Khen thưởng/kỷ luật (nếu có, nếu không có ghi “không”).

- Sở trường của bạn.

Mục 2: Thông tin gia đình, người thân (anh,chị,em)

Trong đó với mỗi người thân ruột thịt bao gồm bố, mẹ, anh/chị/em ruột thì bạn sẽ cần phải kê khai đầy đủ thông tin về:

- Họ tên người thân kèm theo năm sinh.

- Nghề nghiệp mà người thân đang làm hiện tại

- Cơ quan hiện tại người thân đang công tác.

- Địa chỉ nơi người thân đang cư trú hiện tại.

Mục 3: Tóm tắt quá trình đào tạo của cá nhân

Trong mục 3, bạn sẽ phải liệt kê ra hoạt động học tập của mình từ khi còn ngồi ghế nhà trường, khi học Đại học và xa hơn nếu có. Những thông tin bạn cần điền đầy đủ trong mục tóm tắt quá trình đào tạo cá nhân đó là:

- Thời gian đào tạo từ ngày tháng năm nào đến ngày tháng năm nào.

- Tên trường đào tạo (hoặc cơ sở đào tạo nếu học nghề).

- Ngành học (hoặc lớp học, chuyên ngành cụ thể).

- Hình thức đào tạo học tập (từ xa, trực tuyến hay trực tiếp trên lớp,...).

Đối với mục 3 thì bạn nên kẻ bảng và liệt kê chi tiết song song từng phần với nhau theo thời gian từ xa đến gần để nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được quá trình đào tạo của bạn dễ dàng hơn.

Mục 4: Tóm tắt quá trình công tác (Kinh nghiệm làm việc)

Phần 4 này cũng là phần cuối cùng trong nội dung sơ yếu lý lịch qua email. Nếu đã đi làm thì bạn sẽ tóm tắt quá trình công tác của mình theo từng thời điểm, ứng với mỗi công việc là chức vụ và đơn vị làm việc tương đương.

Lời khuyên đưa ra cho bạn là sẽ kẻ bảng tương tự như mục 3 để trình bày trông khoa học và dễ tiếp nhận thông tin hơn việc liệt kê theo gạch đầu dòng.

Cuối cùng là phần kết thúc, trong phần này bạn phải chốt lại lời cam đoan rằng những thông tin bạn đưa ra là hoàn toàn chính xác và đã được xác thực.

Sau đó là ngày/tháng/năm viết đơn và bạn sẽ ký, ghi đầy đủ họ tên của mình (việc ký tên hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm trên điện thoại).

Tổng quan như vậy là bạn đã hoàn thành bản sơ yếu lý lịch qua email.

Xem thêm: Sơ yếu lý lịch in 1 mặt hay 2 mặt? Lý giải thông tin chi tiết

3. Hướng dẫn gửi sơ yếu lý lịch qua email

Về công đoạn gửi sơ yếu lý lịch qua email thì rất đơn giản, khi đã viết và chuẩn bị xong bản sơ yếu lý lịch đánh máy, bạn có thể lưu file theo định dạng pdf hoặc định dạng word. Thông thường để bảo vệ thông tin cá nhân và tăng tính chuyên nghiệp thì mọi người hay sử dụng bản pdf. Lưu ý là bạn nên lưu tên file làm sao có hai yếu tố là tên đơn và tên của bạn.

Nhà tuyển dụng sẽ phải tải một lúc nhiều file sơ yếu lý lịch khác nhau cùng một lúc, nếu để tên file chỉ là sơ yếu lý lịch thì họ sẽ không biết đấy là của ai và rất mất công kiểm tra lại, ngoài ra cũng có khả năng bị sót hoặc mất những file không trình bày tên rõ ràng.

Sau khi đã hoàn thành công đoạn lưu file, thì sẽ tiếp đến bước gửi file, bạn mở hộp thư email, chọn “Soạn thư” và bắt đầu trình bày email của mình.

Bạn phải điền đầy đủ các thông tin: Tên người nhận (mail người nhận), Chủ đề email (nên ghi viết hoa bao gồm tên đơn và họ tên của bạn).

Ngoài ra bạn không nên gửi một email không có nội dung mà chỉ có file sơ yếu lý lịch, bạn nên trình bày đơn giản, có lời thưa gửi đến người nhận email, ví dụ:

“Kính gửi: Bộ phận Nhân sự Công ty TNHH A”.

Sau đó là giới thiệu tên và vị trí của bản thân cũng như lý do gửi bản sơ yếu lý lịch qua email.

Kết thúc thì bạn sẽ cảm ơn người nhận email dành thời gian đọc cũng như có để lại tên người gửi email cùng phương thức liên lạc.

Cuối cùng thì tải file sơ yếu lý lịch đã lưu và bấm “Gửi” là bạn đã hoàn thành được việc gửi sơ yếu lý lịch qua email.

Có thể thấy gửi và chuẩn bị sơ yếu lý lịch qua email rất đơn giản và tiện dụng. Hy vọng rằng qua bài viết này các bạn có thể tự chuẩn bị và gửi sơ yếu lý lịch qua email dễ dàng. Đừng quên thường xuyên cập nhật nhiều vài viết  mới nhất tại viecday365.com nhé